物业管理公司财务制度及财务会计管理

物业管理公司财务制度及财务会计管

理

物业管理公司的财务制度

一、财务会计管理的涵义

财务是指企业为达到既定目标所进行的筹集资金和运用资金的活

动。在物业管理经营过程中,各类管理服务费、特约代办服务费、各种兼营性服务的收入和相应的开支等,就构成了物业管理公司的资金运行。

物业财务管理就是物业管理公司资金运行的管理,在资金运行过程中,包括整个物业经营出租、管理服务收费等资金的筹集、使用、耗费、收

入和分配。要按照政府有关规定,规范物业管理企业的财务行为,加强财

务管理和经济核算。物业财务管理的对象就是物业经营、管理、服务的

资金费用和利润。为了提高经济效益,扩大收入来源,使物业不断保值增值,许多物业管理公司实行”一业为主,多种经营”的方针,公司下属既有商业贸易部门,也有工程维修机构,还有出租物业及其它提供有偿服务服

务机构。

财务管理的主要内容有:对资金筹集运用的管理,固定资产和经租房

产租金的管理,租金收支管理,商品房资金的管理,物业有偿服务管理费的管理,流动资金和专用资金的管理,资金分配的管理,财务收支汇总平衡等

等。

财务管理的任务是:

(一)筹集、管理资金

这就是要保证物业经营的需要,加快资金周转,不断提高资金运用的效能,特别是提高自有资金的收益率。物业管理公司的主要经济来源是房租收入、物业有偿服务管理费收入,要大力组织租金收入,加强有偿服务管理费的收费工作,做到应收尽受,提高回收率。另外,在资金使用上,对各项支出要妥善安排,严格控制,注意节约,防止浪费。充分发挥资金的效果。

(二)经济核算

经过财务活动加强经济核算,改进经营管理,降低修缮、维修、养护成本,不断降低消耗,增加积累,提高投资效益和经济效益。

(三)多元经营

积极组织资金,开辟物业经营市场,”一业为主,多元经营”,不断寻求物业经营的新生长点,不断拓展物业经营的新领域,形成新优势。

(四)财务监督

实行财务监督,维护财经纪律。物业管理公司的经营、管理、服务,必须依据国家的方针、政策和财经法规以及财务计划,对公司预算开支标准和各项经济指标进行监督,使资金的筹集合理合法,资金运用的效果不断提高,确保资金分配兼顾国家、集体和个人三者的利益。同时,要在分

配收益上严格遵守国家规定,及时上缴各种税金,弥补以前年度亏损,提取法定公积金、公益金,并向投资者分配利润。

二、财务会计管理制度

财务管理制度是物业管理公司内部管理的重要制度,是保证有关财务管理工作规范化、标准化的一系列具体规定。可分为以下几类制度:

(一)会计核算方法及凭证账册制度

(1)管理部采用借贷复式计账法,会计科目和核算方法以企业单位预

算会计为主,结合管理部的实际,设置银行现金日记账、总分类账、各项

明细分类账;

(2)原始凭证是计账的依据,财会人员必须认真审核各种原始凭证,要求一切原始凭证必须手续完备、合法,内容真实,数字正确,日期和印章齐全,大、小写相符等,不得有白条报账,不得有涂改。一切原始凭证经审核无误后,才能填制记账凭证,据以记账;

(3)财会记账员应对一切原始凭证记账负责,账簿的记载不得挖补、

涂改或用褪色药水消除字迹,记账应使用钢笔,不准用铅笔或圆珠笔,发生错误应根据性质,采用划线更正或红线更正。凭证、账册应根据专人列册登记,妥善保管,不得丢失。有关会计报表、账册、会计凭证保存年限按

上级规定办理;

(4)指定专人保管一切未使用的重要空白凭证,如支票、现金收据、

发货票据等,动用时由领用人办理领用手续。对误写的收据或作废的支票,

应注销作废章,妥善保存,不得销毁废弃。

(二)货币资金管理制度

(1)严格按照国家有关现金管理制度的规定,除抵补现金库存外,非经银行同意,不得将业务收入坐支留用,严格分清收支两条线;

