企业照片档案管理规范
照片档案管理规范
照片档案管理规范引言概述：照片档案管理是一项重要的工作，它涉及到照片的收集、整理、存储和检索等方面。
一个高效的照片档案管理系统可以帮助机构或个人更好地管理和利用照片资源。
本文将详细介绍照片档案管理规范的五个部分。
一、照片收集1.1 清晰明确的目标：在收集照片时，明确目标是非常重要的。
明确需要收集的照片类型、主题和数量，以便更好地组织和管理。
例如，收集某个事件的照片，需要明确事件的时间、地点和参与者等信息。
1.2 标准化的命名规则：为了方便管理和检索，照片的命名应该遵循一定的规则。
可以采用统一的命名格式，包括日期、主题和序号等元素，以确保每张照片都有独一无二的命名。
1.3 定期备份：为了防止照片丢失或损坏，定期备份是必要的。
可以使用外部存储设备或云存储等方式进行备份，确保照片的安全性和可靠性。
二、照片整理2.1 分类归档：将照片按照一定的分类标准进行整理，可以根据时间、地点、主题或人物等进行分类。
通过建立文件夹或标签等方式，将照片有序地归档，便于后续的检索和使用。
2.2 添加关键词和描述：为了更方便地搜索和了解照片内容，可以为每张照片添加关键词和描述。
关键词可以是与照片主题相关的词语，描述可以是对照片内容的简要说明，这样可以提高照片的可搜索性和可理解性。
2.3 删除冗余照片：随着时间的推移，照片数量可能会增加很多。
为了减少存储空间的占用和提高管理效率，应定期检查照片库，删除重复、模糊或无用的照片。
三、照片存储3.1 选择合适的存储介质：根据照片数量和存储需求，选择合适的存储介质。
可以使用硬盘、光盘、U盘或云存储等方式进行照片的存储。
不同的存储介质有不同的特点和适用场景，需要根据实际情况进行选择。
3.2 建立备份机制：为了防止照片丢失或损坏，建立定期备份机制是必要的。
可以设置自动备份，确保照片的安全性和可靠性。
备份的存储介质应与主存储介质分开，以防止同时损坏。
3.3 定期检查和维护：定期检查存储介质的状态，确保其正常工作。
照片档案管理规范
• 全宗号：档案馆给立档单位编制的代码
• 保管期限代码：分别用“1、2、3”或“Y、C、 D”对应代表“永久、长期、短期”（照片档案 规范还未修改，建议采用数字代码）
• 册号：在保管期限内照片册的排列从“1”开 始的顺序编号
• 张号：格式一中的张号是指在册内的排列 从“1”开始的顺序编号。格式二中的张号是 指在保管期限内照片的排列从“1”开始的顺 序编号
• 利用MicrosoftofficePowerPoint软件(幻灯片)将数码相机 拍摄的影像分类后创建和编辑成幻灯片，添加上相关 事由、时间、地点、人物、等文字说明。
• 然后再刻录成光盘。此方法包含照片、文字说明，与 实体照片档案整理的排序一致。编辑的幻灯片能利用 计算机实现快速检索（只要在编辑工具栏—“查找内容 ”项输入关键词就能找到所需的照片档案）
• 1）照片册一般由297 mmX 210 mm大小的若干芯 页和封面、封底组成。芯页以30页左右为宜，有 活页式和定页式两种。
• 2）应按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片固 定在芯页上，组成照片册。
• 3）大幅照片的放置 对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专 用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。如 竖直放置，应首先将照片固定在专用的纸板上， 再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度 不宜超过 5 cm。以竖直放置为宜。
编号 。 4、底片芯页。 5、底片编号见第五部分
七、数码照片的管理
1、确保数码照片的真实性、完整性、有效性
• 档案工作人员要根据数码照片档案的特殊性，在收集、 归档工作中坚持前端控制并码照片形成部门要指定专人负责数码照片档案的管理 。
