人事档案管理制度及规范
人事档案管理制度及规范
人事档案管理制度及规范引言概述：人事档案是组织管理中重要的一环，对于企业和组织来说，建立健全的人事档案管理制度和规范是保证人力资源管理的有效性和合规性的基础。
本文将从五个方面详细阐述人事档案管理制度及规范。
一、人事档案的建立与归档1.1 档案建立：企业应根据员工入职时提供的个人资料，包括身份证、学历证明、工作经历等，建立员工档案。
同时，还应建立电子档案系统，方便档案的管理和查询。
1.2 档案归档：企业应根据员工的档案编号，将纸质档案进行归档存放，并制定档案归档管理规定，明确档案的存储位置、保管责任人等。
电子档案应进行定期备份，确保数据的安全性。
二、人事档案的保密与权限控制2.1 保密意识培养：企业应加强对员工保密意识的培养，明确员工在处理档案时的保密责任。
同时，建立保密制度，对于涉及个人隐私和公司机密的档案信息，设置权限控制，确保档案信息的安全。
2.2 访问权限管理：企业应根据员工的职位和工作需要，设定不同的访问权限，确保员工只能查阅与其工作相关的档案信息。
对于档案的修改和删除，应设置审批流程，并记录操作日志，以便追溯。
2.3 外部信息共享：企业在与外部机构或部门共享档案信息时，应签订保密协议，并严格控制对外共享的信息范围，以防止信息泄露。
三、人事档案的更新与维护3.1 档案信息更新：企业应定期核实员工的个人信息，并及时更新档案。
特别是员工的职位变动、晋升、离职等情况，都需要及时更新档案，以保证档案信息的准确性和及时性。
3.2 档案维护措施：企业应制定档案维护措施，包括纸质档案的防潮、防火措施，电子档案的定期备份和存储。
同时，还应进行定期的档案整理和清理，确保档案的有序性和完整性。
3.3 档案借阅与归还：企业应建立档案借阅制度，对于需要查阅档案的员工，应填写借阅申请，并记录借阅信息。
借阅期限到期后，员工应及时归还档案，以保证档案的正常使用和管理。
四、人事档案的销毁与保管期限4.1 档案销毁程序：企业应建立档案销毁程序，包括档案销毁申请、审批和执行等环节。
人事档案管理制度及规范
人事档案管理制度及规范一、引言人事档案是组织管理中不可或者缺的一部份，它记录了员工的个人信息、工作经历、培训记录等重要资料。
为了保证人事档案的完整性、准确性和保密性，制定和执行人事档案管理制度及规范是必要的。
本文将详细介绍人事档案管理制度及规范的内容和要求。
二、人事档案的分类1. 员工基本信息档案：包括员工的个人身份证明、家庭背景、教育背景等信息。
2. 员工工作经历档案：记录员工的工作经历、岗位调动、晋升等情况。
3. 员工培训记录档案：记录员工的培训情况、培训证书等。
4. 员工绩效评估档案：记录员工的绩效评估结果及相应的奖惩情况。
三、人事档案管理制度1. 档案管理责任- 确定专门负责人事档案管理的部门或者人员，并明确其职责和权限。
- 确保人事档案管理人员具备相关的知识和技能，定期进行培训。
2. 档案管理流程- 建立档案管理的流程和标准操作规程，包括档案的采集、整理、归档和借阅等环节。
- 设立档案管理系统，实现档案的电子化管理，提高档案的安全性和便捷性。
3. 档案保密措施- 制定保密制度，明确档案的保密级别和限制访问权限。
- 建立档案保管室或者专门的保密设施，确保档案的安全性和防火防灾措施。
4. 档案的保存期限- 根据相关法律法规和公司要求，制定档案的保存期限。
- 定期对已过期的档案进行清理和销毁，确保档案的及时更新和管理。
四、人事档案管理规范1. 档案的采集与整理- 员工入职时，要求员工提供必要的个人信息和证明材料，并进行核实和整理。
- 档案应按照一定的分类和编号规则进行整理，确保档案的清晰和易于查阅。
2. 档案的归档与借阅- 档案应按照一定的归档规则进行归档，确保档案的有序和完整。
- 对于需要借阅档案的人员，要进行严格的审批和登记，确保档案的安全和追溯性。
3. 档案的更新与销毁- 对于员工的离职、调动等情况，要及时更新档案，并进行相应的销毁或者归档处理。
- 档案的销毁应按照一定的程序和规定进行，确保档案的安全和合规性。
人事档案管理制度及细则
第一章总则第一条为了加强和规范人事档案管理工作，确保人事档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度及细则。
第二条本制度及细则适用于本单位所有员工的人事档案管理。
第三条人事档案管理工作应当遵循以下原则：1. 完整性原则：人事档案应当全面、准确地反映员工的个人情况和变动情况。
2. 准确性原则：人事档案内容应当真实、准确，不得伪造、篡改。
3. 安全性原则：人事档案应当采取有效措施，确保档案实体和电子档案的安全。
4. 保密性原则：人事档案涉及员工个人隐私，应当严格保密。