(2)做好库存现金的保管工作,有关证券和现金必须放在银箱内,确保安全。对指定使用备用金的人员必须进行定期检查、核对,做好备用金的管理,库存现金不得超过银行规定的限额。

①建立健全现金账目,做到日清月结,钱账相符,杜绝白条抵库或账外现金,禁止私立”小金库”;

②对超过现金收付限额以上的收付款项,必须经过银行结算。

(三)费用现金报销制度

为了加强现金报销管理,严格执行财政纪律,对各项现金报销拟定以下制度:

(1)差旅费报销制度(具体内容略,下同);

(2)加班费报销制度:

(3)医药费报销制度;

(4)客饭招待费报销制度。

(四)往来账目清理制度

做好结账收付款的工作是保证管理正常运转的重要环节。财务人员要及时结账收款,摧收应收账款。过月未收的账款,要上门催收。对月终

尚未清理的债权债务,应查明原因,列出清册。财会人员不能解决的事项应及时上报领导。

(五)会计报表制度

会计报表是经营收支执行情况的重要组成部分,其书写报告是领导和上级主管部门了解管理部经济状况和领导工作的重要信息资料,也是编制下半年收支计划的重要依据。因此,要保证报表的数据准确,内容完整,报送及时,手续完备。对年度结算报表,应附有分析收支计划执行情况的说明。

(六)固定资产管理制度

1.固定资产的涵义

固定资产是指使用期限较长,单位价值较高,在使用过程中保持原有实物形态的资产,是管理部门进行有偿服务所必须的物质条件。为保证固定资产的安全完整,提高使用效率,应管好用好这些资产,提高服务效益和经济效益。

2.固定资产的范围和分类

(1)凡单价在200元以上的一般设备,单价在500元以上的专用设备,其耐用时间在一年以上的,均列为固定资产;

(2)不满上述金额的设备而耐用时间在一年以上的大批量同类财产,也列为固定资产;

(3)固定资产分为房屋及建筑物,专用设备,家具设备,电器设备,一般

设备等大类。

3.固定资产的账务处理

(1)固定资产实行分级管理,物资管理部门应建立分类明细账和固定资产登记卡,使用部门应掌握本部门的物品情况,建立物品使用登记卡;

(2)购入、自制和馈赠的固定资产,一律开具验收单,并填写登记卡,标明编号;

(3)固定资产领用时应填写领用单,并由使用人在登记卡上签名,表明其设备由其保管使用;调离岗位时应将物品缴回,并注销账卡;

(4)固定资产的报废、报损,应由部门填写报废、报损单,经财产管理部门审核后,按批准权限逐级审批,方可核销;

(5)固定资金调拨,应严格按规定办理。调拨时,先由部门填写调拨申请单,经双方部门领导和上级主管部门签章后有效,使用部门不得自行处理。

4.固定资产的管理职能

(1)固定资产管理员应负责管理部全部财产的管理,办理固定资产的购置、验收、领发、建卡、报废、报损的处理及账务核算工作,做到账、卡、物相符,每年末进行一次清点、核账,并及时调整账目;

(2)为保证固定资产账、卡、物的准确性,管理部门和使用部门要相互配合,定期进行盘点,盈、亏要填表,经过财务部门调整账、卡。

三、财务管理的机构及职责

(一)财务部门机构的设置

物业管理公司的财务会计与其它行业的机构设置也大致相同,只是工作内容和方法有物业管理行业的特点。根据物业管理公司的具体情况、资质等级及规模大小、人员能够灵活配备。财会部门一般可设置下列人员:财务会计部经理、主管会计、出纳、电脑员、统计员、收费员。

(二)财会人员的岗位职责

1.财会部经理

(1)向企业领导人负责,组织公司的财会管理工作,当好企业负责人的经营管理参谋;

(2)每月、每季审核各种会计报表和统计报表,写出财务会计分析报表,送企业法人审阅;

