公文处理单规范签批和办理示例

办公室业务·公文处理

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办公室业务2011·4

办公室在收到上级或是下级发来的文件后，文书人员要按规定填写《公文处理单》，然后将文件和公文处理单一起送给办公室主任批办。文件经办公室批办后，送相关部门或是有关领导具体办理。在日常公文处理中，由于一些领导和经办人员缺乏规范意识，经常会出现在公文处理单上不规范签批、签注及不规范办理问题，主要表现为以下几方面：

称谓避免口语化。在公文处理单上签批意见属于书面语言，应该力求准确、严谨和完整，特别要避免使用口语化的语言。

口语化语言一般表现在对人的称谓上。比如，平时人们见到某某副部长时，习惯上都尊称其为某某部长，很少有人称其为某某副部长。然而，一些部门领导在公文上签批时也像平时那样随意，经常使用一些口语化的称谓。如：赵部长让钱副部长办理某事，签批时写为：“请钱部办”或“请钱部长办理”。这样的签批既不准确也不严肃。

规范的签批应该是：“请钱副部长办理”。

一些领导签批意见时用语过于生硬，让人看了非常不舒服。比如：部长让部室内的同志办理某事，签批时直呼其名。“请孙晓亮办”，“请老张、小李办”。用这种语气，平时说话可以，因为大家在一起共事多年，彼此互相熟悉，关系很融洽，直呼其名地让部内的同志去做事，大家一般

不会计较。但是如果写在纸上，看了就感觉很别扭，很不舒服。另外，又不能把平日里大家见面的一些客套话，或是一些尊称，写到公文处理单上。比如：“请李姐办”，“请张姨主办，王爷配合”等等。

规范的写法应该是：“请晓亮同志办理”，或者也可以称呼其技术职称，如：“请王工程师办理”。

签批意见要明确。部室领导让部室的同志办理某事，签批意见不能含糊不清，模棱两可，让人不知如何去做。

例如：某部室收到下属单位呈报的《关于新建××产品储存货场的请示》，部长签批给副部长去办理。起初签批意见为 “请李副部长阅办”。如此签批就没有讲明此事应该本着什么原则去办，是同意还是不同意，办理的具体要求是什么？这样的签批意见就属于态度不明，含糊不清。而李副部长看到部长签批的意见后，也不知部长到底是什么意见，只得再次请示。后来部长又重新进行了签批。

新的签批意见为：请李副部长组织相关部室现场考察，如情况属实，可同意立项。请晓亮同志按程序下达工程立项投资计划，请李副部长通知××厂按程序组织施工，并要求该厂在冬季前建成货场。工程完成后，由我部牵头组织相关部室进行工程验收。

新的签批意见既有原则又具可

操作性，承办者也清楚明了，并能按照领导的要求努力去把事情办好。

按先后次序送文。文件经部室领导签署意见后，内勤人员要及时将文件送给承办人。送文的先后次序应严格按领导签批的意见。在签署意见里，已明确有主办人的，文件要先送给主办人，然后再送给协办人。有些内勤人员认为，谁先谁后无所谓，早晚都要看到，所以不管是主办还是协办，先看到谁就给谁。在签署意见里，有些承办部室虽然提出了部室意见，但需要经公司领导阅示同意后才可以实施，这种情况，内勤人员一定要先把文件送给公司领导阅示，待领导阅示同意后，再把文件送给具体承办者。对于需要传阅的文件，也要按照签批的先后顺序传阅。

例如： 签批意见为：请晓亮同志主办此事，周雨同志配合。

此时文件要先送给晓亮同志阅办。

签批意见为：根据文件要求，为做好公司稳定工作，拟召开会议安排部署。

请吴副经理阅示。

请晓亮同志按领导要求提出进一步做好公司稳定工作的意见。

此文应该先送给吴副经理阅示，只有吴副经理同意召开会议并签署了意见后，才能再将文件送给晓亮同志具体办理。

事项办理后要有记述。承办者

文/姜树林

公文处理单规范签批和办理示例

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办公室业务2011·4

按领导签批意见完成事项办理后，要在公文处理单上简要签注事项办理情况及办理结果，目的是以文字的形式予以记载备查。承办人在签注办理结果时，要与领导签批的要求相对应，不能领导说东你说西。承办者一定不能图省事，或是认为事项的办理过程和结果已经向领导做过汇报，领导也知道了，因此在公文处理单上写不写没有关系。