5. 利用性原则：人事档案应当方便查询和利用，提高工作效率。
第二章档案管理组织与职责第四条成立人事档案管理领导小组，负责人事档案管理工作的统筹规划、组织实施和监督检查。
第五条人事档案管理领导小组职责：1. 制定人事档案管理制度及细则；2. 组织实施人事档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作；3. 指导、监督各部门人事档案管理工作；4. 处理人事档案管理中的重大问题。
第六条人事档案管理员职责：1. 负责人事档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作；2. 负责人事档案的检索、查询和借阅工作；3. 负责人事档案的安全保密工作；4. 负责档案管理系统的维护和更新；5. 完成人事档案管理领导小组交办的其他工作。
第三章档案收集与整理第七条人事档案收集范围：1. 员工的身份证、学历证书、资格证书等个人证件；2. 员工的劳动合同、岗位说明书、绩效考核材料等劳动关系材料；3. 员工的职务、职称、工资、福利待遇等变动材料；4. 员工的奖惩、培训、调动等人事变动材料；5. 其他与员工个人相关的重要材料。
第八条人事档案整理要求：1. 按照档案分类和编号规则进行整理；2. 按照时间顺序排列，确保档案的连续性；3. 档案材料应当整齐、规范，便于查阅；4. 档案袋、文件夹等应当清晰标注档案名称、编号、日期等信息。
人事档案管理制度及规范
人事档案管理制度及规范一、背景介绍人事档案是组织管理中重要的一环，对于保障员工权益、提高组织运营效率具有重要意义。
为了规范人事档案的管理，制定人事档案管理制度及规范是必要的。
二、目的和范围1. 目的：确保人事档案的完整性、准确性和安全性，保护员工的合法权益，提高人事管理的效率和规范性。
2. 范围：适合于所有员工的人事档案管理，包括招聘、录用、培训、晋升、离职等全过程的档案管理。
三、人事档案管理的原则1. 合法性原则：人事档案的建立、管理和使用必须遵循国家法律法规和相关政策，不得违反法律法规的规定。
2. 完整性原则：人事档案应当全面、准确、完整地记录员工的基本信息、工作经历、培训记录等相关信息。
3. 保密性原则：人事档案应当保密，仅限于有关人事管理工作的需要使用，未经授权不得泄露、提供给外部人员或者机构。
4. 及时性原则：人事档案的建立、更新和归档应当及时进行，确保档案信息的及时性和准确性。
5. 质量原则：人事档案的管理应当严格按照标准化的流程和要求进行，确保档案的质量和可靠性。
四、人事档案管理的流程1. 档案建立a. 招聘阶段：对应聘者进行面试、考核等环节，根据面试结果、考核表等材料建立入职档案。
b. 入职阶段：采集员工的个人信息、身份证明、学历证明、工作经历等材料，建立员工档案。
2. 档案归档a. 入职阶段：将员工档案归入档案库，并进行编号、分类和归档。
b. 在职阶段：根据员工的工作变动、晋升等情况及时更新档案，并进行归档。
3. 档案保管a. 档案室：设立专门的档案室，配备专人负责档案的保管和管理，确保档案的安全性和可靠性。
b. 档案柜：采用防火、防潮、防尘等措施，保证档案的安全和完整。
4. 档案使用a. 内部使用：人事部门、上级领导等有权使用档案，但需经过授权和审批。
b. 外部使用：仅在法律法规允许的情况下，提供给相关机构或者个人使用，需经过授权和审批。
五、人事档案管理的要求1. 档案的完整性和准确性：确保档案信息的真实、准确和完整，杜绝虚假信息和遗漏情况。
公司人事档案管理办法规章制度（5篇）
公司人事档案管理办法规章制度一、目的为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。
二、档案管理内容1、员工入职档案:个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。
2、员工培训档案:培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。
3、绩效管理档案:将员工绩效考核相关资料按月归类整理。
4、员工离职档案:员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。
三、档案相关规定1、基础管理1.1原则:分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。
1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。
