文件及记录控制程序
06.文件及记录控制程序
06.文件及记录控制程序06、文件及记录控制程序在任何组织或企业中，文件和记录都是至关重要的资产。
它们承载着关键的信息、决策依据、工作流程以及历史数据等。
为了确保文件和记录的准确性、完整性、可用性和安全性，需要建立一套有效的文件及记录控制程序。
文件及记录控制程序的重要性不言而喻。
首先，它有助于提高工作效率。
当文件和记录得到妥善管理时，员工能够迅速找到所需的信息，减少了查找和整理资料的时间浪费。
其次，它保证了信息的一致性和准确性。
通过明确的控制流程，可以避免不同版本的文件混淆使用，以及数据记录的错误和偏差。
再者，它对于合规性和风险管理具有关键意义。
在许多行业，如医疗、金融、制造业等，严格的法规和标准要求对文件和记录进行精确的控制和保存，以应对可能的审计和监管检查。
最后，良好的文件及记录控制有助于知识的传承和积累。
新员工可以通过查阅过往的文件和记录，更快地了解工作流程和业务情况，促进组织的持续发展。
那么，一个有效的文件及记录控制程序通常包括哪些方面呢？文件的分类与编号是第一步。
根据文件的性质、用途和所属部门，将其分为不同的类别，并赋予唯一的编号。
这样可以方便识别和查找文件。
例如，行政类文件可以以“XZ”开头编号，财务类文件可以以“CW”开头。
文件的编制和审批需要明确责任和流程。
文件应由具备相关知识和经验的人员编制，然后经过适当层次的审批。
审批过程要确保文件的内容准确、完整，符合组织的政策和法规要求。
对于重要的文件，可能需要多个部门的负责人共同审批。
文件的发放和回收也需要严格管理。
确定文件的发放范围，只将文件发放给需要的人员，并确保他们收到的是最新有效的版本。
当文件需要更新或废止时，要及时回收旧版本，以防止误用。
文件的存储和保管同样重要。
建立专门的文件库或电子文档管理系统，按照分类和编号有序存放文件。
同时，要保证存储环境的安全，防止文件丢失、损坏或泄露。
对于重要的文件，还应考虑备份和异地存储。
记录的控制也是程序的关键部分。
文件与记录控制程序
文件与记录控制程序摘要：文件与记录控制程序是一种用于管理和控制文件以及记录的软件程序。
它能够帮助组织有效地管理文件和记录，包括创建、存储、检索、更新和删除文件或记录。
本文将介绍文件与记录控制程序的基本概念、功能和特点，并探讨它在组织中的应用。
1. 引言文件与记录控制程序是现代组织不可或缺的一部分。
随着信息的爆炸式增长和不断涌现的新技术，组织需要一种高效的方式管理和控制文件和记录。
文件与记录控制程序提供了一种集中管理、保护和共享文件和记录的方法，使组织能够更好地进行信息管理和决策支持。
2. 基本概念文件与记录控制程序基于一些基本概念，包括文件、记录、目录、访问控制和版本控制等。
文件是组织中用于存储信息的基本单位。
一个文件可以包含一个或多个记录，每个记录包含一组相关的数据。
记录是文件中的一组相关数据，可以是文本、数字、图像等形式。
记录可以存储在文件中，并根据需要进行检索和更新。
目录是文件与记录控制程序中的一个重要组成部分，用于管理文件和记录的层次结构。
目录可以按照不同的方式组织文件和记录，例如根据主题、日期、作者等。
访问控制是文件与记录控制程序中的一个重要功能，它可以根据用户的权限限制对文件和记录的访问。
访问控制可以确保只有经过授权的用户才能访问和修改文件和记录。
版本控制是文件与记录控制程序中的另一个重要功能，它允许多个用户同时对文件和记录进行编辑和更新。
版本控制可以跟踪文件和记录的变更历史，并保留每个版本的备份。
这有助于用户了解文件和记录的修改情况，并在需要时恢复到以前的版本。
3. 功能文件与记录控制程序提供了一系列功能，以支持文件和记录的管理和控制。
