人事档案的建立

人事档案电子资料库建立

一、人事档案的分类

人事档案包括固定人员人事档案、流动人员人事档案、应聘人员人事档案三大类。

二、人事档案的内容

固定人员是指在公司正常上班的在职人员。流动人员是指辞职或被公司辞退的人员。上述两类人员以个人为单位建立档案，档案内容包括学历证复印件、身份证复印件、原单位离职证明原件、个人简练、面试人员登记表、员工登记表、其他证书复印件（计算机、英语等级证书）、员工转正审批表、员工晋升表、岗位变动表、劳动合同等其他资料。应聘人员是指通过各种渠道向公司投递了简历，由于各种原因未被公司聘请的人员。该类人员的以集体为单位建立档案，档案内容主要是其投递的个人简历。

三、人事档案的编号

人事档案采用二级编码，固定人员人事档案和流动人员人事档案编码依次为入司年份、流水号，具体如下图1。应聘人员人事档案编码依次为投递时间、流水号。例如张三在2012年6约3日第一个投的简历那么他的档案编号为：120603001，具体如下图2。

四、人事档案存储管理

三类人事档案分别管理。固定人员人事档案和流动人员人事档案以个人为单位用档案袋收纳。应聘人员档案整体为单位用档案袋收纳。人事档案一般不外借，

司年份后2

位

流水账号

递的年月日

水账号

图1

图2

固定人员人事档案的借阅需要经部门主管同意；流动人员档案和应聘人员人事档案根据跟部门需要经档案管理人员同意可以借阅。流动人员档案自相关人员离开公司3年后方可消费；应聘人员人事档案自投递之日起2年后方可消费。

五、人事档案电子资料库的建立

三类档案均应建立人事档案电子资料，方便管理和查询。