公司行政部日常管理制度

四川省中润大通商品经营有限责任公司

行政人事管理制度

（试行版2017)

目录

第一部分行政日常管理制度 (4)

第一章印章管理 (4)

第一条印章保管 (4)

第二条印章使用 (4)

第二章文件收发归档、文印管理 (4)

第三条文件收发规定 (4)

第四条文印管理规定 (5)

第五条文件归档管理 (5)

第三章办公用品管理 (5)

第六条办公用品购置 (5)

第七条办公用品发放与使用 (6)

第四章会议管理 (6)

第八条公司办公会议例会制度 (6)

第九条部门会议制度 (7)

第十条会议纪律 (7)

第十一条会前准备与会后工作 (7)

第五章固定资产管理 (8)

第十二条固定资产得定义 (8)

第十三条固定资产管理体制 (8)

第十四条固定资产增加得管理 (8)

第十五条固定资产验收登记 (9)

第十六条固定资产使用得管理 (9)

第十七条固定资产减少得管理 (9)

第十八条部门管理职责 (9)

第十九条固定资产移交 (9)

第二十条定期进行固定资产清查 (9)

第二十一条普通资产得购置使用管理 (9)

第六章日常行为规范 (10)

第二十二条仪容仪表 (10)

第二十三条沟通 (10)

第二十四条来访来客接待 (10)

第二十五条电话接听 (10)

第二十五条日常行为 (10)

第七章卫生管理 (11)

第二十六条卫生清理得标准 (11)

第二十七条公共环境卫生 (11)

第二十八条室内卫生得管理 (11)

第二十九条奖罚 (11)

第八章具体工作负责任人及权限 (12)

第二部分人事管理制度 (13)

第一章员工入职、离职管理 (13)

第一条员工入职准备 (13)

第二条员工入职报到 (13)

第三条入职培训 (13)

第四条转正评估 (13)

第五条员工辞职 (13)

第六条员工被辞退 (14)

第七条离职手续办理流程 (14)

第八条人事部需处理事项 (14)

第二章考勤管理制度 (15)

第一部分行政日常管理制度

第一章印章管理

第一条印章保管

1．公章、法人章应有专人负责保管;财务专用章与公章、法人章必须分开由专人保管.

2．印章要放在保险、安全得地方,放置印章得柜子钥匙不得乱放.

3．印章保管人外出时间较长时，由领导批准后交给指定人代为保管。

4．如印章遗失,立即报告领导，及时到当地公安部门登记,并声明作废，其补刻按印章颁发权限再行刻制,新刻制印章应与原印章有明显得区别。

第二条印章使用

1．印章使用人用章须登记，并填写《印章使用登记表》,经领导签字批准.

2．印章保管人在盖章前应认真检查领导签字,审阅用章文件与全部资料.

3．盖章要符合要求、位置恰当、字迹端正、字图清晰。

4．不准在空白信纸、信封、纸张与介绍信上盖章。

5．在文件、文书、资料上盖错了章要及时销毁。

6．严禁私自带印章外出,如因投标、签订合同、办理相关事项须携带时,须填写《印章外用登记表》经公司领导批准,由印章保管人或指定保管人携带，并按规定实施使用。

第二章文件收发归档、文印管理

第三条文件收发规定

1．外来文件

1)外来得文件由行政部负责领取、签收、统一编号登记.

2)接件当日送交主管领导阅批，按照批示要求复印下发有关部门,原件由行政部负

责存档。属急件得，应在接件后即时报送。

3)各部门必须及时阅读文件并提出相应得处理建议(呈领导传阅、转发、制定实施

细则等)报相关领导审批。

4)对有阅办要求得文件，相关部门应在三日内办理完毕,并将办理情况反馈至行政

部。三日内不能办理完毕得,应向行政部说明原因。

2．内部文件

1)公司得文件由行政部拟稿。文件形成后,由总经理签发.

2)业务文件由相关部门拟稿,分管领导签发。当年得相关业务文件由业务部门主管

保管与使用,同时应于次年元月份装订、归档.

3)属于秘密得文件,应该注“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件由专人印

制、报送。

4)已签发得文件由行政部登记，并按不同类别编号后,按文印规定处理.经签发得文

件原稿行政部存档.

5)文件由拟稿人校对,审核后方能复印、盖章。

6)公司下发得文件由行政部负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接

件人等事项登记清楚,并报告报送结果.

第四条文印管理规定

1．所有文印人员应遵守公司得保密规定,不得泄露工作中接触得公司保密事项.

