质量文件管理系统介绍

明基逐鹿软件 企业e化专家 Guru ISO 质量文件管理系统介绍 1 ISO QDM质量文件管理系统产品介绍 ISO QDM产品系统架构说明 ISO QDM系统采用多层式XML Web Service应用系统架构 (N-tiers XML Web Service System Structure)，Client端不需安装任何程序，直接透过Intranet或Internet连入ISO QDM Server运作的ISO文件管理系统，即可轻松实现分区协同工作。

采用Transaction Server多层式架构，Exchange Server、SQL DB Server、文件存放服务器可与Web Server同一台服务器，或根据系统架构弹性调整扩充的需要，分散安装布署于另外单独的服务器上，并可多人(依测试数据一台服务器约可服务一千人同时上线)同时上线共享资源；系统可使用多台IIS的操作环境，以达到系统负载平衡。

系统应用了以下标准的协议：  HTTP(Hyper Text Transfer Protocol) 超文件传输协议  DCOM(Distributed Component Object Model) 分布式组件对象模型  IIS(Internet Information Server) 因特网信息服务器  MTS(Microsoft Transaction Server) 事项处理服务器  ASP(Active Server Pages) 动态服务器网页  ADO(ActiveX Data Objects) ActiveX 数据对象  CDO(Collaboration Data Objects) 协力作业对象  SOAP(Simple Object Application Protocol) 简单对象存取协议

ISO QDM Server 分公司2 Windows 98 / 2000 / XP

Office XP Internet

网络终端使用者 分公司1 2

 XML(eXtensible Markup Language) 可扩展标示语言

ISO QDM 产品系统介绍 产品特点 完整的Web-based ISO文件管理：让原有的部门内部ISO文件管理系统Web-based化，可在IE浏览器中制定、修改、废止、发行文件。

文件签核流程控管：审核文件时可看到流程图的传送动画，增加使用意愿，降低导入阻力 ，容易追踪稽催。（与Webflow工作流系统整合，完成文档管理中的签核流程。）

快速设定权限：以文件分类属性，交叉整合角色权限及规则群组设定来快速规范文件及功能使用权限。

跨厂、多点文件管理：提供Multi- IIS功能帮助系统负载平衡；使用Web Services-Based技术提供Multi-Site文件发布交换安全机制。(模块另购)

「文件分享公布栏」：提供文件心得分享交换园地，让企业分享知识与传承经验。 个人功能设计：个人可将常用的文件或文件查询条件予以储存并依使用习惯分类，增加文件查询调阅的使用方便性。

文件只读功能：为避免文件阅读时数据被非法使用或涂改，保证文件的安全性及正确性。 可客制化功能：提供多种组件功能函式供程序开发使用，其中分别有文件 (document)、权限(security)、工具(utility) 、系统(system) 等组件。 3

支援AD：可将AD(Active Directory)使用者、群组、组织单位数据整合于系统，解决使用者数据重复维护问题。

产品规格

Actif ISO QDM System提供ISO文件版本，可满足：  完整的文档管理过程，包括文档的制定、修改、废止、发行、发布等。  强大的文件处理功能，包括文档的查询、全文检索、摘要、分类等。  文件安全管理，如文件权限、签核权限、系统功能权限管理。  统计分析(文件新增、修改废止、发行、阅读记录、版本历史、评分报表等)功能。  一份文件可归属于一个树状文件数据库和一个树状分类，并使用一个网页型式的文件摘要(Document Profile)来描述。

1. 文件分享  创新的「文件分享公布栏」让企业分享知识、传承经验 包括最新公布Top 10、最受欢迎（点阅次数最多）Top 10、最有价值（评分最高）Top 10、我的最爱（文件与查询）、待处理事项，帮助企业员工及时了解、获知、学习企业内最新鲜、最有价值的知识；与此同时，可与员工个人的个性化需求结合，设置“我的最爱”及待处理系列，满足企业员工的个性化需求。

 个人化的分享信息功能 可实时由“最新公布”得知实时发布的文件与表单，有权限者可进一步阅览文件表单的详细数据、“最受欢迎”与“最有价值”可评估表单的重要性及适用性、待处理可实时得知及快速处理需签核的文件表单。

 我的最爱查询

可将喜欢的文件或查询条件加入“我的最爱”，点选“我的最爱”快速显示文件及查询结果，“我的最爱”可设定多个并自行命名。“我的最爱文件/查询”可依个人自行设定树状文件夹管理并命名。 4