1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》(见附件二)，并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。
1.4当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等)，应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。
1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。
在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。
1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。
材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。
1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗____年止)。
____人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。
人事档案管理制度及规范
人事档案管理制度及规范一、引言人事档案管理是企业管理中至关重要的一项工作，它涉及到员工的基本信息、工作经历、培训记录等重要资料，对于企业的人力资源管理具有重要的支持作用。
本文将详细介绍人事档案管理制度及规范，确保人事档案的准确性、完整性和保密性。
二、人事档案管理制度1.目的确保人事档案的准确性、完整性和保密性，为企业的人力资源管理提供有力支持。
2.适合范围本制度适合于所有员工的人事档案管理工作。
3.责任部门人力资源部负责组织、实施和监督人事档案管理工作。
4.档案分类根据不同的内容，将人事档案分为个人基本信息档案、工作经历档案、培训记录档案等。
5.档案建立(1)个人基本信息档案包括员工的身份证明、学历证书、职业资格证书等，由员工入职时提交。
(2)工作经历档案包括员工的工作履历、离职证明等，由员工提供相关材料。
(3)培训记录档案包括员工参加的培训课程、培训成绩等，由培训部门提供相关材料。
6.档案管理(1)档案存储：人事档案应存放在专门的档案室，确保安全可靠。
(2)档案归档：每份档案都应有惟一的编号，并按照编号进行归档，方便查找和管理。
(3)档案借阅：员工需要查阅档案时，应填写借阅申请表，并经过主管审批后方可借阅，借阅期限不得超过7个工作日。
(4)档案销毁：档案的保管期限为员工离职后5年，超过保管期限的档案应及时销毁。
7.档案保密(1)严格控制档案的查阅权限，惟独经过授权的人员才干查阅档案。
(2)禁止将档案外借或者复制，防止档案信息泄露。
(3)定期对档案室进行安全检查，确保档案的安全性。
三、人事档案管理规范1.档案记录规范(1)记录准确：对于员工的个人信息、工作经历、培训记录等，要确保记录的准确性，避免错误信息的浮现。
(2)记录完整：对于员工的各项信息，要尽量做到全面记录，避免遗漏重要信息。
(3)记录及时：对于员工的各项信息变动，要及时进行记录更新，保证档案信息的实时性。
2.档案查阅规范(1)查阅权限：惟独经过授权的人员才干查阅档案，未经授权的人员禁止查阅档案。
人事档案管理制度及规范
人事档案管理制度及规范一、引言人事档案是组织中对员工个人信息和工作经历的记录和管理，对于企业的人力资源管理至关重要。
为了确保人事档案管理的规范性和高效性，制定一套完善的人事档案管理制度是必要的。
本文将详细介绍人事档案管理制度及规范的相关内容。
二、人事档案管理的目的和原则1. 目的人事档案管理的目的是为了确保员工个人信息的完整性、准确性和保密性，为企业的人力资源管理提供可靠的依据。
2. 原则（1）合法性原则：人事档案管理必须遵循国家法律法规和相关政策，确保合法合规。
（2）完整性原则：人事档案应包含员工的个人信息、入职资料、工作经历、培训记录等相关内容，确保档案信息的完整性。
（3）准确性原则：人事档案应准确记录员工的个人信息和工作经历，确保档案信息的真实性。
（4）保密性原则：人事档案应严格保密，只有授权人员才能查阅和使用档案信息。
（5）可追溯性原则：人事档案管理应具备可追溯性，可以追溯到档案信息的来源和变更情况。
三、人事档案管理流程1. 档案建立（1）入职登记：员工入职时，应填写入职登记表，包括个人基本信息、身份证明、学历证明等相关资料。
（2）档案编号：每位员工都应被分配一个唯一的档案编号，用于标识和管理档案。
（3）档案归档：将员工的个人信息和相关资料整理归档，存放在专门的档案室中。
2. 档案管理（1）档案存储：人事档案应存放在安全、防火、防潮的环境中，确保档案的安全性和完整性。