• 在每次拍摄工作完成后，三日内将数码相机存储卡上的 数据转存到本部门指定的专用计算机内。
照片档案管理规范
照⽚档案管理规范照⽚档案管理规范（GB/T11821-2002）1.照⽚档案:国家机构、社会组织或个⼈在社会活动中直接形成的以静⽌摄影影像为主要反映⽅式的有保存价值的历史记录。
照⽚档案⼀般包括底⽚、照⽚和说明三部分。
2.芯页:⽤以固定照⽚或底⽚，并标注说明的中性偏碱性纸质载体，是照⽚册、底⽚册的组成单元。
⼀、照⽚档案的收集（⼀）收集范围1.记录本单位主要职能活动和重要⼯作成果的照⽚。
2.领导⼈和著名⼈物参加与本单位、本地区有关的重⼤公务活动的照⽚。
3.本单位组织或参加的重要外事活动的照⽚。
4.记录本单位、本地区重⼤事件、重⼤事故、重⼤⾃然灾害及其他异常情况和现象的照⽚。
5.记录本地区地理概貌、城乡建设、重点⼯程、名胜古迹、⾃然风光以及民间风俗和著名⼈物的照⽚。
6.其他具有保存价值的照⽚。
(⼆)收集要求1.对属于收集与归档范围的照⽚，应按照规定定期向本单位档案机构或档案⼯作⼈员归档，集中管理，任何单位或个⼈不得据为⼰有。
2.对存有真伪疑义的照⽚应采取必要措施进⾏鉴定。
3.对反映同⼀内容的若⼲张照⽚，应选择其主要照⽚归档。
主要照⽚应具备主题鲜明、影像清晰、画⾯完整、未加修饰剪裁等特点。
4.底⽚、照⽚、说明应齐全。
5.底⽚与照⽚影像应⼀致。
（三）收集时间1.对具有归档价值的照⽚，其摄影者或承办单位应及时整理，向档案室归档，⼀般不应跨年度。
2.依照《中华⼈民共和国档案法实施办法》的规定，照⽚档案随⽴档单位其他载体形态的档案⼀起向有关档案室移交。
（四）照⽚档案的整理1.整理原则：照⽚档案的整理应遵循有利于保持照⽚档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利⽤的原则。
2.照⽚、底⽚的鉴定保管期限：保管期限是按照⽚、底⽚的价值划定的存留年限，分为永久、长期、短期三种。
对照⽚、底⽚保管期限的划分按照《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》执⾏。
3.密级：密级是指照⽚、底⽚保密程度的等级。
4.底⽚的整理底⽚的编号底⽚号是固定和反映底⽚在全宗内排列顺序的⼀组字符代码，由全宗号、保管期限代码、张号组成。
照片档案管理规范
照片档案管理规范一、背景随着数字相机和智能手机的普及，人们拍摄、保存和分享照片的方式发生了巨大变化。
然而，对于个人和组织来说，有效管理和组织照片档案变得越来越重要。
本文旨在提供一套照片档案管理规范，以确保照片的安全性、可访问性和可管理性。
二、目标本文的目标是制定一套标准的照片档案管理规范，以确保照片档案的完整性、可靠性和可持续性。
通过遵循这些规范，个人和组织可以更好地管理和利用他们的照片资源。
三、定义1. 照片档案：指以数字形式保存的照片集合，包括但不限于个人照片、家庭照片、旅行照片、商业照片等。
2. 照片档案管理：指对照片档案进行组织、分类、存储、备份和检索等管理活动的过程。
四、照片档案管理规范1. 组织和分类a. 创建一个层次结构的文件夹系统，以便将照片按照不同的主题、日期、地点等进行分类。
b. 使用故意义的文件夹和文件名，以便快速识别和检索照片。
c. 建立标签和关键词，以便对照片进行标记和搜索。
2. 存储和备份a. 选择一个可靠的存储介质，如硬盘驱动器、云存储服务等，确保照片的长期保存。
b. 定期进行照片档案的备份，以防止意外丢失或者损坏。
c. 使用多个存储设备和位置进行备份，以确保数据的冗余性和可恢复性。
3. 元数据管理a. 为每张照片添加元数据，包括日期、地点、拍摄设备、拍摄参数等信息，以便更好地管理和搜索照片。
b. 使用专业的元数据管理工具，如Adobe Lightroom、Google Photos等，以简化元数据的添加和管理过程。
4. 照片编辑和修复a. 对需要修复或者改进的照片进行编辑和修复，以提高照片的质量和可用性。
