办公室工作实务2--4_图文.ppt
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某公司办公室工作实务培训教材PPT
过的文稿进行最后的审查，审查无误
后在发文稿纸的相应栏目里签署意见
并注明签发人的姓名及年月日。例如
：“印发”，“请xx同志阅后发”等
等
-
小技法
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退回的公文该如何处理
当收到退回公文时，应先看退回的理由说明，然后根 据具体情况具体办理。如果是一般公文格式的问题，只需 要重新修正后再上报即可；如果是未经协商独自办理的公 文，应按程序重新履行会签程序，取得一致意见或列明各 方理由后再报；对内容改动较大或有实际性改动的公文， 应送有关领导人重新审批后签发。修改后的公文仍可用原 编文号，但必须将原印发件作废处理。
会说ww会w.t写hemega会ller做y.c事om 会做人
9
-
发文处理内容
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签发（可以称为会签）
《办法》第二十八条规定： 以本机关名义制发的上行 文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关 名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负 责人授权的其他负责人签发。
复核
复核主要检查内容项目有：文稿查阅、审批、签发的 手续是否完备，流程是否合乎规定；文稿所附带的文件材 料是否齐全，是否存在错漏；文稿的格式是否统一规范
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发文处理内容
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用印ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
用印要注意的是：
用印时要先检查文稿上有无负责人签字，有负责人 签字并确认符合规定的，方可在制成的公文上加盖机关 印章。加盖印章的公文份数要与原稿标明印刷份数相同， 多余份数不加盖印章。
规范的用印方法是：“骑年压月”，上不压正文，印 章字迹要清晰、端正。
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第五章-办公室实务PPT课件
不要急于返回，应挥手致意，等客人移出视线后，再返 身离开。需要时可协助来访者预定出租车。
46
可编辑
一、接待工作概述
导 （一）接待预约二来、访接者待的的工准作备工程作
序
航 （二）接待未预三约、来接访待者规格的与工接作待计划
程（三序）接待中四的、基接本待礼工仪作的基本程序
二接待未预约来访者的工作程序48可编辑分流客人一览表不速之客接待方式上司熟识的上级客户热情招呼引领客人到会客室就座并快速通报上司按照上司的指示接待上司的亲属朋友请客人到会客室就座并立即告诉上司按照上司的指示接待本公司的中层管理人员如有急事要见上司的部门经理立即通报上司推销员秘书初步判断公司有可能需要其推销的产品则打电话咨询采购部门意见如果采购部门有意见面可介绍指引客人前去如果采购部门对推销的产品不感兴趣无意见面可明确大方告知对方如果秘书认为其推销的产品公司根本不需要则直接告知或留下相关资料如果推销员坚持要见上司可请他留下名片和产品说明书并告诉他你会转交上司如果上司有兴趣会与他联系不需要会见上司就能解决问题的来客秘书在与相关部门的主管或相关人员联系后介绍客人去洽谈
电子教案模版配色（3）
25
可编辑
➢（一）接待规格的确定
确定标准 1．来访者的身份。 2．双方的关系和利益。 3．对方的会见要求。 4．一些突然的变化会影响到既定的接待规格。 5．对接待过的客人，接待规格最好参照上一次的标准。
26
可编辑
一、接待规格的确定
小提醒
改变接待规格的处理
某电子公司赵总经理原定于2月20日接待某通讯公
21
可编辑
一、接待工作概述
接本节待规格二、接待的准备工作 接待计划 导航 三、接待规格与接待计划
四、接待工作的基本程序
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可编辑
一、接待工作概述
导 （一）接待预约二来、访接者待的的工准作备工程作
序
航 （二）接待未预三约、来接访待者规格的与工接作待计划
程（三序）接待中四的、基接本待礼工仪作的基本程序
二接待未预约来访者的工作程序48可编辑分流客人一览表不速之客接待方式上司熟识的上级客户热情招呼引领客人到会客室就座并快速通报上司按照上司的指示接待上司的亲属朋友请客人到会客室就座并立即告诉上司按照上司的指示接待本公司的中层管理人员如有急事要见上司的部门经理立即通报上司推销员秘书初步判断公司有可能需要其推销的产品则打电话咨询采购部门意见如果采购部门有意见面可介绍指引客人前去如果采购部门对推销的产品不感兴趣无意见面可明确大方告知对方如果秘书认为其推销的产品公司根本不需要则直接告知或留下相关资料如果推销员坚持要见上司可请他留下名片和产品说明书并告诉他你会转交上司如果上司有兴趣会与他联系不需要会见上司就能解决问题的来客秘书在与相关部门的主管或相关人员联系后介绍客人去洽谈
