汇报管理制度

本亨牧业有限公司

汇报管理制度

目的：

为明确工作汇报及审批方式，提高办公效率，加强各级审核人对工作的监管，特制定本制度。

适用范围及施行日期：

本制度适用于公司各部门、自下发之日起执行。

内容：

一、助理负责职责范围内的报件登记、统计、催办、跟踪、反馈及考核责任落

实等工作。

二、各部门报件流转、接收、登记及统计等工作应有专人负责。无专职文员的，

应由部门经理指定。

三、领导交办的任务必须第一时间落实，落实后应主动反馈任务。

四、根据事件的紧急程度分为：面报、电话报、信息报、书面报。

1、面报

面报指根据领导批示或工作汇报人申请，向部门经理以上级别领导当面汇报工作的汇报方式。

2、未能及时面报的，责任人必须上报纸件，不得因未能预约面报而延误工作。

3、董事长或总经理批示或批准面报的，汇报人应立即向领导秘书（无秘书的直接与领导本人预约面报时间。预约时，必须详细说明面报内容。

4、面报前，汇报人须将面报所涉及的相关资料准备齐全，明确面报工作的具体内容、存在问题、拟解决办法及时限、需领导给予协调的事项等。正在开展的工作，要落实工作进度，是否逾期及影响。

5、面报时，责任人汇报内容必须真实准确、实事求是，不能只说成绩，对当前工作中的问题要及时提出，如是自己解决不了的，或者需相关部门配合的事宜，需与领导准确沟通，并领会领导的解决思路，不允许出现问题不汇报。

面报中领导交办的工作，需结合目前工作进展情况，合理准确的确定完成时限，同时向领导讲明目前的工作进展情况，此项工作中可能遇到的困难，以及拟解决措施或建议，与领导沟通后拟定出切实可行的完成时限，严禁发现问题不向领导汇报，导致工作时限制定不准确无法执行。

6、面报部门领导接到面报通知后，应立即组织相关面报人员按通知时间进行面报。需多个部门共同面报的，牵头部门应沟通关联部门一并面报，避免重复面报。

7、面报时，要将当日应汇报的所有工作逐条逐项整理好，持纸件一次性汇报清楚，并将领导的意见直接落入纸件，确保下步工作有据可依。

8、面报责任人在面报结束后，根据领导的指示意见应在次日上午10时前上报工作落实或完成情况；因特殊情况不能面报的，应以纸件形式说明情况并进行汇报。

9、各部门在日常工作中发现的问题或存在问题，应制定解决措施及解决办法并于当日上报，上报时限不能超过24小时。

10、向董事长（总经理）汇报工作前，包括会议中向董事长（总经理）汇报、日常向董事长（总经理）面报等，均需针对所要汇报的工作或内容组织开会研讨，把其中可能涉及到的所有问题系统、全面的理顺清楚，并针对所有的问题提出可行的解决办法，不允许出现向董事长（总经理）汇报时，汇报思路混乱、不清晰，存在问题未研讨清楚等现象。

五、电话报

与公司有关的重要突发事件、紧急事件、重大信息及影响公司声誉的信息必须5分钟内汇报情况，同时30分钟内将经充分分析、全面考虑的解决意见逐级上报董事长或总经理。如董事长或总经理不在公司，由主管领导第一时间进行短信或电话请示，并将董事长或总经理意见在报件上注明后先行执行。

如相关责任人未获知相关信息，员工通过其他渠道获取突发事件发生的信息后，需第一时间主动向主管领导上报突发事件情况，主管领导应祥细了解清楚突发事件并逐级上报。

六、董事长（总经理）出差期间的工作汇报（信息报）

1、董事长（总经理）出差期间如有急件上报请示，需各部门将上报纸件编制成电子档文件上报公司行政部，由行政部门指定人员报董事长（总经理审批。

2、行政部通过董事长（总经理）专用邮箱收发邮件，同时邮箱密码要做好保密，防止非权限人员修改邮件导致邮件内容与董事长（总经理）阅示内容不一致，因行政部门未做好邮件保密工作导致邮箱外泄，责任人承担因此造成的所有损失，同时符合解除劳动合同条件的予以开除处理。

3、各审核人意见的电子档报件必须与纸件内容完全一致，并于纸件一同上报，否则由责任人承担因此造成的损失。

4、电子档报件严格按照制度下发格式进行编写，邮件正文明确指出报件所要说明的问题及解决意见，言简意赅，条理清晰，便于审批。原则上附件内容与报件正文在同一文档中，减少附件链接数量，便于审批。如邮件编写不清行政部门按退件进行处理，对工作造成的不利后果由责任部门承担。

5、通过电子档上报的报件均属急件，审核部门在审核报件时应快速准确给出审核意见，确保报件快速流转，不得压件。

6、行政部门第一时间将审核无误的电子档报件通过邮件发送至专用邮箱报董事长（总经理）审批。

7、董事长（总经理）审批过的电子档报件必须定期、定时存档（每月1日存上月电子档），存档件应刻录成盘，无误后上报总裁批转档案室存档。

七、报件起草（书面报）

1、报件应由责任人本人起草。报件主旨明确，内容全面、准确、真实，条理清晰，报件附件必须整理齐全，并注明需批转的部门名称。不得虚报、瞒报、漏报。

2、报件部门应使用公司批准的报件表单上报，任何人不得擅自修改。如需对已批准使用的固定报件表单进行新增或修改的，需经该表单涉及的所有部门审核。

3、各部门须明确本部门所有报件的报件流程及审批权限。需增加、减少报件种类或变更原报件流程、审批权限的，报件部门需在3日内将审批权限报分管副总裁批准。每季度首月15日前由公司行政部组织各部门将报件流程及审批权限进行汇总上报，经公司批准后行政部通知各部门将报批后的报件流程及审批权限更新至本部门的管理规定中。

