企业档案管理制度
企业公司档案管理制度范本
企业公司档案管理制度范本一、总则1. 目的为规范公司档案管理，确保档案的完整性、安全性和可利用性，特制定本制度。
2. 适用范围本制度适用于公司所有部门及员工在档案收集、整理、保管、利用和销毁等过程中的行为。
3. 档案定义档案是指公司在经营管理活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
二、档案管理职责1. 档案管理机构公司设立档案室，负责公司档案的统一管理工作。
2. 档案管理人员档案室设专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。
3. 部门职责各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集、整理和移交工作。
三、档案的收集与整理1. 收集范围包括但不限于公司内部文件、会议记录、合同协议、财务报表、项目资料等。
2. 整理要求档案材料应按照类别、时间顺序进行整理，确保档案的系统性和完整性。
3. 移交程序各部门应在规定时间内将档案材料移交至档案室，由档案管理人员进行登记和归档。
四、档案的保管1. 保管条件档案室应具备适宜的保管条件，包括防火、防潮、防虫等。
2. 档案分类档案应按照类别进行分类，便于检索和利用。
3. 档案保密对于涉及公司商业秘密的档案，应采取严格的保密措施。
五、档案的利用1. 利用规定员工在利用档案时，应遵守档案室的相关规定，不得擅自复制、传播档案内容。
2. 借阅程序员工借阅档案，需填写借阅登记表，并在规定时间内归还。
3. 档案复制对于需要复制的档案，应经档案管理人员批准，并做好复制记录。
六、档案的销毁1. 销毁条件对于超过保存期限或无保存价值的档案，经审批后可以进行销毁。
2. 销毁程序销毁档案应有详细的记录，并由两人以上共同执行。
七、监督与检查1. 定期检查档案室应定期对档案的保管情况进行检查，确保档案的安全。
2. 违规处理对于违反档案管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处理。
八、附则1. 制度修订本制度由档案室负责解释，如有需要，可适时进行修订。
2. 生效日期本制度自发布之日起生效。
企业档案管理制度方案（三篇）
企业档案管理制度方案一、背景和目的随着企业的发展壮大，企业档案管理成为一个重要的组织和管理工作。
企业档案是企业的重要财富和资产，是企业管理和决策的基础和依据。
因此，建立健全的企业档案管理制度是非常必要和重要的。
本文旨在制定一套针对企业档案管理的制度方案，明确企业档案管理的目标、原则、职责、流程等，并提出相关的措施和建议，以提高企业档案管理的效率和质量。
二、企业档案管理的目标和原则1. 目标：（1）保证企业档案的完整性和可靠性，以便为企业管理和决策提供准确的信息和依据；（2）提高企业档案管理的效率和质量，减少企业档案管理的成本和风险。
2. 原则：（1）全面性：对企业所有的档案进行全面管理，包括档案的建立、归档、检索、使用和销毁等环节；（2）规范性：制定明确的档案管理制度和流程，规范档案管理的各项工作；（3）责任性：明确档案管理的职责和权限，强化相关人员的责任感和执行力；（4）科学性：运用现代信息技术手段，提高档案管理的科学性和智能化水平；（5）保密性：严格遵守保密规定，保护企业档案的安全和机密性。
三、档案管理的组织和职责1. 档案管理部门组织：（1）设立档案管理部门，负责企业档案管理工作；（2）确定档案管理部门的职责和权限，明确各个档案管理岗位的职责。
2. 档案管理职责：（1）档案管理部门：- 负责制定和审定档案管理制度和流程；- 组织档案管理培训和考核；- 监督各部门的档案管理工作，协调解决档案管理中的问题；- 定期对档案进行总结、评估和改进。
（2）各部门：- 负责本部门的档案管理工作；- 配合档案管理部门的工作，及时提供必要的档案信息；- 做好档案的整理、归档和借阅工作；- 定期整理和归档档案，及时更新档案备份。
四、档案的建立和归档1. 档案的建立：（1）确定档案的种类和格式，建立档案分类目录；（2）明确档案的责任人和建档手续；（3）采用现代信息技术手段，尽量减少纸质档案的建立。
2. 档案的归档：（1）根据档案分类目录，将档案按照一定的顺序进行归档；（2）采用档案编号和标签，方便档案的检索和使用；（3）建立档案登记簿，记录档案的归档情况。
单位档案管理制度(4篇)
单位档案管理制度是指一个单位为了有效管理和保存各类档案而制定的一系列规章制度。