电子教案模版配色（3）
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可编辑
➢（一）接待规格的确定
确定标准 1．来访者的身份。 2．双方的关系和利益。 3．对方的会见要求。 4．一些突然的变化会影响到既定的接待规格。 5．对接待过的客人，接待规格最好参照上一次的标准。
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可编辑
一、接待规格的确定
小提醒
改变接待规格的处理
某电子公司赵总经理原定于2月20日接待某通讯公
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可编辑
一、接待工作概述
接本节待规格二、接待的准备工作 接待计划 导航 三、接待规格与接待计划
四、接待工作的基本程序
办公室工作实务培训课件PPT(33张)
会说 会写 会做事 会做人
Logo
Company Logo
第三节 办公室秘书的职业素养
Logo
会说 会写 会做事 会做人
Company Logo
情景案例
Logo
刘丽丽是一位刚满19岁的漂亮姑娘，高中毕业后因高考落榜，便到省城来求职。 她再三思量，觉得自己长得不错，口齿伶俐，适合去做秘书工作。于是，她翻阅大报 小报，几乎每张报纸都能看到各种企业招聘秘书人才的广告，她喜出望外。便津津有 味地阅读起来：
△某国际投资有限公司聘英文秘书一名，女性，25岁以下；中英文说写流利，良 好的人际关系；熟练中英文电脑处理；英语大专毕业；有两年以上外资企业工作经验 者优先。
△某公司招聘办公室秘书兼总务，女性，大专毕业，两年相关工作经验，工作耐 心、细致，办事谨慎，有承受工作压力的心理素质，具有较强的英语听、说、写能力 以及一定的财务经验。
会2说007年会长写沙民会政做职事业技术会学做院人ISAS竞赛素养
1、基础知识 2、专业知识 3、相关知识
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会说 会写 会做事 会做人
Company Logo
办公室秘书的知识素养
秘书知识素养
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基础知识
1 汉语知识 2 科学知识 3 外语知识 4 5 6
△某首饰厂聘秘书，大专以上学历，有良好英语能力和熟悉电脑者，有较强的文 字表达能力，有独立处事能力，有吃苦耐劳的精神，能与人融洽相处。……
刘丽丽把一则又一则的招聘广告从头看到尾，越看越泄气。各种招聘秘书的广告， 对应聘秘书的要求很具体，既有知识技能方面的条件，也有思想品质方面的要求，她 仅有年龄和容貌是远远不够的。经过几天的认真考虑，刘丽丽决定报考秘书职业培训 学校，继续学习，提高自己的素质。
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第三节 办公室秘书的职业素养
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会说 会写 会做事 会做人
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情景案例
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刘丽丽是一位刚满19岁的漂亮姑娘，高中毕业后因高考落榜，便到省城来求职。 她再三思量，觉得自己长得不错，口齿伶俐，适合去做秘书工作。于是，她翻阅大报 小报，几乎每张报纸都能看到各种企业招聘秘书人才的广告，她喜出望外。便津津有 味地阅读起来：
△某国际投资有限公司聘英文秘书一名，女性，25岁以下；中英文说写流利，良 好的人际关系；熟练中英文电脑处理；英语大专毕业；有两年以上外资企业工作经验 者优先。
△某公司招聘办公室秘书兼总务，女性，大专毕业，两年相关工作经验，工作耐 心、细致，办事谨慎，有承受工作压力的心理素质，具有较强的英语听、说、写能力 以及一定的财务经验。
会2说007年会长写沙民会政做职事业技术会学做院人ISAS竞赛素养
1、基础知识 2、专业知识 3、相关知识
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办公室秘书的知识素养
秘书知识素养
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基础知识
1 汉语知识 2 科学知识 3 外语知识 4 5 6
△某首饰厂聘秘书，大专以上学历，有良好英语能力和熟悉电脑者，有较强的文 字表达能力，有独立处事能力，有吃苦耐劳的精神，能与人融洽相处。……
刘丽丽把一则又一则的招聘广告从头看到尾，越看越泄气。各种招聘秘书的广告， 对应聘秘书的要求很具体，既有知识技能方面的条件，也有思想品质方面的要求，她 仅有年龄和容貌是远远不够的。经过几天的认真考虑，刘丽丽决定报考秘书职业培训 学校，继续学习，提高自己的素质。
《办公室工作实务》PPT课件
