电子政务协同办公系统操作手册20100715

目录第一章概述 (2)1.1文档目的 (2)1.2文档范围 (2)1.3读者对象 (2)1.4参考文献 (2)1.5术语与缩写解释 (2)第二章系统功能及使用说明 (3)2.1系统初步介绍 (3)2.1.1 系统登入 (3)2.1.2 主页界面介绍 (7)第三章行政办公 (9)3.1待办公务 (9)3.2公文管理 (10)3.3内部事务 (58)3.4通知管理 (63)3.5专送传阅 (73)第四章常见问题及解决方法 (80)问题一 (80)问题二 (81)问题三 (81)问题四 (81)问题五 (81)问题六 (82)第一章概述1.1 文档目的本系统是建立在沟通交流基础上的电子政务一体化办公信息平台，通过该平台实现领导之间、领导与各委办局、委办局办公人员之间的协同办公工作。

本手册旨在描述中国电信提供的政务办公信息网系统操作的各项功能，以协助您正确使用该系统，并可以充分利用本平台达到多渠道、全方位的管理和信息交流。

为了形象地阐述系统功能，本手册中采用了部分页面拷贝或范例，该页面及范例上所示文字内容，并非为用户自身的政务办公信息网的真实数据，仅为该一体化办公信息平台试运行过程中的模拟数据，所有真实数据将由用户自己在现实的操作环境中予以创建、核对和维护。

1.2 文档范围本手册涉及中国电信政务办公信息网的功能操作介绍，包括基础构建、公文管理等多方面内容。

1.3 读者对象所有的实际使用者，他们包括了系统管理人员、应用推进培训人员、用户等。

1.4 参考文献1.5 术语与缩写解释第二章系统功能及使用说明本系统是建立在沟通交流基础上的一体化办公信息平台，通过该平台实现领导之间、领导与各委办局、委办局办公人员之间的协同工作。

利用本平台达到多渠道、全方位的管理和信息交流。

由系统管理员集中统一设置并分配用户登录身份和密码，用户在获得自己的登陆身份（用户名）和密码之后，凭此就可以登录系统进行操作。

本系统建议使用IE6.0及以上版本浏览器，取消所有的弹出拦截设置。

（IE低于6.0的版本可能会造成页面图层显示不全，或少部分系统工具无效等现象）。

2.1 系统初步介绍2.1.1 系统登入一、登录前的准备工作为了能让你更好的使用本系统的所有功能，特对您的电脑配置以及相关设置说明如下：●1、我们建议您使用Windows XP或Windows XP版本以上的操作系统。

●2、安装Windows office 2000或Windows office 2003版本。

●3、如果您的浏览器使用有弹出拦截，插件拦截，请先关闭这些拦截设置，并启用ActiveX控件，具体操作是打开IE，选择“工具”→“Internet选项””→“安全”→“自定义级别”，ActiveX控件都设置为启用。

如下图：图（2-1-1-1）●4、将访问地址设置为受信任的站点，具体操作是打开IE，选择“工具”→“Internet选项””→“安全”→“受信任的站点”→“站点”，在“将该网站添加到区域”中输入所访问的系统地址，再点“添加”即可。

图（2-1-1-2）注：以下图中的地址并不代表实际地址，仅供参考。

图（2-1-1-3）二、登录流程打开IE（Internet Explorer）浏览器，输入相应网址：●出现界面如图（2-1-1-4）所示：●如果输入的用户名、密码、验证码正确，进入系统主页面注：“验证码”在后台可配置图（2-1-1-4）2.1.2 主页界面介绍系统的主界面如图（2-1-2-1），大致可以分为三个部分：图（2-1-2-1）工作提示区：如图（2-1-2-2）所示，从上至下依次是：系 统 导 航 区工作提示区系 统 信 息 区图（2-1-2-2）日程安排：提示登录人自己当天的工作安排；待办业务：显示当前登录人员被动的待办业务，如：公文等，它对用户既起一个提示作用，又是一个快捷入口；并有声音提示。