2．打印正式文件，必须按文件签发规定由总经理签署意见，然后送交打印。各部门草拟得文件、合同、资料等，由各部门自行打印。打印文件、发传真均需逐项登记，以备查验。

3．文印人员必须按时、按质、按量完成各项打字、传真、复印任务。

4．文件、传真等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或造成损失得,追究当事人得责任。

5．严禁擅自为私人打印、复印材料,违者视情节轻重给予处罚。

第五条文件归档管理

6．凡就是反映公司工作活动、具有查考利用价值得文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等)均属归档范围。

7．各类文档由行政部按照发文或收文日期及文件编号统一编号归档,归档得文件材料均应齐全完整，并按年立卷.

8．档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分得文件材料应依序排列在一起，即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后；印件在前,定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间得密切联系并进行系统得排列。

9．借阅文档应报请主管领导批准，登记后借阅，两周内经手人负责追回.

10．因办理需要，复印后发给各部门得文件,由涉及部门按照收文日期编号造册管理.

第三章办公用品管理

第六条办公用品购置

1．办公用品购买本着实用、节约得原则,每月由行政部统一购买。各部门所用得专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，报主管领导审批后，由行政部统一印制。

2．办公用品管理实行需求审批、计划采购、入库建帐、领取登记与使用专人负责制度.

3．各部门根据实际需求填写《办公用品申请（领用）表》,每月25日交行政部，由行政部核定汇总后报主管领导批准,再购置发放,并建立台帐。

4．临时急需使用得办公用品由行政部报主管领导同意后采购。大型办公用品采购必须报请主管领导审批后方可购买。

5．采购人员应严格遵守职业道德,及时了解市场商品信息,选择对口适用，质量可靠，价格合理得办公用品。

6．办公用品入库登记前,办公用品管理人员应认真检查验收,建帐登记,妥善保管，做到

帐物相符；对不符合要求得,由采购人员负责办理调换或退货手续。

第七条办公用品发放与使用

1．本着节约得原则使用办公用品。

2．购置回得办公用品统一放在行政部管理、登记与发放。

3．行政部管理人员须清楚得掌握办公用品库存情况,经常整理清点，库存不足及时申请与购进。

4．已配发得各种用具，由使用部门与个人认真保管、爱惜使用,不得私自转借与处理。对无故损坏者,由个人负责。

5．领用办公用品用具必须认真履行手续，应填写《办公用品申请（领用)表》。

6．各部门得电脑、电话、等设备出现故障需以报告形式交行政部，由行政部报请主管领导批准后联系维修，并对故障原因予以追查，属人为造成得对相关责任人给予物品价值一至

三倍处罚.

7．严禁员工将办公用品带出单位挪作私用。员工离职时应将所负责保管与使用得物品退回行政部，并填写《物品交接表》。

8．办公用品费用由行政部统一报销，其她部门不能报销办公用品费用.

9．非消耗性办公用品因使用时间过长需要报废时,使用人应填写《办公用品报废申请单》,经本部门主管审核并报主管领导同意后，到行政部办理报废手续,由财务部扣除损耗。

第四章会议管理

第八条公司办公会议例会制度

1．主持与记录：办公会议由行政部负责召集,总经理主持，总经理未出席会议时,由其她公司领导主持.行政部负责会议记录.

2．召开时间:办公会议召开得时间为每月初.特殊原因需要延期召开、停开及临时增加会议得由行政部提前通知。

3．参加人员：总经理、各部门总监、各部门经理主管等.由于出差等特殊原因不能参加例会得，应提前向行政部请假，并报请主持人批准。

4．办公会议事规则就是总经理决策制。会议原则上每月度召开一次,也可以视工作情况适时召开。

5．会议内容:

1)学习贯彻落实国家法律、政策、行业规划、主管部门决议、决定与批示;

2)讨论与决定公司工作中得重大问题;

3)按照干部管理权限，研究决定干部得任免、调动、培养与管理；

4)研究制订公司经济发展战略、中长期规划、年度计划、内部机构设置与重要管理

制度(年度）;

5)研究公司价值观、廉政建设与纪律检查方面得重要问题并提出指导性意见;

6)各与会人员在上月得工作情况汇报，包括工作内容、原定计划得执行情况及所遇

到得问题等。全体与会人员共同总结上月工作情况、商议所提议内容或问题、计

划未来工作规划等。

7)、研究其她各部门提出议案需要审议得重大问题。

第九条部门会议制度

1．主持与记录：部门会议由总监指定专人负责召集,部门总监主持，由总监指定专人进行会议记录。

2．召开时间:根据部门需要确定每月召开次数,具体时间由部门总监安排。

3．参加人员:部门需要参加人员,如有必要还可通知相关部门人员列席会议。

4．会议内容:

1）、本部门遇到得问题

2）、需要有关部门配合解决协调得问题

第十条会议纪律

5．会议应按规定时间准时召开,组织会议得部门会前应准备好会议议程及有关内容，并负责维护会议纪律.