以下是一些常见的功能：a. 文件创建和存储：文件与记录控制程序允许用户创建新的文件，并将其存储在适当的位置。
用户可以为文件指定名称、描述和其他属性。
b. 记录检索和更新：用户可以使用文件与记录控制程序快速检索和更新文件中的记录。
程序提供了各种检索和查询方式，使用户可以根据需要找到所需的记录。
文件资料和记录簿管理系统控制程序
文件资料和记录簿管理系统控制程序在当今信息快速发展的时代，文件资料和记录簿的管理对于任何组织或企业来说都至关重要。
有效的管理不仅能够提高工作效率，还能保障信息的准确性、完整性和安全性。
为了实现这一目标，建立一套科学合理的文件资料和记录簿管理系统控制程序是必不可少的。
一、管理系统的目标和范围文件资料和记录簿管理系统控制程序的首要目标是确保文件资料和记录簿的准确创建、存储、检索、使用和处置。
这包括各类业务文档、报告、合同、备忘录、会议记录等。
其适用范围涵盖了组织内的所有部门和业务流程，无论是行政管理、财务、人力资源，还是研发、销售和客户服务等。
二、文件资料和记录簿的分类为了便于管理，需要对文件资料和记录簿进行分类。
分类可以基于多种标准，如文件的性质（如内部文件、外部文件）、业务类型（如销售文件、采购文件）、机密程度（如机密文件、公开文件）等。
例如，对于财务部门，可能会将文件分为财务报表、报销凭证、审计报告等类别；对于人力资源部门，可能会有员工档案、培训记录、绩效考核等类别。
三、文件资料和记录簿的编号与标识为了实现快速准确的检索，每一份文件资料和记录簿都应赋予唯一的编号和清晰的标识。
编号规则应具有逻辑性和一致性，例如可以采用部门代码+业务类型代码+流水号的方式。
标识则应包含文件的标题、创建日期、版本号、作者等关键信息。
这些信息能够让使用者在第一眼就对文件的基本情况有大致了解。
四、文件资料和记录簿的创建与审核在创建文件资料和记录簿时，应遵循一定的规范和流程。
创建者需要确保内容准确、完整、清晰，并符合相关的法律法规和组织的政策要求。
创建完成后，应经过适当的审核流程。
审核人员需要对文件的内容、格式、数据准确性等进行审查，如有必要，还应征求相关部门或人员的意见。
五、文件资料和记录簿的存储存储是管理系统中的重要环节。
应建立专门的文件库或电子存储系统，确保文件的安全存储。
对于重要的文件，还应考虑进行备份，以防止数据丢失。
文件和记录控制程序文件
文件和记录控制程序文件一、目的为了确保公司的各项活动和业务能够得到有效的记录和管理，保证文件和记录的准确性、完整性、可用性和保密性，特制定本文件和记录控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部所有与质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系等相关的文件和记录的控制。
三、职责分工1、综合管理部门负责制定、修订和发布本程序文件，并监督其执行情况。
2、各部门负责本部门文件和记录的编制、审核、批准、发放、使用、保存和销毁等管理工作。
3、质量管理人员负责对质量管理体系相关的文件和记录进行审核和监督。
4、档案管理人员负责公司文件和记录的归档、保管和检索工作。
四、文件的分类1、管理性文件包括质量手册、程序文件、管理制度、工作流程等。
2、技术性文件包括产品标准、工艺文件、检验规范、操作规程等。
3、外来文件包括国家法律法规、行业标准、客户提供的文件等。
五、文件的编号和标识1、公司内部文件应按照统一的编号规则进行编号，确保文件的唯一性和可识别性。
2、文件的标识应包括文件名称、编号、版本号、生效日期等信息。
六、文件的编制、审核和批准1、文件的编制应遵循相关的法律法规、标准和公司的实际需求，确保文件的内容准确、清晰、完整。
2、文件编制完成后，应由相关部门负责人进行审核，审核其内容的合理性、有效性和符合性。