通知通告：查询与当前登录人员相关的通知通告；●系统导航区：点击系统导航区，具体如下图（2-1-2-3），这里列出本系统所拥有的功能菜单项，其中包括：1)行政办公：根据用户不同的权限有不同的公务处理功能，一般包含公文管理、日程安排、通知管理、专送传阅、领导指示、秘书指示、信息管理、信息采编、督察管理、值班管理、提案管理、批示审阅等公务处理功能；2)政务信息：可以根据权限查看不同的政务信息内容，一般包括部门分类信息、重点工作、政务内刊简报、公文等内容；3)收藏文夹：显示和管理自己收藏过的信息内容；；4)个人资料：用来修改该系统的个人密码、管理个人文件和图片册；5)通讯名录：进入通讯录模块，可以进行通讯录的查询及个人通讯录群组的管理；6)工具下载：用来下载与收藏相关信息与工具；图（2-1-2-3）●系统信息区：在系统主页面的中间和右面部分都是系统信息区，除图片新闻外其他栏目均可由系统管理员个性化配置，如人事任免、娱乐新闻、每日要情、领导关注等。

各个单位和部门都可以发布相关的信息到该页面，加快政府信息公开化、透明化；第三章行政办公日常的办公活动一般都在行政办公菜单下，根据用户不同的权限有不同的公务处理功能，一般包含日程安排、公文处理、信息管理、通知管理、内刊管理、专送传阅等公务处理功能；下图（3-1-1）是拥有所有权限的用户得公务处理菜单，现实中的用户并不会完全的拥有所有的权限，往往之拥有其中的几个。

此菜单时通过个人用户所拥有的权限而定制的。

下面具体对菜单中的各项进行阐述。

3.1待办公务图（3-1-1）此处显示目前待办公文的数目图（3-1-2）主要显示目前该登录人员,今天被动需做的公务有那些;它既是一个提示导航,又是一个进入各项工作的一个快捷入口。

3.2公文管理公文是政府部门文件等流转的一个重要手段，是政府日常办公的一个主要组成部分。

一般公文的处理过程分为发文、收文和办文、查询四个部分。

一般的公文管理界面如下图（3-2-1）所示：图（3-2-1）3.2.1基本设置在公文处理之前，必须对公文处理流程中将会使用到的某些内容预先进行设置。

这些设置活动只有系统管理员可以进行。

对于部门的公文管理，可由系统管理员为某一个人员分配其所在部门的公文管理，由此人执行相应的管理功能，详细情况见 3.2.6.2 其他管理，除以上两种可能外，其他人没有这个权限。

基本设置一般包括“管理时限”，“发文模板”，“公文类型”，“公文移交”，“印章管理”,下面对基本设置进行具体讲述：1、管理时限A）功能简述：这里的时限是指在公文的处理过程中所涉及的所有节点到节点之间最长的一个处理时间，可以提醒用户在一定的时间内完成工作，保证公文的顺利流转B）主要操作流程：（只有系统管理员才有这个操作权限）2、发文模版1）功能简述：为了能够使得公文样式更统一，可以将原先纸质的样本经过电脑word排版后形成模板让大家使用。

2）主要操作流程：操作界面如下图（3-2-1-2），修改界面和创建界面类似（只有系统管理员才有这个操作权限）图（3-2-1-2）此处列出已有的模板，选中相应的模板可以对其进行修改和删除单击此按钮可以进入新建模板界面，如下图（3-2-1-3）填写相关的模板名称和说明已便和其他模板区分word编排界面，将模板在此建立排版完成后单击保存推出图（3-2-1-3）3、公文类型1.功能简述：公文类型的管理和维护，包括公文类型的创建，修改和删除。

