电子文件归档管理制度
电子文件存放管理制度
电子文件存放管理制度一、总则为规范电子文件的存放管理，保证文件的完整性和安全性，提高文件的查找效率和利用价值，特拟订本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有部门电子文件的存放管理工作。
三、文件分类1. 根据文件性质和内容，将电子文件分为重要文件、一般文件和废弃文件三类。
2. 重要文件：指公司重要的机密文件、重要合同文件、财务文件等；一旦遗失或损坏可能对公司造成严重影响的文件。
需进行加密存放，并设置备份。
3. 一般文件：指公司日常工作中产生的一般文件，如会议纪要、活动方案、市场调研报告等。
可根据文件内容的重要程度设置不同级别的存放措施。
4. 废弃文件：指已完成工作或失效的文件，应及时删除或归档至废弃文件夹，以便释放存储空间。
四、存放管理1. 建立电子文件存放目录结构，对不同类型的文件进行分类存放。
为了方便管理和查找，可根据部门、日期、项目、文件类型等设立不同的文件夹。
2. 对于重要文件，应设置访问权限，只有经过授权的人员才能查看或修改文件内容。
同时，定期对文件进行备份，以防止文件遗失或损坏。
3. 对于一般文件，可以根据文件的重要程度和使用频率，设定存放期限和归档规定。
长时间未使用的文件，可移至归档文件夹进行存放。
4. 废弃文件应定期清理。
通过查找重复、失效或过期的文件，及时进行删除或归档，以保持存储空间的整洁和有效利用。
五、查找与利用1. 建立电子文件检索系统，为员工提供方便快捷的查找功能。
可通过关键词、文件名、日期等方式进行检索，以提高文件查找效率。
2. 对于重要文件，应提供详细的文件说明和版本记录，确保文件的完整性和一致性。
在必要时，可设置文件审批和修改记录，以追踪文件的变更情况。
3. 对于一般文件，应建立文件共享平台，方便员工之间的文件共享和交流。
同时，定期对文件进行更新和维护，以确保文件的准确性和及时性。
4. 对于废弃文件，应设置归档规则和清理周期，定期对废弃文件进行清理和归档。
同时，建立废弃文件清单，记录清理情况和处理结果。
文件归档整理档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司文件归档整理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案管理效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有文件归档整理工作，包括但不限于纸质文件、电子文件、声像文件等。
第三条文件归档整理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保文件归档齐全，不遗漏任何重要信息。
2. 真实性原则：归档文件必须真实反映公司工作情况，不得伪造、篡改。
3. 便捷性原则：便于档案的查找、利用和保管。
4. 安全性原则：确保档案在保管和使用过程中的安全。
第二章组织与管理第四条公司设立档案管理部门，负责文件归档整理工作的组织实施和监督管理。
第五条档案管理部门职责：1. 制定文件归档整理方案，并组织实施。
2. 指导各部门做好文件归档整理工作。
3. 负责档案的接收、整理、保管和利用。
4. 定期对档案进行清理、鉴定和销毁。
第六条各部门应指定专人负责本部门文件归档整理工作，并接受档案管理部门的指导和监督。
第三章文件归档整理要求第七条文件归档整理应遵循以下要求：1. 文件收集：各部门应按照归档范围，及时收集应归档的文件材料。
2. 文件鉴定：对收集到的文件材料进行鉴定，确定其保存价值。
3. 文件分类：根据文件内容、性质和保存价值，对文件进行分类。
4. 文件整理：按照分类标准，对文件进行装订、排列、编号、编目等整理工作。
5. 文件归档：将整理好的文件材料按照归档顺序，逐级归档。
第八条归档文件应具备以下条件：1. 文件材料齐全，无缺页、破损。
2. 文件材料分类准确，排列有序。
3. 文件材料编号规范，便于查找。
4. 文件材料编目完整，便于检索。
第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循以下要求：1. 档案室应保持整洁、通风、防潮、防虫、防尘、防盗。
2. 档案柜应按照档案分类、年代、编号等进行排列。
3. 档案管理人员应定期检查档案，确保档案安全。
第十条档案利用应遵循以下要求：1. 查阅档案需提前预约，填写《档案查阅申请表》。
电子文件归档与电子档案管理规定
1.目的2.适用范围本标准规定了在项目活动中，具有长期保存价值的电子文件的收集、积累、归档及电子档案管理的一般方法。
适用于项目执行过程中产生的电子文件及电子档案的管理。
其他种类的电子文件的管理可参照本标准。
3.定义本标准采用下列定义。
3.1 电子文件能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。
3.2 电子档案具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据3.3 逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。
3.4 物理归档指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