b. 使用专业的照片编辑软件，如Adobe Photoshop、GIMP等，进行高级编辑和修复操作。
5. 照片共享和发布a. 选择合适的照片共享平台，如社交媒体、在线相册等，与他人分享和展示照片。
b. 注意隐私设置，确保照片只对特定的人或者群体可见。
6. 安全和保护a. 使用强密码保护照片档案的访问，并定期更改密码以增加安全性。
照片档案管理规范
照片档案管理规范一、背景介绍照片档案管理是指对组织内部或个人拍摄的照片进行收集、整理、保存、检索和利用的一系列工作。
随着数字相机和智能手机的普及，照片的数量和种类日益增多，如何有效管理和利用这些照片成为一个重要问题。
本文旨在制定照片档案管理规范，确保照片档案的完整性、可靠性和可检索性。
二、档案管理流程1. 照片采集a. 确定采集目的和范围，明确照片的主题和内容。
b. 根据采集目的，选择合适的设备进行拍摄，确保照片的质量。
c. 在拍摄时，记录照片的相关信息，如拍摄时间、地点、人物等。
2. 照片整理a. 对采集到的照片进行分类，可以按照时间、地点、主题等进行分类。
b. 对照片进行初步筛选，删除质量不好或内容重复的照片。
c. 对每张照片进行命名，使用有意义的文件名，便于后续检索。
3. 照片存储a. 选择合适的存储介质，如硬盘、云存储等，确保数据的安全性和稳定性。
b. 将照片按照分类的方式进行存储，建立清晰的目录结构。
c. 定期备份照片数据，防止数据丢失。
4. 照片检索a. 建立照片档案索引，记录照片的相关信息，如主题、关键词等。
b. 利用专业的档案管理软件或工具，进行全文检索或按条件检索。
c. 根据检索结果，快速找到需要的照片。
5. 照片利用a. 根据需要，对照片进行编辑、修复或加工，提高照片的质量和美观度。
b. 将照片应用于组织内部或个人的宣传、展示、教育等活动中。
c. 对照片进行授权管理，防止未经授权的使用或传播。
三、照片档案管理规范1. 照片采集规范a. 确定照片采集的目的和范围，明确照片的主题和内容。
b. 选择合适的设备进行拍摄，确保照片的质量。
c. 在拍摄时，记录照片的相关信息，如拍摄时间、地点、人物等。
2. 照片整理规范a. 对采集到的照片进行分类，可以按照时间、地点、主题等进行分类。
b. 对照片进行初步筛选，删除质量不好或内容重复的照片。
c. 对每张照片进行命名，使用有意义的文件名，便于后续检索。
照片档案管理规范
照片档案管理规范一、引言照片档案是组织机构或者个人在工作和生活中产生的重要资料，具有重要的历史、文化和价值意义。
为了保护和管理照片档案，确保其完整性、可靠性和可利用性，制定本照片档案管理规范。
二、适合范围本规范适合于所有需要管理照片档案的组织机构和个人。
三、档案分类与编目1. 档案分类照片档案应按照内容、形式、用途等因素进行分类。
常见的分类包括但不限于：人物照片、风景照片、活动照片等。
2. 档案编目每张照片都应编制详细的档案目录，包括照片名称、拍摄日期、拍摄地点、拍摄者、描述等信息。
档案目录应按照一定的编码规则进行编目，以方便检索和管理。
四、照片档案保管1. 保管环境照片档案应储存在干燥、通风、防尘、防火、防水的环境中，并避免阳光直射和高温。
2. 保管设备照片档案应储存在封闭的柜子或者抽屉中，以防止照片受到损坏或者丢失。
柜子或者抽屉应具备防潮、防尘、防虫等功能。
3. 保管措施照片档案应定期进行检查和整理，确保照片的完好无损。
同时，应制定防灾预案，做好防火、防水、防盗等安全工作。
五、照片档案数字化管理1. 数字化管理的目的通过数字化管理，可以提高照片档案的可访问性和保护性，方便检索和利用。
2. 数字化管理的步骤（1）扫描照片：将纸质照片扫描成数字文件，保存在计算机或者服务器中。
（2）建立数据库：将扫描的照片文件建立数据库，包括照片名称、拍摄日期、拍摄地点、拍摄者、描述等信息。
（3）制定权限：根据需要，制定不同用户的权限，确保照片档案的安全性。
（4）备份和存储：定期对数字化的照片档案进行备份，并选择可靠的存储介质进行长期保存。