（2）档案借阅：员工需要查阅自己的档案时，需填写借阅申请表，并经过授权人员审批后方可借阅。
（3）档案更新：员工的个人信息发生变更时，应及时更新档案信息，并保留相应的变更记录。
（4）档案销毁：根据国家法律法规和公司规定，对于离职员工的档案，应在一定期限后进行销毁处理。
3. 档案保密（1）权限控制：只有经过授权的人员才能查阅和使用档案信息，不得将档案信息泄露给无关人员。
（2）电子档案加密：对于电子档案，应采取加密措施，确保档案信息的安全性。
人事档案管理制度及规范
人事档案管理制度及规范一、引言人事档案管理是组织机构内部对员工信息进行采集、整理、存储和利用的重要工作。
合理的人事档案管理制度和规范能够确保员工信息的安全性、完整性和准确性，提高组织对人力资源的管理效率和决策能力。
本文将详细介绍人事档案管理制度及规范的相关内容。
二、人事档案管理制度1. 目的和适合范围人事档案管理制度的目的是规范和统一组织机构内部的人事档案管理工作，确保员工档案的安全和隐私。
适合范围包括所有员工的入职、离职、晋升、调动、奖惩等相关信息的记录和管理。
2. 档案管理责任部门确定负责人事档案管理的部门，并明确其职责和权限。
负责部门应具备专业的人事档案管理人员，确保档案管理工作的高效和准确。
3. 档案采集和归档制定明确的档案采集和归档流程，包括员工入职时的档案采集、离职时的档案归档等。
采集的档案应包括个人基本信息、教育背景、工作经历、培训记录、绩效评估等内容。
归档应按照一定的分类和编号规则，确保档案的整齐有序。
4. 档案保管和安全制定档案保管和安全措施，确保档案的安全性和机密性。
建立档案室或者专门的档案保管区域，加强对档案的监控和防护措施，防止丢失、损坏或者泄露。
5. 档案查询和利用规定档案查询和利用的权限和程序，确保档案的合法使用。
建立档案借阅制度，对于需要查询或者利用档案的人员，应经过合法授权和审批，并记录相关信息。
6. 档案保留和销毁制定档案保留和销毁规定，确保档案的合理保留和及时销毁。
根据法律法规和组织内部政策，确定档案的保留期限，并按照规定的程序进行销毁。
三、人事档案管理规范1. 档案信息的准确性确保档案信息的准确性和完整性，对于员工的个人信息、工作经历、培训记录等应进行核实和确认。
及时更新档案信息，确保档案与实际情况的一致性。
2. 档案的机密性和安全性保护员工的隐私权，对于敏感信息应进行加密和限制访问。
建立权限管理制度，确保惟独授权人员才干查阅和利用档案信息。
3. 档案的整理和归档建立档案整理和归档的标准和流程，确保档案的整齐有序。
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人事档案管理及规范
1.员工人事档案
新进人员人事档案资料包括六项：
（1）应聘人员登记表（包括两张人员基本信息）
（2）身份证复印件
（3）两张1寸彩照
（4）学历（职称）证书复印件（原件寄至分公司）
（5）劳动关系说明书
2. 员工人事档案管理
2.1行政部负责管理（建立、接转、保存、整理）本公司员工的人事档案。
2.2行政部一般情况下在员工试用期满，办理员工档案转入事宜。
2.3员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在" 终止/解除劳动关系手续清单" 上签字，确认无
遗留问题；
2.4查阅员工人事档案应经行政部负责人批准，并办理登记手续。
档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、
泄露档案材料内容。
3.员工管理档案的管理
3.1“员工管理档案”是公司为每个员工建立的内部管理档案。
包括该员工的有关招聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等材料。
建立此档案旨在方便内部管理；
3.2员工管理档案自员工到岗之日建立，每人一份，按进公司时间归类。
（1）员工管理档案中保存应聘录用、劳动合同、薪酬福利（休假、医疗、工伤、教育培训等）、奖惩、考核、体检等所有材料的原件，行政人事部指派专人负责管理；
（2）员工终止/解除劳动关系时，应归进员工人事档案的材料归入人事档案，员工管理档案封存；
（3）员工管理档案中不应包含秘密内容，行政人事部员工、各部门负责人可根据工作需要查阅有关员工的管理档案；
（4）任何人员不得私自更改管理档案内容；员工管理档案仅供公司内部使用。
4.档案的保密
4.1严格遵守公司关于资料档案文印管理的各项制度，维护档案完整和安全，不向外人泄露档案秘密。
4.2对重要的文件要设专柜存放。
附：人事档案相关表格
招工录用登记表
昆明宇恬科技工程有限公司应聘人员登记表
申请职位：可到岗时间：。