该制度通常包含以下内容：1. 档案管理目标和原则：明确单位档案管理的目标，如保证档案的真实、完整；服务单位工作；推动单位的发展等，并确定档案管理的原则，如依法管理、定期归档、质量优先等。
2. 档案管理组织机构和人员职责：确定档案管理的组织机构设置和人员职责分工，如设立档案管理部门、岗位职责等。
3. 档案管理流程和操作规范：制定档案管理的流程和操作规范，如档案的收集、整理、编制目录、归档、借阅、报废等流程，并明确各环节的具体操作规范。
4. 档案保管和安全措施：确定档案的保管要求和安全措施，如设立档案库房、采用合适的档案柜、实施防火、防盗、防潮等措施。
5. 档案借阅和利用规定：规定档案借阅的条件、程序和限制，并明确档案利用的范围、方式和责任。
6. 档案管理监督和评估：制定档案管理的监督和评估制度，如定期进行档案管理的自查和外查，对档案管理工作进行评估，发现问题及时进行整改。
7. 档案管理培训和宣传：组织档案管理培训，提高档案管理人员的专业素质和业务水平，并进行档案管理宣传，增强全员档案管理意识。
单位档案管理制度的建立和执行，能够规范单位档案的管理、提高档案工作效率、保护档案的安全性和完整性，对于单位的工作发展和长远发展具有重要作用。
单位档案管理制度（2）一、为规范单位档案管理，增强单位档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围单位的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、单位的档案管理由主任办公室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责。
保证单位及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理1.单位的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的____月和每年____月份为单位档案资料归档期。
单位档案管理制度(5篇)
档案管理制度第一条为规范XXX公司的档案管理，提高档案管理效率和水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，防止重要文件、资料的丢失，结合公司实际情况，特制订本档案管理制度。
第二条公司设置档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。
具体职责为：1、负责公司档案和工程资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等；2、负责公司成立、兼并、机构重组、对外交往等重大经济活动和基建工程档案的跟进；3、负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；4、负责档案提供利用服务；5、严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。
第三条档案按照记述内容的不同划分为党群工作、行政管理、后勤管理、设备管理、财务会计、基本建设；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。
第四条归档时间和归档程序1、公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。
各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积、每季度一次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室。
2、项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。
设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向公司综合管理部档案室归档。
3、会计档案在会计年度结束后，暂由财务部门保管一年，一年后由财务部整理后统一向公司综合管理部档案室归档。
4、人事档案在员工离职手续办理完毕后的三个月内由公司综合管理部档案室归档。
5、声像、实物档案，在产生后及时归档。
6、凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。
第五条归档要求1、归档的文件、资料必须完整。
2、归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。
公司档案管理制度(优秀6篇)