4、所有需领导批示的内容须注明在表单首页和次页范围内，自第三页起的所有附页仅作为对报批内容的详细说明，不作为领导审批内容。

5、报件表单填写时须符合行文规范，字迹工整，文字准确，言简意赅；页面整洁、图样清晰、图表整洁、签字盖章、手续完整。

6、报件应以便于各级领导审阅为原则进行整理。报件后附的附件应使用口序纸分别标明，整理整齐。

7、报件人须在报件及附件材料上签字；部门经理必须在报件上签署明确意见。各级责任人应增强工作独立性、主动性，不能将问题推给上级领导。各级领导对下级的工作汇报、报件、请示等，必须给出准确、明了的意见或建议，不允许给出模棱两可、含混其词的意见或只签名。如上级领导在两天内未明确给出解决意见时，下级责任人可以越级向更高层级领导直接汇报。

8、工作汇报人须清晰描述需批示的内容，并注明批示方式。批示方式分为阅知、阅批、阅示三类：

(1)阅知是指对于公司已明确规定工作方法、时限、标准的工作，将工作的计划或结果报请上级领导知晓的批示方式。

(2)阅批是指工作中发现状况或存在的问题需处理，已有明确的解决意见，需上级领导予以批准的批示方式。

(3)阅示是指公司没有明确可依据执行的指示，已向领导做出指示所必需参考资料，并已明确本人建议，请领导给予处理方式的批示方式。

9、责任人根据报件审批权限填写需最终呈报的领导。呈报董事长的报件统一为“董事长”；其他需呈报领导以“姓+职务”的方式填写。

10、责任人对报件内容需全面掌握、分析透彻。报问题同时必须有明确解决意见。能够提出两种以上解决方案的，应在上报时列明并进行对比，优选后提出解决意见选择建议。

11、报件时不得有避重就轻，模糊表述或为逃避责任偷换概念；严禁断章取义、歪曲领导批示意见或误导领导做出错误决策。

12、公司对上报请示事项已经有批示意见的，再次上报时必须将原批示（包含原报件皮、有公司批示意见的材料）附全，同时应在报件皮上写明领导批示过的次数、批示的时间及批示意见，一事连续多次上报的，需将之前批示的所有的批示意见写全，同时严禁另起报件。

13、各部门上报文件凡是被董事长（总经理）退件的，所有签字人员均须按层级承担相应的责任。

14、方案或计划类报件，必须由分管副总组织部门经理以上人员开会讨论、研究形成一致意见后上报。

15、上报内容涉及到方案、规定等的变更的，须附修改对比表。请示内容涉及图纸的，必须附图说明。

16、上报公司材料能够提供原件的必须上报原件。所有报件文件的右上角、右下角用于档案编号和注明存档部门，不得填写任何内容。

17、各类请示、请款、签证等时必须将项目名称、项目所对应的我司内部部门名称标记清楚，明确隶属关系，以便于归类、审核、对账、明确责任及领导批示。另外填写请款件时，要在报件首页填写详细的请款或核销的具体原因，便于各及领导审核，若不能详细写明，需在A4纸上注明请款或核销的具体原因附后。

18、上报存档报件时，必须规范填写档案所属部门、项目名称、签订合同等信息，内容准确完整。同时报件人需注明原件及复印件的存档部门，部门经理在

签署意见时对起草责任人提出的批转部门、存档部门要给予明确意见。报件部门漏填或错填导致报件错存、漏存的责任由起草部门承担。

19、各部门必须有牵头管理的理念，一项工作（尤其是方案类、问题探讨类工作）涉及多个部门，由牵头部门负责与相关部门沟通，形成最终统一意见后由牵头部门负责起草报件上报，其它部门签署明确意见，严禁推诿、扯皮。

20、报件采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用铅笔、圆珠笔等。易褪色的材料（如复写纸、热敏纸等）复印使用。计算机出图必须清晰。复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合质量要求。上报文件、白图、蓝图幅面尺寸规格统一为A4幅面，图样折叠时标题栏露在右下角。

21、声像材料上报时应附文字说明，对时间、地点、人物、事由以及作者等内容进行著录。录音、录像文件应保证载体的有效性，长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

22、所有工作上报前，相关责任人需达成统一意见后方可上报。若未能达成统一意见，牵头责任人必须当日组织开会研讨，若开会仍不能统一意见，则当日上报至公司，报件上需体现所有不同意见，同时分管副总需给出明确的解决意见，待公司批示后，严格按照公司意见执行。

八、报件呈报

1、一事一报，一次报全、报细，避免一事多报、拆分报，减少重复报件。

一项工作，完成时限从第一次派发开始计算。将一项工作拆分，只汇报已经取得进展的或已经按时限完成部分的工作。

2、公司内所有的报件需根据报件权限呈报至相应层级，除本制度要求的特殊情况（如突发事件，上级领导不作为等）外不得越级上报，要求：（1）部门经理负责对所辖部门内所有的工作进行监督和指导；对于部门内经理级以下责任人报件均呈报至部门经理，并在报件皮中注明呈：经理；

如部门经理认为报件超出自身权限范围，需在报件中签署意见注明请上级领导批示，将此报件转呈至部门经理上一级领导；如部门内具体工作中出现问题部门经理需承担管理责任。

（2）分管副总负责管理分管部门的重点业务工作的进展，并对下一层级的所有主管工作进行监管，对所辖部门内人员呈报的在其审批权限范围内的报件进行审批。对于分管副总认为自身无法解决的问题或报件，需将报件呈报至总经理给予指示，但必须要有明确的拟解决方法，分管副总级责任人报件，需在报件皮中注明呈：总经理.