3、经过审核的文件，应由公司授权的人员进行批准，批准后方可正式发布和使用。
七、文件的发放和回收1、经批准的文件应由综合管理部门按照规定的范围进行发放，确保相关人员能够及时获得有效的文件。
2、文件发放时应填写《文件发放登记表》，记录文件的发放情况。
3、当文件需要修订或作废时，应及时回收旧文件，并填写《文件回收登记表》。
八、文件的使用和保管1、使用者应妥善保管所使用的文件，不得随意涂改、损坏或丢失。
2、文件应存放在干燥、通风、安全的地方，便于查阅和使用。
九、文件的修订1、当文件的内容需要修订时，应由原编制部门提出修订申请，并填写《文件修订申请表》。
ISO9001文件和记录控制程序
ISO9001文件和记录控制程序ISO9001是国际标准化组织制定的一项质量管理体系标准，目的是帮助组织建立和维护高效的质量管理体系。
在ISO9001体系中，文件和记录控制程序是至关重要的一部分，它们对于确保组织的质量管理体系的有效性和持续改进起着重要的作用。
一、文件控制程序文件控制程序是指组织对于文件的创建、审查、批准、发布、分发、修改和废弃等过程进行管理的一套规定和流程。
文件控制程序的目的是确保组织内部的文件得到正确和一致的使用，以及保证文件的准确性和及时更新。
首先，文件控制程序要求组织对于所有的文件进行分类和编号，以便于管理和查找。
每个文件都应该有唯一的标识符，例如文件名、文件编号等。
这样可以避免文件混淆或丢失的情况发生。
其次，文件控制程序要求组织对于文件的创建、审查和批准过程进行规范。
在创建文件时，应该明确文件的目的、范围、内容和格式等要求。
在审查和批准过程中，应该确保文件的准确性和合规性。
只有经过审查和批准的文件才能够发布和使用。
然后，文件控制程序要求组织对于文件的发布和分发过程进行管理。
发布是指将文件正式引入到组织内部，并通知相关人员。
分发是指将文件传递给需要使用的人员。
在发布和分发过程中，应该确保文件的完整性和及时性。
最后，文件控制程序要求组织对于文件的修改和废弃过程进行管理。
当文件需要修改时，应该明确修改的原因和范围，并经过相应的审查和批准。
修改后的文件应该及时替换原有的文件，并通知相关人员。
当文件不再有效或过期时，应该及时废弃并通知相关人员。
二、记录控制程序记录控制程序是指组织对于记录的创建、保留、存储、检索和销毁等过程进行管理的一套规定和流程。
记录控制程序的目的是确保组织内部的记录得到正确和一致的使用，以及保证记录的准确性和可靠性。
首先，记录控制程序要求组织对于记录的创建过程进行规范。
在创建记录时，应该明确记录的内容、格式和要求。
记录应该准确、完整地反映相关的信息和数据。
记录的创建过程应该有相应的记录者和审核者，以确保记录的准确性和合规性。
文件和记录控制程序
文件和记录控制程序1 目的确保与公司质量、环境、职业健康、安全管理体系有关的文件和记录得到有效的控制和使用，各现场使用的文件是有效版本。
2 适用范围适用于与公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件和记录控制。
3 术语定义3.1 受控文件：依标准之要求，经授权人员核准，并正式发行的文件。
3.2 外来文件：国家法律、法规及各项国家、国际标准、国家标准、行业标准、产品及市场资料、客户提供之书面技术文件及品质要求文件、图纸等。
4 职责4.1 体系专员负责公司质量、环境及职业健康安全体系文件的管理及管理手册的编制；4.2 各部门负责本部门使用文件的编制与管理；4.3 各主管领导负责文件的审批。
5 工作程序5.1 文件和资料的分类与保存5.2 所有受控纸质和电子文件由运营中心项目管理部体系专员管理；各部门使用的文件、外来文件、技术资料和记录由部门自行保管，合同及其它需留档的文件由档案室管理。