公司档案管理制度（优秀6篇）在当今社会生活中，接触到制度的地方越来越多，制度一经订立颁布，就对某一岗位上的或从事某一项工作的人员有管束作用，是他们行动的准则和依据。
到底应如何拟定制度呢？以下内容是本店铺为您带来的6篇《公司档案管理制度》，希望能够给您供应一些帮忙。
公司档案管理制度篇一1、文件档案的管理:1.1文件档案紧要是指公司各种有价值的凭证信函，文字记录和业内资料等内容。
1.2公司各部门负责本部门归档文件材料的收集，保管，整理和立卷，并定期交档案室集中管理。
1.3归档的文件材料必需完整、精准、系统，文件书写和载体材料必需耐保管，文件材料整理符合规范。
1.4档案资料如因特别情况，需修改，复印，摘抄，涂改等，属绝密或机密文件的必需由总经理审批，属隐秘文件的必需由公司主管领导审批，各部门保密文件由各部门部长审批。
1.5归档的文件档案以打印方式或手写方式形成，手写方式必需使用钢笔或碳素笔。
1.6文件档案纸张的规格以a4纸为标准，特别类型的纸张经整理后达到210mm*297mm尺寸标准。
2、电子文档的管理:2.1收集、积累要求:■记录了紧要文件的紧要修改过程，有查考价值的电子文件应被保存。
当正式文件是纸质时，假如保管部门已开始向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保存，否则可依据实际条件或需要，确定是否保存。
■保管与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互保证精准、牢靠的标识关系。
■在'无纸化'计算机办公或事物系统中产生的电子文件，应实行更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必需随时备份，存储于光盘或移动硬盘类能够脱机保管的载体上，并对有存档价值的电子文件制作纸质拷贝件保存。
■用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
■用扫描仪等设备获得的图像电子文件，假如接受非标准压缩方法，则应将相关软件一并收集。
■用计算机辅佑襄助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时必需保证其对设备的倚靠性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
集团公司档案管理制度(3篇)
集团公司档案管理制度一、档案是指公司各项工作中形成的，具有保存价值的各种载体的文件材料。
二、档案应有专人统一管理，维护其完整、准确、系统、安全，并便于集团内共享和方便使用。
三、经营公司行政办为档案的业务主管单位，对档案形成部门进行业务指导和监督检查。
四、处理部门在文件材料办理完毕后，应及时将具有保存价值的文件材料整理、组卷，并向单位档案部门移交。
五、文件材料的归档实行随办随归的办法。
六、档案的保管期限规定为永久、定期两种。
凡是反映单位主要职能活动，有长远利用价值的档案，列为永久保存。
七、电子版文件形成后，应制成相应的纸质文件与电子文件一同归档，并保证两者内容、形式的一致。
八、经营公司行政办对营业执照、____代码证、税务登记证、贷款卡等正副本原件及电子版必须统一存档管理，建立借阅登记和张贴存放登记制度。
九、经营公司行政办对员工个人档案必须统一存档管理，如____复印件，户口本复印件，最高学历复印件，驾照复印件，获得的各类证书复印件，在公司工作期间获得的各类奖励等。
新员工入职时进行现场复印，每月____日-____日将新员工档案提交集团综合管理部;员工花名册电子版(基础信息，培训信息，养老医保信息)每月的____日-____日将电子版发集团综合管理部(利于保险等增减变动);员工调动时原单位将员工档案交集团综合管理部，由集团综合管理部登记后转移给新单位行政办。
十、为了便捷工作，公司章程、股东会决议、验资报告、审计报告、房租合同等要求同时备份电子版存档。
十一、公司签收的政府职能部门的批复文件，建设过程中的规划、图纸资料，公司下发的文件等必须由行政办保存原件，并完善借阅手续。
十二、集团存档管理内容：1、营业执照办理或变更;2、每年的审计报告存档;3、公司建设过程中政府职能部门或工厂红头文件、批复、图纸等等(原件);4、各公司的营业执照、____代码证、税务登记证、贷款卡等电子版;5、员工个人档案。
____复印件，户口本复印件，最高学历复印件，驾照复印件，获得的各类证书复印件，在公司工作期间获得的工厂公司各类奖励证书等。
企业档案的管理制度
企业档案的管理制度一、总则为规范企业档案管理工作，保护和利用企业档案资源，加强企业档案管理工作水平，提高企业档案管理效率，制定本管理制度。