3、多个部门共同完成的报件，应由主办部门报件或牵头部门与各相关部门沟通形成一致意见后由牵头部门起草报件，其他配合部门需在牵头部门起草的报件上签署明确意见。

4、对于突发、紧急工作，以及常规重要工作，必须在5分钟内向上级领导汇报，汇报后按领导的工作布置和要求开展相关工作。同时要求工作责任人将工作请示内容、领导意见、解决办法及进展情况形成书面报件补报。需其他部门审核的紧急报件，可根据紧急程度采用专项讨论会、先转审电子版等方式，缩短报件流转审核时间。

5、总经理以电话、当面指示等方式交代的事项或布置的工作，责任人必须在接到指示后3小时内书面回复。回复内容包括领导交代事项或指示内容、交代

事项的落实结果、布置工作的进展等。特殊情况未能3小时内回复的，相关责任人必须在1日内回复。

6、各项工作任务必须严格按照计划时限和标准完成。如对董事长、总经理布置的工作存在异议的可单独上报意见，不得私下篡改所布置的工作时限和工作内容，如上报意见理由充分并得到批示的可按上报意见时限执行。不能按时限完成的工作，必须在应完当日或发生可能导致工作任务延误的事项的1日内将原因及后续实施计划上报至董事长批示。

7、各部门在上报工作计划至董事长、总经理审批后，任何人不能因为任何原因及理由更改计划节点；出现时间延误的，必须保证赶工，将时间赶回来；各部门每日、每周、节假日前、时限节点前应完成的工作，必须按时限完成。对于计划节点在假期及公司重大活动期间的工作，各部门应提前做好准备，严格按时限要求在假期及活动前完成，不得借节假日时间顺延。同时行政部门将按照工作节点进行监督，出现逾期的将给予严肃处理。

8、工作中出现问题，责任人应第一时间向部门领导汇报，部门领导应及时予以解决；如部门领导解决不了应最迟于第二日就单项问题向上级领导报件汇报，不允许不解决、不汇报。

9、公司有批示的报件，如批示明确的完成时限，则必须严格按照批示意见按时限完成工作；对未批示明确完成时限的报件，则三日内必须完成并上报至公司，如再次上报仍有批示意见的，必须在接到报件当日完成报件并上报公司（备注：报件上午转至部门的，于当日上报公司，下午转至部门的，于第二天上报公司）。

10、报件中需落实的事项、回复的内容必须一次性回复清楚，因落实事项错误或回复不清导致重新落实、二次回复、领导重复布置工作等影响工作进展的，相关责任人承担相应责任。

11、手续办理。责任人必须做到事前请示，事后汇报。最新进展、问题、以及需领导协调或给予指示时，由手续办理责任人亲自报件。属重要或关键请示的，责任人可在报件主旨中注明：重点工作。

12、公共关系维护类报件，报件部门必须单独起件上报，不得与涉及此类工作的其它事项同时上报。

13、总经理交办的工作,涉及到多个部门或需配合部门审核的，为避免按一般程序流转审核导致工作逾期，牵头部门必须在时限内拿出意见，并组织配合、审核部门负责人开会讨论审核，参会人员直接签署意见，在时限内上报公司。

14、总经理直接交给责任人的工作，责任人必须严格按照指示意见执行，可根据工作的保密程度、紧急程度等采取向董事长、总经理直接汇报或纸同时件正常流转上报的形式，各级审核领导不得擅自要求责任人更改董事长、总经理的指示意见。

15、所有政府及职能部门、主要外联单位、重要合作伙伴的通知、要求、函件、信息等必须30分钟内报至董事长、总经理，同时抄报副总经理。

16、各部门在假期或活动前应做好工作计划，妥善安排报件时间，不准将工作积压到假日期间突击完成，否则因此造成工作积压或拖延而产生的损失由相关责任人承担。

17、涉及方案性、计划性、配合性等长期工作的报件，行政部门必须严格审核，如报件内容为此项工作最终完成情况，则待公司批示通过后，行政部门可以取消此项工作并存档；如报件内容仅为此项工作的阶段性工作成果，整体工作并

未完成，公司批示通过后，行政部门仍不得将此项工作视为完成，需作为未完工作继续催办，对于不能按原有时限完成的，同样按逾期处理，如报件涉及其他工作的，行政部门需落实责任人和完成时限。

18、行政部门室对到期应上报的工作，每日在任务到期前进行电话催办一次，催办后当晚仍未按时限上报的（转审报件除外），行政部门将未上报工作汇总上报至董事长、总经理处，由董事长、总经理亲自批转，批转后由相关的公司各部门领导明确上报时限。

19、行政部门须对未按时上报工作进行催办，对长期性工作需及时跟踪工作进展，并每日将所负责范围内各部门到期未完及重点工作汇总，每周六汇总上报公司阅批。

20、分管副总需对所辖部门的工作进行管理，对到期未完及重点工作进行催办、指导，对到期未上报且无合理原因的工作进行考核，要求上报时必须同时后附考核意见，同时各分管副总需每日与行政部门沟通，是否存在到期未完工作未催办。

21、分管副总需每周五汇总本周所有到期未完工作，于本周五或下周一对所有未完工作向董事长、总经理面报，每项未完工作均需阐明目前的工作进展情况，出现的问题，以及拟解决措施或建议，并给出切实可行的完成时限，面报结束后根据董事长、总经理指示意见执行。

