房地产企业采购管理制度

采购管理制度

金泽地产采购部

2011-4-14

目录

一、采购控制程序

1.目的

保证所购甲供材料、设备符合公司要求。

2.范围

适用于公司工程系统所有甲供材料、设备的采购工作。

3.职责

（1）工程部是甲供材料、设备采购的主管部门，负责采购全过程的操作。（2）招投标小组对采购全过程进行监控。

（3）设计部、预算部、财务部是材料、设备采购的协办部门。

①设计部负责材料、设备选型，并提供给工程部；②预算部负责价格审核。

③财务部负责资金筹措。

4.程序

采购程序流程图

甲供材料、设备及供应商资料

甲供材料、设备清单

甲供料采购时间计划

招标书1

合同文本

分供方考察及资格审查

标书审查

合同审查

确定中标分供方

合同报批

会签

会签

签署

5.

（

（

（

6.

《相关合同及标书》。

《合同报批表》。

《付款申请表》。

《甲供材料、设备清单》。

《材料、设备采购决算申请表》。《甲供材料、设备采购时间计划表》。

二、甲供材料（设备）采购及管理工作程序

1.目的：

（1）确保采购材料（设备）100％符合有关国家规范及标准。

（2）确保采购材料（设备）严格按合同要求进场，保证工程按质按期完成。（3）严格按采购合同要求支付材料（设备）款，做到付款进度不超前于材料（设备）进场进度。

2.范围

新建项目工程承包合同中所指定的甲供材料（设备）。

3.职责

（1）设计部从建筑设计角度考虑，提出采购材料（设备）在美观及使用功能等方面的要求，并提供甲供料清单及验收规范。

（2）工程部负责甲供材料（设备）的采购资料准备、采购实施、组织验收以及检查采购材料（设备）是否按合同要求进场。

（3）预算部负责控制采购材料（设备）的付款方式以及付款进度。

4.程序

（1）工程部主办工程师按《招投标管理工作细则》规定要求进行甲供材料（设备）的采购。

（2）工程部主办工程师拟定《招投标文件》、《采购合同》及投标厂商的入围资格报请部门经理审批。

（3）主办工程师按经审批的《入围资格》要求邀请三至五家分供商进行招投标，并封样存至仓库，做好标识。

（4）施工图纸出齐后7天内，主办工程师应要求施工单位上交材料设备使用计划，同时考虑生产周期，由主办工程师编制《甲供材料（设备）采购工作计划》，经甲、乙双方协商后作为招投标的依据之一。

（5）所有甲供料须在房屋预售前一个月签订合同，在签订合同之前须预留20天合同审批时间，20天招投标时间。

（6）主办工程师会同预算部人员实施招投标。

（7）主办工程师按《招投标管理工作细则》及招投标结果，与供货厂商签订采购合同并报请审批。

5.甲供材料（设备）进场管理工作程序

（1）在甲供材料（设备）签约之前，主办工程师必须检查供货厂商的法人委托书、地址、营业执照、资质证书、准用证、合格证、检测报告及其技术指标等资料是否符合《合同》和入围资格要求。

（2）监理公司材料员、施工单位材料员检查进场材料（设备）与“产品封样”是否相符，并将“产品封样”保留到工程竣工及至保修期结束。

（3）检查进场材料（设备）的品牌是否符合合同要求。

（4）检查进场材料（设备）的色泽、材质（指材料）、外观等是否符合设计及合同要求。

（5）检查进场材料（设备）的尺寸、规格、型号等是否符合设计及合同要求。（6）检查进场材料（设备）是否符合出厂标准或有关国家行业标准以及合同要求达到的标准。

（7）检查进场材料（设备）合同要求的配件及辅材等是否齐全、正确。

（8）检查进场材料（设备）的产品保护措施是否到位。

（9）检查进场材料（设备）的供货时间是否按合同及供货时间计划要求执行。如供货时间延误造成工期、经济损失，则由主办工程师书面通知供货厂商主办人员及其上级领导并按采购合同规定处理。

（10）对关键材料（设备）的关键生产加工过程，主办工程师须会同监理工程师委派专门人员对其过程进行现场跟踪监督。

（11）检查进场材料（设备）的数量是否符合合同要求及供货计划要求。（12）检查进场材料（设备）的存贮及堆放是否符合有关规定要求。

（13）进场材料（设备）的检查、验收工作必须做到100％，由工程部主办工程师负责会同监理公司、总承包公司等有关单位共同参与进行（必要时设计部也参加），验收合格后方可支付材料（设备）款。