二、管理范围本管理制度适用于企业内所有的档案管理工作，具体包括企业部门、项目组、岗位等单位档案管理工作。
三、档案管理体制1.设立档案管理部门，负责企业整体档案管理工作，制定档案管理规章制度，协调各部门档案管理工作。
2.设立档案管理员，负责具体的档案管理工作，包括档案的归档、保管、检索、借阅等。
3.设立档案审查人员，负责审查和整理档案，确保档案的完整性和真实性。
四、档案管理流程1.档案的归档：根据企业文件管理规定，将文件按照分类、日期等标准进行归档。
2.档案的保管：设立专门的档案室进行保管，确保档案的安全和完整。
3.档案的检索：根据需要，提供档案的检索服务，确保档案的及时可查。
4.档案的借阅：提供档案的借阅服务，确保借阅档案的安全和秩序。
五、档案管理规定1.档案管理规定包括档案的分类、编号、保管期限、借阅权限等内容。
2.档案管理规定由档案管理部门定期制定，经领导审核后执行。
3.档案管理规定的违反者，将受到相应的处罚。
六、档案管理工作考核1.定期对档案管理工作进行考核，对工作落实不到位的单位进行通报和整改。
2.对档案管理工作成绩突出的单位进行表彰和奖励。
七、档案管理制度的完善1.根据实际情况，不断完善档案管理制度，提高档案管理工作水平。
2.定期组织档案管理制度的培训，提高档案管理人员的专业素养。
以上为企业档案管理制度的基本内容，希望广大企业能够认真执行，加强档案管理工作，促进企业信息资源的有效利用和保护。
公司(企业)档案管理制度
公司(企业)档案管理制度一、目的与原则企业档案管理制度的建立，旨在规范企业内部文件资料的归档、保管与使用，确保档案的完整性、安全性及可追溯性。
该制度遵循合法、真实、完整、保密的原则，以实现档案资源的合理开发和有效利用。
二、档案分类与归档1. 档案分类：根据内容性质和管理需要，将档案分为财务档案、人事档案、合同档案、技术档案等类别。
2. 归档要求：所有文件资料应当在活动结束后及时归档，并按照既定的分类标准进行整理。
三、档案整理与编号1. 档案应按照规定的格式进行整理，确保内容的清晰和易检索性。
2. 每份档案应有唯一的编号，便于管理和追踪。
编号规则需简单明了，易于理解和操作。
四、档案存储与保护1. 实体档案应存放在专门的档案室内，环境要求干燥、通风、防潮、防火。
2. 电子档案应备份至少两份，分别存储在不同的安全设备或地点，以防数据丢失。
五、档案借阅与使用1. 借阅档案需经过审批，非相关人员不得随意查阅档案。
2. 借阅时需填写借阅登记表，注明借阅日期、归还日期等相关信息。
3. 借阅者应爱护档案资料，不得涂改、撕毁或私自复制。
六、档案的销毁与转移1. 对于过期或不再具有保存价值的档案，应按照国家法律法规和企业规定进行销毁。
2. 重要档案如需转移至外部机构保管，应选择信誉良好的专业机构，并签订保密协议。
七、制度的执行与监督1. 各部门应指定专人负责档案管理工作，定期对档案进行检查和维护。
2. 企业应定期组织档案管理培训，提高员工的档案管理意识和能力。
3. 违反档案管理制度的行为，将视情节轻重给予相应的处理。
八、附则本档案管理制度自发布之日起生效，由企业管理部门负责解释和修订。
公司档案管理制度(三篇)
公司档案管理制度一、总则为了规范公司的档案管理工作，提高档案管理的效率和质量，保障公司档案的完整性和安全性，特制定本《公司档案管理制度》。
本制度适用于公司内所有相关部门及员工，在公司档案管理工作中应严格遵守本制度的规定。
二、档案管理的原则1. 法律合规性原则：公司档案管理工作应遵循国家有关法律法规，以及行业、地方规章制度的规定。
2. 统一性原则：公司档案管理工作应以统一标准和统一规定为基础，统一命名和分类，统一管理和归档。
3. 完整性原则：公司档案管理工作应确保档案的完整性，包括分类齐全、文件齐全、信息齐全等。
4. 安全性原则：公司档案管理工作应确保档案的安全性，包括避免档案遗失、破坏、泄露等情况发生。
5. 高效性原则：公司档案管理工作应通过合理的流程和规范的操作，提高档案管理的效率和质量。
三、档案管理的责任1. 公司领导层对档案管理负有全面领导责任，应组织制定档案管理制度和档案管理计划，确保档案管理工作的顺利进行。
2. 档案管理部门负责公司档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、检索等工作。
3. 各部门负责本部门档案的管理工作，包括档案的整理、登记、出借、归还等工作。
4. 档案管理员是档案管理的主体，应具备专业知识和技能，保证档案管理工作的准确性和安全性。
四、档案管理的流程1. 档案的收集：各部门应按照规定的流程和标准，将产生的文件、合同、备忘录等有价值的文件及时交到档案管理部门。
