北京某科技公司行政管理细则1

威奥特信通科技

行政管理细则

为保证公司正常的工作秩序和良好的办公环境，更好的为公司各部门和公司全体员工服务，使公司各项行政管理工作有章可循，特制定威奥特信通科技行政管理细则。

一、公司行政管理细则包括：《办公管理规定》、《办公用品管理规定》、

《规定》、《复印机和传真机使用管理规定》、《合同管理规定》、《会

议规定》、《印章管理规定》、《机动车辆管理使用规定》10个部分。

二、本管理规定作为公司员工入职培训教材的容之一。

三、本管理规定的最终解释权属公司经理办公会，公司经理办公会有权

根据国家、市及公司实际需要修改本规定各项条款。

四、本规定自批准之日起执行。

拟制：日期：

审核：日期：

批准：日期：

办公管理规定

为了加强公司各部门办公室的部管理，营造良好的办公环境，提高工作效率和质量，对员工应遵守的纪律和必具的精神风貌，特作如下规定：

一、仪表仪容

1.公司所有工作人员在工作时间应保持良好的个人仪表，精神饱满，举止文明，

礼貌待人。

2.公司所有工作人员必须衣冠整洁，按着装规定要求执行。任何时候，在工作

场所不得穿短裤、背心、拖鞋，皮鞋要保持干净、光亮。注意言行举止，不得当众整理个人衣物。

3.员工要保持个人身体、面部、手部清洁，工服要保持干净、整洁。

4.上班前不吃异味食物以保证口腔清洁。

5.员工仪容、仪表要符合自然大方的要求，头发要常洗，不得有头屑并梳理整齐，

不得混染和制作怪异发型。男员工应每日修剪胡须，发不盖耳遮领，不得剃光头，不留鬓角、胡须。

6.女员工上班尽量化淡妆，但不得浓妆艳抹和喷过浓的香水，男员工不得化妆。

7.员工上班期间，应随时自查仪表仪容，发现问题及时纠正。

二、行为举止

1. 举止应大方得体，与人交谈双眼应平视对方，不要左顾右盼。

2. 遇上级领导或有客来访，应立即起身相迎并问好，先请来访人员入座后，自

己方可坐下；来客告辞，应起身移步相送。

3. 站立的正确姿势应是：双脚与两户同宽自然垂直分开（体重落在双脚上），肩

平、头正、双眼平视前方、挺胸、收腹。

4. 注意走路姿势，在楼道行走脚步要轻，不得奔跑（紧急情况下除外）。

5. 进入上级领导或其他部门办公室前，应先立在门外轻叩门三下，征得同意后

方可入；若进去时门是关住的，出来时则应随手将门轻轻带上。

6. 进出办公室、电梯时，应主动上前一步先拉开门或按住电梯按钮，请同行的

客户、女士或来访人员先行。

7. 对客户或来访人员提出的询问、疑难、要求、意见，要耐心倾听，在不违背

制度的原则下，有问必答并做到回答准确（对自己无把握回答的应婉转地表示歉意，联系有关人员给予解答，或留下文字记录，限时予以回复）。

三、言谈

1. 声调要自然、清晰、柔和、亲切，不要装腔作势，声量不要过高，亦不要过低，

以免客人听不太清楚。

2. 不准讲粗言、使用蔑视和污辱性的语言。

3. 说话要注意艺术，多用敬语，注意“请”、“”字不离口。

四、应答

1. 所有来电，务必在三响之接答。

2. 接，先问好，再报单位，后讲“请问能帮您什么忙？”不得倒乱次序。

3. 通话时，听筒一头应放在耳朵上，话筒一头置于唇下约五公分处，不得使用免提

功能键，中途若需与他人交谈，应用另一只手捂住听筒或按闭音功能键。

4. 必要时要做好通话记录，通话要点要问清，然后向对方复述一遍。

5. 对方挂断之后，方为通话完毕，任何时候不得用力掷听筒。

6. 在公司严禁拨打声讯服务；尽量避免打私人；家人有急事来电，应从速、简洁结

束通话，他人接听，只代为记录、转告。

五、办公纪律

1.员工应严格按公司考勤制度守时守纪。

2.保持办公室肃静，工作时间不得大声喧哗、呼唤、打闹、嬉笑、奔跑，不得

哼唱歌曲、吹口哨，妨碍他人办公。

3.坚守岗位，集中精力做好本职工作。工作时间不离岗、串岗、不吃零食、闲

聊、打瞌睡、躺卧、打牌、听看与工作无关的音乐和书刊。

4.上班时间严禁炒股或办私事，因公外出应向本部门负责人请假，说明去向和

工作容。

5.接待来客询问，不得泄露公司管理制度、ISO9000质量体系容等有关公司秘

密的事项。

6.参加各类会议，应按时到会，保持会场肃静，对重要事项应做好记录。

7.保持办公区整洁、有序、卫生清洁，不在办公场所吸烟、吐痰。

8.爱护一切公有财物，节约使用办公用品，节约用电，做到人走灯灭，关闭门