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精选课件ppt
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实践训练
（一）课堂讨论
1、办公空间的设计和布局需要考虑哪些主要因素？ 2、开放式或封闭式空间设计各有何优缺点？ 3、办公室内布置的一般要求是什么？
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精选课件ppt
实践训练
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2、 因为要赶经理下午开会要的一份材料，一上班，秘书孙琴就急急 忙忙坐到放在办公室角落里的电脑前，专心致志地准备起材料来。忙 碌了一会，她感觉有些异味，扭头一看才发现办公室窗户没开，她刚 打开窗户，电话响了，孙琴三步并作两步跑到了自己的办公桌前，拿 起电话，是一个客户找经理的电话，孙琴告之经理不在，对方要求留 言，孙琴赶忙去找可以用来记录的纸笔，在抽屉里翻找没有，又在堆 满文件、报刊及各种物什的办公室桌上寻找，终于在一堆零食下面找 到了纸笔。记录完毕，孙琴将其放到了临窗的经理的办公桌面上，然 后又回到电脑前。刚坐下来，营销科的一位员工来请孙琴帮他找一份 文件资料并要求复印，孙琴起身走到靠门的文件柜前找资料，可发现 光线太暗，看不清楚，又走到另一侧开灯，再回来找资料。文件找到， 孙琴利索地走到办公桌旁的复印机旁，很快就印好了。回到电脑前在 键盘上敲了没几下，突然，沙沙一阵响声，孙琴一抬头，发现天好像 要下雷阵雨的样子，眼看着自己放在经理桌面上的电话留言被风吹到 窗台上了，孙琴赶紧过来“抢救”，可一着急，不知道被什么绊了一 脚，“呯”的一声，她和风扇一起摔了个大跟斗，原来，前两天办公 室的空调坏了，还没修，因为天气热，孙琴用插板连接电插座，在电 脑旁边放了台风扇，孙琴就是被电线绊倒的。
是指若干工作人员同在一间办公室工作，根据办公室 工作流程将各个工作单元组合在一起。它没有固定的分隔 独立的空间，工作间的位置是根据需要利用可移动物体 （如屏风、隔板等）随机确定的。每个工作单a会lle做ry.c事om 会做人
2024版办公室工作实务培训课件PPT3
数据排序与筛选
图表与数据可视化
使用排序和筛选功能，快速找到需要的数据， 提高数据查询效率。
插入图表和数据透视表等可视化工具，直观 展示数据分布和趋势。
2024/1/30
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PowerPoint演示文稿制作要点
幻灯片布局与设计
选择合适的布局和设计风格，使幻灯片内容 更加清晰易懂。
文本编辑与排版
运用字体、颜色、动画等效果，突出重要信 息，吸引观众注意力。
用品发放准确无误。
2024/1/30
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03 办公自动化软件应用技巧
2024/1/30
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Word文档编辑排版技巧
文本输入与编辑 掌握快速输入、复制、粘贴、撤销等 基本操作，提高文档编辑效率。
格式设置与排版
熟练运用字体、字号、行距、对齐方 式等排版工具，使文档更加美观易读。
2024/1/30
插入与编辑对象
互动。
时间管理与工作效率提升
制定工作计划
合理安排工作时间，制定详细的 工作计划，确保任务按时完成。
2024/1/30
优先级排序
根据任务的紧急程度和重要性进 行排序，优先处理重要且紧急的 任务。
避免拖延症
克服拖延习惯，尽早开始工作并 持续跟进进度。
提高专注力
减少干扰因素，保持专注力，提 高工作效率和质量。
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积极主动沟通
主动向上级汇报工作进展， 反映问题和困难，提出建 设性意见和建议。
保持礼貌和尊重
与上级沟通时保持礼貌， 尊重上级的权威和决策， 避免过于强调个人观点。
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与同事相处原则和方法
相互尊重和理解
尊重同事的工作和成果， 理解彼此的难处和差异， 避免过度竞争和冲突。
办公室工作实务2--3
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情景案例
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周三上班，宏利公司秘书贾珊就发现今天工作很繁重。她迅速地 开始工作，搞得手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。 导致她今天工作忙乱的原因主要是今天办公室的邮件收发处理工作很 多：