22、员工向部门经理汇报后，要将经理的安排意见、要点填在报件空白处，经理和员工签字确认，作为日后工作监督和核查的依据。

23、公司所有员工（包含中高层领导）在工作中发现的生产、经营、管理等问题，必须向上级领导及公司汇报，上级领导对于员工提出的合理问题必须给予解决，不允许隐瞒不报。

（1）在工作中涉及到但不限于如下几类问题，必须向上级领导汇报：

①公司所有员工（包含中高层领导）在职责范围内工作中发现问题的，必须向上级领导及公司汇报；

②公司范围内、属个人职责范围外的工作发现问题，必须向上级领导及公司汇报；

③在需要配合其他部门的工作中发现问题，必须向上级领导及公司汇报；

④涉及直属上级利益相关的问题，可直接汇报至公司董事长、总经理。

（2）在工作中涉及到但不限于如下几类

②工作中发现公司管理上的严重漏洞、损害公司利益的行为；

问题，必须第一时间向公司汇报：

①本部门重点工作未能解决，即将到期；

③接到投诉未能解决，发现聚众闹事等突发事件；

④涉外工作中，政府部门、行业协会、社会团体或新闻媒体等公共机构对我司有相关通知或要求；

⑤其它与我司声誉、利益相关的事项。

24、各级领导安排的工作责任人必须按时限上报，各级领导对安排的工作要按时限进行跟踪，对于到期未完工作可单件回复，不允许到期工作隐瞒不报或逾期上报。

九、每日未完工作统计

1、每日17:00前，公司所有员工需将本日自身工作进行总结和汇总，包括工作分类（逾期工作、正在执行工作）、工作名称、工作派发时间、计划完成时

间、工作进展等事宜，填写完毕后由各部综合人员汇总，形成《部门每日工作任务交割汇总表》，需责任人签字确认，检查人签字确认，如有配合部门，需同时要求配合部门负责人或配合人员签字确认，保证数据准确。

十、未完工作的单件、单报

1、公司各层级员工及领导对各自职责范围内及上级领导直接交办的到期未完工作必须单件、单报，报件内容必须明确未完工作的目前进展及存在问题，下一步如何解决及完成时限等内容；未完工作的报送对象为直属上级或直接安排工作的上级领导，如相关领导因出差或请假等原因不能对未完工作进行审批，则直接上报至相关领导的上一级别。

员工对于工作中出现的问题必须认真分析、研究，通过分析、研究解决工作中存在的问题，对确实有问题且解决不了的工作当日必须上报请示，各级领导对员工提出的问题必须当日给出明确的解决意见，对于重要、紧急工作中的重点、难点问题，各级领导在接到单件呈报的问题后1小时内组织相关人员及配合部门人员进行讨论，拿出明确的解决意见和办法，不允许出现职责范围内的工作不处理，将问题直接呈报上级领导；

责任人的直属领导经讨论或研究仍不能解决的问题当日上报至上一层级的领导，上一层级的领导必须当日组织研究、讨论，拿出明确的解决意见，直至上报公司，在上报单件回复的同时，将讨论意见附后，相关责任人签字确认。

2、分管副总所要完成的工作主要为公司布置的重要工作，时限内未完成的工作，时限到期当日必须单件单报或直接面报董事长、总经理，单件上报或汇报中必须明确目前进展情况，交流进展情况，并拿出下一步工作的处理及解决意见，同时重新明确完成时限，待审批后按批示的意见执行；

3、上级领导安排工作，在时限上必须合理、周密，要从整体工作性质予以考虑，明确合理的完成时限；在工作整体进度中各层级领导要充分发挥过程监督、指导职能，避免因工作思路偏差导致工作逾期，如发生此类工作逾期层级领导必须有处理意见。

4、工作任务责任人在接到工作任务后必须严格按照工作时限要求完成工作，不允许出现时限内前几日不工作，到时限最后一天才开始工作，导致工作质量不高，对此上层级领导应严格把关给予处理；单件上报未完工作时，不允许在时限内的最后一天上报，至少在期限到达两日前单件上报，要给上级领导留足审批及工作修正的时间，确保在公司要求的时限内完成工作。

5、员工对于工作中出现的问题必须认真分析、研究，自行解决工作中存在的问题，对确实有问题且解决不了的工作当日必须上报请示，直属领导对职责范围内的工作必须当日给出明确意见，如直属领导不能对问题提出明确的解决意见，必须在当日将报件呈报上一层级的领导，行政部经理必须签署明确的解决意见，如行政部经理不能对问题提出明确的解决意见，需于当日上报公司，行政部经理负责跟踪落实此类报件是否上报至公司。

如上级领导压件不报，报件责任人必须在当日将问题直接上报至该领导的上一层级。

6、分管副总需对所辖范围内的业务工作时限时刻关注，高度重视即将到期的工作（5日内到期），组织相关人员开会进行讨论，如确定有到期不能完成的工作，及时单件上报，并研讨推进计划，明确出完成时限。

7、董事长、总经理布置的工作或直管范围内的工作即将逾期，必须在时限到期前单件上报至董事长、总经理批示，此类工作不允许任何层级领导私自篡改

时限；同时此类工作中如有阶段性进展，需及时上报进展情况至董事长、总经理阅批；

涉及业务工作公司有明确批示时限的，各层级领导在接到任务布置时必须第一时间组织开会讨论拿出工作任务的解决意见，按照公司批示的时限按时上报，此类工作不允许任何层级领导私自篡改时限；

涉及业务工作需要公司或部门配合的工作，配合部门在接到任务的同时必须第一时间组织开会讨论拿出工作任务的解决意见，确保配合工作第一时间按配合部门要求时限完成，保证需配合部门业务工作的正常开展，此类工作不允许任何层级领导私自篡改时限。

十一、每周制度、通知汇总

1、行政部每周五17：00前，对本周修改、完善、新建的制度，以及本周下发通知等进行整理上报，需包含：

1）本周各部门制度建立统计情况，以及本周修改、完善、新建制度具体内容的重点提炼、汇总；

2）本周下发通知统计情况，以及本周下发通知具体内容的重点提炼、汇总。

2、行政部每周整理、制定完毕后，于每周一前经分管副总批示后转至行政部，行政部每周一汇总完毕上报董事长、总经理批示。

3、公司所有分管副总传阅完毕后，传阅单由行政部统一存档，董事长、总经理批示的纸版文件转行政部存档。

十二、报件审核

1、所有报件工作划分权限后，对已下放的报件审批权，报件的上报人、审核人及享有报件审批权限的领导需对所报、所审批工作负责，要认真履行工作职责，遵守职业道德及职业操守。因工作失职、不作为而给企业造成损失，最高审批领导承担损失的，将追究其经济、法律责任。

