最新集团公司档案管理制度汇编

最新集团公司档案管理制度汇编一、档案的管理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．二、归档资料的范围、内容．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．三、归档时间．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．四、档案的收集．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．五、归档要求．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．六、档案的鉴定．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．七、档案的销毁．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．八、档案安全保密规定．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．九、档案柜的管理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．十、档案资料的借阅．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．十、附则．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．集团档案管理制度总则：档案是集团在行政办公和经营活动中产生且具有指导性意义的文件资料，在公司日常办公等方面起着重要的作用。

为了加强对集团内部档案的管理，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，保证集团机密不外泄，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》及有关法律法规，特制定本管理制度。

本制度所指档案是指各部门、单位及个人在工作中或社会活动中直接形成对公司有保存价值的各种文字、图表、声像磁盘等各种载体形式的文件材料。

一、档案的管理（一）档案是集团的宝贵财富，任何部门或个人不得以任何形式和手段将应归档的文件材料据为已有。

必须坚持集中统一管理的原则，维护档案的完整与安全，便于档案信息资源的开发和利用。

（二）总裁办是集团档案的归口管理部门,负责档案管理制度的贯彻及在各处办、公司的执行检查、督查，加强对档案的业务领导和工作实务指导。

（三）总裁办负责集团档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。

（四）总裁办负责指导各处办、公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作。

（五）各处办、公司所负责的内部档案资料,应有专人兼管。

其管理的主要职责为：1.遵守集团公司档案管理方面的管理制度。

2.协助集团总裁办档案室做好文件资料归档，定期将文件材料收集、整理并交档案室统一管理。

二、档案的归档范围、内容（一）档案资料的归档范围是集团在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中所形成的具有保存价值的文件材料。

具体包括：公司内部形成的文件材料。

如：计划性文件资料、批示性文件材料、法规性文件、集团的重大决议、总结性文件、凭证性材料、汇报性材料、劳资人事资料、调研性资料、声像制品资料、证件性文书资料、馈赠性资料。

1.计划性文件资料：包括集团的战略规划、经营计划、各部门的工作规划、计划。

2.批示性文件材料：包括集团各类标准、指标，如计划指标、考核标准、技术标准等；集团管理层在生产经营中的各类工作指示、调度记录等。

3.法规性文件材料：包括政府、行业、及各级制定和颁发和各种需集团贯彻和执行的规定、要求、标准等文件；集团内部制定的各类规章制度。

4.公司的重大决议：包括由集团股东大会、董事会、监事会、总裁办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。

5.总结性文件：包括经营活动中年度、季度、月度的工作总结，下属单位的工作总结及单项性的各种总结报告。

6.凭证性材料：包括各部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭证、台帐等。

如产量记录、质量记录、设备保养维护记录、以及材料能源消耗、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。

7.汇报性材料：包括集团向各上级主管单位的汇报材料、统计报表、财务报表等；集团领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料。

8.劳资人事资料：包括集团的人事任命、人事调整、人事考勤、人才引进和培训考核、工资核定记录等相关资料。

9.调研性资料：包括市场调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、集团内部各策划方案的相关材料。

10.声像制品资料：包括经营活动中、文化活动中，以及员工在外学习、考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的反映集团经营活动的各种资料。

11.证件性文书资料：包括法人营业执照、土地使用许可证、产品检疫站、卫生许可证、出口许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料如汽车使用和房屋建筑等批文证照。

12.馈赠性资料：包括上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

（二）集团引进及筹建项目、外购设备的文件材料。

如：项目可研、图纸、设备图样、说明书等（三）集团投资的全资、控股、参股企业所形成的文件材料。

如：投资计划、决议等（四）集团的参与合作项目，合作方需向本公司提交的文件材料。

（五）上级主管部门下发的各种文件材料。

如：批示、批复、指示（六）公司执行、办理的外来文件材料。

三、档案的归档时间（一）集团内部形成的文件材料（管理性文件材料）一般须在办理完毕后归档。

（二）基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。

（三）外购设备或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试完毕后归档。

（四）集团领导或员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后立即归档。

（五）财务档案应按照《会计档案管理办法》，由财务会计部门按照归档要求负责整理、装订，在会计年度终结后，由财务会计部门保管1年后，向档案室移交。

如有特殊的财务档案，可要根据实际情况延长归档时间。

（六）法律案件归档待案件办结后立即归档。

（七）集团各类合同归档，待合同签署完毕后立即归档。

如经营、运输及项目合同、协议等）（八）审计档案待审计完毕后立即归档。

（九）实物及声像档案。

1.贵重礼品和奖杯、奖牌等，及时到档案室登记造册，实物可由部门或个人暂时保管。

2.录音、录像、照片及时向档案室移交。

3.光盘随有关文件材料一同移交。

（十）集团内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料应即时归档。

（十一）公司产权变动过程中形成的文件材料应即时归档。

（十二）对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务单位的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。