（14）如施工单位要求延时交货，应提交书面申请。

（15）公司内部相关环节影响工期时，项目主办人应书面通知相关人员可能发生的费用损失。

（16）项目结束后，项目主管汇总甲供材料（设备）的供货质量、交货期、配合情况，填写《甲供材料（设备）供货单位考核情况评分表》，报部门经理审批。

6.相关文件

《招投标管理工作细则》

《甲供材料（设备）招标文件采购合同》

有关材料（设备）国家行业标准及国际标准

7.相关表单

《甲供材料（设备）采购工作计划》

《甲供材料（设备）入围资格》

《甲供材料（设备）清单》

《甲供材料（设备）产品封样表单》

《甲供材料（设备）进货质量、进度统计表》

《甲供材料（设备）供货单位考核情况评分表》

三、甲供、乙供与三方供货材料的划分方法

1、属甲供范围的材料

门碰、门锁、橱柜、热水器等；

甲供材料及设备应提前24小时通知乙方，货物到工地现场后，乙方应安排卸货地点并在2小时内组织验收,逾期未验收，视为验收合格，相应的保管责任由乙方承担；甲供材料与设备在结算时直接扣除其材料设备费用，不计其管理费和利润等其他费用；其中橱柜与热水器属甲方指定分包工程相关的材料部品；

关于甲供材料及三方供货合同的采购规定见《甲供材料及三方供货材料管理规定》

2、属三方供货合同范围的材料

洁具及其五金配件、水龙头、配电箱柜、给水管材及管件、开关插座、墙地砖、电缆、母线槽等；

三方供货合同中的材料采购保管费的规定比例为：一般材料3％，三材2.5%,安装材料1.5%的70％支付给总包方；另支付与总包方0.5%作为质量验收、保修总协调费用。

3、属乙供范围的材料

水泥、钢材、原木、石材、屋面彩瓦、杜拉纤维、聚苯板、内墙涂料、防水粉、室内灯具、水泵、风机、水箱、线槽、电线管、排水管、消防材料及设备、轻质隔板、各类阀门、厨卫吊板、钢管、钢筋砼管、成品烟道、屋顶天窗、防水材料、阳台雨棚等；

关于限价材料的管理见《限价材料管理规定》。

4：属三方施工合同范围的材料：

铁花栏杆、户内门、进户门、雨水天沟、外墙涂料、铝合金门窗、单元门等；

关于三方施工合同材料管理规定见附件3。

四、甲供材料及三方供货材料管理规定

甲供材料及三方供货材料指为缓冲总包单位资金压力，保证总包方承包范围内的材料及设备及时到及所采购部品的质量，解决甲乙双方对限价材料价格的争议，由甲方直接支付货款，由总包方负责工程量的统计、提交订货数量并督促供货商按时到货、验收、保管的材料。

1、部品小组在成本管理部给定的成本控制价范围内寻找可提供相应产品的供货商（包括生产厂家、代理商、分销商）；

2、根据收集到的供应商所提供的产品资料提交设计部，以初选符合设计要

求的产品；

3、在设计部初选产品的基础上对可提供该产品的供应商组织考察，考察成

员由部品小组成员、成本管理部、设计部共同组成，并由该项部品负责

人填写《供货商考察报告》见附表一，考察人员会签；以上程序见附件

1.1《确定可采用供货商程序》

4、由该部品负责人在上撰写招标书，标书送与已考察过的供货商及与集团

各地产公司有过良好合作关系的供货商。标书中的产品数量由成本管理

部提供，产品性能描述由设计部提供。以上程序见附件1.2《招标书审

批程序》

5、填写《部品定标履行表》见附表二，由部品小组负责人召集相关的部品

定标会，招投标领导小组形成会签意见。部品招投标小组的成员包括：

公司总经理、公司副总经理、公司总经理助理、项目总监、财务总监、

项目部总经理、项目部副总经理、成本管理部经理、设计部经理、部品

小组负责人、部品小组专业工程师；招投标小组的领导人为公司总经理。

所采购部品金额在＿＿万元以下时由项目经理部确定定标意见，其招投

领导小组成员包括：项目总经理、项目副总经理、项目总经理助理、设

计主管、成本主管、专业工程师、部品小组工程师；招投标小组的领导

人为项目总经理。

6、标书撰写人拟定合同，并负责报审批程序《合同审批表》见附表三。若

是三方供货合同在交与总包单位及供货商签字盖章前应交与《合同审批

表》中确定的相关领导审批。

7、审批过的合同交总办文档管理员，我司留贰份原件，总办与财务各一份；

总办文档管理员编号并复印与成本及项目经理部各一份。第5－7条参

见附件1.3《部品定标及合同管理程序》。

8、甲供与三方合同确定的部品由项目经理部工区负责人在所需部品进场

20天前要求总包单位报送，并经成本管理部审核后交与该项部品专项负

责人。

9、甲供与三方供货合同确定的部品在施工过程中该项部品专项负责人建

立三方供货及甲供材料的领用记录（见附表四），施工完毕后需填写《三

方合同及甲供材料领用量表》见附表五。甲供与三方供货合同的部品的

施工过程的管理与施工后的结算参见附件1.4《甲供与三方施工合同部

品管理程序》。

附件：

附件1：确定可采用供货商程序

附件2：招标书审批程序

附件3：部品定标及合同管理程序

附件4：甲供与三方供货合同部品管理程序

附件1.