2、各级审核人及审核部门根据报件的紧急和重要程度合理安排审核顺序，严格按照审核时限审核报件，严禁超时批件。除制度已明确规定审核时限外，所有16:00前转至部门的报件，各部门当日必须审核完毕并转出；16:00后转至部门的报件，次日上午11:00前必须审核完毕并转出，原则上报件从责任部门转出后1日内所有审核部门必须审核完毕，并上报至公司。

3、各主管副总裁审批报件（除临时发生急件外），所有报件当天必须审批完成，不允许第二天审批。

4、对于董事长、总经理批示完毕的报件，主管副总必须第一时间安排责任部门执行，若发现主管副总或部门经理压件或未及时转件的，因此造成的所有损失由压件人承担。

5、报件部门应把握报件审核流转过程中的时限，因各级领导外出未能批件等原因可能影响后续工作的，须电话请示或请其他主管领导代签，不得因此延误工作开展。

（1）因董事长、总经理外出未能批件的，报件部门经理应向分管副总说明该报件的紧急程度，由分管副总代签，报件部门按分管副总批示意见执行。分管副总认为必须电话或短信请示的，应由副总电话请示经同意后方可代签。所有代签报件应在董事长、总经理返回公司后汇总上报。

（2）因其他各级主管领导外出未能批件的，报件部门经理应向外出领导电话或短信请示，经领导明确批示意见并同意上报后，可由报件部门经理在报件中注明外出领导的批示内容及未能签字原因后，继续流转上报。

6、工作报件审批权限至公司副总的，公司副总必须认真履行职能职责，提出合理解决意见，不能将问题及责任推诿至公司董事长、总经理处，并对审批的报件工作负有完全责任。

7、审批权限至公司副总的请款报件，如出现主管副总缺编、休假、出差等情况，请款报件由公司总经理代为审批。同时，总经理、请款部门经理、工作责任人对请款报件负有完全责任，如因请款部门工作出现问题，导致公司造成的经济损失由上述人员按此工作相应管理制度中的经济承担比例承担经济损失。

十三、报件流转

1、公司各部门报件流转必须使用公司统一印制的转件本进行登记。转件本用完后，到公司行政部以旧换新。

2、上报的文件，一般情况下当天，最多不超过第二天内批复，逾期未接到批复，部门负责人必须及时询问跟踪催办。

3、各部门需形成完整的报件、接转件、收进及借阅登记记录。分别建立《部门报件登记表》、《部门接转件登记表》、《部门批件登记表》。

（1）《部门报件登记表》：登记部门上报件。即经部门经理审核完毕无异议需部门主管领导及董事长、总经理审批件。

（2）《档案借阅登记表》：登记存档后需借阅的报件。所有部门接转件必须做好详细登记，对于当日取回的报件，如相关人员需使用此报件，必须经档案员存档后走借阅流程形成《档案借阅登记表》。

（3）《部门接转件登记表》：登记从外部门收到的所有报件，要求部门接件人在第一时间登记所有接收到的报件。如需审核修改件注明完成时限转责任人执行，同时责任人在《部门接转件登记表》上签字。

十四、为保证行政公司监督力量，加强工作跟踪检查，要求：

（1）报件转出、上报管理流程

部门转出件管理流程:

公司所有部门的报件，均需部门文员签字后上报部门负责人，同时由部门文员汇总登记当日上报的报件以及报件去向，于当日17时之前落实报件流转到的部门以及具体责任人，形成《部门报件登记表》。

（2）部门接收公司批件管理流程：

部门接收公司批件流程:

部门所有接收批件必须由部门负责人签署意见后方可下发执行, 部门负责人不在或工作繁忙的,由文员负责将审批意见转告部门负责人，并将部门负责人意见注明后下发或执行，同时文员需建立《部门接收批件登记表》。

责任人跟踪落实：

所有报件，公司批示后，部门文员需将复印件发至报件人。如报件三日后，公司批示依然没有转回给报件责任人，责任人需对报件进行落实。

（3）从其他部门转过来的报件管理流程

部门转入件流程:

部门所有转入件必须由部门负责人签署意见后方可下发执行, 部门负责人不在或工作繁忙的,由文员负责将审批意见转告部门负责人，并将部门负责人意见注明后下发或执行，同时文员需建立《部门接转件登记表》。

（4）登记表存档、交割

1）、各部门文员每天下班前将《部门报件登记表》、《部门批件登记表》、《部门接转件登记表》打印并签字确认，部门负责人签字确认。

2）、部门文员需于每日早上与行政部对口文员进行交割。对口文员审核报件有对不上的，需转给行政部落实。交割完毕后，所有登记表由部门存档。

3）、跨部门接转文件的必须进行登记备案。各部门建立文件转接登记本，所有转接文件应由接件人在文件转接登记本上签字确认，注明文件内容和转件时间，必须将转件时间明确到时、分。

4）、如转接文件为复印件，在复印原件时，应在原件首页右下角空白处注明原件所存档部门或位置，便于日后查找和监督管理，防止文件丢失。如不注明原件所存档部门或位置，接件人有权拒收。

5）、公共关系类报件报批通过后，原件由行政部存档，报件部门留存复印件单独组卷归档；复印件每半年由行政部负责组织统一销毁，同时电子文档删除。

6）、所有登记表手填登记要求字迹清晰，登记内容完整，主旨明确，不允许只登记表头或公司通用格式题头。例：在登记《公司合同审核程序表》时，要标注项目、合同名称、合同编号等。