4.职责分工4.1 电子文件形成由资料员对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,保证管理工作的连续性。
4.2 电子文件的管理由项目经理负责。
4.3 各部门经理应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等归档要求,以保证电子档案的质量。
5.规定内容5.1 为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成时就应有严格的管理制度和技术措施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。
5.2 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
5.3 具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件,如没有纸质等拷贝件的必须制成纸质文件或缩微品等。
进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件或缩微品一并归档。
5.4归档范围电子文件的归档范围,参照国家关于文件归档的现行有关规定执行，并应包括相应的支持软件和相关数据。
5.5归档时间逻辑归档可实时进行,物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。
5.6检测在进行电子文件归档工作时,应按其基本技术条件进行检测。
其内容包括:硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。
电子版文件资料管理制度
电子版文件资料管理制度第一章总则第一条为加强对电子版文件资料的管理，规范文件资料的存储、保管、查阅和利用，提高信息资源的利用效率和安全性，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有的电子版文件资料管理工作。
第二章文件资料的归档和整理第三条电子版文件资料应按照文件类型、年份、部门等分类进行归档整理，并建立相关的检索系统。
第四条文件资料的归档应采用独立的存储设备，并定期进行备份和更替，保证文件的完整和安全。
第五条对于已经过期的文件资料，应及时进行整理和处理，保持归档的系统的及时性和有效性。
第三章文件资料的使用和审核第六条对于需要使用电子文件资料的人员，应提出书面申请，并经过相关主管部门的审批方可查阅。
第七条对于涉密文件资料的使用，应严格按照相关保密规定执行，未经授权人员不得查阅和使用。
第八条文件资料的使用记录应及时登记和备份，以保证文件的使用情况能够得到准确的追踪和检查。
第四章文件资料的保密和安全第九条对于涉密文件资料的保管，应采取严格的控制措施，包括密码保护、访问权限控制等。
第十条文件资料管理人员应定期对电子文件资料进行安全检查和漏洞排查，保证文件的安全性和完整性。
第十一条对于发现文件资料泄露或者损坏的情况，应立即进行报告和处理，同时启用备份文件进行替换。
第五章文件资料的转移和销毁第十二条对于需要转移的文件资料，应经过相关主管部门的审批，并按照规定的程序进行转移和交接。
第十三条对于已经过期的文件资料，应按照相关规定进行销毁，并建立销毁记录以备查证。
第十四条对于需要长期保留的文件资料，应进行定期的整理和存档，并做好相关的保管工作。
第六章文件资料管理的责任和制度执行第十五条文件资料管理人员应加强对文件资料管理制度的宣传和执行，确保每个工作人员都能够理解和遵守相关规定。
第十六条对于违反文件资料管理制度的人员，应依照相关规定进行处罚和纠正。
第十七条文件资料管理人员应进行定期的文件管理质量检查，确保文件资料管理工作的顺利进行。
电子技术文件管理制度(4篇)
电子技术文件管理制度第一章总则第一条为了加强电子技术文件的管理，确保电子技术文件的安全性、可靠性和完整性，提高电子技术文件的利用效率，制订本制度。
第二条本制度适用于本单位的所有电子技术文件的制作、存储、传递、利用和销毁。
第三条电子技术文件是指采用电子信息技术和设备创建、存储、管理和传递的技术文件，包括但不限于电子文档、电子图纸、电子数据等。
第四条电子技术文件管理的原则是科学性、规范性、安全性、便捷性。
第五条电子技术文件管理应遵循国家相关法律法规、规章和政策制度，并根据本单位的实际情况进行具体操作。
第六条本单位的电子技术文件管理工作由相关部门负责，具体职责如下：1. 制定并修订电子技术文件管理制度；2. 组织实施电子技术文件管理工作，确保电子技术文件系统的正常运行；3. 指导和督促各部门落实电子技术文件管理制度。
第二章电子技术文件的制作第七条电子技术文件的制作应符合以下要求：1. 采用标准化的电子文档格式进行编制；2. 采用规范的命名方式进行命名，包括文档名称、版本号、制作日期等要素；3. 相关数据应准确、可靠、完整、一致。
第八条电子技术文件的制作应由具备相应资质和技术水平的人员进行，并按照相关标准和规范进行操作。
第九条电子技术文件的制作应进行质量控制，确保技术文件的准确性、完整性和一致性。
第三章电子技术文件的存储第十条电子技术文件的存储应采用合适的存储介质和设备，确保电子技术文件的安全性和可靠性。
第十一条电子技术文件的存储应采用分级管理的方式，按照文件的重要性和保密级别进行分类存储。