确定可采用供货商程序

招标书审批程序

部品定标及合同管理程序

附件4

甲供与三方供货合同部品管理程序

五、限价材料管理规定

限价材料指由甲方根据选定的样板、品牌及市场情况在施工过程中根据实际需要进行实时限价的材料，限价中应包含：产品、指定供货商、价格、限价范围、限价适用时间等（三大材可不指定供货商）。

1、限价来源于四个方面的依据

（1）网上招投标：其结果是限价的主要依据，参照招投标的有关规定执行；

（2）公司价格信息库；

（3）建材信息价下浮一定比例；

（4）询价。

2、选择四种限价方式的规定

（1）在条件充许且没有重复劳动的情况下应尽量采取网上招投标方式，其中应注明该材料的采购方式为乙供；

（2）在市场价格相对稳定的情况下，若公司价格信息库中有最近的限价数据，则可直接参照使用；

（3）若无法参照上述两种方式确定限价，可参照本地最近时期的的信息价下浮一定比例后执行；

（4）总价低于1万元人发币的零星材料或属独家经营的材料由于工期短、用量少可采取询价的方式确定限价。

3、限价管理规定

（1）项目经理部在工程项目开工30天前编制《＊＊＊材料采购计划及＊＊＊限价计划》提交与部品小组,并报送成本管理部、设计部。其中要求明确定板定样时间、标书发布时间、合同签定时间（或给出限价通知时间）；

（2）成本管理部是限价的责任部门，应按计划在接到通知20天内完成限价；

（3）在招投标方式下应保证至少有三家及以上的供货商参与招投标；

（4）在询价方式下，经办人员需填制《材料询价情况比较表》（附表七），并报成本管理部经理审批；

（5）限价确定后，经办人员应在第一时间填写《材料限价表》（附表八）发送与总包单位，并由总包单位内业管理人员签收确认。

（6）甲方完成限价，乙方在收到通知20天内末订货，此后因材料价格的涨落责任由乙方承担；

（7）对于限价材料的价格，乙方若认为限价无法接受，应在接到《材料限价表》5日内书面通知甲方，否则甲方按此价格进入结算，乙方不得提出价格差异。如经甲方证实在市场上能够按甲方限价购买某种材料，并将此信息反馈与乙方后，乙方仍拒绝购买，该种材料可改为甲供或三方供货合同，甲方向乙方收取该材料总价款的20％作为违约金，由此造成的工期损失由乙方承担；

六、三方施工合同材料管理规定

三方施工合同确定的部品是为了保证工程进度及工程质量由我方与总包方共同推荐施工单位进行招投标而确定的部品施工单位，合同签定后由我司统一支付总包管理配合费与总包单位，总包单位对分包单位的施工进度、施工质量、售后服务进行监督。