(3)检查、监督物业管理各项费用的及时收缴,保证企业资金的正常运转;

(4)审核控制各项费用的支出,杜绝浪费;

(5)合理有效地经营管理好企业的金融资产,为企业创造利润;

(6)根据物业管理行业的具体特点、依据财会管理有关法规、政策、文件,制定财会管理具体制度和操作程序;

(7)组织拟定物业管理各项费用标准的预算方案,送企业领导、业主委员会和相关主管部门审核、修定;

(8)研究熟悉和实施相关的工商、财会及税务、物价等管理制度,运

用法律、行政处分和经济手段保护公司的合法权益。

2.主管会计

(1)向部门经理负责,具体组织好本部门的日常管理工作;

(2)每日做好各种会计凭证和账务处理工作;

(3)每月、每季按时做好各种会计报表,定期向业主委员会公布管理收缴及使用情况;

(4)负责检查、审核各经营管理部门及下属机构的收支账目,向企业领导及时汇报工作情况;

(5)检查银行、库存现金和资产账目,做到账账相符,账实相符;

(6)按照物业管理的行业特点和需要,分类计账;完成企业领导交办的财会工作。

3.出纳

(1)遵守公司员工守则和财务管理制度;

(2)管理好公司的现金收付、银行存款的存取,保管现金、有价证券、银行支票等;

(3)及时追收企业各种应收款项,保护企业和业主利益不受损失;

(4)编制有关现金收付记账凭证、现金日记账、银行日记账的工作;

(5)及时办理各项转账、现金支票,按月将银行存款余额与银行对账单核对相符,并交会计作账。

4.统计员(电脑员)

(1)及时统计、存储各种费用收付资料,供主管会计参考;

(2)维护好电脑设备,保管好所有资料,对变动资料数据应及时修改并存储;

(3)及时输入打印收费通知单,保证费用的按时收缴。

5.收费员

物业管理企业所辖区业主(住户)较多时,可专门在各管理处配备收款员,其职责是:

(1)负责物业管理费等各项费用的通知和收缴;

(2)对缴费情况随时进行统计,及时追讨欠缴费用;

(3)承接与物业管理相关的经营服务收费,为业主办理各项公用事业费的缴付;

(4)和业主(使用人)交朋友,争取她们对物业管理工作的理解和支持,协助搞好”窗口”服务;

(5)完成企业和部门领导交办的其它任务。

在物业行业,服务质量的好坏直接影响着物业管理整体水平的高低,其重要性不言而喻。随着物业管理工作各种资料的不断积累,服务质量综合测评办法的不断严密,各种标准的定性和定量化,管理部门(包括公司决策层、管理层、执行层)面临着全面协调各项管理工作,并把在管理过程中发现问题加以分析处理,不断改进工作、提高管理效果的问题。

一、循环的引入和建立循环的可行性

我们做任何工作,一般都是要事先有个设想,然后根据设想进行工作。在工作进行中或工作进行到某个阶段以后,还要把工作结果与原来的设想进行对比,这一过程一般叫做检查。用检查的结果再来改进工作或修改原来的设想,这一过程在管理学中称为处理,这就是我们做工作的一般规律。在国外,有人把它总称为PDCA循环,它是英文Plan(计划)、Do(执行)、 Check(检查)、Action(处理)四个词的第一字母组合。它反映出,做工作必须经过四个阶段:第一阶段就是计划,包括方针、目标、主导思想、主题、宣传计划、活动方案等;第二阶段就是执行,即按计划实际去干;第三阶段是检查,即活动完成了或活动过程中检查哪些错了,哪些对了。经过检查肯定效果,找出问题;第四个阶段就是处理,把成功的经验加以肯定,形成标准,失败的教训也要总结,以后克服。以后的工作要按标准进行,没有解决的问题转入下一循环。PDCA循环的建立,基于两个方面:一是全员管理,即包括管理者被管理者全部参与管理,只是循环的范围有差别;二是各种成绩、错误、问题等要素尽可能地量化,不能量化的部分要标准化,即形成制度。服务质量综合测评方法的使用,将服务质量问题量化。这在客观上为PDCA循环打下基础。

