部门人力资源管理

部门人力资源管理 李孝松 部门的人力资源管理计划，是把公司的人力资源政策与本部门的目标、任务和价值标准以及任何特定人力资源管理措施结合起来，从而使员工及管理人员对政策和指引有明确的认识。 计划应对下列三个基本问题提供答案： 需要什么样的员工？怎样去聘得和留住所需数目和素质的员工来应付部门预计的需要？ 怎样确保员工在工作上有奋发精神？ 怎样训练、发展和准备好员工去肩负更重大的责任以及对可能出现的变化能作出更有效的反应，并应付随之而来的对各种技术和才能的需求？ 在制定人力资源管理计划时必须参照和支持部门工作计划，才可确保人力资源管理有意义和可信赖。因此，人力资源管理计划应必须与部门的组织结构、任务、价值标准和计划目标相协调。 各部门在制订人力资源管理计划时，首先应考虑怎样组织和管理人力资源的问题。由于这是一项极重要的工作。所以通常应委任一名首长级的人员负责进行。他应对本部门的任务、价值标准和目标有广泛的认识。部门亦须考虑管理人员与行政人员及例如训练人员等身负特定人力资源管理职责的人员之间的关系。 在策划过程中确定了这些方针之后，便可专注于人力资源管理主要方面的拟订工作。 人力资源管理计划的详略只需符合本部门之情况即可，不必包括人力资源管理的所有方面的具体细节。不过，计划仍须由下列部分组成： 人力策划 招聘 工作表现管理 训练及发展 员工关系 管理信息系统

一、人力策划 对本部门人力进行策划，可根据部门的工作任务、计划，并考虑到本部门任务之轻重缓急，做出短期至中期的人力需求计划。一个部门若其工作任务或其它变动得越大，进行人力策划就显得重要。通过人力策划可以显示以下几点： 预测出在一段特定期间内须招聘人员的数目，以及人才是否可求 及早指出留任或招聘新人员的潜在困难 及时发觉某些职系或职级的人手过剩或不足 及时发觉是否有适当资历及经验的接班人 接班计划：接班计划需对重要职位人员的可能流失的情况做出预计，并物色出将来可以填补这些职位的适当人选，以及确保这些人能得到适当的训练及让他们参与多方面的工作以取得应有的经验，使他们将来可以胜任更高职位的工作。由于执行接班计划所需的工作及支持甚大，所以通常这项计划只限于首长级及其下一级的人员，和流失率大或有意扩充的职系。 接班计划的重要性在于尽量减小因主要职级人员流失所造成的影响，同时及早提醒政策科或部门可能会缺乏哪种技术人才或在找寻适当补充人员时可能有困难。接班计划最好能作三至五年的安排，并且应说明： 主要职位及可能的接班人 流失的原因 接班人的才干及所需的训练 无适当接班人的职位及补救方法 根据接班计划所载的资料来安排有关人员培训，让他们得到应有的训练或调派到有关部门做适当的工作，以取得预定职位工作所需的经验。 人员流失情况：人员流失是指退休、辞职造成的现象。虽然辞职等现象是不可控的，各部门也不可能为人员流失而预先订个计划，但各部门仍可以监察人员流失的情况以减少留住员工的困难。如果预见或遇上留住员工有困难，部门就须找出原因，并及早把困难解决。解决困难的方法，有例如激励员工，或让员工有接受培训及发展的机会。 部门在解决接班及人员流失的问题时，亦须考虑其它的人力策划因素： 外在因素：部门是否可以从人力市场中招聘人才，是受若干因素影响的。这包括在一段特定期间内市场上是否有具备所需资格、技术和经验的人才，这些人才在私营机构中的就业机会和一般的经济状况。 内在因素：部门工作计划：部门须按其目前及预计的未来工作来计算出在特定期间内所需各级人员的数目。并按计算结果来决定须增加或减少人手。 二、招聘 三、工作表现管理 工作表现的管理，是人力资源管理的一个非常重要的环节，目的在于让员工充份发挥个人的工作能力及其潜力，提高整体的生产力。工作表现管理，是与下列事项有关的： 改善个人与集体的工作表现； 将目的和要求明确向监督人员和员工讲清楚； 加强高级管理阶层、监督人员和员工之间的沟通； 对于工作表现优良者给予表扬、奖励从而增加他们的晋升机会; 找出并解决工作表现欠佳的个案； 与例如训练等的其它人力资源管理工作紧密结合。 激励员工：在很多方面来说，激励是发展人力资源管理能否成功的关键。管理人员应致力于引导员工自我激励的方法来改善其工作，而不是使用外力（例如强加规则或不停改善服务条件）来提高其工作表现的水准。香港政府有多项增加工作动力的正式计划，内容在本书「员工关系」一节中论及。不过，相比之下，监督人员给予员工的激励比这些计划更为重要。 原则：激励的基本原则就是，如果有效地管理员工，他们会自动尽力做好工作，无须使用制裁等强制性的办法来管理。 程序：管理人员激励员工的最有效方法，包括对工作有成效者给予肯定、称赞、公开表扬，和将上一级管理人员的赞扬向他们传达。很多时管理人员用的管理方法是着重纠正工作错失或者惩罚性的措施。