第十二条电子技术文件的物理存储应符合以下要求：1. 存储介质应具备抗磁场、抗湿度、抗辐射等特性；2. 存储设备应定期维护和检测，确保设备正常运行；3. 存储环境应干燥、无尘、温度适宜，并采取防火、防水、防盗等措施。
第十三条电子技术文件的逻辑存储应采用合理的文件结构和管理方法，确保文件的易取得、易查找和易操作。
第十四条电子技术文件的存储应做好备份工作，确保文件的备份完整、可靠、可恢复。
公司电子文件归档与电子档案管理规定
公司电子文件归档与电子档案管理规定第一章总则第一条为加强公司电子文件归档与电子档案管理，确保电子文件真实、完整、可用和安全，根据相关制度，结合实际，制定本规定。
第二条本规定适用于公司电子文件与电子档案的管理。
第三条公司电子文件归档与电子档案管理，应遵循纳入信息化建设规划、技术与管理并重、便于利用和安全可靠的原则。
第四条基本术语(一)电子文件是指公司在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。
电子文件由内容、结构、背景组成。
(二)电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
(三)元数据是指描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。
第五条公司应对电子文件、电子档案实施全程和集中管理，加强电子文件前端控制，对有价值的文件采取相应的保护措施，确保电子文件和电子档案的真实性、完整性、可用性与安全性。
第六条相关文件GB/T18894 电子文件归档与电子档案管理规范DA/T15 磁性载体档案管理与保护规范DA/T 38电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T 47版式电子文件长期保存格式需求DA/T 48基于XML的电子文件封装规范DA/T 46文书类电子文件元数据方案DA/T 54照片类电子档案元数据方案DA/T 63录音录像类电子档案元数据方案DA/T1档案工作基本术语DA/T 58电子档案管理基本术语《企业电子文件归档和电子档案管理指南》《公司档案工作管理办法》第二章管理机构与职责第七条公司办公室负责牵头建立电子文件及电子档案管理工作协同机制，推进电子档案标准规范建设、电子文件归档与电子档案管理工作。
第八条各单位、各部门职责各单位、各部门作为电子文件归档管理责任部门负责按照归档范围开展电子文件的收集、整理、著录和移交归档等工作，对电子文件的真实、完整、可用负责，指定兼职档案员统一管理并确保人员稳定；对于公司外工程项目的电子档案，应- 2 -由工程项目的项目经理负责电子文件归档工作，所在单位、部门负责监督、检查。
公司电子文件管理制度
一、总则为加强公司电子文件的管理，确保电子文件的完整、准确、安全和有效利用，提高工作效率，依据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部所有电子文件的管理，包括但不限于：电子邮件、文档、图片、音频、视频等。
三、电子文件的定义电子文件是指以数字形式存储、处理、传输的文件，包括但不限于以下几种类型：1. 文字类文件：如Word文档、Excel表格、PowerPoint演示文稿等；2. 图形类文件：如JPEG、PNG、GIF等图片格式；3. 音频类文件：如MP3、WAV等音频格式；4. 视频类文件：如MP4、AVI等视频格式；5. 其他电子文件：如电子报表、电子合同、电子发票等。
四、电子文件管理制度1. 电子文件分类与归档（1）根据文件内容、性质和用途，将电子文件分为不同类别，如公司规章制度、业务文件、财务文件等。
（2）按照分类，对电子文件进行归档，确保文件分类清晰、有序。
2. 电子文件命名规范（1）电子文件命名应遵循统一、简洁、易于识别的原则。
（2）文件命名格式：类别_年份_部门_文件编号_文件名称。
3. 电子文件存储与管理（1）电子文件应存储在公司指定的电子文件存储系统中，确保存储安全。
（2）存储系统应具备备份、恢复、权限控制等功能，确保电子文件的安全性和完整性。
4. 电子文件审批与流转（1）电子文件审批流程应按照公司相关制度执行，确保文件审批的合规性。
（2）电子文件流转过程中，应确保文件流转环节的记录完整，便于追溯。
5. 电子文件保密与安全（1）涉及公司秘密的电子文件，应按照保密规定进行管理，确保信息安全。
（2）公司应定期对电子文件进行安全检查，防止病毒、恶意软件等对电子文件的侵害。
6. 电子文件销毁（1）电子文件销毁应严格按照国家有关规定执行，确保销毁过程的安全、环保。
（2）销毁后的电子文件应进行彻底清理，确保不再存在任何形式的电子文件。
学校电子文件管理制度(3篇)
第1篇第一章总则第一条为加强学校电子文件管理，确保电子文件的真实性、完整性和安全性，提高学校信息化管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《电子文件归档管理规范》等法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于学校各部门、各单位及教职工在日常工作中形成的电子文件。
第三条学校电子文件管理应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格遵守国家法律法规，确保电子文件管理的合法性和规范性。
（二）统一管理原则：学校电子文件实行集中统一管理，确保电子文件的安全、完整和可用。