1、处理发给总经理的函件，封面上有“急件”字样； 2、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方； 3、处理寄给人事部刘部长的包裹； 4、处理市商业局发来的一份政策性文件，上面有总经理的批办意 见：“交各部门负责人传阅”； 5、正在外地参加某商品交易会的副总打来电话，要求贾珊立即寄 送本公司的一个商品的样本过去； 6、处理一批收到的商业信函、若干封私人信件和报刊、小册子等 印刷材料； 7、三个客户的邮件需要在四小时内回复，江苏分公司催要广告宣 传单等文字材料。
❖ 素质点： 培养忠于职守、乐于奉献的职业道德素养 培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识 养成严谨、规范的办公室工作习惯
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第三节 办公室的邮件处理工作
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会说ww会w.t写hemega会ller做y.c事om 会做人
处理邮件的注意事项
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1、要熟悉本公司报刊、邮件、函电收发制度；
2、要了解各种邮政业务，如信函业务、邮政包裹业务、特 快专递业务等，特别是要熟悉一些邮政操作方面的小常识， 如如何填写业务单式；如何封装包裹；如何查询、更改、撤 回邮件等。
3、领导外出不在公司，秘书仍应按规范程序和要求处理各 种邮件，但一定要和领导保持联系和沟通，重要邮件要及时 请示汇报，处理过的各种来信应保留至领导返回后，请他逐 一阅读处理。
会2说00w7w年会w.t长写hem沙eg民a会ll政er做y职.c事o业m 技术会学做院人ISAS竞赛选题
办公室实务
12
2018/12/11
3、我国外资、合资企业 办公室实务的主要内容
⑴、办公室环境的布置和整理； ⑵、通讯事务、电话、信函和邮件处理； ⑶、执行上司交办事项； ⑷、照料上司身边的琐事； ⑸、接待宾客和员工的来访； ⑹、记录上司指令及会谈、会议内容； ⑺、打印文告及表格； ⑻、收集及整理各种信息； ⑼、保管办公室设备及用品； ⑽、外出办事，如银行、邮局、税务所等。
2018/12/11 7
2、办公室的职能
办公室的职能
政务(或业务)服务
秘主 人要 员是 的中 工高 作级 文
.
事 务 管 理
事务管理是为确保有效、快捷的政务或业务 服务而开展的辅助性工作，它是办公室工作 体系中不可缺少的重要组成部分。
2018/12/11
8
3、办公室事务管 理工作的特征
办公室事 务管理工 作的特征
应该做的事， 集中精力做。
请
示
16
2018/12/11
㈡、文员管理时间、费用的方法
1、管理好文员自己的时间 ——成功管理好自己的时间 会使文员的工作更顺利、生 活更愉快！ 2、文员要学会节约开支 ——文员要有主人翁意识， 仔细管理钱财和物品，学会 节约开支，避免浪费应成为 每一个文员都要追求的目标.
2
主 要 内 容
第一讲：办公室与文员实务概述 第二讲：办公室的布置与管理 第三讲：电话与电子通讯 第四讲：邮件收发 第五讲：接待实务 第六讲：信访实务 第七讲：会议与会谈实务
第八讲：关于日程安排 第九讲：差旅事宜 第十讲：照料上司身边琐事 第十一讲：交际与礼仪 第十二讲：办公室用语 第十三讲：印信与值班工作 第十四讲：文书与档案实务
2018/12/11
3、我国外资、合资企业 办公室实务的主要内容
⑴、办公室环境的布置和整理； ⑵、通讯事务、电话、信函和邮件处理； ⑶、执行上司交办事项； ⑷、照料上司身边的琐事； ⑸、接待宾客和员工的来访； ⑹、记录上司指令及会谈、会议内容； ⑺、打印文告及表格； ⑻、收集及整理各种信息； ⑼、保管办公室设备及用品； ⑽、外出办事，如银行、邮局、税务所等。
2018/12/11 7
2、办公室的职能
办公室的职能
政务(或业务)服务
秘主 人要 员是 的中 工高 作级 文
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事 务 管 理
事务管理是为确保有效、快捷的政务或业务 服务而开展的辅助性工作，它是办公室工作 体系中不可缺少的重要组成部分。
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3、办公室事务管 理工作的特征
办公室事 务管理工 作的特征
应该做的事， 集中精力做。
请
示
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㈡、文员管理时间、费用的方法
1、管理好文员自己的时间 ——成功管理好自己的时间 会使文员的工作更顺利、生 活更愉快！ 2、文员要学会节约开支 ——文员要有主人翁意识， 仔细管理钱财和物品，学会 节约开支，避免浪费应成为 每一个文员都要追求的目标.
2
主 要 内 容
第一讲：办公室与文员实务概述 第二讲：办公室的布置与管理 第三讲：电话与电子通讯 第四讲：邮件收发 第五讲：接待实务 第六讲：信访实务 第七讲：会议与会谈实务
第八讲：关于日程安排 第九讲：差旅事宜 第十讲：照料上司身边琐事 第十一讲：交际与礼仪 第十二讲：办公室用语 第十三讲：印信与值班工作 第十四讲：文书与档案实务