秘书学概论复习资料整理

秘书学概论复习资料1、秘书的涵义P1（1）宫中秘藏之书：在我国古代，秘书是指皇宫里秘密珍藏的图书资料（2）辅臣（3）行政职位：政府秘书均属国家公务员，秘书长属政务类公务员，一般秘书是事务类公务员（4）社会职业：属于第三产业（限服务性行业），处理文书、事务的知识与能力，管理能力2、秘书的层次P4中国：①省、厅两级为高级秘书②处、科两级为中级秘书③科员级一下为初级秘书（基层机关和大多数小型企业由于级别和资金限制，无法任用高、中级秘书。

三资企业是例外）国外（英国）自己看书P5①行政级：名牌大学且专业训练，不得参与政党活动②执行级：文官学院或行政学院③文书级：大专毕业生④助理文书级：高中毕业生经过短期职业培训3、秘书的工作内容（办文、办会、办事）P7（1）文书撰写：上司口述或会议记录、整理、文件起草、修改、润色等（2）文书制作：打字、复印、编排、装订等（3) 文书处理：收发、传递、办理、保管、立卷等（4）档案管理：归档、鉴定、管理、提供等（5）会议组织：准备、记录、文件、善后等（6) 调查研究：计划、实施、分析、研究等（7）信息资料工作：收集、整理、提供、储存等（8）信访工作：群众来信来访、或顾客投诉处理等（9）接待工作：日常来访与计划来访接待、安排、服务等（10）协调工作：政策、工作、地区、部门、人际关系等（11）督察工作：政策推行、或决议实施的督促、检查等（12）日程安排：为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等（13）日常事务：通讯、联络、值班、生活、管理等（14）办公室管理：环境、设备、经费等（15）其他临时交办事项4、秘书工作的作用P10（1）助手作用（2）参谋作用（3）协调作用（4）信息枢纽作用（5）公共关系作用5、秘书学的研究对象P14①秘书工作：内容、规律、要求、机构、职能、程序、方法②秘书人员：知识、技能、素质、职业道德6、我国秘书工作职能的转变P19（1）支持决策，由提供信息转变为既提供信息，又拟制方案（2）辅助管理，由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制（3）处理信息，由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息（4）计划工作，由重在层层传达计划转变为重在独立企划7、秘书与秘书工作的起源P28（1）古代秘书的工作名不符实，只能从现代秘书的基本职能去考察。

从“辅助管理、处理文书”角度出发，秘书的起源可以追溯到黄帝时代。

上古时代的“史官”和“纳言”可以看作是最早的秘书官。

（2）文书工作随着文字的出现、国家的产生而产生。

最初的文书工作是有人去制作、处理和保管国家进行管理需要的有内容、有条理、有一定形式的文书。

夏朝出现公务文书——典志，管理典志的官职为——太史令；《尚书》是现存我国最早的政治文件汇编，其内容大部分是帝王对臣民的训令、文告和出征前的誓词。

信访工作此时也有了起端8、外国秘书工作的特点和趋势P43特点：普遍化（辅助性强工作适应面广）、年轻化、女性化趋势：①由事务型转为智能型（办公自动化程度提高，许多事务型工作如记录、誊写、校对、报表、档案使用电脑越来越多的秘书进入高级秘书阶层）②秘书工作日益专业化：分工日细，技术要求越来越高③秘书人员高学历、秘书工作的永业化9、秘书工作机构的设置原则P50（1）精简原则（提高工作效率，避免人浮于事）（2）纵向层次尽量少（上下沟通方便、及时，避免中间阻隔和官僚主义）（3）横向幅度可适当加大（秘书工作涉及面广、头绪多、事务繁杂）这是由秘书工作的特点决定的，也是由国家行政机关明文规定的9、秘书工作机构的名称与组织形式P51名称：①秘书长或办公厅主任领导下的办公厅（室），其名称由机关、单位或首长名称加秘书机构名称两部分组成（国务院办公厅）：通关政策研究、日常行政与机关事务②以“秘书”命名的局、处、科、室、股，统辖于机关、单位或办公厅之下，负责文书、会务、联络、接待组织形式：分理制或综理制①分理制：中央的秘书工作机构“办公厅”（部级机构）国务院办公厅分设秘书局、机要局、信访局省、部的秘书工作机构“办公厅”（厅局级）市政府办公厅分设秘书处、机要处、信息处余下等级为“办公室”②综理制：所有秘书工作由办公厅或办公室统一或分派人员办理。

