word2010之邮件合并

邮件合并

Word的邮件合并可以将一个主文档与一个数据源结合起来，最终生成一系列输出文档。

1．在此需要明确以下几个基本概念。

（1）创建主文档

主文档是经过特殊标记的Word文档，它是用于创建输出文档的“蓝图”。其中包含了基本的文本内容，这些文本内容在所有输出文档中都是相同的，比如信件的信头、主体以及落款等。另外还有一系列指令（称为合并域），用于插入在每个输出文档中都要发生变化的文本，比如收件人的姓名和地址等。

（2）选择数据源

数据源实际上是一个数据列表，其中包含了用户希望合并到输出文档的数据。通常它保存了姓名、通讯地址、电子邮件地址、传真号码等数据字段。

（3）邮件合并的最终文档

邮件合并的最终文档包含了所有的输出结果，其中，有些文本内容在输出文档中都是相同的，而有些会随着收件人的不同而发生变化。利用“邮件合并”功能可以创建信函、电子邮件、传真、信封、标签、目录（打印出来或保存在单个Word文档中的姓名、地址或其他信息的列表）等文档。

2．邮件合并步骤

利用“邮件合并分步向导”批量创建信函的操作步骤如下：

（1）在Word 2010的功能区中，打开“邮件”选项卡。

（2）在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”选项组中，单击【开始邮件合并】|【邮件合并分步向导】命令。

（3）打开“邮件合并”任务窗格，如图1所示，进入“邮件合并分步向导”的第1步（总共有6步）。在“选择文档类型”选项区域中，选择一个希望创建的输出文档的类型（一般选“信函”单选按钮）。

图1 邮件合并向导

（4）单击【下一步：正在启动文档】超链接，进入“邮件合并分步向导”的第2步，在“选择开始文档”选项区域中选中“使用当前文档”单选按钮，以当前文档作为邮件合并的主文档。接着单击【下一步：选取收件人】超链接，进入“邮件合并分步向导”的第3步，

在“选择收件人”选项区域中选中“使用现有列表”单选按钮，然后单击【浏览】超链接。

（5）打开“选取数据源”对话框，选择保存客户资料的Excel 工作表文件，然后单击【打开】按钮。）此时打开“选择表格”对话框，选择保存客户信息的工作表名称，然后单击【确定】按钮。

注意：Excel中存放数据的工作表是哪一张。

（6）打开“邮件合并收件人”对话框，可以对需要合并的收件人信息进行修改。然后，单击【确定】按钮，完成现有工作表的链接工作。

（7）选择了收件人的列表之后，单击【下一步：撰写信函】超链接，进入“邮件合并分步向导”的第4步。如果用户此时还未撰写信函的正文部分，可以在活动文档窗口中输入与所有输出文档中保持一致的文本。如果需要将收件人信息添加到信函中，先将鼠标指针定位在文档中的合适位置，然后单击【地址块】、【问候语】等超链接。本例单击【其他项目】超链接。

（8）打开如图2所示的“插入合并域”对话框，在“域”列表框中，选择要添加到邀请函中邀请人姓名所在位置的域，本例选择“姓名”域，单击【插入】按钮。

图2 插入合并域

（9）插入完所需的域后，单击【关闭】按钮，关闭掉“插入合并域”对话框。文档中的相应位置就会出现已插入的域标记。

（10）在“邮件”选项卡上的“编写和插入域”选项组中，单击【规则】|【如果...那么...否则...】命令，打开“插入Word域”对话框，在“域名”下拉列表框中选择“性别”，在“比较条件”下拉列表框中选择“等于”，在“比较对象”文本框中输入“男”，在“则插入此文字”文本框中输入“先生”，在“否则插入此文字”文本框中输入“女士”，如图3所示。然后，单击【确定】按钮，这样就可以使被邀请人的称谓与性别建立关联。

图3 定于插入域规则

（11）在“邮件合并”任务窗格中，单击【下一步：预览信函】超链接，进入“邮件合并分步向导”的第5步。在“预览信函”选项区域中，单击【<<】或【>>】按钮，查看具有不同邀请人姓名和称谓的信函。

注意：如果用户想要更改收件人列表，可单击“做出更改”选项区域中的【编辑收件人列表】超链接，在随后打开的“邮件合并收件人”对话框中进行更改。如果用户想要从最终的输出文档中删除当前显示的输出文档，可单击【排除此收件人】按钮。

（12）预览并处理输出文档后，单击【下一步：完成合并】超链接，进入“邮件合并分步向导”的最后一步。在“合并”选项区域中，用户可以根据实际需要选择单击【打印】或【编辑单个信函】超链接，进行合并工作。

（13）打开“合并到新文档”对话框，在“合并记录”选项区域中，选中“全部”单选按钮，如图4所示，然后单击【确定】按钮。

图4 合并到新文档

这样，Word会将数据源中存储的收件人信息自动添加到邀请函正文中，并合并生成一个新文档，在该文档中，每页中的邀请函客户信息均由数据源自动创建生成。