文件和记录的的编号5.2.1 文件编号ACEWAY- XX- XX XX顺序号职能类别代号文件类型代号公司名称代号示例：AWAY-QC-0301表示第一份用于设计开发的作业指导书。
职能代号以公司运营中的各项职能为分类标准，由体系专员编制在文件清单中并根据分类为受控文件发放编号。
质量管理体系和三体系合一的文件的职能类别代号从01至19；环境管理体系和职业健康、安全体系的职能类别代号以20开始。
5.2.2 记录表样的编号AWAY. QF- XX- XX顺序号职能类别代号表格代号公司名称代号示例：AWAY.QF-11-01为人力资源类的第1号表格。
记录的职能代号同文件的编号标准。
5.2.3 记录查阅码由各部门根据归档、检索的需要自行设置，但应保证编码规则的一致性。
5.3 文件的编写、审核、批准5.3.1 文件的编写应按5W2H的要求，规定清楚做什么事，由谁去做，怎么去做，什么时间完成，达到什么标准。
一般由以下几个部分组成：1、目的；2、适用范围；3、定义（可选）；4职责（可选）；5、程序或内容；6、相关支持性文件；7、相关记录；8、流程图（可选）。
文件及记录控制程序
一：目的对公司现有的管理体系文件、记录及组织知识进行控制，以保证各使用场所的文件为最新版本之有效文件；确保对各类管理体系运行的记录进行有效的控制，以清楚反映管理体系之运作状况，并能为管理体系的追溯或改进提供依据。
二：范围本程序适用于所有的管理体系有关的文件、记录及组织知识的控制管理。
三：定义3.1受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类：a.体系文件：包括各质量手册、程序文件、工作指引、检验标准、工作记录等。
b.外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料。
c.外来技术文件：包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料。
3.2 受控文件：文件分发后有任何修订或文件取消，文控将跟进该文件。
受控文件盖有红色“受控文件章”的印章。
3.3非受控（参考）文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本或文件取消，文控将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件章”的印章。
3.4受控文件原稿：授权者亲笔签名的文件。
3.5知识：通过学习、实践或探索所获得的认识、判定或技能。
四：职责4.1文控公司受控文件的格式审核、登记、发放、作废、更改、回收等工作。
整理公司受控文件目录及知识清单并协调各部门核对各类文件版本。
公司各类文件格式的保存。
4.2文件接收部门文件接收时，负责签收确认，负责将作废或过期的文件交还文控中心，以确保所使用的文件为最新有效状态。
受控文件的归档及维护，以便不损坏、不丢失及方便查找。
4.3文件的编制/审批权限五：文件管理流程六. 记录管理流程：七：组织知识管理流程八：相关记录：8.1《管制文件清单》8.2《文件变更申请表》8.3《文件分发/回收记录》8.4《外来文件一览表》8.5《质量记录一览表》8.6《借阅登记表》8.7《请购单》九：附件一 文件编码规则◆ 质量手册（一级文件）的编号：流水号（01、02…） 质量管理手册◆ 管理程序文件（二级文件）的编号:流水号(01、02…) 质量管理体系程序文件◆ 作业指导性/标准规范性/工艺流程性（三级文件）文件的编号:流水号(001、002…)文件类别代号（SOP:表示作业指导书） 部门代码◆ 表格及记录（四级文件）的编号:版本/版次(初版为A/0，改版为A/1，以此类推)表格流水号(001、002…)部门代码品质记录◆ 部门代码：十：附件二知识分类表。