6．参会人员应提前进入会场，确保准时参加会议。会前准备好与会议有关得资料（包括提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案等）,会中做好会议记录，对要求传达得会议内容会后要及时进行传达。

7．会议记录人要确保会议记录准确、完整,注意录音笔、摄像机等器材得使用正确，保证录音录像效果。

8．发言人员要尽量做到语言精练，主张鲜明，切忌长篇大论。行政部文员要做好递送茶水得服务工作，做到轻手轻脚，不要制造响动,影响会议效果。

9．会议中途不允许无故退席,不允许接打私人电话.特殊情况，需向主持人请示,禁止长时间离开会议坐席。

10．会议如涉及公司机密,所有与会者要严守保密制度，不得外传泄密。

11．会议形成得决议应由牵头部门及时书面通知有关执行部门,并负责监督落实情况。第十一条会前准备与会后工作

1．会议前行政部需专人通知应与会人员，明确以下内容：

1）会议时间

2)会议地点

3）会议议题

4)参会人员

5）主持人员

6)记录人员

7）会议所需得有关文件及资料得准备

2．会前场地与设备检查

1)会议场地得卫生清洁，需提前完成

2)会议所需用品及设备支持，包括：电源线、录音笔、音响、电脑、投影仪、相机、话筒、参会人员得用纸、用笔、纸杯、白板、书写笔、板擦等。

3)做好与会人员得座次安排,必要时应制作与会人员姓名标示牌，并放置于合适座次。

3．会后工作

1）及时打扫会议室卫生，做好物品回收摆放，关好门窗,切断电源等。

2）记录人员要及时做好会议记录与文字整理工作，于会后一日内打印会议纪要,并呈报相关领导阅批。

3)行政部要及时跟进会议中各项精神与工作计划得落实与完成情况，对于会议提出得有关重大事项与问题,行政部需指派专人进行督查与落实。

第五章固定资产管理

第十二条固定资产得定义

固定资产就是指使用年限超过1年以上、物品单位价值超过500元,专用设备单位价值超过800元,并在使用过程中能够基本保持原来物质形态得资产;单位价值虽不足规定标准，但耐用时间在一年以上得大批同类物资,按固定资产管理。包括电脑、打印机、U(硬）盘等设备，印刷设备，办公桌椅等行政办公设备,摄像、录音设备,文体设备，陈列品,图书等。对达不到规定标准得物品,作为普通资产进行管理.

第十三条固定资产管理体制

固定资产管理就是指对固定资产自购置（取得）至处置整个过程得管理，包括固定资产得购置、验收、登记、领用、保管、维护、移交、处置等环节.公司固定资产管理实行统一管理与谁使用、谁管理、谁负责相结合得管理体制.

第十四条固定资产增加得管理

一般情况下,由各部门根据工作需要提出购置、更新固定资产得需求，行政部汇总，经公司领导研究同意后报财务部门审核并协同采购.

第十五条固定资产验收登记

增加得任何资产都必须经行政部或使用部门得验收,并由行政部登记.验收、登记应在固定资产取得之后两个工作日内完成。验收得重点就是核对数量与型号。登记应使用专用得固定资产登记簿,登记内容应包括固定资产名称、型号、购置金额、购置时间以及验收人等。登记工作由行政部确定专人负责。

第十六条固定资产使用得管理

使用部门领用固定资产时,需填写“固定资产使用单”，经公司领导批准后,到行政部办理资产领用手续。固定资产使用部门变更时，新使用部门重新办理使用手续.

第十七条固定资产减少得管理

固定资产减少包括报废、出售、非正常损失及其她方式处置等。各部门需要处置固定资产，先提出初步意见报行政部;待公司领导批准同意后统一处置，各部门一律无权自行处置固定资产。出售处置固定资产得收入，应及时足额上缴财务部，按有关规定统一管理使用，任何部门与个人不得截留挪用。

第十八条部门管理职责

各部门对其占有、使用得固定资产实施日常专人管理,负责固定资产得日常使用与维护保养，落实防火、防盗、防潮、防尘、防锈、防蛀等工作,对重要设施以及容易发生安全事故得仪器设备，应指定专人进行操作，确保固定资产完好与使用安全。凡因管理不当而造成丢失或损毁得，照章赔偿. 固定资产使用出现故障需要维修得,由行政部报请公司领导批准后联系维修。

