电子化档案项目要求

电子化档案项目要求

招标概要

本次招标的服务内容“资料电子化项目”。

采购预算：人民币##万元，报价超过采购预算的投标不予接受。

服务期限：#年#月#日前完成

投标人必须满足本招标书中的所有要求，否则视为非实质性响应。

项目概述

1、项目概况

##局为加强档案电子化建设工作，完善及解决各类业务档案的查阅及利用，计划整体外包本单位份日常专业专业档案的整理及电子化。本项目需要解决的档案类型较为复杂，涵盖A3、A4及其它特殊纸张，档案类型较为多样化，服务单位需要非常熟悉我单位档案资料情况，具有专业化、规范化的档案整理及电子化加工业务水平。

2、工程量情况

本次外包业务量为###等，主要以纸质档案为此次整理及电子化服务的内容；具体数量按实结算。

3、工程进度

计划在2018年##月##日前完成。

4、技术规范与服务要求

4.1 档案交接

中标方需安排专人到指定地点进行档案材料的交接工作，每次交接时双方需对交接的档案材料类型、数量等信息进行核对，交接中做到逐份清点，确认无误后记录书面信息并签字确认。

4.2 案卷整理

整理不同类别的档案并分别打印相应封面及编制卷内目录，不得混淆。对档案的整理应符合各门类档案保管的规范。卷内文件排序应循序文件的形成规律，按上级指导要求进行整理，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。

4.2.1 封面要求打印工整，根据历史情况，封面需要包含各项信息，投

标单位需提供相关技术说明。

4.2.2 编制卷内目录应详细规范，题名应完整准确，与索引条目一一对

应。

4.2.3 在装订物影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物

时应注意保护档案不受损害，不允许裁切档案纸张。

4.2.4 破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复。

4.2.5 每页纸质资料上都必须按要求编制页码，具有连续性，不可缺漏，

不可重复，页码位置相对固定，页码字迹不影响原文档内容，尽量为小，同时电子化后的影像需要体现该页码。

4.2.6 归档文件幅面以A4规格为准，大于A4需进行折叠，小于A4需居

中处理。

4.2.7 收集的文件材料无内容、不清楚或破损，须由我单位管理人员确

认。无内容的直接剔除，内容不清楚或文件破损的进行相应处理。

4.3 数字化扫描

4.3.1扫描前应先对案卷进行预处理，查看案卷目录和实际内容是否相

符、是否有缺漏页、前后颠倒、案卷原件有否清晰或破损，查出的问题须列出明细及整改修补方案并进行修补，完成进行拆分扫描，保证纸张的平整、抚平边角。

4.3.2 遇有漏扫、重张，图像黑边、偏斜、折角、不清晰等情况，则

进行重扫或补扫。遇有扫描图片顺序与档案原件顺序不一致时，应及时调整。

4.3.3 采用最为可靠的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生。

4.3.4如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，应采用不拆卷扫描设备和方式进行扫描。

4.3.5 扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。

4.3.6采用高速扫描仪进行扫描，尽量确保纸张扫描时放置端正，从而保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真。

4.3.7 扫描色彩模式。采用黑白模式进行扫描。若遇特殊情况由采购单位决定采用彩色还是黑白模式进行扫描。

4.3.8 扫描分辨率。扫描分辨率应不小于200dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

4.3.9 扫描文件格式。以TIFF格式保存。

4.3.10 扫描文件以无损格式保存，且以尽量减少存储容量为准则。

4.3.11 扫描后每份电子文件按要求进行相应目录层级分发共享目录。

4.3.12 扫描后的文件需要进行二次核检以确保图像完整无缺漏。

4.4 影像优化

4.4.1 纠偏：对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像偏度不得大于1度，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。

4.4.2 去污：对图像页面中出现影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行去污处理。处理过程中要遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

4.4.2 服务单位需要进行二次核检以确保影像的质量及完整性。

4.5 本地索引著录

4.5.1 影像进行优化后并二次核检后方可进行索引环节。

4.5.2 信息输入与扫描影像所示信息必须完全一致。

4.5.3 索引条目应按要求与纸质资料一一对应全部输入，不得缺漏。

4.5.4 题名输入应完整详细且准确，相应密级选择准确。

4.5.5 输入页码与图片顺序一致。

4.5.6索引完成后服务单位需要对条目进行两次核检以确保条目的准

确性。

4.6 提交线上索引

4.6.1索引著录进行两次核检后方可提交数据进行线上索引。

4.6.2线上索引通过现有系统在线进行，投标人应充分考虑到索引时遇到网络延迟、网络故障或无法提交等因素，我单位不为此额外承担责任以及支付费用，并且项目实施周期也不得因为网络因素而延误。

4.6.3 线上索引完成后，服务单位需要对索引著录进行二次核检。

4.7 案卷装卷归档

4.7.1 按照整理顺序装订，不漏页、错页、跳页。

4.7.2 装订案卷左下方对齐，两边成直角，三孔一线。

4.7.3 对于装卷时某些页面必须进行折叠的情况，应以尽可能地减少折

痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠。

4.8 档案移交

4.8.1纸质实体档案的交接应填写《档案交接登记表》，交接双方应在《档

案交接登记表》上签字。

4.8.2电子档案的交接应按要求刻录光盘后进行移交登记手续。

4.9 质量管理

4.9.1 档案文件作为本单位的原始凭证，具有不可再生性，意义重大；

投标人必须着重考虑档案资料在运输过程中的安全性；投标人应从自身技术、优势等方面来论述如何保证项目进度控制及效率；投标人需要考虑信息系统是否具有良好的操作兼容性；

4.9.2 投标人必须对档案电子化过程进行二次核检，确保电子化的准确

率、完整性、安全性，二次核检包含软件校验（投标人自行开发）和双人工复查校验。

4.9.3 投标人需要接受招标方通过抽检的方式对提交的每一分批工作成

果进行验收，对投标提交的工作成果不论涉及验收标准任何一条，不合格的，投标人必须全部收回成果进行自检。

4.9.4 投标人必须要建立资料跟踪系统，建立严格的现场实体资料管理

规范等手段来确保档案原件100%不缺失；

4.9.5 投标人需提供档案文件整理处理标准、规程、质量标准等建议方

案。

4.10校验要求

4.10.1对扫描处理完成后的图像页进行检验，对档案拆分、扫描、修正、

去污的处理等质量进行全面检验，对于质量达不到要求的进行重扫、补扫等操作。

4.10.2核对每份文件的实际扫描页数与纸质文件页数是否一致。

4.10.3确保档案信息和索引条目与实际资料一致。

4.11为了档案扫描后数据能与现有系统对接，并利于日后管理和利用，

投标单位需要提供《页码软件》、《目录软件》和《二维码封面软件》，投标时提供软件截图。有实际项目在使用的优先考虑。

4.12保密要求

档案具有不可再生性，投标人需要着重考虑档案文件在交接中的安全性，确保档案文件完好无损，同时履行保密职责，不对任何人泄露档案内容。

5、其他重要事项

5.1 服务期限：

5.2 付款方式：双方自行协商。