文件和记录控制管理程序
文件和记录控制管理程序一个完善的文件和记录控制管理程序应包含以下几个方面：1.文件分类和标识：文件和记录按照特定的分类标准进行归类和标识，以便于查找和访问。
常见的分类标准包括文件类型、部门分类、日期等。
2.文件创建和流程审批：文件的创建应有明确的流程和审批要求，确保文件的准确性和合规性。
流程和审批可以根据文件的重要性和敏感性进行不同的设置。
3.文件存储和保护：文件应有统一的存储位置和保护措施，以防止文件的丢失、损坏或未经授权的访问。
存储和保护措施可以包括实体文件柜、电子文件库、数据备份等。
4.文件访问和使用：文件的访问和使用应有明确的权限控制和操作规范。
只有经过授权的人员才能够访问和使用文件，并遵守规定的访问和使用规范。
5.文件保留和销毁：文件的保留时间和销毁方式应根据法规要求和组织的需要进行规定。
一些重要的文件可能需要长期保留，而一些过期或无效的文件则需要及时销毁，以降低信息泄露的风险。
6.文件审计和追踪：文件的审计和追踪可以帮助组织了解文件的使用情况和变更记录。
这对于监督文件的合规性和追溯文件的使用历史具有重要意义。
7.文件培训和意识：组织应定期开展文件管理培训和意识宣传活动，提高员工对文件管理的重要性和技能的认识，以确保文件管理程序的有效实施和遵守。
1.提高组织效率：通过合理分类和标识文件，可以更快速地查找和访问所需信息，从而提高办公效率。
2.提升信息安全：通过设定权限和访问控制，可以防止未经授权的人员访问和使用文件，提高信息安全性。
3.降低风险和成本：通过规范文件流程审批和文件保留销毁，可以降低信息泄露的风险，并减少不必要的存储和管理成本。
4.提升组织形象：一个良好的文件和记录控制管理程序可以提升组织的形象和信誉，增强利益相关方对组织的信任。
综上所述，文件和记录控制管理程序对于任何组织来说，都是一项重要的管理工作。
通过建立和实施这样的程序，可以更好地管理和控制文件和记录，提高组织的工作效率、信息安全性和形象，降低风险和成本。
文件和记录管理控制程序
文件和记录管理控制程序文件和记录管理控制程序是一种计算机软件，用于管理和维护组织内的各种文件和记录。
随着企业和机构的信息化程度不断提高，文件和记录数量的增加使得简单的手动管理已经无法满足需求。
文件和记录管理控制程序通过电子化的方式，对文件和记录进行管理，提高了工作效率和管理水平。
1.文件存储和分类：通过文件和记录管理控制程序，用户可以将不同类型的文件和记录进行分类存储。
例如，可以按照部门、项目、时间等不同维度进行分类，方便用户查找和管理。
2.文件检索和：在文件和记录管理控制程序中，用户可以通过关键字或条件对文件和记录进行检索和。
通过高效的和检索功能，用户可以快速找到所需的文件和记录，提高工作效率。
3.文件版本控制：在工作中，文件的版本管理非常重要。
文件和记录管理控制程序可以对文件进行版本管理，保留不同版本的文件信息，方便用户对文件进行比较和回溯。
同时，用户也可以通过程序锁定文件，避免多人同时修改同一个文件而引发的冲突。
4.权限管理和安全性：文件和记录管理控制程序可以对文件和记录的访问权限进行管理。
通过设定合适的用户权限，可以确保文件和记录的安全性，防止未授权的用户访问和修改文件。
同时，程序还可以详细记录用户的操作日志，方便管理者对文件的使用情况进行监控和审计。
5.文件共享和协作：文件和记录管理控制程序可以实现多用户共享和协作。
用户可以通过程序共享文件给其他用户，方便多人协同办公。
程序还可以提供评论、审批等功能，方便用户之间的沟通和交流。
