档案管理制度

档案管理制度第一章档案管理人员岗位责任制一、认真学习并贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《公司档案管理办法》的有关规定。

二、遵守国家保密规定，严格执行公司档案管理办法档案的收集、整理、移交、保管、利用、统计、鉴定销毁、保密等各项规章制度，确保档案的完整与安全。

三、档案管理员应有全日制专科以上学历，熟悉计算机及档案业务工作，忠于职守，热爱档案管理工作。

四、集中、统一、规范管理本公司各门类、各种载体的档案。

五、能按照档案管理相关规范和标准，熟练地进行档案文件材料管理业务。

六、档案员应做好公司各类档案文件材料的形成、收集、整理、立卷、检索、保管、归档、提供利用和统计等工作。

七、接受上级管理部门的业务检查及指导，并对本公司各相关部门的档案文件材料管理工作进行组织、协调和指导。

八、负责档案资料和档案管理软件的日常维护，尽可能的延长档案的使用寿命。

九、每年对所管辖的档案进行一次清查，发现问题立即向领导汇报并及时处理。

十、积极参加各种培训活动，努力提高业务水平和技术能力。

十一、服从领导的安排，及时完成领导交办的其他工作。

第二章档案收集制度一、档案收集包括档案的接收、征集、网络数据采集等方式。

二、档案材料收集范围：凡是对公司的生产、经营和发展有查考利用价值的各种载体的原始材料都属于档案收集范围，都应收集齐全。

三、立卷单位为档案工作第一责任人，负责档案的收集、整理、移交工作。

四、任何单位和个人都不得以任何理由拒绝向档案部门移交对公司有查考利用价值的档案材料。

五、档案材料收集应定期送交、联系催要：（一）定期送交。

形成档案材料的各职能部门，应在文件材料办理完毕的第二年，按照档案部门的归档时间、归档质量的要求，归档到档案室。

（二）联系催要。

档案工作人员应经常了解和掌握形成档案材料的信息，及时向形成材料的部门催收应归档的材料。

六、收集的文件材料要求：（一）必须是办理完毕的原始材料（原件），内容真实、文字清晰、手续齐全。

（二）材料必须齐全、完整。

（三）电子文档应进行真实性、完整性和有效性的检验。

（四）不符合归档要求的档案材料，档案部门将责成档案材料形成的相关部门按要求完成。

第三章档案整理制度一、应归档的文件材料，在移交前应进行系统、规范的整理、立卷，主要按照以下步骤完成：— 2 —（一）档案文件材料的鉴别鉴别文件材料的真实、完整、准确性，初步判定其价值与保管期限。

（二）档案文件材料的分类根据形成规律、有机联系和专业性等特点对文件材料进行分类。

（三）档案文件材料的组卷参照《ⅩⅩ档案收集整理细则》的要求和方法对文件材料进行组卷。

（四）档案文件材料的排列按照文件材料所反映对象的隶属关系或工作程序上的衔接，依据重要程度结合时间排列。

（五）档案文件材料的装订文件材料要装订牢固、整洁、平坦、美观，不掉页、不错边，分整卷装订、单份文件装订、不装订三种形式。

（六）档案文件材料的编目每卷档案必须要有详细的档案目录，应采用公司统一标准逐份逐项认真编写，工整、美观、准确无误。

编目内容包括页号、案卷封面、案卷脊背、卷内目录、卷内备考表、案卷目录。

二、立卷时，纸质档案要与其相关的电子档案建立一一对应关系。

第四章档案移交制度一、国家规定应向当地档案馆移交的档案，经公司研究同意后按照规定时间移交，办理手续并妥善保存相关凭证，并在检索工具上注明。

— 3 —二、根据股份公司档案管理中心归档要求，在规定时间内，将应归档的各种文件材料移交相应档案管理部门。

三、为保证移交档案的质量，档案管理中心人员随时对立卷部门专（兼）职档案人员进行业务指导。

四、收集的文件材料应在齐全的基础上根据相关细则进行整理，保持案卷内容、形式的科学、规范后进行移交。

五、完成立卷的档案一般应经单位负责人审核签字后再办理移交。

六、档案移交时需经分管领导审核盖章，并附详细的目录清单，交接双方认真清点核对，确认无误后，签名盖章，各执一份。

七、移交登记要求本着实事求是的原则，做到帐物相符、帐表相符。

八、对于不符合归档要求的档案材料，责成相关部门整改，直至符合规范后接收入库。

九、档案工作人员调离工作岗位时，双方必须办理移交手续，对所管档案进行逐一清点，填写交接目录，有关问题在备注中详细说明，双方签字后，方可离岗办理调动手续。

第五章档案保管制度一、凡符合《公司档案管理办法》要求的档案，根据规定由公司档案室保管，任何单位和个人不得占为已有。

二、公司档案管理人员，应学习、遵守《中华人民共和国保密法》及有关保密工作的法律、法规，增强保密意识，确保档案的安全。

三、接收的档案材料应及时进行清点、整理、统计、入库保管。

— 4 —四、所有室藏档案按照由左向右、自上而下的顺序编号排列，密集架（铁皮柜）上标明案卷类别、年代等标识，以便调阅。

五、调阅完毕或离开库房应将档案放置原位，随时关门窗。

六、定期对所保管的档案进行一次检查、清点，如发现破损等问题，应积极采取补救措施。

如有档案丢失、散落、泄密等事故发生，必须及时向有关领导汇报，并立即采取补救措施。

七、对档案接收、移出、馆藏、利用、销毁以及档案人员、机构、经费、库房、设备等方面的情况要认真登记，记录档案管理动态情况八、不断改善保管环境，创造标准化管理水平。

第六章档案利用制度一、档案管理人员要熟悉管辖档案的检索工具和档案存放位置，提高提供利用速率和准确性。

二、查（借）阅档案需填写借阅登记表，经有关领导批准后方可利用。

三、外单位人员应持单位介绍信或个人有效证件，需利用单位主管领导签字并加盖公章，证明其身份和利用目的、要求和范围，填写《（借）阅审批表》，经有关领导批准后，方可利用。

