档案管理系统研究背景及国内外现状

档案管理系统研究背景及国内外现状

1.1 研究背景和意义

档案管理自历史发展以来，比较著名的是商代以甲骨文写作的方式来记录档案，周朝以刻石板的方式记录档案，之后题铭档案以竹简的方式记录档案等，历史发展中，档案均以实物记录的方式来保存，造纸术诞生之后，档案的载体变得轻薄，纸质档案也因此留用了很长时间，一直延用到现代时期[1]。

一个企业在日常管理中，随着时间的不断推移将产生大量的资料文档，当今时代，仍存在中小型企业采用人工记录的方式来实现员工档案的划分与管理，依靠人工管理的方式，效率较低，且管理弊端众多，纸质文档在转移修改的过程中易丢失、易重复、易混乱，纸张的存储也大量耗材，空间占用量大，文档的生命周期不好控制，且安全性极差，基于此类情况，有的企业采用比较基础的信息管理软件来处理信息与数据，随着国民经济不断的发展，信息技术的不断普及，各个行业都倾向于使用现代化的手段不断改善服务质量来提高工作效率，于是出现了各类用于企业管理的计算机软件如生产管理系统(ERP)[2]，信息化管理具备运行速度快，存储容量大等优点，为企业提供了高效的处理效率，因此，建设一个科学高效的员工档案管理系统刻不容缓，可用于实现信息交流和信息共享，为现代化管理提供必要的管理依据，提供协同的工作平台。传统的手段也必然会被更加科学化的信息管理系统所取代，一个完整的员工档案管理系统能够较好的管理好企业里众多员工的不同信息，使得员工复杂多样的信息变得井井有条，具有人工管理无法相比的优点，也能降低相关人员的工作量，减少人力、物力，可以方便的实现迅速检索、增删改、保密、低成本、高寿命等功能，确保员工档案管理的通畅性。

再者，企业所管理的员工档案对一个企业乃至每位员工都至关重要，因此，开发一套功能完善、设计合理、安全性高、符合用户体验的员工档案管理系统很有必要，是企业管理科学化、信息化、正规化、高效化的体现，当然最重要是符合公司使用者的需求，使不管是企业员工还是高层领导都能够方便的操作系统来实现自己想要的功能，帮助企业生产、管理更合理、更科学[3]。

1.2.1 国内研究现状

目前为止，我国企业档案管理仍处于不断完善、改革的状态，在计划经济时期，我国部分的企业成立了相关的档案管理部门，也出现了各类相关的制度约定，专门用于帮助企业管理各类资料文件，市场经济体制出现后，企业的发展受到了极大的冲击，已成立的档案部门被逐渐取消，专业管理人员不受重视，企业领导者主观意识淡薄，主要体现如下：

1）部分企业领导特别是中小型企业领导，其性质是自主经营，故通常缺少对档案管理的认识，主观意识淡薄，客观上也缺乏专业档案管理部门、人才等[4]，在人员设备方面力求精简，档案设备多采用档案柜存放，几年的档案得不到有效的整理和保管，没有专业的管理人员对档案进行鉴定和清理，安全保密性极弱，因此，该类企业缺乏良好的档案管理意识，也从主观、客观上体现了中小企业对档案管理存在偏见，管理过程困难交织[5]，诱发出多方面的不足；

2）大多企业处于停产、半停产，甚至处于即将停业的状态，故企业领导只能保证职工的薪资，而无暇顾及其它，档案管理更是纸上谈兵。

信息系统出现之后，我国的小部分企业开始使用信息系统来管理企业员工档案，虽取得了一定的成就，但相对于国外远远落后，主要体现如下[6]：1）因信息系统经历的时间较短，故系统的出现晚于国外，其使用范围相对较窄，而档案管理系统自身开发需要足够的技术和人员，若外包开发需要一定的经济支撑，故中小型企业大多采用纸质档案进行存储，小部分企业采用信息系统的管理方式，其专业度也远远不够；

2）系统的功能相对欠缺，不同的企业有不同的企业架构，对档案管理的需求不一致，领导对档案管理准确的认识和重视程度不一致，管理人员专业度不一致，导致档案管理系统的功能或多或少显得不足；

3）同国外的系统相比较，我国的档案管理系统稳定水平普遍较弱。

随着我国计算机技术的日渐成熟稳定，档案管理信息系统也在不断完善[7]，只是现如今仍存在以上所述诸多不足，未来发展还需要一段日渐增长的时间和过程。

国外的学者专家对企业档案管理的学习和认识较早，国外的档案文件管理在20世纪初就已经处于初步探索阶段，几乎在1937年美国历史学家Hower Ralph 就已经发表文章《企业文件的保存》，对档案资料如何保存以及档案管理的重要性进行了一定的阐述[8]，20世纪末，国外企业档案管理持续发展，英国、德国、西班牙等西方国家出现了各类关于企业档案管理的主题研究，他们也逐渐意识到企业档案的重要性，到21世纪已经处于逐步成熟阶段，信息技术的发展，企业档案不断增长的数量和类型，使得新世纪企业档案管理遇到了新的挑战和机遇[9]，信息系统和软件开发技术应运而生[10]。

正是对档案文档管理的重视程度，也使得他们培养了一大批专业领域人才，他们也逐渐开始聘请专业的保管人员来管理企业的档案[11]，且在管理过程中投入足够多的资金和精力，毫无疑问，信息系统使用的广泛性和功能性远超国内，此外，国外的硬件设备较我国先进，大型的企业会重视对这方面的研究和探索，以求更高效的管理方式，当他们投入越多的人力、物力和财力的时候，档案管理技术自然会越发靠前，也会不断进步和优化，国外学者在探究信息化管理下的优点时，也同时关注到电子信息化的档案风险，因此，当国内还在探索如何实现信息化管理时，他们已经开始关注并逐渐改进信息化背景下的不足了[12]，可见国外的专家学者以及企业的领导者均对信息化管理有着优先一步的探究和思考，也正是他们这种科技化的思想驱使企业往更先进的管理模式发展，与此同时，国家的企业档案管理技术也得到进一步提升。

与国内相比较，国外企业档案管理的研究起步便早了50余年，50多年的研究内容和范围深化和扩展程度必然比国内多得多，呈现出较为清楚的发展阶段，有我国值得借鉴的实践经验和理论成果[10]，当国外大多企业在使用信息系统进行管理的档案的同时，我国仍采用纸质文件的管理方式，在帮助企业管理层获取企业员工系统化资料的时候，显然信息系统更胜一筹，它能更准确、实时的反应档案的状态和分类，为管理层做出决策提供了较为方便快捷的支持，此外，合理的企业员工档案管理系统，也为管理人员节省了不少的时间和精力，为企业省下了不少了经济开销和管理开销。