成都市档案馆收集档案范围实施细则(试行)

成都市档案馆收集档案范围实施细则（试行）为建设覆盖人民群众的、内容丰富和结构合理的国家综合档案馆馆藏档案资源体系，完整记录、安全保存我市经济社会发展各方面的真实面貌，科学划定成都市档案馆收集档案范围，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（国家档案局令第9号）、《四川省〈中华人民共和国档案法〉实施办法》《四川省国家档案馆管理办法》等有关法律法规，制定本细则。

第一条本细则适用于成都市档案馆收集范围内的市级部门、企事业单位及其他组织和个人。

第二条成都市档案馆收集工作贯彻科学发展、以人为本的理念，本着维护历史真实面貌，全面反映成都经济、政治、文化、社会、生态的发展历程，便于社会各界共享和利用的原则，依法开展档案收集工作。

第三条列入成都市档案馆收集范围的各单位应当加强档案管理，按规定时限和要求向成都市档案馆移交档案，任何单位和个人不得将属于国家所有的档案据为己有。

第四条成都市档案馆依法接收和征集对国家和社会具有保存价值的各种门类、载体的档案，包括文书档案、科技档案、专业档案、音像档案、电子档案和实物档案，以及有助于了解立档单位历史和档案内容的文件汇编、部门志、论坛文集、纪念画册等资料。

其中文书档案、科技档案、专业档案均包括纸质档案和内容对应的电子档案或数字化副本；音像档案包括照片、录音带、录像带、影视片等；电子档案包括磁带、磁盘、光盘等；实物档案包括纪念品、礼品、样品、印章、字画、奖状、奖牌、各类证书等。

第五条成都市档案馆收集范围（一）依法接收中华人民共和国成立后下列组织机构的档案：1.中国共产党成都市委员会及其所属各部门；2.成都市人民代表大会及其常设机构和办事机构；3.成都市人民政府及其所属各部门和单位；4.中国人民政治协商会议成都市委员会及其常设机构和办事机构；5.成都市中级人民法院、成都市人民检察院；6.各民主党派成都市委员会机关；7.成都市总工会、共青团成都市委员会、成都市妇女联合会等人民团体；8.属于成都市人民政府和上级主管部门双重领导单位；9.成都市国有骨干企业、事业单位。

（二）成都市组织或者承办的具有较大影响的国际性、全国性会议和本行政区域内重大的政治、经济、科技、文化、体育、宗教、外事等活动、事件形成的档案。

（三）其他法律法规规定应当收集的档案。

（四）收集中华人民共和国成立前的档案：中华人民共和国成立前成都各个历史时期政权机构、社会组织、著名人物的档案。

（五）收集其他反映成都社会、经济、历史、文化等发展的档案资料：1.历代成都籍或在成都长期活动过的非成都籍的政界、军界、工商界、科学文化界、教育卫生体育界等领域具有重要影响的官员、专家学者、劳模、英模及其他著名人士，其形成的手迹、手稿、著述、信件、日记、证书、奖章、照片、字画、实物等各种门类、载体的档案资料；2.与成都有关的、经省部级以上单位认定的成都名牌、名胜等档案；3.反映成都民族工商业、传统工业、传统手工艺和名特优产品的特色档案、非遗档案；4.外国人形成的有关成都的游记、日记、图书、照片、影像等档案；5.成都历代形成的各种地方史志、族谱、家谱，反映成都人文历史、风土人情的资料；6.以成都为背景编辑出版的各种著述或文艺作品；7.成都市各社会组织、家庭和个人形成的对国家和社会有利用价值的档案。

成都市档案馆通过接受捐赠、购买等形式，向境内外各类机构与个人征集有关成都的珍贵档案资料。

（六）根据国家有关电子档案管理要求收集成都市有价值的各类电子档案。

（七）在收集档案的同时，收集有助于管理和利用档案资料所必须的专用设备和专用软件系统。

第六条成都市档案馆接收保管期限为永久和长期的档案。

本市重要政务活动和重大活动形成的档案，接收保管期限为永久和30年。

第七条档案的接收要求（一）为确保进馆档案的质量，凡列入收集范围内的单位，按照国家和省市有关规定，做好移交进馆档案资料收集和整理编目工作，确保档案齐全完整，整理科学规范，符合国家标准。