四、涉密档案、孤本档案不予复印或借出，只能在查阅室内查阅，特殊情况需借出时，需分管领导签署意见，档案部门负责人批准。

— 5 —五、需复印或抄录档案信息，应由分管领导批准，档案管理员负责复制、监督，经核对无误，加盖档案管理中心公章，并登记出处、日期、复印者姓名后，方可离开。

六、借阅档案应当面清点，经双方确认无误，方可借出。

七、利用档案者负责维护档案的完整与安全，严禁任何损坏档案的行为，不得转借他人，遵守保密制度。

如有违反则停止利用，并按情节轻重追究其责任。

八、如借阅时间到期需继续使用，档案材料经档案管理人员复查无误后办理续借手续。

延期不归还又不说明事由者，一律不再借。

九、归还档案时，应填写“档案利用登记表”，双方当面检查、清点，核对无误后方可注销借阅手续。

档案材料应按卷（袋）内编号顺序排列，放回原位。

如发现损坏、丢失等现象，应及时上报。

十、职工出差、探亲前应将所借档案及时归还。

职工调离时需经档案部门盖章后，人事部门方可办理调转手续。

第七章档案统计制度一、统计工作应每年进行至少一次，做好年报表。

二、严格执行上级主管部门和档案管理部门的统计工作要求，做到及时、准确、无遗漏。

— 6 —三、严格执行国家和系统内所规定的统计计量单位，数据准确，不得有随意性。

四、报表字迹工整、不得潦草和涂抹。

五、档案工作人员要加强档案统计工作的责任心，认真学习和掌握档案统计方面的专业知识。

六、通过档案统计分析，及时掌握档案和档案工作情况，进一步提高档案工作的管理水平。

第八章档案保密制度一、公司档案管理人员和利用者均应树立保密观念，贯彻执行《中华人民共和国档案法》及有关保密工作的法律、法规，不断增强保密意识，共同保守档案机密。

二、公司档案管理人员必须严格执行各类档案的行移交、利用、清退、保管、销毁制度，核查权限，履行手续。

三、利用者对所借档案文件必须妥善保管，及时归还。

四、凡涉及档案机密的人员不准在亲朋及无关人员面前谈论有关档案机密内容，不得在电话等通信中暴露档案机密。

五、不得随意泄露文件的内容，机密文件严禁拍照、录像、翻印、随身携带或传、抄、转借。

六、档案工作人员严禁携带档案材料到公共场所或外出办事。

七、对保管到期的档案进行全面鉴定，对已失去保存价值的档案文件要按规定销毁，不得以废纸出售。

—7 —八、档案部门对涉密计算机因按照涉密计算机有关管理办法进行管理。

九、如有档案丢失、泄密等事故的发生，必须及时向有关领导汇报，并立即采取补救措施。

第九章档案库房管理制度一、档案库房是机要重地，非本室档案工作人员，未经许可不得进入，不得随意翻阅档案。

二、档案库房专库专用，档案管理部门的办公室、阅览室、整理室实行“三分开”。

三、档案管理人员应简要绘制柜架排列标志和存放索引，案卷及检索工具要存放有序，保持柜架的美观、整洁。

四、库房应必须门窗坚固，配置必要的档案安全保护设备和器材，做到“防尘、防光、防水、防火、防盗、防虫、防鼠、防高温”。

五、控制好室内温湿度，温度在14℃-24℃，相对湿度在45℃-60℃为宜，并按时登记温湿度表。

六、定期打扫库房卫生，保持库房与档案的清洁。

七、库房内禁止吸烟、使用明火，严禁存放易燃、易爆、易霉品，不得将食物及与档案无关的其他杂物带入档案库房。

八、下班前必须对档案室进行检查，锁好门窗、档案柜，并切断电源后，方可离开。

九、档案管理人员工作变动时应妥善交接工作，清点分管库房的档案、资料及库内所有物资，列出移交清单，经双方签字送部门主管审查同意，方可离职。

—8 —十、并定期组织库房安全检查。

十一、如档案库房发生灾害性事故，应立即采取抢救措施，最大程度降低损失。

第十章电子档案管理制度一、电子文件实行集中统一管理，综合档案室配备与办公系统兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。

二、办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，进行分类，编制机读记录和存放载体的编号。

三、档案人员负责组织、编制归档电子文件的检索工具，著录工作应符合国家档案著录基本规则。

其基本著录项目为：序号、文号、题名、责任者、每份文件机读时间、位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容。

四、电子档案的归档应做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。

五、保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备。

六、档案室负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查、验收、接收后的统一编目、保管、开发利用。

七、归档电子档案每两年机读抽查一次，发现问题及时补救。

八、随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案进行同步更新、复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三年。

—9 —九、封存的电子档案不外借，利用时使用复制件，联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。

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