1、部品小组在成本管理部给定的成本控制价范围内寻找可提供相应产品

并可以施工的部品施工单位；

2、部品小组对可提供该产品的供应商组织考察，考察成员由部品小组成

员、成本管理部、设计部共同组成，并由该项部品负责人填写《供货商

考察报告》见附表一，考察人员会签；以上程序见附件1.1《确定可采

用供货商程序》；

3、由该部品负责人在上撰写招标书，标书送与已考察过的供货商及总包单

位推荐的部品施工单位（在同等条件下总包单位推荐的部品施工单位在

定标时优先考虑）。标书中的产品数量由成本管理部提供，产品性能描

述由设计部提供。以上程序见附件1.2《招标书审批程序》

4、填写《部品定标履行表》见附表二，由部品小组负责人召集相关的部品

定标会，招投标领导小组形成会签意见。部品招投标小组的成员包括：

公司总经理、公司副总经理、公司总经理助理、项目总监、财务总监、

项目部总经理、项目部副总经理、成本管理部经理、设计部经理、部品

小组负责人、部品小组专业工程师；招投标小组的领导人为公司总经理。

所分包的部品金额在＿＿万元以下时由项目经理部确定定标意见，其招

投领导小组成员包括：项目总经理、项目副总经理、项目总经理助理、

设计主管、成本主管、专业工程师、部品小组工程师；招投标小组的领

导人为项目总经理。

5、标书撰写人拟定合同，并负责报审批程序《合同审批表》见附表三。在

交与总包单位及部品施工单位签字盖章前应交与《合同审批表》中确定的相关领导审批。

6、审批过的合同交总办文档管理员，我司留贰份原件，总办与财务各一份；

总办文档管理员编号并复印与成本及项目经理部各一份。第5－7条参见附件1.3《部品定标及合同管理程序》。

7、三方施工合同确定的部品施工单位在进场前由部品专项负责人牵头组

织工区负责人与相应的总包单位召开进场协调会。

8、三方施工合同确定的部品施工单位进场后由工区负责人管理，部品专项

负责人协调配合，该施工单位请款时必须请工区负责人、总包单位项目经理（技术负责人）、监理公司签字认可后，部品专项负责人方对进入付款审批程序。

9、总包单位为甲方，部品施工单位为乙方，我司为丙方；

10、三方施工合同中应参照总包合同明确规定：总包管理配合费、总包

管理配合的内容、总包的权利与义务、分包单位的权利与义务；

11、关于总包的权利与义务应明确：对的施工质量、进度进行控制并组

织相关的进度会议和质量检查。若部品分包单位不服从现场管理，经我方确认后，总包单位可以对部品分包单位予以处罚，该处罚款从部品分包单位的最近次进度款中直接扣除；总包单位若发现部品分包单位的施工质量与进度严重不符合工程进度要求，经我方确认后，在保证同等质量和同等价格情况下，总包单位可以另行组织施工单位以保证本工程的质量和进度；

12、对部品分包单位的义务应明确：负责按时参加总包单位组织的进度

会议，其质量和进度服从总包单位管理，若因此影响本工程的质量和进度，总包单位可以向部品分包单位追索相关损失；

七、甲供材料（设备）进货检验指导书

1.检查进场材料（设备）供货厂商的法人、地址、营业执照、资质证书、准用

证、合格证、检测报告等资料是否相符及齐全。

2.检查进场材料（设备）的数量是否符合合同要求及供货计划要求。

3.检查进场材料（设备）的色泽及材质（指材料）、外观等是否符合设计及合

同要求。

4.检查进场材料（设备）的尺寸、规格、型号等是否符合设计及合同要求。

5.检查进场材料（设备）的品牌是否符合合同要求。

6.检查进场材料（设备）是否符合出厂标准或有关国家行业标准以及合同要求

需达到的标准。

7.检查进场材料（设备）与“产品封样”是否相符。

8.检查进场材料（设备）合同要求的配件等是否齐全正确（主要指设备）。

9.检查进场材料（设备）的产品保护措施是否到位。

10.检查进场材料（设备）的存贮及堆放是否符合要求。

11.以上进场材料（设备）的检查，检验必须做到100％，由工程部负责会同监

理公司，总承包公司及设计部等有关单位共同参与进行。

八、中准价以外乙供材料价格确定的工作程序

1.目的

正确确定中准价以外的乙供材料价格。

2.范围

所有单体及总体工程。

3.工作职责

对中准价以外的乙供材料价格进行控制。

4.程序

（1）对无中准价的乙供材料实行招投标制度，确定价格。

（2）施工单位在收到图纸及相关资料3日内，列出无中准价的材料表并提交预算部，主办人员及预算部经理在2天内组织核实交工程部地盘主任、工程部经理，由工程部、预算部与施工单位共同组织招投标。

①预算部在核实的过程中，一些常用而且价格明确的材料，可直接和施工单位共同签字确定，无须招投标，并及时抄送工程部主办人员及工程部经理。

②施工单位上报的材料表如有漏项，造成工期延误，所有后果由施工单位承担，工程部、预算部有关人员在工期签证中不予考虑。

（3）工程部地盘主任组织招投标工作。具体参见《招投标工作程序》。

（4）决标后所确定的价格作为竣工结算的计价依据。

5.本程序文件应发放到下列人员：

工程部、预算部全体。

九、材料进货检验指导书

1、工程桩（钢筋砼预制方桩）进货检验指导书

●桩的表面应平整、密实，掉角的深度不应超过10MM，且局部蜂窝和掉角的

缺损总面积不得超过该桩表面全部面积的0.5%，并不得过分集中。

●由于混凝土收缩产生的裂缝，深度不得大于20MM，宽度不得大于0.25MM，横

向裂缝长度不得超过边长的一半。

●桩顶和桩尖处不得有蜂窝、麻面、裂缝和掉角。

●每批进货中按100％全检。

●每批检验中，10％以上不合格者，则认为该批为不合格。