10 进出口业务单证管理制度
进出口单证管理制度范本
进出口单证管理制度范本第一章总则一、为规范企业进出口单证管理，保障企业出口商品质量、提高出口商品效益，制定本制度。
二、本制度适用于公司所有涉外经营活动。
三、本制度所称单证是指进出口业务中的相关文件和证件。
第二章进口单证管理一、公司进口单证包括但不限于进口合同、发票、装箱单、提单、进口许可证等。
二、进口单证由进口业务员向合同方索取，确保完整、准确，以便于海关报关和付款。
三、进口业务员应根据不同货物的特点和来源，及时咨询相关行业法规和海关政策，确定需要的进口单证。
四、进口业务员应将进口单证按照公司规定的档案管理程序进行归档和保存。
五、在进口业务中如遇单证不完整或有缺失的情况，进口业务员应及时向外贸部主管汇报，并主动与合同方协商解决。
六、进口单证管理应遵守国家相关法律法规和进口业务的技术规范标准，严格执行。
第三章出口单证管理一、公司出口单证包括但不限于出口合同、发票、装箱单、提单、出口许可证、商检证书、质检报告等。
二、出口业务员应根据客户的要求，及时向相关部门索取所需要的出口单证。
三、出口业务员应不断学习和了解出口业务的相关法规政策，确保出口单证的准确性和合规性。
四、出口业务员应根据出口单证的要求，及时向海关进行报关，确保商品的顺利出口。
五、出口单证管理应遵守国家相关法律法规和出口业务的技术规范标准，严格执行。
第四章单证管理责任一、进口业务员负责向合同方索取和管理进口单证，确保单证的完整和准确性。
二、出口业务员负责向客户索取和管理出口单证，确保单证的完整和准确性。
三、外贸部负责全面监督进出口单证管理工作，确保单证的合规和及时性。
四、公司领导层应对单证管理工作进行定期检查和评估，对单证管理工作进行指导、督促和考核。
第五章管理制度的执行一、公司应建立进出口单证管理相关制度和业务流程，明确各岗位的职责和权限。
二、公司应不断加强员工的培训，提高员工的单证管理水平和意识。
三、公司应建立健全的单证管理档案和归档制度，便于单证的查阅和追溯。
进出口单证管理制度
进出口单证管理制度进出口单证是指在国际贸易中为了完成进出口货物的报关、结汇、退换税、征缴关税、审批资信等所需要的各种凭证和单据。
进出口单证管理制度是指为了规范和管理进出口单证的使用、保管、审核和归档等工作，确保企业在进出口贸易活动中遵守法律法规、提高贸易效益和风险控制的一系列制度和规定。
一、进出口单证的分类与概述根据企业的具体进出口业务特点和国家的法律法规要求，进出口单证通常分为进口单证和出口单证两大类。
进口单证主要针对企业从外国购买商品进口到国内的贸易行为，出口单证则是指企业将国内产品销售到外国的贸易行为。
进出口单证的种类繁多，其中包括进口合同、出口合同、发票、装箱单、提单、产地证明、商检证书、保险单据等。
二、进出口单证管理的原则与流程1. 原则（1）合法原则：进出口单证必须符合国家的法律法规，如海关、外汇管理等方面的规定。
（2）准确性原则：进出口单证中的信息必须准确无误，避免因错误信息导致的交易风险和纠纷。
（3）规范性原则：进出口单证的格式和内容必须符合国家的标准，以便于审核、核实和归档。
2. 流程（1）单证申请：企业根据进出口业务的具体情况，按照相应的流程和要求提交相应的单证申请。
（2）单证审核：相关部门对申请的单证进行审核，确保单证的合法性、准确性和规范性。
（3）单证使用：审核通过后，企业使用已审核的单证进行进出口贸易活动。
（4）单证保管：企业应将进出口单证进行分类、编号并妥善保管，以备日后审计、纠纷处理等需要。
（5）单证归档：进出口单证的归档工作是为了方便定期检查、审计和查询，同时也是对企业合规经营的证明。
三、进出口单证管理制度的意义和作用进出口单证管理制度对企业的贸易活动具有重要的意义和作用：1. 提高贸易效率：规范的进出口单证管理制度可以减少错误和纠纷的发生，提高贸易操作的效率和准确性。