7）、除已规定统一领取报件的时间外，被通知部门应在10分钟内至行政部领取。任何人不得延误报件流转。

8）、接件人、部门经理和落实工作责任人如有不明事项及时沟通，直至充分理解。因批示意见不明确造成工作失误或迟延的，由接件人、部门经理和落实工作责任人承担。

9）、副总直接转给部门经理或相关责任人的批件，接件人必须将领导批示意见、完成时间转告行政部进行登记。

10）、对需传达的指示或布置的工作，部门经理应在当日安排完毕，紧急事项须在5分钟内传达。布置工作时，要明确工作内容、时限、标准要求和有关注意事项。传达、布置后文员对报件归入部门档案中，不得私自二次复印下发或向无关人员传阅。

11）、公司已批复的报件必须按照批复意见执行，并在时限内完成。

12）、行政部负责对财务部及各部门上报的数据进行比对，若出现差异，由行政部通知各部门与财务部进行核对并修正相关不一致信息。

13）、报件人需在规定的报件完成时限内起件上报，并对报件的流转情况进行跟踪，报件从起草上报时间至最终审批人审批时间不予许超过3天，具体要求如下：

（1）常规报件的起草、审核时间不予许超过3天，汇总类报件以汇总部门的报件时间为准，汇总上报时间至最终审批人审批时间不允许超过3天；

（2）方案、制度类报件需要汇签的，各部门需组织各相关责任人在报件当日会签完毕，涉及修改完善的，需在当日修改、完善后，形成统一意见上报；

（3）各级领导在审核报件时均不允许压件，必须在当天审核完毕并上报。

（4）公司有明确时限要求的报件，以要求的时限为准，未按时限完成按制度考核。

考核条款：

1、报件有错别字、报件上不签字、附件不全、格式不符、数据有误等错误，责任人按《行政管理办法》己类、戊类相关条款考核，有特殊规定的，按特殊规定执行。

2、报件页面不整、层次混乱、字迹潦草、模糊不清，无法阅读和审批的，责任人按《行政管理办法》乙类考核。

3、审核报件签署意见不明确的，按《行政管理办法》丁类考核。

4、员工个人私自留存报件原件、复印件，责任人按《行政管理办法》丁类考核。

5、面报后未按规定上报面报意见或拟定实施计划汇总的，责任人按《行政管理办法》乙类考核。

6、面报前准备不充分、面报不清楚等导致工作延误、反复或传达错误，责任人按《行政管理办法》丁类考核。

7、面报部门领导接到秘书的面报通知后，未按时限组织相关人员进行面报的，责任人按《行政管理办法》丁类考核。

8、面报后半小时内未上报面报意见到秘书室，同时两小时内未传达至责任人，责任人按《行政管理办法》戊类考核；因此造成面报意见不清或工作延误的，按《行政管理办法》丙类考核。

9、汇报不清造成二次面报，面报责任人、主管副总经理、分公司总经理按《行政管理办法》丙类考核；造成三次面报的，按《行政管理办法》乙类考核。

10、因未按批示意见改正或执行等报件质量问题，造成一事重复报件超过三次的，责任人及分公司总经理/集团总监(含）以下各级审核人按《行政管理办法》乙类相关条款考核。

11、工作未经过OA系统进行派发，按《行政管理办法》予以考核。被领导或督检部门发现，严重影响工作的，责任人按每项10000元进行考核。

12、政府及职能部门、主要外联单位、重要合作伙伴的通知、要求、函件、信息以及应急预案等重要突发事件及紧急事件未及时汇报的，按《行政管理办法》丁类考核；因此造成损失的，由责任人自行承担。

13、总裁交代事项或布置工作当日不回复的，按《行政管理办法》丁类考核；逾期回复达三日的，按《行政管理办法》乙类考核。

14、对公司下达工作任务，集团秘书确保任务OA派发，必须按时限跟踪，对工作任务跟踪不及时，不能掌握工作任务进展，从而导致工作任务逾期未向公司上报的主管秘书按《行政管理办法》乙类考核。

任务下达后任务责任人必须按时上报工作结果及进展，如到期未上报工作的同样按《行政管理办法》乙类考核。

15、工作失误或被退件未主动上报处理意见的，按工作失误对应考核条款双倍处理。

16、OA任务派发超时的，责任人按《行政管理办法》戊类考核。

17、责任人任务派发未明确任务完成时限、任务性质、责任人。已完工作秘书室当日未完成确认，责任人按《行政管理办法》丁类考核。

18、随意更改总裁布置工作时限和工作内容且还未上报的，分管副总裁及主管领导按《行政考核办法》乙类考核；工作任务未能按时限完成，并未及时上报原因及后续实施计划，责任人按《行政管理办法》乙类考核。

19、员工按时完成工作，因部门经理原因导致报件延迟上报的，部门经理按《行政管理办法》丙类考核。

20、报件审核人签署意见、转件人转出或接收报件未明确到时、分，或未按本制度对报件进行登记的，责任人按《行政管理办法》己类考核。

21、报件审核部门未按审核时限审核报件，未按时转出的，责任人按《行政管理办法》戊类考核。因此导致上报延期或影响工作开展的，审核部门按《行政管理办法》丁类考核，同时承担因此造成的损失。

22、秘书或转件人员未及时转出紧急报件，一小时内未转出报件或半小时内未转出请款报件，导致工作延误的，责任人按《行政管理办法》乙类考核。

23、秘书室秘书未按时催办工作、跟踪工作完成情况或上报工作跟踪落实情况不及时，责任人按照《行政管理办法》戊类考核；若工作落实情况有误，责任人按《行政管理办法》丁类考核。

24、集团行政部、分公司行政部未按制度进行工作监督及抽查，责任人按《行政管理办法》丁类进行考核。

25、员工借阅报件，需按照《密级档案借阅管理流程》执行。部门经理应对档案的借阅严格把关。部门员工如需借阅报件进行复印，需部门经理同意后，档案员方可提供，且用后须及时归档，否则部门经理与档案员承担由此产生的所有责任。