（三）规范管理原则：建立健全电子文件管理制度，规范电子文件的形成、收集、整理、归档、保管和利用等工作。
（四）安全保密原则：加强电子文件安全保密工作，确保国家秘密、商业秘密和个人隐私不受侵犯。
（五）便捷利用原则：提高电子文件利用效率，方便教职工查阅、利用电子文件。
第二章电子文件的形成与收集第四条学校各部门、各单位应按照国家有关法律法规和学校规章制度，规范电子文件的形成、收集和整理。
第五条电子文件的形成应遵循以下要求：（一）内容真实：电子文件内容应真实反映学校工作情况，不得伪造、篡改。
（二）格式规范：电子文件格式应符合国家相关标准，便于存储、传输和利用。
（三）命名规范：电子文件命名应简洁、明了，便于识别和查找。
第六条电子文件的收集应遵循以下要求：（一）及时收集：各部门、各单位应及时收集本部门、本单位形成的电子文件。
（二）完整收集：收集的电子文件应完整无缺，包括正文、附件、电子签名等。
（三）分类收集：按照电子文件的类型、内容、用途等进行分类收集。
第三章电子文件的整理与归档第七条学校电子文件整理应遵循以下要求：（一）分类整理：根据电子文件的类型、内容、用途等进行分类整理。
（二）编制目录：编制电子文件目录，便于查找和利用。
（三）编制索引：对重要电子文件编制索引，提高查阅效率。
第八条学校电子文件归档应遵循以下要求：（一）归档范围：按照国家档案部门规定和学校实际情况，确定电子文件的归档范围。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
电子文件归档管理制度
第一条总则
(一）为规范企业文件材料的归档工作，完善、系统保存企业档案,参照《电子文件归档与管理规范》，制定本企业电子文件材料归档、保管、利用等
有关制度；
（二) 本制度适用于企业文件材料归档范围内的部分，产生的电子的归档与管理；
(三) 企业文件材料归档工作纳入相关部门的岗位责任制。
第二条电子文件的收集与积累
（一）对用文字处理技术形成的文本电子文件,收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等,必要时同时保留文字处理工具软件，文字、数据表格型电子文件以DOC、XML、RTF、TXT、 XLS为通过格式。
（二）对用扫描仪等设备获得的采用非通过文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集.扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。
（三）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据.
(四）文件收集负责人,应检查电子文件的真实性、完整性和有效性。
（五）每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记。
(六）电子文件登记表应与电子文件同时保存。
第三条电子文件的归档
（一)电子文件的归档范围参照纸质文件材料归档的有关规定执行。
（二）归档时间参加纸质文件的规定定期完成。
（三）归档时,应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数量等技术因素.
（四）经整理标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式二套，一套封存保管，一套供查阅使用，对加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。
（五）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签,标签上应注明载体序号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止
写操作的状态。
（六)将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》。
（七）档案保管部门在接收电子文件之前，由办公室主任对归档的每套载体及技术环境进行检验，合格后方可进行交接.
（八）经检验合格后，由移交部门（人）、接收部门(人）填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》，完成签字等环节。
第四条保管要求
（一）归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列文件：
1、归档载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层；
2、单片载体应装盒，竖立存放且避免挤压;
3、存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离;
(二）具有保密要求的归档电子文件应采取与保密等级要求相符的防范对策.
对秘密级以上的电子文件归档，由办公室主任检验合格后，并采取安全保密措施后，将其如期移交至档案室，进行集中保管.
第五条利用
（一)归档电子文件的封存载体不应外借，未经办公室批准，不允许擅自复制电子文件；
（二)利用时应使用拷贝件；
（三）利用时应遵守档案保密制度;
（四）利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围内，需办公室批准后，方可使用。