二、建立物业管理循环机制

物业管理工作在形式上属于条块结合。从全公司的角度来讲是条条管理,公司董事会(总经理→职能部门→各管理处→个人);从各物业小区的角度出发又属于块块管理。

1、大环套小环,互相促进

PDCA循环做为管理中的一种科学方法,具有规律性的特点,适用于物业管理工作的各个方面、各个环节。因此整个公司物业管理是一个大的PDCA循环,依次类推,直到员工个人。

职能部门(工程部、综合部、保安部等)根据公司制定的物业管理工作计划,制定本部门的管理工作计划;有关部门根据公司及职能部门的管理工作计划制定本工作部门管理工作的计划,接着各管理处、各部门、楼层,直到落实到每个人的计划(例如:个人工作目标计划)。

上一级PDCA循环是下一级PDCA循环的根据,下一级PCDA循环又是上一级PDCA循环的贯彻落实的具体化,经过循环把物业公司各项管理工作有机地联系起来,彼此协调,互相促进。

2、爬楼梯

P、D、C、A四个阶段周而复始地运转,而每一次动转都有新的内容和目标,因而也意味着前进了一步,犹如爬楼梯逐步上升。在物业管理工作中,经过一次循环,解决一批问题,制定一些措施,水平就有了新的提高。

3、处理是管理效果稳定提高的关键

处理就是指总结经验、肯定成绩、纠正错误,”以利再战”。处理的内容包括PDCA循环中的各个阶段和PDCA循环执行者的主观因素。在处理阶段中,必须对成绩和错误都加以标准化(量化)、制度化(定性),以便

在下一循环中巩固成绩,避免重犯错误。

对于PCDA循环,由于处理方法不同,其效果也不一样。一种处理方法是总结经验、肯定成绩、纠正错误,经过开会总结,把这些经验和教训落

实在一个记录本子上或者是某个总结报告上。当前,这种处理方法比较常见。另一种方法是:成绩和教训中的主要东西加以标准化、制度化,落实

在各有关部门的规章制度、工作规程上,或者以管理通报的形式公布出来。

两种处理方式产生的效果截然不同,前者落实在小本子或总结报告上,这是个没有约束力的东西,能够贯彻也能够不贯彻。管理人员调动、小本子丢失或换上新手,一切都得从头开始,过去存在的问题会重新出现,管理效果不会出现大的提高。后者由于成绩和错误都落实在有关部门的规章

制度、工作规程或通报上,对有关人员有较强的约束力,即使新来的人员,也可避免重犯原来的错误。这样就能够从点滴各累经验,效果能够稳步提高。

三、解决问题,改进物业管理工作的八个步骤

为了解决问题,改进物业管理工作,我们把PDCA循环具体化为八个步骤:

1、分析现状,把影响管理效果的优、劣势找出来

2、分析影响效果的各种原因或因素

3、找出影响管理效果的主要因素

4、针对主要因素,制定措施,提出行动计划,并预计效果。措施和计划应具体明确。一般要达到:为什么要制定这一措施和计划,由谁执行,什么时候开始执行,何时完成以及如何执行。

以上四个步骤也就是计划阶段的具体化。

5、执行措施和计划。按计划执行,严格落实措施。

6、检查。也就是调查采取措施的效果,这是检查阶段。这一阶段是非常重要的。

7、总结经验。也就是巩固成绩,把成功的经验和失败的教训都规定到相应的标准和制度中,防止再发生过去已发生过的问题。

8、提出尚未解决的问题

以上7、8两个步骤是处理阶段。

上面八个步骤是一环扣一环,不能有丝毫的脱扣现象发生,而且需要利用大量的数据和资料,才能做出科学的判断,然后对症下药。

四、运用统计学原理解决问题。

(一)用排列图解决三中:1、3、6三个问题。

1、根据”关键的少数,次要的多数”这个管理学的原理,把影响物业管理服务效果的各种问题或原因按其不同类型整理出数据,然后按问题的多少排列做图。以直观的柱条形长短及其累计频率(百分比),用曲线来表明影响效果的关键所在。