26、未按标准及时销毁报件的，相关部门负责人按《行政管理办法》丁类考核。

27、不按公司已批复的报件开展后续工作，出现工作遗漏严重影响工作的，责任人及部门经理按《行政管理办法》甲类考核。

28、工作责任人因主管领导不在而未及时电话请示沟通，导致工作未能逐级审批，责任人按《行政管理办法》丁类考核。

29、对于总裁、副总裁以电话、当面指示或通过秘书传达等方式交办的临时、紧急的工作，责任人未在要求时限内反馈领导，导致工作出现严重后果的，责任人按《行政管理办法》乙类考核。给公司造成损失的，相关责任人承担经济损失。

30、如总裁审批过的电子文件存档不全，不清晰导致查阅文件时不能及时准确查阅，秘书室秘书按照《行政管理办法》乙类取消全月奖，同时承担因存档文件不全给公司造成的损失。

31、方案或计划类报件未组织相关人员开会讨论或未形成一致意见而上报总裁审批的，分管副总裁按《行政管理办法》丁类考核。

32、一项工作涉及多个部门，牵头部门未主动与相关部门沟通，未形成统一意见而上报的，出现一次部门领导按《行政管理办法》乙类考核，出现两次部门领导给予降职，出现三次部门领导按《行政管理办法》甲类考核。

33、接到外部会议通知后未按要求上报的，责任人按《行政管理办法》丁类考核，参会外部会议后未按要求上报的，责任人按《行政管理办法》丁类考核。未按上述要求执行给公司造成经济损失的，相关责任人承担经济损失。

34、应急预案等重要突发事件、紧急事件、重大信息及影响公司声誉的信息未按制度要求汇报的，责任人按《行政管理办法》乙类考核，情节严重的，按甲类考核；给公司造成损失的，相关责任人承担经济损失。

35、责任人未在面报后次日10时前上报工作落实情况及完成情况，或因特殊情况不能面报的，未以纸件形式说明情况并进行汇报的，工作中发现问题或存在问题的未在24小时内上报解决措施及解决办法的，责任人按《行政管理办法》乙类考核。给公司造成损失的，相关责任人承担经济损失。

36、报件时避重就轻，模糊表述或为逃避责任偷换概念；严禁断章取义、歪曲领导批示意见或误导领导做出错误决策的，按《行政管理办法》乙类处理。

37、上报内容涉及到方案、规定等变更的，未附修改对比表。请示内容涉及图纸的，未附图说明的，按《行政管理办法》戊类处理。

38、领导对上报请示事项已经有批示意见的，再次上报时未体现批示意见，或未将原批示附全的；一事连续多次上报另起报件的，按《行政管理办法》戊类处理。

39、上报集团材料能够提供原件的未上报原件的，按《行政管理办法》戊类处理。

40、在工作中出现相关问题而隐瞒不报的，责任人按《行政管理办法》甲类考核，部门领导对于员工提出的问题未给出解决意见的，责任人按《行政管理办法》乙类考核，情节严重的，责任人按《行政管理办法》甲类处理。

41、每月出现重复报件排名前三名的，部门负责人按《行政管理办法》戊类处理。

42、集团秘书室各部门重复报件情况统计出现失误、遗漏，导致统计数据不准的，相关秘书及秘书室经理按《行政管理办法》戊类处理。

43、集团各层级员工及领导对各自职责范围内及上级领导直接交办的未完工作必须单件、单报，如未单件上报的按《行政管理办法》丁类处理。

44、单件回复报件内容必须明确未完工作的目前进展及存在问题，下一步如何解决及完成时限等内容，如未按此要求上报按《行政管理办法》丁类处理。

45、各级领导在各自批示权限范围内对所分管的未完工作有直接的审批权，审批时要有明确的处理及解决意见，如未按此要求审批而将工作推至上一级的按《行政管理办法》丙类处理。

46、分管副总裁未对管辖范围内的工作进行关注，对将到期工作未组织相关人员开会导致工作逾期的，分管副总裁按《行政管理办法》丙类执行。

47、未完工作在审批时限内仍不能按期完成的工作，各层级审批领导必须对未完工作向上一层级进行汇报，汇报的方式为单件呈报或直接面报上一层级领导，如未及时上报的按《行政管理办法》丙类处理。

48、上层级领导在了解未完工作的同时未能马上组织会议进行讨论，对未完工作拿出处理及解决意见，重新明确该项未完工作的完成时限的按《行政管理办法》丙类处理。

49、分管副总裁级领导对公司布置的重要工作，时限内未完成的工作时限到期当天未单件、单报或直接面报总裁的，按《行政管理办法》丙类处理。

50、涉及业务工作集团有明确批示时限的，各层级领导在接到任务布置时必须第一时间组织开会讨论拿出工作任务的解决意见，按照公司批示的时限按时上报，此类工作不允许任何层级领导私自篡改时限，私自篡改时限的按《行政管理办法》丙类处理。

51、涉及业务工作需要公司或部门配合其他公司或部门的配合工作，配合部门在接到任务的同时必须第一时间组织开会讨论拿出工作任务的解决意见，确保配合工作第一时间按配合部门要求时限完成，保证需配合部门业务工作的正常开展，此类工作不允许任何层级领导私自篡改时限，私自篡改时限的按《行政管理办法》丙类处理。

52、上级领导工作安排，在时限上必须合理、周密，要从整体工作性质予以考虑，明确合理的完成时限，如未按此执行按《行政管理办法》丁类处理。

53、在工作整体进度中各层级领导要充分发挥过程监督、指导职能，避免因工作思路偏差导致工作逾期，此类工作如出现相关责任人按《行政管理办法》丁类处理。

54、工作任务责任人在接到工作任务后必须严格按照工作时限要求完成工作，不允许出现时限内前几日不工作，到时限最后一天才开始工作，导致工作质量不高，对此上层级领导应严格把关给予处理，不允许给予审批；工作任务责任单件上报未完工作时，不允许在时限内的最后一天上报，如出现相关责任人按《行政管理办法》丙类处理。

