机动车检测站程序文件-记录控制程序

1、目的

制定适用的记录管理制度，保证记录的客观性、原始性和再现性，为质量管理体系运行的有效性提供客户证据。

2、范围

本程序适用于本公司质量体系运行的所有记录管理和控制。

3、职责

3.1质量负责人负责质量记录格式的批准；

3.2技术负责人负责技术记录格式的批准；

3.3检测组负责车辆检测记录和保存；

3.4质量管理组负责体系运作记录、管理工作记录和保存。

4、记录的分类

4.1质量管理体系运行中形成的记录为质量记录，主要包括：

1)内部审核和管理评审记录；

2)不合格反馈和纠正措施记录；

3)人员培训和考核记录；

4)抱怨处理记录；

5)质量管理体系文件控制记录；

6)服务和供应品的采购记录；

4.2检测等技术运作形成的记录为技术记录，主要包括：

1)检测原始记录；

2)实验室间比对或能力验证记录；

3)仪器设备运行检查记录；

4)检测报告及副本；

5)仪器设备验收、发放、使用和维修记录。

5、工作程序

5.1质量负责人组织各岗位根据实际工作设计出记录表格。

5.2技术负责人对设计的记录表格进行审核。

5.3 经审核印制的记录表格按工作需要发放到各岗位填写。

5.4记录填写按规定（及时、真实、完整、清晰、不得随意涂改、不能留空格，遇特殊原因不填写的项目，应在格内划单扣，质量记录各相关签名需签全名确认）。

5.5记录编制唯一标识，具体标识按《文件控制程序》相关规定执行。

5.6记录不能用铅笔书写，不得任意涂改，如因填写过程失误需更改原数据时，先单扣划去原数据，再写上新数据，事后加盖更改人印章或签全名确认。

5.7 检测数据处理修约按GB8170-1987《数值修约规则》进行；检测原始记录与检测报告所给出的信息应一致，且符合《检测报告管理程序》要求。

5.8 记录的标识、归口和编目

5.8.1各岗位对其范围内的记录按时收集，分类管理和订装；办公室要及时收集好各岗位记录表，并将订装好的记录封面填写编号、日期等归档存放。

5.8.2 办公室在“记录存档登记表”上汇总登记，以便检索、查阅。

5.8.3 办公室不定期检查所有记录使用和填写情况，发现不合格时应及时纠正。

5.9记录的归档、管理、保存与销毁

5.9.1记录应存放在通风、干燥、防雷、防电、防鼠害处，并按规定保存期进行保存。

5.9.2 管理评审、内部审核的相关记录保存期为3年。

5.9.3检测员、质量管理人员、内审员的培训和考核等记录保存期为2年，技术人员的技术档案则应长期保存。

5.9.4检测原始记录、仪器设备运行检查记录、现场检测记录、仪器设备

维护记录保存2年。

5.9.5服务和供应品的采购记录、实验室环境监控记录保存期为2年。

5.9.6实验室间比对和能力验证记录，申诉或投诉处理记录，文件控制记录，监督检查记录保存期根据记录的性质确定，一般不少于2年。

5.9.7记录的保存超过规定期需销毁时，记录保管人应填写“作废文件销毁申请表”，送办公室负责审批。记录销毁须两人以上，并在“作废文件销毁申请表”上签字确认。

5.10 记录的借阅、复制和保密

5.10.1记录应存放在指定场所，并采取保密措施，本站人员未经批准不得查阅与其无关的记录。

5.10.2因工作需要借阅和复印记录，借阅或复印经办公定负责人审批同意，到办公室办理相应手续，填写“记录借阅、复制登记表”。

5.10.3记录格式需要更改时，更改部门按照《文件控制程序》和本程序规定执行。

6、相关记录

记录存档登记表

记录借阅、复制登记表

作废文件销毁申请表