（二）进馆档案应保持全宗的完整性，按规定整理完毕，编制检索工具。

纸质档案、音像档案和实物档案必须有对应的电子档案或档案数字化副本，音像档案和实物档案还应有背景信息说明，并随档案实体一并移交。

（三）进馆单位按照要求建立全宗卷，并将编制的全宗介绍等八大类，移交说明、检索工具等随同档案一并移交。

（四）在档案进馆前各单位须完成涉密档案（含电子文件）的清理、解密工作。

对拟移交档案中不宜向社会开放的部分依法提出限制利用意见。

（五）移交进馆的档案应使用符合国家标准规范、有利于档案长久保存的装具。

档案必须符合档案保护技术要求，无霉变、褪色、尘污、破损、虫蛀、鼠咬、塑料金属装订物等现象。

第八条档案的移交时间列入本细则收集范围的档案，应当按规定时间向成都市档案馆移交：（一）列入收集范围的组织机构应当自档案形成之日起满20年移交。

（二）因机构改革撤并单位档案，应按有关规定办理。

（三）本市重要政务活动和重大活动的档案应在活动结束60日内经规范整理后移交。

（四）专业性较强或者需要保密的档案，经成都市档案局同意后，可以推迟移交进馆。

（五）列入收集范围的中华人民共和国成立前档案，各单位必须及时向成都市档案馆移交，法律法规另有规定的除外。

第九条档案接收程序（一）成都市档案局根据收集档案范围，编制接收计划，向进馆单位印发档案移交通知和计划。

进馆单位根据接收计划做好档案进馆准备工作。

（二）成都市档案局依据有关标准对进馆档案质量进行检查验收，验收合格后，进馆单位向成都市档案局提交书面档案移交进馆函。

（三）进馆单位在收到成都市档案局同意进馆复函后15日内将档案实体和档案数字化副本、检索工具及全宗介绍、大事记等相关资料移交进馆。

交接双方办理档案资料交接，填写交接文据，并签字盖章。

文本一式三份，成都市档案局保存两份，进馆单位保存一份，归入双方档案。

第十条需要提前或推迟移交进馆的，进馆单位应当向成都市档案局提出书面申请，经成都市档案局同意后可提前或推迟移交。

第十一条成都市档案馆编制《成都市档案馆接收档案单位名录》，并根据实际情况，依本细则进行调整、发布和实施。

第十二条本细则自发布之日起三十日后实施，有效期两年。

《成都市档案局关于印发成都市档案馆接收档案范围细则的通知》（成档发〔2012〕27号）同时废止。

附件：成都市电子档案数据（数字化副本）接收要求附件成都市电子档案数据（数字化副本）接收要求一、质量要求（一）机读目录的质量要求1 规范性引用文件本要求是在参照《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）《归档文件整理规则》（DA/T 22—2000、DA/T 22—2015）《会计档案管理办法》（财政部国家档案局令第79号）《会计档案案卷格式》（DA/T 39—2008）《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50-2014）的基础上，结合成都市档案行业的实际业务工作情况制定的，未尽事项以国家档案局的相关规定为准。

2录入项目2.1 档号2.1.1 档号结构2016年及以后的文书档案：全宗号-档案门类代码-年度.管期限-机构问题（按机构问题三级分类）-件号；2015年及以前以卷为单位整理的文书档案：全宗号-目录号-案卷号；2015年及以前以件为单位整理的文书档案：全宗号-保管期限年度机构（三级分类单位）-件号会计档案：全宗号-目录号-案卷号；科技档案：全宗号-分类号（或目录号或项目代号）-案卷号；照片档案：全宗号-目录号-册号-照片号组成（GB/T 11821-2002）；全宗号-保管期限-年度-照片组号-照片张号组成（DA/T 50-2014）2.1.2 案卷级条目录入到案卷号，文件级条目录入到页数（或页号）。

2.1.3 全宗号、目录号、案卷号采取定位数字。

2015年及以前的文书档案：全宗号3位、目录号3位、案卷号3位。

2016年及以后的文书档案：全宗号4位、目录号3位、案卷号4位，当位数不足时，前补零补足4位。

2.2 题名2.2.1 文件级题名。

即文件标题，一般照实抄录。

没有标题的文件，依据其内容要拟写题名。

如题名太长，应根据其内容精简或另拟题名。

如标题不能揭示文件内容的要在原标题后重新加注有关内容。

另拟的的标题或加注的内容加“[ ]”注明。

2.2.1.1题名中出现文号或顺序号时，应补充主体内容。

2.2.1.2题名中只有文种的，如：通知、公告、通告、报告等，应根据文件内容加注责任者和事由。

2.2.1.3简报应注明期数和标题名称及内容。

2.2.1.4会议记录的题名，以会议名称作为一件的一般应录入会议名称，如“党组会议记录”。

如果每次会议作为一件的，题名应录入本次会议主要议题的内容。

2.2.2 案卷级题名。

既案卷的标题，是表达案卷内文件的中心内容、形式特征的名称。

一般著录案卷上已拟定的题名。

案卷题名不能揭示案卷内容，应依据档案内容加以修改后再录入。

在拟写的题名两端加上“［］”。

2.3 责任者2.3.1制发文件的组织或个人，文件的发文机关或署名者。

在一个全宗内，对一个单位的名称应尽量做到统一。

2.3.2责任者一般应使用全称或通用简称。

不能使用“本部”、“本局”、“本委”、“市***局”等含义不明、难以判断的简称。

2.3.3责任者有多个的，可录前两个，责任者之间以“；”相隔。

但立档单位又是责任人者的必须录入。

个人责任者一般只录入姓名，必要时在姓名后录入职务、职称，并加“（）”号。

2.3.4转发文件的责任者录入转发文件机关。

2.3.5审批（申报）表的责任者。

若上报并批准的，录入最后审批机关名称；未被批准的，录入审批表申报机关名称。

2.3.6本机关文件被上级机关批转时的责任者应录入批转机关。

2.3.7会议文件的责任者，一般录入文件制发机关。

综合性会议不能只录召开会议的机关，如有若干个领导发言，责任者录入发言人及职务，并对职务加“（）”号。

2.3.8来文与复文分别录入各自的责任者。

2.3.9机关内部文件等“白头文件”，应根据文件内容、形式等特征加以考证并录入。

2.4文件编号文件制发机关的发文字号，由机关代字、年度、发文、发文号组成，应如实录入，不能省略。

有多个文件编号的，只录入主办单位的一个文件编号。

有本单位文件编号的必须录入本单位的文件编号。

括号一律用〔〕，年度采用四位阿拉伯数字。

2.5 时间项2.5.1时间项著录到月或日为止。

用8位阿拉伯数字表示，第1-4位表示年，第5-6位表示月，第7-8位表示日。

文件时间不完整或部分时间字迹不清，应先考证出年份，其次考证出月份。

月考证不出，以“0”补之。

考证不出准确年份，可著录大致年份。

2.5.2文件日期应以签发日期为准。