六、照片档案的利用与传播1. 利用方式照片档案可以通过展览、出版、教育、研究等方式进行利用。
在利用过程中，应注重保护照片档案的完整性和版权。
2. 传播渠道照片档案可以通过印刷品、电子媒体、互联网等渠道进行传播。
在传播过程中，应遵守相关法律法规，确保照片档案的合法性和安全性。
七、照片档案的销毁1. 销毁程序照片档案在再也不具备保存价值时，应按照像关规定进行销毁。
中华人民共和国国家标准照片档案管理规范
大底片收藏范围反映某单位主要职能活动和工作成果的照片档案。
领导人和著名人物参加与某单位、某地区有关的重大公务活动的照片档案。
某单位组织或者参加的重要外事活动的照片档案。
记录某单位、某地区重大事件、重大事故，自然灾害及异常现象的照片档案。
反映某地区地理，古迹以及自然体面和民间风俗的照片档案。
与其他载体档案有密切联系的照片档案。
其他具有保存价值的照片档案。
采集时间归档时间档案馆接收时间依照《档案馆工作通则》的规定，照片档案应随立档单位其他载体形态的档案同时接收。
在特殊情况下，经商议档案馆可以提前或者延迟接收。
档案馆(室)应随时采集、征集零散的具有保存价值的历史照片。
采集要求底片、照片、说明齐全。
底片与照片的影像相符。
说明格式正确，项目齐全，能准确揭示照片内容，反映整理情况。
案卷装订美观，要有卷内目录和卷内备考表。
有完整的、符合标准格式的案卷目录。
保管条件保存底片的适宜温湿度为：温度13~15℃，相对湿度 35%~45%。
保存照片的适宜温湿度为：温度14~24℃，相对湿度 40%~60%。
库房门窗应密封良好，采用机械通风时应加防尘罩。
底片应立放保管装具底片袋用半透明的中性纸和中性胶粘剂制成的 80mm×lOOmm 或者相应格的纸袋。
底片册由297mm×210mm 的插袋式芯页组成，用于贮存单张底片。
底片盒95mm×95mm 的纸盒，用于贮存大张底片。
卷筒纸芯用于保存大张底片、照片的装具。
其推荐内径为Ф76.4+20mm，壁厚 2~3mm。
保管要求照片档案入库前要进行检查，防止受污染的照片入库。
a. 黑白底片入库前要进行水洗处理；b. 照片水洗后要上光；c. 对受污染的照片、底片要进行必要的技术处理。
接触底片的人员应带洁净的手套操作，防止汗渍污染底片。
库房内昼夜温度变化不应大于±3℃，湿度变化不能大于±5%。
对本馆(室)收藏的照片档案要根据具体情况定期检查。
照片档案管理规范
照片档案管理规范一、背景介绍照片档案管理是一项重要的工作，它涉及到对照片的收集、整理、分类、存储和检索等方面，对于保护照片的完整性、可访问性和长期保存具有重要意义。
本文旨在制定一套照片档案管理规范，以确保照片档案的有效管理和使用。
二、照片档案管理的目标1. 确保照片档案的完整性和可靠性。
2. 提高照片档案的检索效率和使用价值。
3. 保障照片档案的安全性和长期保存。
三、照片档案管理的基本原则1. 统一标准：制定统一的照片档案管理标准，确保各个环节的一致性。
2. 完整性：确保照片档案的完整性，不得随意删除、修改或篡改照片。
3. 保密性：对于涉密照片，要严格控制访问权限，确保信息安全。
4. 可访问性：建立便捷的照片档案检索系统，方便用户查找和使用照片。
5. 长期保存：采用合适的保存介质和技术手段，确保照片档案的长期保存。
四、照片档案管理的具体要求1. 照片采集与整理a. 确保照片的来源可靠，记录照片的拍摄时间、地点和主题等信息。
b. 对照片进行分类整理，建立清晰的目录结构，方便后续检索。
c. 对于大量照片，可以采用批量处理的方式进行整理，提高效率。
2. 照片存储与备份a. 选择合适的存储介质，如硬盘、光盘、云存储等，并定期检测存储介质的可靠性。
b. 建立定期备份机制，确保照片档案的安全性和可恢复性。
c. 对于重要照片，可以考虑采用多重备份策略，以防数据丢失。
3. 照片检索与使用a. 建立照片档案检索系统，包括关键字检索、日期检索、地点检索等功能。
b. 对于大规模照片档案，可以采用图像识别技术，提高检索效率。