2. 管控风险：单证的准确性和规范性可以帮助企业降低风险，并避免因单证不合规而导致的处罚和损失。
进出口业务单证档案管理制度范文(4篇)
进出口业务单证档案管理制度范文目录一、总则1.目的和依据2.适用范围3.主要职责和权限二、档案管理组织1.档案管理机构设置2.档案管理人员职责和权限3.档案管理流程三、档案管理原则1.单证档案的保管与使用原则2.单证档案的产生、归档和销毁3.单证档案的安全保护原则四、档案管理流程1.档案管理的流程分析2.档案管理的具体操作规程五、档案管理制度的监督和考核1.档案管理制度的监督2.档案管理制度的考核办法六、附则一、总则1.目的和依据本制度的目的是为了规范进出口业务单证档案的管理工作，确保单证档案的安全、完整和便捷的使用，保证企业在进出口业务中的合法权益。
依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规。
2.适用范围本制度适用于企业进出口业务单证档案的管理工作。
3.主要职责和权限（1）企业的档案管理机构负责制定、实施和监督本制度的执行工作，保证单证档案的规范管理。
（2）档案管理人员负责具体的档案管理工作，包括单证档案的整理、存储、归档和销毁。
二、档案管理组织1.档案管理机构设置企业应设立专门的档案管理机构，负责协调、指导和监督单证档案的管理工作。
2.档案管理人员职责和权限（1）档案管理人员应熟悉相关法律法规，具备较强的档案管理和信息技术能力。
（2）档案管理人员应负责单证档案的整理、存储、归档和销毁等工作。
3.档案管理流程（1）单证档案的整理：将进出口业务单证按照一定的规范进行整理和分类，确保档案的合理性和完整性。
（2）单证档案的存储：将整理好的单证档案按照一定的标准存放在档案室或者档案库中，保证档案的安全可靠。
（3）单证档案的归档：按照一定的法规和规定，将已经完成的进出口业务单证进行归档，方便日后的查询和使用。
（4）单证档案的销毁：对于已经过期或者失效的进出口业务单证，应当根据相关规定进行销毁，确保档案的及时更新和整理。
三、档案管理原则1.单证档案的保管与使用原则（1）单证档案的保管应当按照一定的顺序和方法进行，保证档案的安全可靠。
进出口业务单证档案管理制度
进出口业务单证档案管理制度一、背景进出口贸易是国际贸易中的一项基础性业务，我国近年来在国际贸易中的地位日益突出。
随着全球化的发展，进出口业务得到了快速的增长，但同样也带来了一系列的风险和挑战。
单证档案是进出口业务的重要组成部分，对于企业来说，保持单证档案的完整性和规范性，能够提高业务运营的效率，降低业务风险，并符合公司长期可持续发展的需要。
因此，制定进出口业务单证档案管理制度，成为了企业开展业务过程中必须要重视的事项。
二、管理制度内容1、单证档案的定义单证档案是指企业在开展进出口业务过程中，涉及到的所有单证和档案。
包括进出口合同、装箱单、发票、提单、汇票、信用证等所有相关单证和文件。
2、单证档案的归档管理企业应根据业务的类型、种类、性质等对单证档案进行合理的分类和归档管理。
对于进出口合同、关税清单等重要原始单证，应建立档案库，一般分为纸质档案和电子档案两个存储方式，确保单证档案的安全可靠。
对于非重要单证，可在销毁前先进行电子文档备份，以便于管理和保存。
3、单证档案的保密管理在进出口贸易业务中，单证档案中会涉及到公司的商业秘密和个人隐私。
因此，保密管理是单证档案管理中非常重要的一个方面。
企业应制定一套完整的保密管理制度，对于重要单证需要进行严格的保密措施，以防止泄露。
4、单证档案的备案管理企业在开展进出口业务过程中，单证档案的管理要求有标准化和规范化。
因此，企业需要建立单证档案备案制度，将单证档案的每一个环节进行记录和备案。
对于有问题的单证和档案要及时进行记录和处理。
5、单证档案的查询管理单证档案是企业进出口业务中重要的保障，因此在单证档案管理中，查询管理也必不可少。