下面不在分设部门（工作量不太大的机关）社会团体的秘书工作机构10、秘书工作机构的职能P54（1）助手职能：表现在帮助或代替领导部门处理日常文书、通讯、联络、接待等事务，节省领导的精力与时间；帮助领导管理和维持下属部门和人员各项日常工作的正常运转；承领导之命检查和督促下属部门和人员的工作情况；经领导授权调查或处理突发事件或完成特殊使命；还表现在会议、文件、廉政等方面为领导把关。

（2）参谋职能：表现在调查与提供领导决策所需要的信息资料，支持领导决策；参与研究情况，提出分析或预测意见；应领导要求参与讨论或制定工作计划或实施方案；对下属组织或部门各种文件中的问题或差错提出解决建议或修改意见；对领导未能顾及的突发事件或工作缺陷提出应变计划或弥补措施；收集并研究反馈信息，为领导再决策提供依据。

（3）枢纽职能：秘书部门具有沟通上下、联系左右的枢纽职能。

这主要表现在：向下级传达领导部门各种书面指示、计划、批示、通知以及口头指令；向下级转发上级领导和政府机关及有关部门的政策、法规、指令性文件；向下级转发相关地区、单位、部门的有参考价值的文件；向领导部门呈报下级的书面请示和报告（4）协调职能：秘书部门还负有在上下左右之间沟通、协商，以消除隔阂、调整关系、调解矛盾，达到平衡、和谐、合作、统一的协调职能。

具体表现见书（5）保密职能：秘书部门在机关和企业中处于中枢地位，负责保管各种机密文件、资料，负责组织机密会议、安排重要会晤，又是各种信息的集散地，自然负有保密职能，主要表现见书（6）公关职能：在不设公关部门并无专职公关人员的组织中，秘书部门还承担着处理公关关系的职能。

秘书部门应本着“广结良缘、内求团结、外求发展”的原则处理好各种公共关系11、秘书工作机构成员P58①不同层次要求：高、中、基层②群体优化：科学组合应遵从“异质结合”；合理分工，密切合作；不仅在组合之际，还要在运用过程中优化12、秘书人员的自我管理P62一、工作管理：首先要有明确的工作计划。

其次是要区分轻重缓急，决定工作次序，有条理地去进行。

但无论做什么都要高标准、严要求。

二、行为管理：秘书人员应根据不同的工作任务、不同的工会对象、不同的工作环境来采取适当的行为方式。

秘书要做事干净利落，动作准确到位。

秘书还应做到任何场合都不能背后议论上司的长短，不谈论或泄露别人的隐私。

三、时间管理：秘书应科学地支配时间和充分地利用时间。

大段或小段时间应用，控制工作时间的弹性幅度四、办公环境管理；秘书应注意对办公室、办公桌及用品、办公室内外环境的管理（提前15分到办公室打扫）。

13、气质与性格P74现代心理学家把气质解释为人的心理活动的强度、速度、灵敏度等典型的、稳定的心理特征。

气质表现为人的感受性（感觉能力的大小）、耐受性（感觉的强化或消退）、敏捷性（言语、动作、记忆、思考、注意力转移的快慢）、可塑性（根据外界事物变化而改变自己适应性行为的程度）、兴奋性（情绪兴奋的强弱和情绪表现的强烈程度）、倾向性（情绪、言语、动作等反应倾向于外或是倾向于内）。

