档案格式

目录

第一章总则————————————— 2页第二章日常管理制度———————-—— 2页第三章归档制度———————-———— 4页第四章考核制度———————-———— 5页第五章保管制度—————————-—— 7页第六章查借阅管理制———————-—— 8页第七章保密制度—————————-—— 10页第八章销毁制度—————————-—— 11页第九章附则————————————— 12页

第一章总则

第一条为了加强团委、学生会办公室档案的科学管理，保证档案的规范性、系统性、完整性，增强档案的实用性、有效性，实现各部门工作的制度化、规范化、有序化，进而提高工作效率，结合实际情况，特制定“信息与通信工程学院团委、学生会档案管理制度”。

第二条团委、学生会在工作、活动中形成的各种有保存价值的材料，都要按照本制度的规定，进行统一存档、管理。

第三条由学生会办公室组织成立档案管理小组，学生会主管老师作为指导老师。档案管理小组组长由学生会办公室主任担任，副组长由学生会办公室副主任担任，小组成员由团委、学生会各部门档案管理员担任。档案管理小组负责管理各部门在一年内的所有档案，各部门须协助档案管理小组工作，共同努力做好档案管理工作。

第四条档案工作的基本原则是：集中管理与分散管理相结合，即各部门档案由档案管理小组成员分散负责，定期上交学生会办公室，由其进行集中整理归档。

第二章日常管理制度

第五条团委、学生会主席团及各部门档案是开展工作的真实记录，是工作成果、经验的重要见证，任何人不得以任何形式随意公开、复制、传播。

第六条团委、学生会档案由档案管理小组分类、分部门统一管

理，要求各部门设立一名部门档案管理员，部门档案管理员由副部长担任，具体人选由各部门自行确定。

第七条各部门即使确定了部门档案管理员，各部门部长仍然是档案的第一责任人，必须保证档案的连续性与完整性，对档案方面出现的任何问题负有直接责任。

第八条团委、学生会每个部门要申请一个部门档案专用邮箱，档案管理员是档案专用邮箱的主要管理者；各部门档案的电子档案由部门档案管理员负责，及时准确地发送到学生会办公室邮箱（5yuanxueshenghui@）,以备档案管理小组下载整理。

第九条凡是团委、学生会各部门在工作及活动中需要的、办理完毕的、具有查考利用价值的各种文件（比如活动策划、总结；赞助合同书；晚会节目单；工作计划、总结；工作感想；教室审批表等）都要及时归档。

第十条各部门的月工作计划、总结的电子档需在每个月的8号之前由部门专职档案管理员发送到学生会办公室邮箱。

第十一条各部门的活动档案在活动结束后的十天内，将所档案管理小组要求的相关档案发送到学生会办公室邮箱。

第十二条各部门一个月内所有档案的纸质版由办公室负责人在院办楼下打印室打印。

第十三条各部门的任何档案，上交的同时必须留有备份，在发生档案遗失、漏交等问题时，确保可以及时补交。

第十四条部门上交的电子档案必须严格按照办公室制定的档案

要求及相关档案模板完成，必须注重质量，内容完善，叙述详尽，内容真实。

第十五条电子档成功发送到办公室邮箱，将会回复成功接收的信息给部门邮箱。如果档案不合格被退回，档案管理员要重新编辑后及时上交，仍算在考核范围内。

第三章归档制度

第十六条档案的内容要求：

（1）部门档案

基本包括部门职责、部门制度、部门人事。其中部门人事包括部内人员联系表（成员表）；部长自荐表、竞聘材料；副部长、干事的自荐表；部内人员无课表。可根据部门特点增加相关内容。

（2）工作档案

基本包括部门每月、学期、学年工作计划及工作总结；副部及干事学期、学年工作总结、感想；会议记录。

（3）活动档案

各部门活动的所有相关材料都要注意存档。基本包括：活动策划、活动记录、活动总结、活动感想、活动照片。其中活动策划书要全面、记录必须充分详细、感想要真实、照片要尽可能从各个方面反映活动现场情况和进程。此外针对各部门具体活动的特色档案将做具体要求。

第十七条档案的格式要求

（1）软件：各部上交的档案一律使用Word2003进行编辑。

（2）页面：采用统一基本模板。

（3）标题：采用“标题1”。

（4）页眉：距边界1.5厘米；页脚：距边界1厘米。

（5）页边距：上、下、右为2.5，左为3.5。

（6）正文：正文字体采用宋体四号字体；正文行间距为1.5。工作档案和部门档案段前、段后间距为0；活动档案的段前、段后为1。

（7）照片：大小 6厘米×8厘米，采用“四周型环绕”版式。

（8）分隔字符使用顺序：先使用汉字，如一、二、三，后加顿号；汉字的子项使用阿拉伯数字，如1、2、3，后加顿号；数字的子项使用阿拉伯数字加括号，如（1）、（2）、（3），后不加顿号；数字的子项使用①②③，后不加顿号。如仍有子项，酌情处理。

（9）落款：信息与通信工程学院团委（学生会）某部时间：××××-××-××，例如：团委组织部 2010-10-16。

（10）页脚：文件名第几页共几页，例如：安检部三月份工作计划第2页共4页

（11）具体档案格式可参考附件中的“档案范本”，编辑方法可参考附件中的“档案要求”。

第四章考核制度

第十八条档案管理小组负责在学期末举行优秀部门档案评比活动，此活动的评比结果将作为部门评优中的一项重要的部分。

第十九条评比细则如下：

1、每个部门档案的基数分为20分。

2、上交时间：

（1）电子档：

①电子档上交时间：通过邮箱发送的电子档案，以学生会邮箱收到部门邮件的时间为档案上交时间。在规定时间内（每个月8日之前）上交档案的部门加0.1分，推迟上交档案的部门扣0.1分。另外，有活动的部门需要在活动完成十天以内上交活动策划以及活动总结，在规定时间内上交加2分，逾期上交则扣3分。

②电子档上交内容：当月总结、下月计划以及三份例会会议记录。

（2）纸质档：办公室档案负责人将打印各部电子档。未交的部门将被扣除0.5分，办公室人员不再负责打印该部档案，负责人需到指定打印地点（院办楼下打印室）自行打印。

3、电子档格式要求：

（1）部门上交的电子档案有一处错误扣1分，错字3个扣1分，模板或格式错误扣5分，一次性合格的，每次加3分；

（2）每一学期的各部无课表，标题为“××/××学年上（下）学期副部（干事）无课表”，例如：10/11学年上学期办公室副部无课表。

（3）每月上交的会议记录，标题为“某部某月份例会会议记录（一）(（二）、（三）)”。

4、数量要求：部门上交的电子档案如果数量符合要求【工作计划工作总结必须在3页以上，内容可以包括一个月来活动的开展情况；