企业应制定一套完整的单证档案查询制度，使得各部门能够方便快捷地查询单证档案，保证业务的高效运转。
三、管理制度的实施1、员工培训对于进出口业务部门的员工，应对单证档案管理制度进行全面的培训，培养员工的单证档案管理意识，从而保证单证档案的质量和安全。
进出口业务单证档案管理制度
进出口业务单证档案管理制度一、引言进出口业务单证是企业进行跨境贸易过程中必不可少的重要文件，它们不仅用于证明货物的合法性，还是海关清关、报关、核销等手续的必要依据。
为了确保进出口业务单证的有效管理，提高工作效率和准确性，企业需要建立一套科学合理的档案管理制度。
本文将就进出口业务单证档案管理制度进行探讨，介绍其重要性、基本原则、组织架构和操作流程，并提出有效措施以保证其顺利实施。
二、重要性进出口业务单证档案是企业与国内外合作伙伴之间有效沟通的重要工具，能够确保货物的可追溯性和合规性。
通过良好的档案管理制度，企业能够迅速找到所需信息，提高工作效率；同时，档案的准确性和完整性也能为企业解决纠纷和争议提供强有力的证据，保障企业权益。
三、基本原则1. 完整性原则：档案管理制度应确保所有进出口业务相关的单证都能被正确收集、保存和归档，防止丢失、篡改或损毁。
2. 可追溯性原则：档案应按照业务流程和时间顺序进行分类和归档，方便随时查找和追溯。
3. 保密性原则：档案管理制度应建立起严格的保密措施，防止未经授权人员获取、复制或泄露重要信息。
4. 规范化原则：档案管理制度应遵循国家法律法规和相关标准，确保档案管理工作符合行业规范和企业要求。
四、组织架构1. 档案管理部门：负责制定和执行档案管理制度、负责档案的收集、整理、保存和归档工作，并提供档案查询和借阅服务。
2. 业务部门：负责收集和整理本部门进出口业务所需的单证材料，并按照档案管理部门的要求归档。
五、操作流程1. 单证收集：业务部门应及时收集和整理各项进出口业务所需的单证材料，包括合同、发票、装箱单、提单、海关报关单等。
2. 单证归档：档案管理部门根据单证的种类和业务流程，将单证按照一定的顺序进行分类和归档。
同时，每份单证都应有唯一的编号和标识，便于查询和追溯。
3. 档案保存和保管：档案管理部门应制定相关的档案保存和保管制度，确保档案的安全和完整性。
重要的档案可以采取电子存储的方式，同时备份存放在安全的地方。
进出口业务单证档案管理制度模版
进出口业务单证档案管理制度模版第一章总则第一条为规范公司的进出口业务单证档案管理工作，提高档案管理效率和质量，确保进出口业务单证档案的安全、规范管理，根据相关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司的进出口业务单证档案管理工作。
第三条进出口业务单证档案是指公司的进出口业务所产生的各类单据、合同、报关单、结算单证、商务信函、电报、传真、同时也包括一些最少使用的业务资料。
第四条进出口业务单证档案管理工作的目标是：建立一套完整、科学、规范、高效的进出口业务单证档案管理制度，确保进出口业务单证档案的完整性、可靠性和安全性。
第五条进出口业务单证档案管理采用全面电子化管理和纸质档案管理相结合的方式进行。
第二章进出口业务单证档案管理的组织体系第六条公司设立进出口业务单证档案管理部门，负责公司进出口业务单证档案的全面管理工作。
第七条进出口业务单证档案管理部门的职责包括：负责制定和修订进出口业务单证档案管理制度；负责组织实施进出口业务单证档案的收集、整理、管理和利用；负责进出口业务单证档案的电子化管理系统的建设和维护工作；负责对进出口业务单证档案的合规性进行监督和检查；负责对进出口业务单证档案进行安全管理。
第八条公司各部门负责本部门进出口业务单证档案的管理工作，并配合进出口业务单证档案管理部门的工作。
第九条公司设立进出口业务单证档案管理委员会，由公司领导和相关部门负责人组成，负责监督和协调进出口业务单证档案管理工作。