2. 档案的整理：档案管理部门应对收到的档案进行整理，按照分类规则进行排序、编号，并登记到电子档案系统中。
3. 档案的归档：档案管理部门应根据档案的重要性和保管期限，将档案进行适当的归档，确保档案的安全和有效管理。
4. 档案的检索：各部门需要查找档案的时候，应在电子档案系统中进行检索，根据档案编号或关键词进行查找。
5. 档案的借阅：各部门需要借阅档案的时候，应向档案管理部门提出申请，经批准后方可借阅，借阅期限一般为一个月。
公司员工档案管理方法与制度（5篇）
公司员工档案管理方法与制度1、要保证有专人(专职或兼职)管理、有制度规范、有场地存放，即做到有人熟悉档案管理工作，档案保管要保密安全，档案管理工作有制度约束、规范及保障。
2、要确保所存档资料:复印件和原件相符;资料是原始且有价值的;以蓝色或蓝黑钢笔或碳素笔填写;名字、日期等内容填写规范;存档所用纸张规范工整。
3、存档资料要分类按顺序存放。
例如可分为基本情况类、合同协议类、证书证件类、培训学习类、考核考察类、岗位变动类、奖惩类、薪酬类、其它及离职类等。
顺序可以按照时间顺序或自定顺序来存放。
4、档案一人一档，用档案盒按员工编号存放，不建议用档案袋和档案夹存放，不建议按部门存放。
5、电子档案要与纸质档案同步更新，不用每次查询资料都需要翻纸质档案。
注意:电子档案并非是将纸质档案扫描，而是将纸质档案信息保存在一些软件工具中，如E-HR系统、E____CEL表格等，如果有时间和精力再进行扫描的工作。
6、其它档案与员工档案资料有重叠的，原则上员工档案保存原始资料。
员工档案的作用1、为员工晋升提供依据通过对员工档案的员工的薪酬情况、绩效情况、培训情况和技能情况等进行记录和分析，可以制定相对应的激励和培养方案，为员工晋升提供通畅的渠道，激发员工的工作积极性。
2、对人力资源进行盘点员工档案记录了员工的基本情况，进公司后的学习培训情况、岗位变动情况、薪酬情况、考核情况等。
通过对员工档案记录的情况进行人力资源状况分析，对制定人力资源计划或规划起着至关重要的作用。
3、促进人力资源配置通过对员工档案的查阅和整理，对员工的德、能、勤、绩进行全面分析，因事择人，因人治事，将人才的使用更加合理化和最大化，实现人力资源的优化配置。
4、提供历史资源查询了解员工发展情况，制订符合员工发展的培训计划和成长规划;了解员工的需求点，以便更好的关怀员工;记录员工在公司的轨迹，在做企业文化宣传或其它宣传方面，能提供一定素材，同时也给予员工自豪感;离职的员工可能再回来，档案资料可以接续使用。
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XX控股集团档案管理制度（试行）第一条范围一、为规范集团档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为企业发展服务，结合本集团实际情况，特制定本制度。
二、本制度规定了XX控股集团档案管理工作的范围、内容和方法，适用于集团各公司档案管理。
三、本制度包括《X X控股集团档案管理工作职责》、《X X控股集团档案分类、档号编制规则》、《X X控股集团文件材料归档及保管期限制度》、《X X控股集团档案保管与库房管理制度》、《X X控股集团电子文件归档与管理制度》、《X X控股集团档案借阅与保密制度》、《X X 控股集团档案统计工作制度》、《X X控股集团档案工作目标管理考核制度》、《X X控股集团档案鉴定销毁制度》等九项附则。
第二条总则一、本制度所称的档案，是指集团在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存和利用价值的各种形式和载体的文件材料；档案工作是企业基础管理工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。
二、集团档案工作实行集中管理、统筹规划、统一制度、组织协调、监督指导；把档案工作列入企业发展规则和年度计划。
三、集团设立档案室，由集团总经理全面统筹决策集团档案工作；集团各部门、各公司设档案分管领导，负责对档案工作的监督、考核，集团档案室进行定期检查。