四、档案的收集（一）银行票据由财务处立卷留存；各类报表（应收帐报表、销售报表等）报相关领导审阅后由专人收回并立即销毁，只财务处立卷留存。

（二）业务计划、往来函等业务传真、资料立卷交回集团档案室留存。

（三）各类外来文件、资料，各部门传阅后均立卷交回集团档案室留存。

（四）集团员工应注意随时收集各种信息资料，并及时汇总，员工因公外出参观学习考察和参加各种会议回到集团后，应将相关资料全部移交集团档案室留存。

（五）集团基建施工、竣工、工程勘测报告、征地、地质等图纸文件材料，待工程竣工后全部收集整理。

五、档案的归档要求（一）归档文件材料必须完整、准确，具有长期、永久性保存价值的文件材料的归档率应达到100%。

（二）归档文件必须将正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件、印章及签字手续齐全。

（三）归档文件必须符合档案保管要求，不允许有热敏传真件、复写件及铅笔、圆珠笔、红蓝铅笔、红墨水、纯蓝墨水等字迹。

（四）部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的文秘档案资料，递交集团档案室立卷归档。

（五）移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。

（六）立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，然后填写备考表，注明保管期限。

（七）集团档案应设有适宜档案保管要求的库房设施，档案人员根据《档案管理制度》认真保管档案，严格限制各种损毁档案因素的产生。

具有永久和长期保存价值的档案，如有破损或字迹模糊，应及时进行修补或复制，维护档案的完整与安全。

（八）各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）进行立卷归档，并保持其完好无损。

（九）档案管理人员调动时，必须在离职前将其所保管的档案数量及状况交代清楚，并办理交接手续。

六、档案的鉴定（一）认真判定档案真伪和价值。

（二）每年应对档案进行一次清理，从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别，各类档案的保管期限。

（三）规定档案保管期限的文件。

档案保管期限分永久、长期、短期三种。

介于两种保管期限的，保管期限从长。

七、档案的销毁（一）档案销毁的具体工作由档案室承办，编制销毁清册，对超过保存期限的档案，认真鉴定，由档案管理员登记造册，经部门负责人审核分管领导审批，总裁批准后，按规定销毁。

（二）经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

（三）送交档案形成部门对拟销毁案卷的清册进行初审，经部门负责人签字同意后，连同销毁档案的书面报告送总经理签字批准。

（四）销毁时要有档案人员二人以上，销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。

文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

八、档案的安全保密规定（一）档案管理人员和借阅人员要树立高度的工作责任心，加强保密意识，严格遵守国家保密法及公司各项保密制度，认真做好保密工作。

（二）档案管理人员必须严格执行档案查阅借阅制度；履行借阅登记手续，认真审查审批权限是否符合规定的要求。

（三）档案密级分为绝密、机密、秘密三级。

（四）凡借阅档案人员，必须严守机密，保证档案的安全。

未经档案管理人员许可不得任意翻阅档案。

（五）档案管理人员向借阅档案者提供、出具有关证明时，一定要以档案材料原始记载为依据，不得弄虚作假出假证；涉及集团机密的档案材料，必须经部门负责人报经总裁同意后再作决定，严防泄密。

（六）凡借阅的档案不慎丢失，除本人写出深刻检查外，并及时报告档案管理员及相关领导，酌情处理。

（七）任何人不许将档案内容泄露给无关人员，如有泄露和公布档案内容者，应视情节轻重，严格追究有关责任。

（八）档案柜一律上锁、钥匙由专人保管。

借出的档案材料务必定期归还，借出使用期间，不许转借他人，不许带入公共场所。

（九）档案室禁止吸烟，严禁将易燃易爆物品和私人物品带入库房，明显处要有安全防火设备。

（十）档案人员下班必须对档案进行检查，锁好门窗、档案柜，切断电源后方可离开。

九、档案柜管理（一）档案柜是档案资料保存重地，应严格执行保密、保存制度，非工作需要不得随意打开档案柜，更不得翻阅文件。

（二）档案柜要锁好，并妥善保管好钥匙。

（三）档案柜内应经常保持清洁、整齐，严禁在库内放杂物，注意通风。

（四）档案柜应贯彻“以防为主，防治结合”的原则，注意防虫、防火、防尘、防潮、防盗、防有害气体、防霉。