2、按部门排列

从排列中不难看出,由于车位纠纷、外来人员出入和水、电维修质量引发的投诉事件占到总投诉事件的55.07%,加上保安人员的礼貌和礼宾服务问题,投诉事件达到76.80%,其中由于待人接物(车位纠纷、外来人员出入、保安人员礼貌、礼宾服务)的占68.86%,已相当可观。综合以上指标,由于待人接物、水电维修、卫生三项占到投诉的85%以上。

从排列中可看出,被投诉服务质量事件中,保安和事务占到81.15%。

结论:

A、在所有投诉事件中,主要原因是待人接物,主要分布在保安和事务部门。本次PDCA循环中,必须找出原因,制定切实可行的措施,改进工作。

B、水电维修、卫生、信报收发属重点防范的原因;工程部门一方面加强教育,一方面加入下一个PDCA循环。

C、开水送达等问题属少数,放入下一个循环中解决。

结论A中需要找出原因。我们把这个原因看作由于某些因素而促成的结果。

(二)用因果图解决三一2问题:分析产生问题的原因(因素)。

1、明确问题(”结果”出了什么问题)

使用排列图找出了服务质量投诉的主要原因。主要是由于接物上占60.86%,问题多发生在保安和事务部门中。

2、画因果图:(图三)

以结果(车位纠纷)为主干,定出造成纠纷的原因为中枝、小枝、细枝。一直分析到能够采取措施为止。对特别重要的原因附以标记。

因果图做出后,对找到的原因要加以处理,确定是改进,还是维持。从图三中可看出,产生的原因有四项十三条,其中影响最大有6条:a、态度不好;b、脱岗;c、缺乏业务知识;d、泊位设计不合理;e、矫横;f、车辆过大。其a、b、c是做为服务主体的保安造成的;d是由于物业服务的场所设计不合理造成的;e是服务对象的原因造成的;f 是车辆原因造成的。服务质量综合测评方法的使用,竞争机制被引入,分配制度被量

化,a、b、c三条的情况会得到相当的改观;d则应采取相应措施,与开发商(或业主)协商改进泊位的设计;f属社会原因,物业公司的权限内无法解决,e为服务的主体一定要教育保安对顾客做耐心、细致的工作,”晓之以理,动之以情”,避免纠纷的发生。主要原因解决后,次要原因能当时解决的就解决,解决不了的能够做为一个问题转入下一个循环。

经过分析、处理后的因果图,所得出的结论就是我们一般好的经验、教训。我们把结论加以标准化、制度化,形成的约束力的东西,并加以推广,就起到”成果”转入”生产”的作用。

五、循环机制与服务质量综合测评的关系

循环机制与服务质量综合测评是相辅相承的,是一个有机的统一体,服务质量综合测评把工作人员的工作态度,工作业绩,服务质量诸方面的情况以量化的形式表现出来,在这个过程中,从工作人员到各有关部门都

是管理者,在客观上为循环机制的实施奠定了基础;循环机制把”服务质量综合测评”量化后反映出来的问题,经过分析、处理,对需要解决的问题采取措施,加以标准化、制度化,同时又反映到了服务质量综合测评上,随时可检验服务质量综合测评办法制定的是否合理。

服务质量综合测评能否实事求是地、顺利地实施,归根到底取决于管理者。循环机制如同一个由大大小小的圆圈组成的链条,把所有的管理者都联系起来,哪一个环节工作者缺乏主动性,就会发生循环障碍,如同把链条的一部分断开,循环机制就无法运转,这个环节所属循环的其它部门就明确了责任者。与此同时,更大的或更小的循环圈的机制也会发生障碍,同样能够明确责任者。总之,循环机制是一个同步运行的整体,只要开始运行,每个管理者就必须为自己所担负的责任负责。循环机制为服务质量综合测评的实施提供了必要的组织管理保障。