窗、空调。

9.下班后，及时整理办公桌椅，锁好门窗、抽屉及文件柜。

六、办公场所卫生

1.保持办公区的整洁卫生，办公室应窗明几净，办公桌要求无尘土，严禁在室

放置和乱扔各种杂物。

2.办公桌面上的文件、办公用品和设施要码放整齐，便于查找，严禁放置与办

公无关的杂物，严守制度。

3.办公区，所有废弃物及容器等须在指定地点集中堆放，专人负责管理。

4.临时离开办公桌时，座位要放回原位。

5.办公室墙面除悬挂与工作有关的地图、规章制度、奖状、白板之外，不得悬

挂与工作无关的物品，悬挂物要统一悬挂在同一水平线上。

七、办公场所安全

1. 办公场所不得随意堆放易燃易爆等危险物品；不得存放现金、首饰等私人贵

重物品。

2. 办公电器设备（电脑、传真因工作需要除外）下班后必须断电，以免发生意

外事故。

3. 办公室无人时，一定要锁好门窗，防止物品及文件的丢失；下班后要仔细检

查并确认任何治安、消防隐患后方可离开。

4. 办公桌椅、消防器材和设备应根据实际布置定期检查、保证完好。

公司机要部门（财务部、档案室等）应有加固的防盗门窗和防盗、报警设备。

接待来访人员的规定

1、公司各部门业务关系人员来访或洽谈合同等事宜，由人事行政部向被访人员

予以通报。

（1）经被访人员确认后，由前台秘书负责将来访人员领入会客地点。

（2）被访人员拒绝接待的，前台秘书应婉转回绝或请来访者留下口信，信息由前台秘书转达当事人。

2、被访人员不在公司，可以通知被访人员直属上级或由人事行政部前台人员予

以接待，并将信息转达当事人。

3、一般来访，应在前厅会客室接待。

4、外来人员需要进入公司办公区域协助工作的，时间在2天以上的，应到人事

行政部备案，由人事行政部配发临时工作证件，凭此出入公司。

办公用品管理规定

1、公司办公用品的采购、存储、发放由综合办负责，发放后的办公用品的保管

由领用人负责。

2、新入职员工，因工作需要可以领用以下办公用品：

签字笔一支、文件袋一个、文件筐一个、笔记本一本、磁盘一。

3、员工离职后除消耗性用品外，其余物品交回综合办。办公用品丢失及人为造

成损坏，需要按照原价值的100%予以赔偿。正常使用损耗，以旧换新。

4、公司各部门按需领用办公用品。领用特殊办公用品，需要填写《办公用品申

领单》，经部门经理签字，综合办经理审核后，予以发放。以下办公用品做特殊规定：

（1）名片夹、名片盒、计算器、磁盘盒由部门经理领用，并负责保管；（2）电池以旧换新，磁盘应节约使用。

（3）办公设备所用硒骨、墨盒、粉盒以及各种规格的复印纸由前台秘书负责统

一领出。

6、综合办于每月31日统计本月公司及部门办公用品耗存和领用情况。

制度

一、围：

1、公司重要的文档性资料及公司高层签发的相关文件。

2、市场调研分析报告及对策、各种技术方案，质量体系文件以及公司开发的计

算机管理软件等。

3、销售方案、业绩；人力资源管理规章制度，公司掌握的员工部档案和员工个

人资料。

4、公司财务帐目、报表和公司现金流量。

5、公司掌握的客户资料，其中客户的身份、住址、联络方式、职业、公司情况、

私人及商务行程安排以及个人习惯等。

6、公司经理办公会讨论、通过、形成的重大决策、决议、政策性文件以及相关

会议纪要。

7、标有“”、“绝密”的各种报告、文件、请示等。

8、未经公司领导批准公开的文件、资料、图纸、档案等。

9、在公司规定的层次、知密围以的文件、资料、决策、档案等；

10、在公司规定的时限的各种文件、资料、决策等；

11、公司总经理明示的其他需要的事项。

二、原则：

1、所有围的各种文件、图纸、资料等由公司行政部统一管理，任何人不得据为

己有，借阅需按规定程序，及时归还。

2、所有在围的各种文件、图纸、资料等未经副总经理或总经理批准，不得对外

传阅、复印或通过电子等其它方式对外泄露。

3、员工不得探听或泄露公司的，不得与知密围以外的人员谈论公司。

4、未经副总经理或总经理批准，不得以公司名义对外发表任何有关公司的意见、

文章、信函、报告、请示、谈话等。

5、对外联系工作、签定合同、谈判、参加各种会议及外事活动，均要取得公司

副总经理或总经理的授权。授权以外涉及的问题，应予以回避。

6、公司各级别员工无论任何理由，一律不得将文件、图纸、资料、档案等携带

回家。下班前必须将文件整理锁好，不得任意摆放在桌面。