6.数据备份和恢复：文件和记录管理控制程序通常会自动进行数据备份，避免由于机器故障或数据丢失等原因导致文件和记录的丢失。
在需要时，用户可以通过程序进行数据恢复，保证数据的完整性和可靠性。
文件和记录管理控制程序的应用领域非常广泛，包括政府部门、企事业单位、学校、医院等各种组织和机构。
通过使用文件和记录管理控制程序，可以提高工作效率，减少纸质文件的使用和存储成本，同时提供更安全和可靠的文件管理解决方案。
记录控制程序文件
记录控制程序文件在任何组织或企业的运营中，记录都是至关重要的。
它们是信息的载体，是决策的依据，是历史的见证。
为了确保记录的准确性、完整性和可用性，制定一套有效的记录控制程序是必不可少的。
一、记录的定义与分类记录，简单来说，就是对活动、事件、交易或决策的书面或电子记载。
记录可以包括各种形式，如文件、表格、报告、图像、音频和视频等。
根据其用途和性质，记录可以分为以下几类：1、管理记录：如会议纪要、工作计划、人员培训记录等，用于支持管理决策和运营。
2、业务记录：如销售订单、采购合同、生产报表等，与核心业务流程相关。
3、质量记录：如检验报告、不合格品处理记录、客户投诉处理记录等，用于证明产品或服务的质量符合要求。
4、合规记录：如法律法规遵守情况的记录、环境监测数据等，以满足法规和监管要求。
二、记录控制的目的记录控制的主要目的有以下几点：1、提供证据：证明组织的活动符合规定的要求和标准，如质量标准、法律法规等。
2、支持决策：为管理层提供准确和及时的信息，以便做出明智的决策。
3、追溯性：能够追溯产品、服务或活动的历史，便于问题的调查和解决。
4、知识积累：积累组织的经验和知识，为持续改进提供基础。
三、记录控制的原则1、准确性：记录应如实反映所记载的内容，数据和信息必须准确无误。
2、完整性：记录应包含所有必要的信息，不得有遗漏或缺失。
3、及时性：记录应在活动发生的同时或之后及时进行，确保信息的新鲜度和可用性。
4、可追溯性：记录应能够清晰地追溯到相关的活动、人员和时间。
5、保密性：对于涉及敏感信息的记录，应采取适当的保密措施，防止信息泄露。
6、存储与检索：记录应妥善存储，以便能够方便、快速地检索和查阅。
四、记录的创建1、确定记录的格式和内容：根据记录的类型和用途，制定相应的记录表格或模板，明确所需记录的信息。
2、责任分配：明确谁负责创建记录，确保每个环节都有专人负责。
3、培训：对负责创建记录的人员进行培训，使其了解记录的要求和规范。
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1目的：为规范本公司文件资料的制定、发行、回收、归档及质量/环境记录的管理等作业，确保本公司发行和使用的质量/环境管理体系文件受到有效控制，特制定本程序。
2适用范围：公司对所有质量/环境管理体系文件、质量/环境记录及相关外来文件的管理均适用本程序。
3职责3.1文控：负责质量/环境管理体系文件（含相关手册、程序文件、作业指导书、外来文件等文件）正本的管理，并负责此类文件的发行、回收等工作。
3.2 相关部门3.2.1 负责制订及修改相关工序或岗位所需的指导文件。
3.2.2 负责本部门职责范围内文件及资料管理。
3.2.3 负责本部门生产工作范围内所接收的外来资料的管理。
4相关文件：（无）5定义5.1记录表单：用于质量/环境管理过程的相关记录表单。
6程序内容6.1本公司的文件及资料分为以下六类：6.1.1 一阶文件：质量环境手册（QEM）。
6.1.2 二阶文件：程序文件（质量管理体系之程序文件QP、环境管理体系之程序文件EP、质量管理体系和环境管理体系共享程序文件： QEP）。
6.1.3 三阶文件：作业指导书等（质量管理体系之作业指导书QB、环境管理体系之作业指导书EB、质量管理体系和环境管理体系共享作业指导书： QEB）。
