沟通技巧在项目管理中的应用探讨

沟通技巧在项目管理中的应用探讨

沟通在项目管理中发挥了重要的作用。但是人们常常会对项目管理中的沟通产生一些误解。为了帮助企业树立正确沟通理念，更好地在项目管理中应用沟通技巧，详细阐述了沟通技巧的主要内容，以及如何建立完善的沟通体系。

标签：沟通；项目管理；信息交流

1沟通管理在项目管理中的作用

1.1沟通对高效管理起着巨大的推动作用

沟通有助于决策。任何决策都会涉及到干什么、怎么干、何时干等问题。每当遇到这些急需解决的问题时，管理者就需要从广泛沟通中获取大量的信息情报，然后进行决策，或建议有关人员做出决策，以便迅速解决问题。下属人员也可以主动与上级管理人员沟通，提出自己的建议，供领导者做出决策时参考，或经过沟通，取得上级领导的认可，自行决策。如在讨论项目的目标时，沟通可以收集到大家有关如何最佳实现项目目标以及如何避免掉入陷阱的意见。同时，大家开始达成共识，并获得项目干系人的参与和支持。

1.2有效的沟通可以减少管理成本

项目管理中的沟通是有成本的。项目的管理有效性取决于项目管理的沟通成本，而沟通成本一般取决于项目管理组织设计中项目管理的协作性，也就是说取决于项目成员之间的沟通意愿和沟通能力。

2项目管理沟通误区辨析

2.1重外部沟通，轻内部沟通

许多企业领导者认为：外部关系是企业生存的基础。投资人、客户、供应商、经销商、新闻媒体、政府机构、贸易伙伴、竞争对手等。它们都影响和制约企业的发展。因而企业的领导者可能将80％的时间、精力都用于协调外部关系上。但一个成功的企业仅仅有外部沟通是不够的。道理很简单：生产力来自于企业内部，尤其是内部的人。企业内部沟通良好与否事关公司气氛，员工士气，影响组织效率进而影响生产力和生产率。

2.2员工只需要执行决策

有些项目领导者常常认为：决策是领导做的，部下只需要执行上级决策，不需要相互沟通。其实沟通是双向的。领导要使决策合理和有效必须要广泛搜集信息、分析信息，才能做出科学判断。如果你只要求员工执行决策，而不与员工沟通，那么只会出现两种情况：一是公众怀疑决策的可行性，因为他不了解决策的

目的、来源；二是公众对领导的决策抱“无所谓”态度，因为决策是领导的事，与员工无关。这些思想都不利于发挥项目中每个成员的工作积极性和主观能动性，不利于提高项目的运作效率。

2.3决策只是领导说了算

项目组织中一些决策怕员工知晓，怕意见不统一难以实现决策。这是上级对下级的不信任。上级认为他所接触的范围广，知识面宽，考虑问题当然要比下级周到。如果再听下级的意见，下级七嘴八舌难以形成统一意见。但是，下级未能知晓情况，就往往会往坏处设想，怀疑和猜忌油然而生，于是各种小道消息就四处流传。下级与上级产生对立情绪，一旦时机成熟就会激化矛盾。员工渴望着和公司紧密相连，他们希望和公司的关系不仅是一张工资支票和福利待遇。他们需要成为“圈子内”的人，能了解各种情况。他们希望不只是被雇佣的“一双手”或是机器上的一个零件随时可被更换。他们期望来自坦诚交流而产生的那种特殊结合在一起的感觉。决策中出现意见不统一是正常现象，决策中的矛盾可以通过多次沟通协调达到基本统一。何况听听下级的意见能避免更多的失误。

3沟通技巧的主要内容

3.1用“心”沟通

(1)要有尊重的心。管理者应像尊重自己一样尊重员工，始终保持一颗平等的心态，更多地强调员工的重要性，强调员工的主体意识和作用。员工感到自己受到尊重，便会激发出与企业同甘苦的工作热情。要将尊重贯穿在管理过程中。尊重体现了管理者的素养，也体现了企业的素养。

(2)要有合作的心。管理者与被管理者的利益矛盾是无法改变的，但是通过合作关系的确立，可以形成良好的工作氛围。

(3)要有服务的心。把员工当成自己的内部客户，只有让内部客户满意，才可以更好地服务外部客户。管理者是为员工提供服务的供应商，要做的就是充分利用企业现有资源为员工提供工作上的方便。

(4)要有赏识的心。学会欣赏自己的员工是管理者的美德。当一个人被赏识的时候。他可以受到极大激励。作为管理者，需要首先以赏识的眼光对待自己的员工，并且让他知道。

(5)要有分享的心。分享是最好的学习态度，也是最好的企业文化氛围。管理者与员工在工作当中，要不断地分享知识、分享经验、分享目标、分享一切值得分享的东西。

3.2学会倾听

倾听是管理者与员工沟通的基础。作为一名项目领导者在与员工的沟通过程

中，应该主动听取意见，善于聆听，只有善于听取信息才能成为有洞察力的领导者。

(1)眼耳并用。除了用耳听，还要留心捕捉脸部表情，洞察眼睛的变化，感知对方的心理和情绪变化，及时调整。

(2)理解他人，肯定他人。想要寻求对方的支持，首先是要肯定对方是对我们有帮助的，并要从对方的角度思考问题。

(3)鼓励他人表达自己。只有不断地鼓励对方说，我们才能听到更多对自己有用的信息。

(4)倾听全部信息。不要只听自己关心和感兴趣的信息。

(5)表现出有兴趣倾听。表现出我们的兴趣，表明我们对对方是关注和寻求支持的，有利于对方更好地说，并能将话题维持。

(6)反复思考。听就要用脑听，在听的过程中，要学会思考。这样才能获得更多的有效信息，最终和对方达成一致，并共同实施。

3.3运用正确的表达方式

沟通必须目的明确、思路清晰、注意表达方式。在信息交流之前，发讯者应考虑好自己将要表达的意图，抓住中心思想。在沟通过程中要使用双方都理解的用语和示意动作，并恰当地运用语气和表达方式，措辞不仅要清晰、明确，还要注意情感上的细微差别，力求准确，使对方能有效接收所传递的信息。发讯者有必要对所传递信息的背景、依据、理由等作出适当的解释，使对方对信息有明确、全面的了解。在表达自己的意见时，要诚恳谦虚。如果过分显露自己。以先知者自居的话，即使有好的意见，也不容易为人接受，会使人产生反感和戒备心理。讲话时要力求简明扼要。用简单明了的词句表明自己的意思，语调要婉转，态度要从容不迫。在谈话时如果发现对方有心不在焉或厌烦的表情时。就应适可而止或转换话题。使沟通能在良好的氛围中进行。

4建立完善的沟通体系

沟通是一項系统工程，需要企业从总经理到员工都要形成共识，建立机制，共同做好，使企业形成畅通的沟通渠道。在项目管理中，良好的沟通不仅需要出众的个人沟通技巧，还与企业沟通体系的建立密不可分。

4.1要做项目沟通计划

制定一份详细的沟通计划，用于确定和指导项目实施中信息的沟通工作。要对项目实施过程中需要沟通的内容与工作进行科学合理的计划。比如对包括信息名称、信息类别、相关角色、时间、沟通方式、频率等要素进行充分的考虑和充