第三章进出口业务单证档案的收集和整理第十条公司各部门在办理进出口业务过程中，应按照规定的时间和程序，及时收集并整理进出口业务单证档案。
第十一条进出口业务单证档案的收集和整理包括以下工作：1. 收集进出口业务单证档案2. 对收集到的进出口业务单证档案进行整理和分类3. 建立进出口业务单证档案目录和索引第十二条公司各部门在收集和整理进出口业务单证档案时，应按照规定的操作流程和标准进行，确保进出口业务单证档案的完整性和准确性。
进出口业务单证档案管理制度
XX有限公司进出口业务单证档案管理制度第一章总则第一条为维护公司的进出口业务的顺利开展，规范进出口业务单证的存档管理，根据《海关法》、《海关稽查条例》及有关规定，特制订本制度。
第二章单证管理第二条一般贸易项下出口单证管理规则（一）按出运批次归档；（二）每一套单证附上《出口单证跟踪单》，跟踪单必须注明：发票号、制单人、客户名称、货代单位、核销单号、拖箱日期等信息；（三）存档内容：出口报关资料（包括出口合同、出口发票、出口装箱单、出口报关单、出口商检证书、核销单），出口议付资料（包括出口信用证或其他单证要求、议付发票、议付装箱单、提单、产地证、其他规定存档交单据）等；（四）按照合同号顺序制作出口合同台账以及出口明细；第三条一般贸易项下的进口单证管理规则（一）按进口批次归档；（二）每一套单证附上《进口单证跟踪单》，跟踪单必须注明：供应商名称、发票号、制单人、客户名称、货代单位等信息；（三）存档单据包括：进口合同、进口装箱单、进口发票、进口报关单、进口付汇凭证（可以是付汇核销单）、进口商检单、提单等；（四）按供应商分类归档。
第四条工作制度（一）每一项业务操作完毕，操作员应于一周内按照本制度将相关的单证整理齐全，并交由公司档案管理部门（或专门负责档案管理的人员）。
（二）档案管理部门（或档案管理人员）于每月末对留档的单证进行全面、系统地检查，如发现单证欠缺的，应及时通知相关业务人员或操作员补充；（三）业务部门负责人不定期抽查留档资料是否合格；（四）本制度规定的相关单证自进出口报关日期起保管五年，超过五年的单证如需销毁，应经公司总经理批准。
（五）海关查阅资料时，档案管理部门（或档案管理人员）应积极配合；（六）人员调动时，应做好书面交接工作，不得将单证擅自外带；（七）单证管理要求适用公司《保密制度》。
笫三章附则第五条对违反本制度的行为，公司按照严重违反规章制度进行处理。
需要进行责任认定和责任追究的，由上级主管部门按照本制度及公司相关员工管理制度给予处罚。
进出口业务单证档案管理制度范本（2篇）
进出口业务单证档案管理制度范本第一章总则第一条为规范和优化企业的进出口业务单证档案管理工作，确保企业进出口业务的顺利运作，特制定本管理制度。
第二条本管理制度适用于企业的进出口业务单证档案管理工作。
第三条进出口业务单证档案是指企业在进出口业务过程中产生的各类文件、凭证和记录，包括但不限于合同、发票、报关单、装箱单、提单等。
第四条进出口业务单证档案的管理原则是规范、高效、安全、便捷。
第五条进出口业务单证档案应按照国家有关法律法规和企业规章制度的要求进行保存，确保档案的完整性、真实性和可追溯性。
第六条进出口业务单证档案的管理工作由企业的档案管理部门负责，实际执行由各部门协作完成。
第二章进出口业务单证档案的分类与归档第七条进出口业务单证档案应按照业务类型、时间顺序、文种等因素进行分类。
第八条进出口业务单证档案应分别归置于指定的文件柜、档案室或专门存放区域内，按照分类进行整齐摆放。
第九条同一业务类型的进出口业务单证档案应按照时间顺序进行归档，确保档案的连续性和便于查找。
第十条进出口业务单证档案的归档应注明文件编号、存放位置、归档日期等基本信息，并登记在相应的档案管理系统中。
第三章进出口业务单证档案的保存期限第十一条进出口业务单证档案的保存期限应根据国家有关法律法规的规定和企业规章制度的要求进行确定。
第十二条不同类型的进出口业务单证档案具有不同的保存期限，具体如下：1. 合同和相关凭证：应保存至业务结案之日起5年。