c. 对于需要频繁使用的照片，可以建立缩略图或预览图，方便快速浏览。
4. 照片档案的保密与权限控制a. 对于涉密照片，建立严格的权限控制机制，确保只有授权人员才能查看和使用。
b. 建立操作日志，记录照片档案的访问情况，便于追溯和监控。
5. 照片档案的定期审查与更新a. 定期对照片档案进行审查，清理无用或重复的照片，保持档案的整洁性。
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为加强和规范企业照片档案管理，建立和健全照片档案管理制度，更好地开发利用照片档案信息资源，为企业生产建设和发展服务，制定本规范。
本规范规定了企业照片档案的采集范围、整理要求、保管利用、鉴定和销毁等规定。
本规范合用于企业各级档案馆、档案室的照片档案管理。
GB/T 11821-2002 照片档案管理规范DA／T 18 档案著录规则JGJ 25 档案馆建造设计规范中华人民共和国档案法实施办法中华人民共和国保守国家秘密法中华人民共和国保守国家秘密法实施办法下列术语及定义合用于本规范。
3.1 企业照片档案企业在各项活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。
企业照片档案普通由银盐底片(数码照片)、照片和说明组成。
3.2 数码照片数码照片：用扫描仪、数码照像设备获得的，以数字形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图象文件。
3.3 芯页用以固定照片或者底片，并标注说明的中性偏碱性纸质载体，是照片册、底片册的组成单元。
4.1 采集归档范围4.1.1 上级领导到本企业视察、调研、检查、指导工作的照片。
4.1.2 本企业主要职能活动形成的照片。
4.1.3 本企业发生的重大事件、重大事故、重大自然灾害的照片。
4.1.4 其他具有保存价值的照片。
4.2 归档要求4.2.1 对属于采集与归档范围的照片，应按照规定定期向本企业档案机构或者档案工作人员归档，集中管理，任何单位或者个人不得据为己有。
4.2.2 对反映同一内容的若干张纸质照片或者数码照片，应选择主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点的照片，以确保其原始性和真实性。
4.2.3 底片、照片、说明应齐全。
4.2.4 底片与照片影像应一致。
4.2.5 对无底片的照片应制作翻拍底片或者扫描成数码照片；对无照片的底片应制作照片。
4.2.6 数码照片、照片、文字说明应齐全。
4.2.7 拍摄数码照片像素应在 500 万以上，扫描数码照片分辨率不低于 600 pi,单幅数字照片不小于 3M ,文件格式应为 JPEG、TIFF 或者其他通用格式。
4.2.8 数码照片必须冲印纸质照片附说明一同归档。
4.2.9 数码照片归档时，对归档的载体及其技术环境进行检查，载体是否有划伤。
4.3 归档时间4.3.1 对符合归档范围的照片，在活动结束后，其摄影者或者承办单位应及时整理，向档案部门归档。
不便及时归档的，可随其他载体形态的档案同时归档。
4.3.2 档案管理部门应随时采集、征集零散的具有保存价值的历史照片。
5.1 整理原则照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、便于保管、利用为原则。
照片档案的底片应单独整理和存放，照片和说明一同整理和存放, 数码照片单独整理和存放，冲印出的纸质照片和说明一同整理和存放。
5.2 保管期限保管期限是按照片、底片、数码照片的价值划定年限，分为永久、长期、短期。
普通与其他载体档案保管期限一致。
5.3 密级密级是指照片、底片、数码照片保密程度的等级。
密级的划定按照《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》及各企业有关规定执行。
5.4 底片的整理5.4.1 底片的编号在全宗内编号，其格式如下：全宗号—保管期限—底片标识—张号。