第三条规范性引用文件GB/T18894 电子文件归档与管理规范GB/T11821 照片档案管理规范GB/T11822 科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T17678. 1 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求DA/T1 档案工作基本术语DA/T13 档号编制规则DA/T15 磁性载体档案管理与保护规范DA/T22 归档文件整理规则DA/T42- 2009 企业档案工作规范DA/T28- 2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范国档发【1988】4 号基本建设项目档案资料管理暂行规定国家档案局令第10 号《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》第四条奖励与处罚一、集团对档案管理工作中做出显著成绩的公司、部门或个人，给予表彰和奖励。
二、对违反本制度及其相关附则、不按规定归档而造成文件材料缺失的，对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损失的直接责任者，依照企业相关规定进行处罚。
第五条附则一、本制度最终解释权归集团档案室，各公司可参照本制度另行制定相关规定。
二、本制度及九项附则自发布之日起实施。
XX控股集团档案管理工作职责1、贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，接受上级档案主管部门的业务指导监督及检查，建立健全XX 控股集团《档案管理制度》。
2、档案工作人员应当忠于职守、维护史实，严格遵守保密纪律、爱岗敬业，刻苦学习，积极参加档案业务培训，提高业务能力和管理水平，努力实现档案管理标准化、系统化、规范化、科学化、现代化。
3、负责集团各类材料的收集、鉴定、整理、归档和保管工作。
积极主动地收集档案材料，接受档案文件、材料时，必须认真验收并办理好移交手续。
4、集团档案室集中统一管理集团的全部档案，统筹规划并负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用、销毁和移交工作，编制检索工具和汇编材料。
5、检查档案安全保管情况，发现问题要及时上报采取措施。
做好防潮、防火、防盗、防光、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物工作，保证档案的完整与安全，维护档案的准确与系统。
6、集团档案室负责对各公司及各部门进行档案监督指导，监督、检查各公司档案工作，搞好档案集中和统一管理工作。
7、各公司兼职档案员负责本企业及所属单位文件归档工作的指导、监督、检查，推进档案业务的顺利开展。
8、加强档案队伍建设和业务宣传，提升全员档案意识。
XX控股集团档案分类、档号编制规则1、本规则规定了集团档案的分类原则、分类方法、档号结构、编制原则和方法。
2、本规则适用于集团档案的分类整理、组卷、档号编制和排架管理。
3、集团档案设臵八个一级类目，即1企业管理类（包括党群、行政、经营、生产）、2产品生产类、3工程建设类、4、基本建设类、5 设备仪器类、6 会计档案类、7 职工管理类、8特种载体类。
4、根据档案的特点及档案形成和状态的不同，对职工管理类设三级类目；设备仪器类、会计档案类和特种载体类设二级类目；其余各类均为一级类目。
（见档案编制表）5、分类方法5. 1 企业管理类按公司代码—类目号—年度—保管期限分；5. 2产品生产类按产品名称分；5. 3 工程建设类、基本建设类按工程项目分；5. 4设备仪器类按生产装臵分；5. 5会计档案类按文件形成分；5. 6职工管理类按人物分；5. 7特种载体类按形态分；6、公司代号的编制集团及各公司，是独立法人企业，由集团档案室统一以“公司代号”代替公司全宗号。
“公司代号”设臵如下：集团01、有限 02、园林 03、高新 04、房产 05、运输06、混凝土07、采石场 08、油料 09、车检 10、物业 11、材检12。
7、类目的标识及案卷号、件号的编制。
7. 1 公司档案分类号统一用0—9阿拉伯数字标识。
7. 2 不同级位的类别直接用“〃”断开。
7. 3 案卷号用阿拉伯数字标识，按排列次序流水编号，不应有空号。
7. 4件号用阿拉伯数字标识，不装订的案卷，卷内文件必须按件装订编号。
8、档号编制方法集团档案号结构分为三种：8. 1第一种为：公司代码—类目号—年度—保管期限—件号，即每一机构（公司），在同一年内，按不同保管期限的文件排列顺序从“0001”开始标注，适用于企业管理类。
01 — 1 — 2012 —Y — 0001件号保管期限年度一级类目号公司代码8. 2第二种为：公司代码—类目号—案卷号，适用于产品生产类、工程建设类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、特种载体类。