通过对公文类型的管理，在系统的公文处理中，包括收文办文和流程处理中，公文类型都是从此功能处进行相应管理的。

2.主要操作流程：修改界面和创建界面类似（只有系统管理员才有这个操作权限）4、公文移交见3.2.6. 其他管理中的公文移交。

5、印章管理1.功能简述：印章的管理和维护，包括印章的创建，修改和删除。

通过对印章的管理，在系统的公文处理中，印章管理都是从此功能处进行相应管理的。

2.主要操作流程：修改界面和创建界面类似（只有系统管理员才有这个操作权限）。

6、公文回收站1、功能简述：系统管理员可以在这个页面看到系统中删除的公文。

7、批示常用语管理1、功能简述：批示常用语的添加和删除操作。

通过对批示常用语的管理，在系统的公文处理中，办理公文时办理意见时可方便选择批示常用语。

2、主要操作流程：操作界面如下图（3-2-1-8），修改界面和创建界面类似（所有用户都可以设置自己独有的批示常用语）图（3-2-1-8）3.2.2发文管理整个公文的流转过程中，发文是第一环。

一个完整的发文过程包括撰稿、审核、复审、会签、批示、校对、签发、核发文号、盖章、传阅、发文等环节，但每个接点不是绝对的，可根据实际需要跳转或增加。

在公文已经具有所有签发条件的时候，也可以直接使用“扫描件发文”来跳过这些环节。

下面对这些环节一一进行讲述。

所有的发文操作都在“待办公文”中，如下图（3-2-2-1）拥有两种发文方式对于拥有“发文”状态的待办公文都属于发文流程之内，单击标题就可以进图（3-2-2-1）1、扫描件发文1）功能简述：当已经存在纸质或电子公文并已通过审核签发，只需要通过政务网进行发布的时候，通过扫描就可以直接使用“扫描件发文”进行公文发布。

2）主要操作流程：扫描件发文只涉及到一个发文步骤，操作简便，界面如下图（3-2-2-2）图（3-2-2-2）注：附件上传发文以后收文单位可在正文及附件里查看到附件，参考文件仅限内部流转。

1、扫描件发文必须要进行原文上穿，因为已经拥有纸质文档，所以可以通过扫描成图片进行上传，或者直接上传word 等格式文档，直接发文不能进行公文编辑可以通过滚动条滚动将后面的需填写内容显示出来，如图（3-2-2-3）带星号的为必填项目，为空则不能提交。

拥有下划线的项目可以通过直接点击该标题调用系统资源，直接进行选择，反之则需要键盘录入。

除原文外，还可以通过此选项上传相关的参考资料和附件。

通过这些按钮添加的系统外的主送单位和抄送单位，一旦发文，则此公文就会发送到相应的主送单位和抄送单位，所有的信息填写完毕，单击此按钮，系统进行发文，发文流程完结，已发公文状态变成“已发文”图（3-2-2-3）2、拟稿发文1）功能简述：与直接发布不同。

当需要开始拟新的公文时，将会涉及撰稿、审核、复审、会签、会签、批示、校对、签发、核发文号、盖章、发文、传阅等环节，所有环节或根据实际情况部分环节完结，一篇公文才会发布出去。

2）主要操作流程：一个完整的发文涉及多个环节，每个环节完结，如果没有选择续办对象，则公文会自动流转到撰稿人处或分办员处。

普通发文的流程如下图（3-2-2-4）所示：图（3-2-2-4）A）拟稿：当需要起草新公文时使用。

具体操作过程如下图（3-2-2-5、6）单击此按钮开始新公文的起草，打开如图（3-2-2-6）操作界面。

如果是待撰稿状态，表示是拟稿暂存状态，可以通过点击标题再次进入新公文拟稿界面图（3-2-2-5）图（3-2-2-6）审稿：公文起草完毕，选择办理方式“审稿”，选择相应的续办对象后，按确定，此篇公文就流转到相应的续办对象处。