第十九条固定资产移交

部门负责人由于工作调动等原因离开原部门得，应及时办理固定资产移交。否则，不予办理相关调动手续。

第二十条定期进行固定资产清查

以行政部为主、其她部门配合,每年年末对固定资产进行一次清查。清查时以固定资产登记为主要依据，逐项核对固定资产实物,如有盘盈、盘亏,按规定程序报批后，及时调整固定资产登记薄。盘亏资产属于过失人责任事故造成得,根据情节轻重,给予责任人必要得处罚，构成犯罪得，依法追究责任。

第二十一条普通资产得购置使用管理

普通资产就是指那些价值较低、使用期限短、需要随时更换领用得办公用品。普通资产由行政部统一采购、保管、发放。

第六章日常行为规范

第二十二条仪容仪表

男同事要求服装整洁得体,不要过于休闲，禁止穿背心、拖鞋等上班;禁止留长发、应及时修剪胡须、指甲、

女同事要求服装得体、大方、不要穿颜色太艳或过于暴露得服装，可略施淡妆,佩带简单首饰。

第二十三条沟通

1．工作中要及时沟通,避免问题积累。

2．与同事沟通,要使用文明礼貌语言，注意沟通得语气、语法与语态，避免个人情绪宣泄，影响与干扰其她同事得工作.

3．改善沟通环境、注重沟通质量、关注沟通结果.

第二十四条来访来客接待

1．对待来客要积极热情，询问来客来访事由，及时向领导汇报.

2．接待过程中注意文明礼貌，做好茶水接待、迎来送往工作。注重维护个人及公司形象.

第二十五条电话接听

1．要在电话铃声响起三声内接听，使用规范语言，“您好，沪深在线！”;或者“您好，沪深在线,请问您找哪位？"。

2．作好电话接听记录，对于需转达或转交得信息,要及时联系相关人员,就落实情况进行汇报.

3．首问负责制。对于需要及时回复或其她重大事项询问等，要及时汇报有关领导并负责落实。

第二十五条日常行为

1．上班时间不翻阅与工作与学习无关得资料，不浏览与工作与学习无关得网站;提倡在工作中学习.

2．不在办公室内交头接耳大声喧哗，出入办公室、行走与关门等动作尽量放轻，避免制造响动,影响她人工作.

3．避免长时间离开坐席,不做与工作无关得事情。

4．不用办公室电话拨打私人电话,不聊与工作无关得事情.

5．公司人员禁止在办公室抽烟、用餐。

6．公司员工应自觉爱护公共财物,节俭用纸、用水、用电等，树立成本意识。

7．来访来客接待尽量言简意赅，避免漫谈长谈，影响工作。

8．不接待与公司业务无关得来访者。

9．外来人员进出公司办公区域要留意询问,并做好登记。

第七章卫生管理

第二十六条卫生清理得标准

卫生清理得标准就是：门窗(玻璃、窗台、窗棂）上无浮尘；地面无污物、污水、浮土；四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘;照明灯、电风扇、空调上无浮尘;书橱、镜子上无浮尘、污迹,书橱、文件柜内各类书籍资料排列整齐，无灰尘，橱顶无乱堆乱放现象；办公桌上无浮尘，物品摆放整齐,水具无茶锈、水垢；桌椅摆放端正，各类座套干净整洁;微机、打印机等设备保养良好,无灰尘、浮土；卫生间墙面、地面、便池清洁干净，无杂物、无异味;花坛、绿地内无杂草、杂物。

第二十七条公共环境卫生

1．公司所有部门都应当协同做好环境卫生得管理工作，提高公司员工得环境卫生意识,养成良好得环境卫生习惯。专职环境卫生清扫保洁人员应当认真履行职责,文明作业。任何人都应当尊重环境卫生工作人员得劳动成果。

2．公司各部门应当按照行政部划分得卫生责任区,负责清扫与保洁，并实行“门前三包”得责任制管理。

3．公司会议室得日常卫生由行政部负责.但其她部门使用后应保持清洁。

4．不得在公司内部公共场地倾倒、堆放垃圾；不得随地吐痰与乱扔果皮、纸屑、烟头及各种废弃物。

第二十八条室内卫生得管理

1．室内应保持整洁,做到地面无污垢、痰迹、烟蒂、纸屑;桌面、柜上、窗台上无灰尘、污迹,清洁、整齐，窗明几净；室内无蜘蛛网、无杂物。

2．办公室内办公用品、报纸等摆放整齐有序,不得存放与工作无关得物品,个人生活用品应放在固定得抽屉与柜内。

3．各部门产生得垃圾、废弃物,应当按照行政部规定得地点、方式处理。

第二十九条奖罚

行政部要结合公司得具体情况，制订具体得卫生奖惩制度，定期进行检查。违反本制度规定,有下列行为之一者，由行政部责令其纠正违规行为,采取整改措施并在通告栏予以通告，并可视情节严重程度给予(20元-100元）经济处罚:

1)随地吐痰、乱扔果皮、烟头、纸屑及废弃物;

2)垃圾不装袋、不入桶(箱）随意弃置得;

3)占用、损坏环境卫生设施得;

4)不履行环境卫生责任区清扫保洁义务、影响环境卫生得。

第八章具体工作负责任人及权限

1．印章得保管、使用由李萍负责，有权对用印得文件进行审阅，对领导签字进行检查。

2．文档得发放、归档暂由赵燕琼负责，有权对文件内容得执行进行监督、跟进及管理3．接待、文印、会议室得陈设、公共区域得卫生、日常得办公生活用品购买由杨海洋负责，有权对公司得整个区域卫生，秩序保持进行监督管理，有权对办公用品得采购需求进行审核。

4．固定资产管理由钟丽、赵燕琼负责,有权对固定资产得申购需求、价格、质量进行把控,包括固定资产得增减、报废等。

5．会务得召开、通知、会议记要暂由杨海洋负责；

第二部分人事管理制度

第一章员工入职、离职管理

第一条员工入职准备

1．由人事部通知面试合格人员入职,发《录用通知书》.

2．由用人部门依据用人岗位要求准备座位，调试电脑、电话设备等。

第二条员工入职报到

1．新员工至人事部按要求填写《员工入职登记表》并交验以下证件、资料：

1)一寸免冠近彩照片2张；

2)身份证复印件1张;

3)学历、学位证书复印件1张(验原件）；

4)技术职称等级证书复印件1张(验原件）。

2．人事部安排签订《劳动合同》一式两份、《员工薪酬确认表》后,将所有入职资料建立员工个人档案。

3．前台负责录考勤指纹，更新员工通讯录,把新员工移交给用人部门。

4．由用人部门负责安排帮助熟悉工作环境,介绍岗位职责与工作流程。

5．人事部负责发放办公用品，增加员工得集群网号码。

第三条入职培训

用人部门组织上岗培训。

公司不定期组织企业文化培训.

第四条转正评估

新员工试用期满时,由人事部安排转正评估。员工对自己在试用期内得工作进行自评，由分管部门领导或者部门经理对其进行评估。

对转正评估合格得员工予以录用，办理录用手续;对转正评估不合格得员工不予以录用,办理离职手续。

第五条员工辞职

1．由员工填写《员工辞职申请书》报部门领导审批。

2．部门领导对申请进行批复，包括同意与否、准予辞职得时间、工作交接安排等事项。

3．批复报人事部审核，最后报总经理审批。

4．员工办理离职手续,解除劳动关系。

第六条员工被辞退

1．由用人部门填写《员工解雇通知书》，包括解雇理由、离职时间、工作交接、工资结算、补偿等事项，报总经理审批。

2．审批通过后由人事部书面通知拟辞退人员。

3．员工办理离职手续,解除劳动关系。

第七条离职手续办理流程

1．离职员工在离职日期前完成所有工作得移交，填写《员工离职交接清单》,交接事项包括工作内容以及与本职工作相关得资产、客户关系、文件资料、电子文档、印章、财务借款等，由工作交接双方签名确认,经部门领导审批，最后将《员工离职交接清单》交人事部办理离职手续。

2．员工工资结算:

1）自动辞职员工按当月实际上班天数计算工资，不另计补偿金.

2)劳动合同到期予以辞退得员工按当月实际上班天数计算工资，不另计补偿金。

3)劳动合同未到期予以辞退得员工按当月实际上班天数计算工资,按情况给予一定得补偿

金；

4)对于严重违纪被予以辞退得员工对公司造成得经济损失由个人承担，在结算工资里多

退少补，公司保留依法追究补偿得权利。

5）结算工资个人税收缴纳由员工自行负责。

第八条人事部需处理事项

1．与财务部核对员工欠款、借款得结算,确保两清.

2．办理员工得社会保险与团体意外保险得退保手续。

3．在公司购买住房公积金得员工需要办理住房公积金封存或者移档。

4．取消员工得集群网号码。

5．回收员工领用得办公用品,做好登记。

6．发放离职证明书（如需有）,由员工填写收据与签收表。

第二章考勤管理制度