01 — 3. — 01 —16案卷号二级类目号（项目号）一级类目号公司代码8. 2. 1产品生产类、工程建设类、基本建设类、设备仪器类、特种载体类在最小类下跨年度编制流水号。
8. 2. 2会计档案类在最小类下每年度编制流水号；8. 3 第三种为：类目号—案卷号，适用于职工管理类。
7. —01 —16案卷号或员工工号二级类目号一级类目号8. 3. 1职工管理类以工作证号为先后次序编流水号，名人档案设三级类目，按内容先后编流水号。
8. 4底图按入库先后，编流水号。
9、案卷排列的次序9. 1企业管理类在一级类目下，以件为单位按不同公司，在同年度内按不同保管期限（即永久、30年、10年），编号顺序排列。
9. 2 产品生产类、工程建设类、基本建设类案卷，在一级类目下按阶段、工作程序排列。
9. 3设备仪器类、会计档案类、特种载体类案卷，在二级类目下按先后顺序排列。
9. 4职工管理类按员工工号次序排列，名人类案卷，在三级类目下按先后次序排列。
10、目录的编制方法10. 1总目录：不分类别，按档案归档次序，以卷为单位大流水号登记，总目录有两本以上时，应进行编号，其号由公司代码—拼音字母及阿拉伯数字组成，例：01－Z1，以此类推。
10. 2 分类目录：在最小属类下，以卷为单位登记，分类目录在两本以上，应进行编号，编号为公司代码—类目号—目录本顺序号，例，01- 4-1。
10. 3 归档文件目录：每年按不同保管期限文件排列顺序，以件为单位登记，编制目录，即发文与复文一件时，只对复文进行编目，发文作为附件，但页数应算在一起。
10. 4 专题目录：2- 5 类按项目、课题编制。
10. 5 底图总目录：按照底图归档顺序，以张为单位进行登记。
10. 6 底图分目录：按专业及归档顺序，以张为单位进行登记。
附：档案编制表XX控股集团文件材料归档及保管期限制度一、归档范围1、反映本企业在生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；2、本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；3、本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料；4、有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。
二、不归档范围1、有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；2、本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；3、非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料；4、所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料；5、其他不需归档的文件材料。
三、归档要求1、凡是需要归档的文件材料，都应当做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰，图纸必须符合国家制图标准，文件材料禁用铅笔、圆珠笔书写，并有利于长久保存。
2、归档文件材料必须保持成套性、系统性，能完整、准确地反映集团及各公司各项活动的真实内容和历史过程。
3、归档的文件材料必须遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，分类清楚、立卷合理、区别不同保管期限，便于保管和利用。
4、电子文档应有相应的纸质文件一并归档。
5、对归档的图纸修改必须经过有关部门负责人认可。
修改内容少时，可直接在图纸上“杠改”、“刮改”，同时应在修改处标注“修改标记；修改内容超过35%时，应另出新图代替，将原图纸作废，新图列入原图纸目录，并标明所代替的原图图号。
作废的图纸应注明新图的编号，根据需要另行保管。
四、归档时间1、企业管理类，在次年5月底前，由各公司、各部门按要求组件、立卷后，向集团档案室归档，并办理移交手续。
2、会计档案类由各公司会计部门自行输入、编号、装盒，保管三年后，填写好移交清单，于每年3月底移交三年前档案到集团档案室，经核对后归档。
3、工程建设类、基本建设类在项目竣工验收后半年内归档，竣工文件及竣工图在移交档案室之前须经施工单位、监理单位、建设单位审核确认并盖骑缝章。
4、重要文件（企业内部机构变动、企业产权变动、临时活动中形成的资料）材料和特种载体档案须随时归档。
5、员工档案由集团人力资源部整理后统一移交档案室，归档时间原则上要求每年6 月、12月各移交一次。
五、归档份数和手续1、各类文件材料一般归档一式一份。