全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
张号：在某一全宗某一保管期限内照片的罗列从“1”开始顺序编号。
5.4.2 底片存放5.4.2.1 底片放入底片袋内保管，底片袋的右上方应标明底片号。
底片袋用半透明的中性纸和中性胶粘剂制成的纸袋，对翻拍底片在底片袋左上方标明“F”字样。
对拷贝底片在底片袋的左上方标明“K”字样。
5.4.2.2 大底片应在药膜面垫衬柔软的中性纸张后，放入专用的档案袋或者档案盒中，注明底片号。
5.4.3 底片入册5.4.3.1 底片册普通由297mm × 210mm 大小的若干芯页和封面、封底组成。
5.4.3.2 应按底片号顺序将底片袋挨次插入底片册。
5.4.3.3 芯页的插袋上应标明相同的底片号。
5.4.3.4 大底片应与其他底片一同整理，单独按照底片号顺序罗列。
5.4.4 册内备考表册内备考表按 5.7.4。
5.4.5 底片册的要求5.4.5.1 底片册的封面应印制“底片册”字样；底片册的册脊应设置全宗号、保管期限、起止张号、册号等项目。
5.4.5.2 底片册按照全宗号、保管期限、册号的顺序立式罗列上架保管。
5.5 照片的整理照片的整理包括用底片和数码照片冲印成的纸质照片两部份。
5.5.1 照片的分类在全宗内按照“保管期限——形成年度”分类。
形成照片比较多的单位也可按“保管期限——形成年度——问题”分类。
分类方案应保持先后一致，不应随意变动。
企业也可根据自身的实际情况，合理选择分类方案。
5.5.2 照片的罗列同一活动、事件的照片或者数码冲印成的纸质照片按照时间顺序罗列。
不同活动、事件的照片应按照分类方案结合时间顺序等进行罗列。
5.5.3 照片的编号5.5.3.1 带底片的照片编号与底片编号相同，编号方法同 5.4.1。
5.5.3.2 数码照片冲印成纸质照片的编号格式为：全宗号-保管期限-数码标识—张号。
5.5.4 照片的入册5.5.4.1 照片册普通由297mm × 210mm 大小的若干芯页和封面、封底组成。
5.5.4.2 按照照片号顺序将照片罗列放入照片册。
5.5.4.3 大照片可放置在同大底片一样的专用档案袋或者档案盒中，并在档案袋或者档案盒上填写照片号，按照照片号顺序进行罗列。
5.5.5 照片存放将照片放入专用照片档案册保管，立式摆放。
对于大照片如果不能立式摆放，照片的水平堆放高度不宜超过 5cm。
5.5.6 单张照片的说明主要包括题名、照片号/底片号或者照片号/数码照片号、参见号、拍摄时间、摄影者、文字说明5.5.6.1 说明的内容题名：应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。
照片号/底片号：按 5.5.3.1 和 5.4.1照片号/数码照片号： 5.5.3.2 和 5.6.1参见号：指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。
拍摄时间：用 8 位阿拉伯数字表示“年月日”。
如 20221002。
摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。
文字说明：应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或者仅对题名未涉及内容作出补充。
5.5.6.2 说明的位置单张照片的说明，可根据照片固定的位置，在照片的右侧、左侧或者正下方书写。
5.5.7 大幅照片的说明对大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。
一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放地址。
5.5.8 组合照片说明的填写5.5.8.1 一组(若干张)联系密切的照片按顺序罗列后，可拟写组合照片说明。