例如：某部室收到下属×单位呈报的《关于箱式变电站维修项目的请示》，部长在公文处理单上签批：请郑副部长组织有关部门专业人员到××公司现场调研，根据调研情况确定：（1）此维修项目是否属于技改项目；（2）因今年技改项目早在年初就已确定，能否定为明年技改项目实施。

郑副部长收到此文件后在公文处理单上只简单地签署“已阅”二字。后来该部室的部长在签注办理结果时也只简单地签注“已办理完毕，请归卷”。这样的签注，只有这个部室的部长和副部长知道这件事的办理情况和结果，而对于其他人来说，只看公文处理单根本就看不出此事是如何办理的，其结果又是如何？这样的文件即使归档，也没有实际意义，因为以后不论是谁调档查阅也不会查到任何实质内容。

规范的签注应该是把逐一落实部长意见的情况和办理结果都简要地签注清楚。如：（1）何日组织了哪些部门人员到现场调研。（2）通过调研，实际情况如何？（3）此维修项目属于或不属于技改项目。（4）可以定为或不能定为明年的技改项目实施。

对请示事项要有明确回复。职能部室在办理下属单位的请示事项时，对文件中的所请之事，应在一

定期限内给以明确回复，同意还是不同意，还是有其他意见，一定要在公文处理单明确签署，绝不能对下属单位所请之事不理不睬或是避而不谈。有一些请示事项可能的确很难办，需要经过调研后才能作出决定，遇到这种情况时，在公文处理单上也要签署“需调研后再提出处理意见”，还要及时通知下属单位，总之不能没有回复，或是等调研结束后再给下属单位回复，那样就会让下属单位等待的时间太长了，一是不符合文件办理时限的要求，二是也会影响正常工作。

例如：某部室收到下属××厂呈报的《关于调结构促转变扭亏为盈的请示》后，及时召开了专题会议研究，提出了处理意见，并呈报公司领导研究同意。然后在公文处理单上签注了具体意见：

“××厂调结构、促转变、扭亏为盈”的意见，已组织生产、设备、人事、财务、销售、安全等专业部室研究，并报请公司经理办公会研究同意，公司领导要求××厂要抓紧实施，特别要注重调整效果，力争扭亏为盈，实现新突破。同时要求相关部室做好配合，确保达到预期效果。

请晓亮同志拟文正式批复。请生产部、设备部、人事部、财务部、销售部、安全部阅，并按领导要求协助××厂做好相关工作。

在处理单上，晓亮同志也按要求签注了办理情况：“已按要求于×年×月×日，以×××企字【2010】30号文件回复××厂。”

相关部室负责人也都在处理单上签注了阅处意见。

签注办理结果再归档。“办理结果”是公文处理单上的最后一项内容，此项内容由事项承办部门的

主要负责人签注，要求用简洁的文字概述事项办理结果，以备日后查找。在实际工作中，一些部室的负责人对此没有足够重视，经常是不填办理结果就把文件送到办公室归档，或是只简单地签注：“已办理，请归档。”有的部室负责人还错误地认为，文件是办公室批转的，办理结果也应该由办公室负责签注。

例如：某部室收到上级《关于加强安全、环境污染事故风险控制的通知》，×部长在公文处理单上签批意见：

请晓亮同志将此通知转发各单位，要求各单位结合实际认真做好此项工作的落实。

请晓军、晓辉同志按照上级通知要求检查督促各单位的落实情况，并将公司落实情况上报主管部门。

请王副经理阅示。王副经理签批意见是：同意×部长意见，要对排查出的隐患逐一落实整改措施，并做好整改验收；同时完善应急预案并择期组织好演练，确保安全稳定、环保达标。

此文件事项办理完毕后，×部长在“办理结果”栏里签注：

×年×月×日将文件转发各单位，并提出具体要求。组成专业小组每周对各单位进行督查，并对整改问题进行了专项验收。×月×日已将公司落实情况呈报上级主管部门。×月×日在××厂组织了应急演练。

此文件事项已办理完毕，请归档。

签注办理结果后，承办部室主要负责人要签上姓名和时间。

（作者单位：天津长芦海晶集团有限公司总经办）