如果员工觉得他们所作的决定大都获别人赞成，而当犯上错误的时候又获上级给予正确指导的话，他们便会变得更积极、更果断、有自信和勇于承担责任。 当员工明确知道部门对他的期望，同时又获重视、信任、鼓励和激励的时候，大都会竭尽所能去工作。 工作表现评核：工作表现评核，是把个人的工作表现，按自己与上司同意的工作目标而加以评估。这种评核有两个作用。第一，管方可以藉此对个人在当前岗位上的工作表现作出评价，从而找出员工的长处并帮他克服短处。第二，管方可以藉此取得有助调派职位及晋升的资料。管方亦可在评核工作中比较同职级人员之间的表现及其个人潜力。 原则：工作表现评核的基本准则如下： 部门／职系首长可以灵活地按下列的原则而设计其部门／职系的评核制度； 应把工作表现评核视为有多种用途的管理办法。并把对员工评核的结果视为人力资源管理其它工作的指针； 员工个人与其上司对工作评核须共同负责； 工作表现评核是一项连续性的工作； 这项工作须把个人的表现与部门目标连系起来； 评核制度中须有制衡的措施，确保公平和客观； 员工在一个职级中表现出色未必一定表示适合升级 程序：一般来说，除了试用人员之外，工作表现评核每年进行一次。不同的职系／部门可以用各自制定的工作评核表格。但这些表格须包涵前段所列出的准则。 在评核报告期开始的时候，接受评核人员与评核人员须就评核报告期内的主要目标或责任达成一致意见。双方并须在报告期内检讨所列出的目标或责任，看是否需要加以更改。到了报告期终结的时候，评核人员须把对被评核人员所作的评估写在报告上，然后把报告递交加签人员，让他表示意见。为了让被评核人员知道报告的内容，评核人员和加签人员须决定由谁与被评核人员进行面谈，以便与他／她讨论他们在报告中的表现，主持面谈人员须在面谈之前把整份报告给被评核者看，面谈后须把讨论经过简略地纪录在评核表格上，同时也须记下被评核者所提意见的要点。面谈完毕后，评核报告便应交与职系管理人员作评估。 升级：升级是表示个别员工在工作中，表现出他已有足够的能力、知识、技能、经验和态度去做好高一职级的工作。升级对员工是一种激励，能使他们更好地工作，这也是工作表现管理中的重要部份。 原则：升级的主要原则，是根据候选人的才能长处而定，即有能者居之。评估员工升级的时候，是把能力、潜能和经验考虑在内的。评估过程须公平而透明度高。这种工作，是与日常的工作表现管理和周年工作表现评核分开的。日常的工作表现管理，应该是经常进行的，而周年工作表现评核，则可有助于决定员工是否适宜升级。 升级程序： 部门／职系首长可以灵活决定邀请某些人员申请升级，或让其属下人员选择放弃升级。 一般来说，部门／职系首长设有晋升选拔委员会，以： 增加选拔的透明度； 藉该机会研究有资格升级人员的潜力和机构中的接班计划。 如果实际需要及适当的话，便会进行升级面试，以便取得有助评估工作的评核报告以外的资料。所指的情况包括评核报告内的资料不足，和公平程度或评核的划一标准值得怀疑。晋升选拔委员会应了解，如果能参加面试的只是一部分员工而其它的都没机会参加，就可能出现不公平的情况。 一个好的管理做法是在晋升选拔工作过后，增加对曾获考虑提升但结果却未获选拔的人员的沟通。部门对员工在有关升职过程中提出的问题，应主动向有关员工说明。 指导和监督：要指引员工并对他们的工作表现提供意见，就须对他们进行日常的指导和监督。这些工作对周年工作表现评核有促进的作用，也有助于培养可以升级的人员和对表现欠佳的人员加以协助。 原则：指导和监督的目的是鼓励员工更好地发挥其潜力﹐把工作做得更好，同时督促表现较差的员工努力改进工作。 适时向员工提供意见 － 不应使员工待至正式的工作检讨或评核时才向他们表示； 平衡 － 对员工表现的优劣应同样注重； 实时提供评议意见 － 实时提供评议意见，比在数周或数月后才进行的评议所起的作用更大； 明确 － 须使员工清楚明白评议的内容是针对什么的； 具建设性 － 评议的内容须注重克服困难或鼓励有益的行为。 程序：平时应根据需要进行指导和监督。 对工作表现欠佳员工的处理：对于表现欠佳的员工，须加以适当的处理，使他们从差劣的表现中改变过来进而尽力工作。对表现欠佳的员工若不加以处理，便会打击忠于职守员工的士气。 原则：当员工的工作表现不符其职责的时候，就须提醒他们，并及时加以辅导，协助他们改进，同时予以督导。如果这些措施无效，就可能要以公众利益为理由而让有关员工退休。这类个案由始至终都须以关注、客观和公平的态度进行。 程序：每宗事件都须根据当时之具体情况去处理，通常的行动程序如下： 辅导 － 告诉员工须改善的地方和如何去改善； 评核 － 如果员工对辅导没有反应的话，就须将其欠佳的表现纪录在他的周年工作评核报告中。 如果员工经过辅导和评核仍无改进的话，便须正式使用对付工作不力员工的方式。这些方式包括书面警告、停止增薪或命令有关员工为公众利益而退休。