2. 发票和付款凭证：应保存至发票有效期届满之日起5年。
3. 报关单和相关记录：应保存至报关完毕之日起5年。
4. 装箱单和提单：应保存至货物签收完毕并结清相关费用之日起5年。
5. 其他进出口业务单证档案：保存期限由企业档案管理部门根据实际情况进行确定。
第十三条进出口业务单证档案的保存期限届满后，应进行鉴定确认，并根据企业规章制度和国家相关法律法规进行处理，包括销毁、外借或归档转移等。
第四章进出口业务单证档案的借阅和查询第十四条进出口业务单证档案的借阅和查询应遵循以下原则：1. 遵循有关保密和权限的规定，确保档案的安全性和机密性。
进出口业务单证档案管理制度
进出口业务单证档案管理制度
主要包括以下内容：
1. 文件的分类与归档：根据进出口业务的不同类型，将相应的文件进行分类并进行归档，如合同文件、托运单据、报关单等。
每个文件都应有明确的标识和索引，以便查询和管理。
2. 文件的保存期限：根据相关法律法规和企业内部规定，确定不同类型文件的保存期限。
过期文件应及时销毁或转交给专门的档案部门进行管理。
3. 档案的数字化处理：对进出口业务的单证档案进行数字化处理，包括扫描和存储电子文件。
电子文件需进行备份和加密，以确保信息安全。
4. 档案的存储和保管：将进出口业务单证档案存放在专门的档案柜或档案库中，确保其安全、整洁和易于查找。
档案柜或档案库应设有保管员负责日常的管理工作。
5. 档案的借阅和归还：对需要使用进出口业务单证档案的人员进行借阅登记，借阅后务必妥善保管，归还后要及时归还并记录归还日期，确保档案的完整性和安全性。
6. 档案的销毁与整理：根据规定的保存期限，对过期的进出口业务单证档案进行销毁。
销毁需按照一定的程序进行，并需记录销毁的相关信息。
同时，需要对档案进行定期整理和清理，以确保档案的有序性和可用性。
7. 档案的安全管理：制定相应的安全管理制度，确保进出口业务单证档案的安全性。
包括防火、防水、防盗等措施的落实，以及设立权限管理机制，保护档案的机密性和完整性。
以上是进出口业务单证档案管理制度的基本内容，企业可根据实际情况进行适当调整和完善。
进出口业务单证档案管理制度
进出口业务单证档案管理制度一、总则为规范和加强企业进出口业务单证档案的管理，确保档案的完整性、安全性和便捷性，提高文档管理效率，订立本规章制度。
本制度适用于公司全部涉及进出口业务的部门和人员，涉及进出口货物、技术、投资、贸易合同等相关文件的管理。
二、档案管理责任1.公司法务部门负责订立进出口业务单证档案管理制度，并监督各部门和人员严格执行。
2.各部门经理是本部门进出口业务单证档案管理的实在责任人，负责确定档案管理岗位及人员。
3.档案管理岗位的人员负责实在的档案管理工作，包含档案的归档、整理、借阅等。
三、档案的归档1.进口业务：–依据进口合同和相关协议，各部门依照进口日期，将进口业务单证归档。
–归档的单证包含进口合同、进口许可证、装箱单、提单、发票、报告等。
–档案管理人员应将单证依照文件编号、日期、类型等信息进行分类，利用电子化手段进行登记。
2.出口业务：–依据出口合同和相关协议，各部门依照出口日期，将出口业务单证归档。
–归档的单证包含出口合同、出口许可证、装箱单、提单、发票、报告等。
–档案管理人员应将单证依照文件编号、日期、类型等信息进行分类，利用电子化手段进行登记。
3.档案箱及柜：–档案管理人员应将归档的单证整理后，放入专用的档案箱或柜中。
–档案箱或柜应标明所存放的单证类型、编号范围、归档日期等信息，以便于检索和管理。
四、档案的借阅1.借阅申请：–任何人员需要借阅档案，必需事先向档案管理人员提出书面借阅申请。
–借阅申请应包含借阅目的、借阅期限等信息，并经相关部门负责人签字批准。
2.档案的查阅：–档案管理人员依据借阅申请，及时将归档的单证供应给借阅人阅览。