气质和性格的关系气质部分地决定或构成了人的性格。

胆汁质的人勇猛、果断、顽强，但是暴躁粗心；多血质的人热情、开朗、活跃，多变、缺乏毅力；粘液质的人温顺、随和、文雅，但胆小、犹豫不决；抑郁质的人冷静、细心、坚定但固执己见。

气质是先天性的、遗传的，性格虽与气质有关，却在更大程度上受后天影响，也即，性格可以改变，可以有意识培养。

气质、性格与秘书职业的关系 p7514、心理调试P77①博览群书、开阔胸襟②培养广泛兴趣、丰富业余生活③善于反省、自我调适④倾诉、宣泄、调节情绪15、秘书的考核P871、考核内容：①德:政治思想品德。

政治态度、思想作风、遵纪守法、廉洁奉公、遵守职业道德和社会公德②能：工作能力。

管理、办事、操作、业务和技术③勤：工作出勤率和工作态度④绩：工作业绩。

工作任务的数量、质量、时间。

终点考核工作实绩2、考核标准：①直接量化②比率化③综合指标化④类比指标化3、考核方法：①平时考核：每月一次②年终考核：自我评价、办公室或业务部门民主评议、主管领导审定16、秘书的角色意识P92①共性意识和个性意识②角色组合③配角意识与主角意识17、人际关系的内容和方式P93人际关系的含义：这里所讨沦的人际关系是指人与人之间在学习、工作、生产、交际等社会活动中所发生的交往关系。

这是一种社会性、职业性的关系影响因素：①距离的远近②交往的频率③态度相似性④需要的互补性⑤情景因素⑥中介因素障碍：①心理障碍（自卑感、羞怯感）②语言障碍（语言、语义）③地位障碍④物理障碍方式：①语言②体态或身势③物质自主性：强调行为目的、基本态度的独立自主以及也不违反社会制约的条件下有自己独立的行为方式和独特的魅力。

适应性：根据社会的共同要求，采取人们普遍能接受的方式以表现自己的行为态度．达到自己的行为目的。

18、礼貌和礼仪P97入际关系中尊重的最初步也是最基本的形式就是礼貌。

礼貌要求秘书在公司或其他场合会见领导、上司、同事或客人时，首先应做到服装整洁、修饰得体，表情自然，待人接物时，面带真诚的微笑，举止文雅；与人交谈时，用语得体、口齿清晰、语音温和。

在各种交际场合自觉注重和严格遵守各种礼仪礼节。

礼仪是人际交往中约定俗成的行为方式。

如与客人见面时应抢上一步，顿首、微笑、主动伸手、问好，以示敬意，握手对应真诚地注视对方，并稍稍用力。

但与异性见面时要看对方是否有握手的意图和习惯，不宜鲁莽。

称呼也要得体，不知对方姓名、身份时，可一般称“先生”、“小姐”。

已知时，可用姓名加姓氏或职称、学衔称之，比如“张经理、李科长、王教授”等等。

作自我介绍时应简明扼要，姓名、单位及部门、职务即可。

送名片时应双手递上，文字应正向对方；接名片后应注意先看或轻读一遍方可收好，同时应说：“久仰久仰。

”为人做介绍时，应注意先客人后主人，先女土后男士，先年龄、地位高者后低者，诸如此类等等。

19、秘书与上司关系的处理原则P100（1）主动配合、适应（2）服从，但不盲从（3）委婉提醒，适时规劝（4）维护上司间的团结20、办公室的布局和布置P107办公室一般有两种类型：一种是出多间的小办公室(每间16平方米左右)组合而成*另一种是大办公室(40平方米以上)。

1．小办公室由多间小办公室组成的办公系统适用于中高层机关与事业单位的分理制秘书机构。

主管人员拥有单独的办公室是必要的，有利于保密和工作不受干扰。

其他办公室也适于设置各个科室，有利于分部门办公。

秘书的办公室应紧邻主管办公室，以一墙之隔为好。