采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。
5.5.8.2 组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。
5.5.8.3 应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量。
5.5.8.4 整理照片时因保管期限或者密级的不同，有些同组的照片可能会被分散到不同的照片册内，应在组合照片说明中指出这些密切相关照片的保管期限、册号、存放位置等。
5.5.8.5 组合照片说明可放在本组第一张照片的上方。
5.5.9 册内备考表册内备考表按 5.7.45.5.10 册内目录册内目录按 5.7.1。
5.5.11 照片册的要求5.5.11.1 照片册的封面应印制“照片册”字样；照片册的册脊应设置全宗号、保管期限、起止张号、册号等项目。
5.5.11.2 照片册按照全宗号、保管期限、册号的顺序立式罗列上架保管。
5.5.12 照片档案册目录照片档案册目录按 5.7.2。
5.6 数码照片的整理5.6.1 数码照片的编号数码照片的编号同冲印成纸质照片的编号相同，格式见同 5.5.3.2。
5.6.2 数码照片应刻录成光盘一式三套存储。
一套封存，一套借阅利用，一套异地保存。
5.6.3 刻制成只读光盘且选择一次性写入方式进行刻录。
5.6.4 全宗内按照保管期限、形成年度进行刻录，不同年度的数码照片不应存储在同一张光盘中。
5.6.5 刻录项目包括照片档案册内目录、数码照片档案文件夹。
5.6.6 册内目录内容见 5.7.1.1，文件名为：照片册号。
每张光盘内可刻录若干册。
5.6.7 数码照片档案文件夹内存放数码照片，文件夹名为：照片册号，每张数码照片的文件名为：数码照片号。
5.6.8 光盘单片装入相应的保护盒内，光盘盒上粘贴光盘号。
5.6.9 光盘编号格式为：全宗号—保管期限代号—光盘号。
5.6.10 光盘目录光盘目录按 5.7.35.7 目录的编制5.7.1 册内目录5.7.1.1 照片档案册内目录项目包括序号、照片号/底片号或者照片号/数码照片号、题名、摄影者、摄影日期、备注，可根据需要增加或者减少项目。
5.7.1.2 册内目录采用国际标准 A4 型(297mmх210mm) 规格，放在每册首页。
5.7.2 照片档案册目录5.7.2.1 照片档案册目录项目包括册号、题名、起始日期、终止日期、张数、备注等，可根据需要增加或者减少项目。
册号：每一个档案册的编号。
题名：概括册内全部照片的基本主题。
起始日期：册内照片的最早摄影时间。
终止日期：册内照片的最晚摄影时间。
张数：册内照片的总数。
5.7.2.2 照片档案册目录采用国际标准 A4 型(297mmх210mm)规格。
5.7.3 光盘目录照片档案光盘目录项目包括光盘号、题名、起始日期、终止日期、张数、备注等，可根据需要增加或者减少项目。
光盘号：每一张光盘的编号。
题名：概括每一张光盘内全部数码照片的基本主题。
起始日期：光盘内数码照片的最早摄影时间。
终止日期：光盘内数码照片的最晚摄影时间。
张数：光盘内数码照片的总数。
5.7.4 册内备考表册内照片情况的说明，放在每册的最后，包括照片情况说明、整理人、检查人和日期。
照片情况说明：填写照片缺损、修改、移出、销毁等情况。
整理人：负责整理归档照片的人员姓名。
检查人：负责检查归档照片整理质量的人员姓名。
日期：照片整理完毕的日期。
6.1 保管存放照片档案按照全宗号、册号的顺序罗列，上架保存。
数码照片档案光盘应装盒竖立存放。
6.2 保管条件6.2.1 保存底片的温湿度为：黑白底片最高温度 10-21℃，相对湿度 20-50%；彩色底片最高温度 2-10℃，相对湿度 20-50%。
6.2.2 保存照片的温湿度为：黑白照片最高温度18℃，相对湿度 30-50%；彩色照片最高温度2℃，相对湿度 30-40%。
6.2.3 保存数码照片的温湿度为：温度 17-20℃，湿度 35-45%，采用防磁装具设备保管。