–借阅人不得随便更改档案的内容，禁止将档案外借、复印或泄露给其他人员。
3.归还：–借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需要延长借阅期限，应提前书面申请并经批准。
–档案管理人员对归还的档案进行检查，确认档案完整无误后，将档案归档。
五、档案的保管和安全1.档案的保管：–归档后的档案应妥当保管，设立特地的档案室，保证档案的安全性和完整性。
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进出口业务单证管理制度
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版本 修改内容 修改日期
A/0 新制定 2017年11月23日
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文
件
分
发
会
签
记
录
序号 分发部门 会签 分发份数 接收签名 受控文件回收记录 回收份数 回收签名 回收日期
1 市场部 1
2 计划部 1
3 采购部 1
4 工程部 1
5 生产部 1
6
7
8
签
署
栏
编 制﹕市场部主管 签 名﹕_____________ 日 期﹕2017年11月23日 审 核﹕市场部经理 签 名﹕_____________ 日 期﹕2017年11月23日 批 准﹕管理者代表
签 名﹕___________
日 期﹕2017年11月23日
金禄（清远）精密科研投资有限公司
CAMELOT （QING YUAN）HYTEC TECHNOLOGIES INVESTMENT LIMITED COMPANY
文件编号﹕JL-WI-MKT-010
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作业指导书
文件
名称
进出口业务单证管理制度
1.0目的：
为维护正常的进出口秩序，规范进出口行为，确保我公司保存的进出口纸质和电子
报关单证、物流信息档案的及时性、准确性、完整性和安全性。
2.0范围：
报关部全员
3.0定义:
无。
4.0内容:
4.1根据《海关法》、《海关稽查条例》及有关规定，特制定本制度。
4.1.1一般贸易项下的出口单证管理
4.1.1.1按出运批次归档；
4.1.1.2电子存档单据包括：合同、发票、装箱单、报关单；
4.1.1.3按每月出口日期归档。
4.1.2一般贸易项下的进口单证的管理
4.1.2.1按进口批次归档；
4.1.2.2电子存档单据包括：合同、装箱单、发票、报关单、税单；
4.1.2.3按每月进口日期归档。
4.1.3加工贸易项下单证的管理
所有进出口单据先按一般贸易单据规定归档，且必须注明加工贸易字样和手册号
码，另外根据手册号再作档案。
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文件
名称
进出口业务单证管理制度
要求：手册审批过程中的各种资料、手册复印件、进出口报关单、进出口货物的发
票、出口成品实际用料表、核销结案通知书等，按手册号归档。
4.1.4减免税设备项下单证的管理
4.1.4.1按进口批次归档；
4.1.4.2电子存档单据包括：合同、装箱单、发票、报关单；
4.1.4.3按项目确认书归档。
4.1.5单证应规范、有条理保存，与进出口业务直接有关的单证资料应当自进出口货
物放行之日起，一般贸易、加工贸易资料保存五年，设备减免税保存八年，电子数据
保存八年。
4.1.6以上相关单证资料由有关进出口业务相关人员整理成册，再统一归档保管。
4.1.7有关进出口单证资料或复印件，未经批准不得携带外出。
4.1.7.1报关单证的借阅、复印需经单证保管人员的允许并登记后，方能使用；
4.1.7.2报关单证需要外借，必须经报关经理允许并登记后，方可借出。
4.1.8本制度由报关部制定，并组织修改与实施。