2. 弹性的文件管理功能 完整的Web-based ISO文件管理 完全在IE浏览器中制定、修改、废止、发行ISO文件。Client端不需安装任何ActiveX对象，浏览器安全性不需特别设定为低安全性。

创新的「规则设定权限管理」（Rule-based Management）功能 可直接使用现有HR/MIS应用软件数据做权限设定，实现快速导入，避免维护多套数据。文件权限、签核权限、系统功能分别以三个步骤设定(规则群组、角色权限、文件分类)即可达成，不需做任何额外coding。

支援AD(Active Directory) 可直接使用AD使用者、群组、组织单位数据做权限设定。 文件版本控管弹性大 依照企业已经设定的流程进行文件的制定、改版、发行、废止、历史版本、查阅等操作。版本控管的流程：申请 -> 撰写 -> 会签 -> 正式公布-> 打印分发，详情如下：

权限规则设定 文件被授权角色 登陆使用者角色

登入使用者 使用者资料 规则变数 权限角色 文件分类

文件资料 5

1，制定文件申请作业： 制定文件时，自动带入基本规范信息预设的拥有阅读权限的同仁或部门。在该过程中，可同时申请多份对应表单，并将其视为同一签核流程。在关联性文件方面，可建立多种样式的文件关联性 （ISO文件、ISO窗体、非ISO文件三类）。

文件编号输入方式可分为人工输入及系统自动给号两种方式。 (自动给号可设定在指定签核关卡产生或流水号产生方式，可由设定直接产生并可预览。)

2，改版文件申请作业： 改版文件时，可同时申请制定/改版多份对应表单，并将其视为同一签核流程。当改版文件申请核准完成时，系统会主动通知相关文件使用单位（参考文件），保证文件间保有最正确的关联性。改版跳号可依公司需求特别规划跳号方式。

3，作废文件申请作业： 申请作废文件时，系统会将相对的表单一并纳入作废申请。当作废文件申请核准完成时，系统会一并废止该文件及相关表单数据，并主动通知相关文件/表单使用单位（关联文件），保证文件间保有最正确的关联性。

4，制定窗体申请作业： 制定表单申请时，一次仅可处理一份表单。表单编号输入方式可分为人工输入及系统自动给号两种方式。在表单档案制作/管理方面，以档案上传方式处理。一份表单可容纳一份表单文本档案。

5，改版窗体申请作业： 改版表单申请时，一次仅可处理一份表单。当改版表单申请核准完成时，系统会主动通知相关文件使用单位（参考表单），使得文件间保有最正确的关联性。

6，作废窗体申请作业： 作废表单申请时，一次仅可处理一份表单。当作废表单申请核准完成时，系统会主动通知相关文件使用单位（参考表单），使得文件间保有最正确的关联性。

7，调阅申请： 无权限者需经调阅作业程序核准后才能阅读文件。在系统中可选择暂时阅读权限（一星期）或永久阅读权限。

8，分发申请作业： 6

申请纸本文件。申请者执行申请作业时，系统会自动将申请者所属数据（姓名、部门、日期等）带入申请表及作业表单字段中，申请者须填写相关数据（申请类别、文件名称、数量、申请原因、需求日期等）。

9，修改作业： 修改撰写中作者或文件名称的申请作业。 10， 删除作业： 删除正在撰写中文件或表单的申请作业，并将版次回复正式公告。 11，分发与公布作业 文件审核通过后需正式公告于公布栏，系统自动寄出通知函及开放权限给作者、签核者、受文单位的窗口。

文件签核流程控管自动化 文件签核流程结合 WebFlow工作流系统，弹性大。签核文件时可看到流程图的传送动画，增加员工的使用意愿，降低系统的导入阻力，容易追踪稽催。

弹性的的文件查询功能 查阅者可看到公司全部已发布的文件名目(但无法进一步阅览详细数据)，亦可直接筛选已赋予权限的文件来进一步查询；历史及作废文件也可查询。查询筛选条件及名目信息可依公司需求自行变换及设定。

动态分类、全文检索、附件查询功能 有阅读权限者可依文件数据库、表单、分类、生效日期、关键词等条件来进行复合查询。 全文检索可以搜寻Word、HTML、TEXT等格式的附件数据。动态分类搜寻功能（选购），可自动产生动态分类的查询提示词（Web Genie）。