55、集团秘书室未按时限统计、汇总单件上报的未完工作的，未按时限统计本周压件2日以上人员的，相关秘书、秘书室经理按《行政管理办法》戊类执行。

56、未完要求组织召开部门晚例会对未完工作进行讨论，相关责任人按《行政管理办法》丁类考核。

57、未完工作未按时限单件、单报的，出现一次责任人按《行政管理办法》丙类考核，出现二次责任人按《行政管理办法》乙类考核，出现三次责任人按《行政管理办法》甲类考核。

58、各级审核人严格按照审核时限审核报件，各级责任人不允许压件不报，否则相关责任人按《行政管理办法》乙类考核。

59、责任人单件呈报工作中的问题，各级领导未提出解决意见的，相关责任人按《行政管理办法》丁类考核。

60、责任人在工作过程中出现问题隐瞒不报或工作逾期不上报的，被直属领导查出的，相关责任人按《行政管理办法》乙类考核，情节严重的按《行政管理办法》甲类考核；如相关责任人在工作过程中出现问题隐瞒不报或工作逾期不上报的，被职能部门（行政部、督检部、审计部）查出的，相关责任人按《行政管理办法》乙类考核，直属领导与分管领导承担领导责任，按《行政管理办法》乙类考核，情节严重的按《行政管理办法》甲类考核。

61、责任人在工作中出现问题单件呈报，上级领导压件不报，责任人可将问题直接上报至该领导的上级领导或秘书室，压件领导按《行政管理办法》乙类考核，情节严重的按《行政管理办法》甲类考核。

62、各级领导安排的工作未及时跟踪，督促导致工作逾期上报，相关领导与责任人按《行政管理办法》戊类考核。

63、各级行政部、督检部未按要求对工作完成情况、未完工作单件回复情况进行抽查，相关责任人按《行政管理办法》戊类考核。

64、集团秘书室未按要求统计逾期工作情况，相关责任人按《行政管理办法》戊类考核。

65、秘书必须严格按照规定中审件标准进行审核，如出现审核不严，对出现的问题不能及时退件，或上报未能与领导讲清楚的秘书按照《行政管理办法》丁类进行考核；报件时不能出现徇私舞弊现象，如出现按照《行政管理办法》给予调岗并承担因此给企业造成的损失，严重者给予开除处理。

66、集团财务部未按此制度要求，按时限制定集团各部门及分公司绩效完成情况的，相关责任人及财务部负责人按照《行政管理办法》戊类执行。

67、集团各部门、各分公司未按此制度要求，按时限制定总裁月办公会材料的，相关责任人及部门负责人按照《行政管理办法》戊类执行。

68、集团财务部与各分公司、各部门上报的数据有差异，集团行政部未审核出来，相关人员按照《行政管理办法》戊类执行。若财务部或各分公司、各部门上报的数据有误且被行政部审核出来，相关部门的责任人按照《行政管理办法》戊类执行。

69、报件人未按要求对报件流转情况进行跟踪，各级审核人未按要求对报件进行审核，导致报件审批逾期的，相关责任人按《行政管理办法》戊类考核，由于报件未及时上报造成损失的，由相关责任人承担责任。

70、如相关审核人未按要求审核，导致审批时间预期且未按制度提报处理意见的，下一审核人有权不予接件，因此造成的损失，由逾期审核责任人承担。

71、外联工作出现问题未第一时间上报主管副总裁的，相关责任人按《行政管理办法》丙类考核。外联工作逾期半月未完成的，分管副总裁按《行政管理办法》戊类考核，外联工作逾期1个月的，将在总裁办公会中通报批评，外联工作逾期2个月以上的，对分管副总裁予以降职或解聘。

72、报件责任人未在报件皮上写明领导批示过的次数、批示的时间及批示意见，或再次上报时未将原批示附全被总裁办秘书审核出来的，,分公司秘书、报件责任人至签字副总裁按《行政管理办法》乙类考核；总裁办秘书未审核出来的，总裁办秘书按《行政管理办法》乙类考核。

73、如工作中出现意见分歧，牵头责任人未组织开会讨论，或未将不同意见上报集团，导致各责任人相互间推诿扯皮的，此项工作牵头责任人及部门负责人按《行政管理办法》丙类执行，若造成损失的，由相关责任人承担全部损失。

74、总经理级及以上人员未按本制度要求，上报沟通、洽谈结果或进行面报的，责任人按《行政管理办法》丙类执行，造成损失的，承担全部损失。

75、出现本制度已明确考核条款外的其他违纪行为，责任人参照《行政管理办法》有关条款执行。

76、责任人主观原因造成的经济损失在人民币5000元及以上，应承担全部赔偿责任，按《行政管理办法》甲类条款解除劳动合同执行；造成经济损失5000元以下的，相关责任人承担全部损失，不予行政考核。

77、如牵头部门未组织配合、审核部门开会，或未预留出开会时间，导致工作逾期的，牵头部门承担逾期责任；配合、审核部门接到责任部门开会通知，未按要求参会或审核时间超时导致工作逾期的，配合、审核部门承担逾期责任。

78、集团各部门、各分公司上报文件为急件但未在报件右上角注明，或未电话告知对应秘书，导致报件未按急件程序流转或造成损失的，责任部门责任人至总经理承担全部责任和损失。

79、上报急件遇总裁外出不在公司的情况时，责任部门对应秘书未在半小时内以短信形式请示总裁的,对应秘书按《行政管理办法》丙类考核；总裁在1小时内未回复时，责任部门分管副总裁、分公司总经理未及时向总裁进行请示，导致工作逾期或造成损失的，责任部门分管副总裁、分公司总经理承担全部责任和损失。