6.1.4四阶文件：记录表格（质量管理体系之记录表格QR、环境管理体系之记录表格ER、质量管理体系和环境管理体系共享记录表格： QER）。
6.1.5行政管理类文件： PM。
6.1.6外来文件、资料： W。
6.2文件编号6.2.1文件资料及记录表单按以下编号原则进行编号(外来文件以及转换客户文件为内部文件除外)分类代码-部门代码-流水号如：文件编号：QEP-MGD-003 代表由管理层编制的第三份质量环境管理体系共享程序文件。
6.2.4文件的体式6.2.4.1一阶质量环境手册及二阶程序文件的格式：A、封面样式（附件1）C、正文页边距选择“适中”即上：2.54厘米,下：2.54厘米,左1.91厘米,右1.91厘米；正文字体一般使用小四号宋体。
6.2.4.2三阶文件如作业指导书、工艺标准、操作规程类文件的格式：A、封面样式（附件2）部分指导性文件不须封面格式，视情况而定。
B、正文表头样式参照6.2.4.1 B条规定，正文内容体式视具体文件而定。
6.3外来文件资料管理6.3.1相关部门接收到外来提供本部门所需的相关外来文件后，应第一时间交有关人员进行确认后交文控按外来文件的分类对其进行收集和管理。
6.3.2对拟在今后的生产工作中直接使用的相关外来文件，相关部门应交文控对其进行统一登记，并在外来文件的适当位置进行相应的版本标识和受控文件标识。
6.3.3若因生产工作需要，其它部门需使用相关外来文件，则外来文件由文控在文件受控发行后，将其发行情况记录在《文件资料发行/回收一览表》中。
6.3.4若相关外来文件发生变更时，文控应及时从相关部门收回原外来文件，并将最新版本的文件发行到使用相关部门。
6.3.5外来文件包括如下：A、国家及行业的法律法规。
B、产品相关的行业、国家、国际标准。
C、供应商或客户送交的图纸、产品指导性文件。
6.4体系文件的制订、审核、发放6.4.1本公司体系文件由在初次制订时由各相关部门编制文件，并按以下列表职责进行审核批适当位置盖“受控文件”章，编排分发号。
为方便识别文件正本，文控在对其进行归档管理时，应在每页正本文件背面的适当位置盖“正本文件”章。
6.4.3发行文件时，发行人员应按文件制订人员申请的发行数量将其发行到相关部门，并将文件的发行状况记录在《文件资料发行/回收一览表》及《文件管理台帐》上。
6.4.4无受控文件章的体系文件(记录除外)应视为无效文件，禁止在生产工作现场使用。
6.5 文件的补发6.5.1文件损坏的补发当文件使用者不小心把所发的文件损坏时,经部门主管同意后到文控办理文件补发的手续并上缴损坏的文件,因破损而重新领用的新文件,分发号不变,因丢失而补发的文件,应给予新的分发号，并注明已丢失文件的分发号失效，文控在《文件资料发行/回收一览表》中作好记录。
6.5.2文件遗失的补发文件使用者不小心把文件遗失时,根据遗失文件的轻重对责任人进行批评或适当的处罚，经部门主管同意后到文控办理文件补发手续, 文控在《文件资料发行/回收一览表》中作好记录。
6.6文件的借阅需临时借阅/复制文件的人员,应填写《文件/记录借阅记录表》，由借阅人部门主管批准；批准其借阅权限是否可将受控文件带离文控中心，文控中心负责监督。
借阅者应在指定日期归还文件,到期未归还由文控中心收回。
复制文件时文控中心须填写《文件/记录借阅记录表》，未经原文件批准人审批，不得擅自复制，任何人不得在受控文件上乱涂乱画，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。
原版文件一律不外借，防止文件丢失或损坏。
6.7文件的修改6.7.1因生产工作需要，需对相关受控文件进行修改时，按本程序6.4章节所规定的相关要求重新审批和发行文件。
6.7.2文控人员在发行已修订的文件时，应注意按以下方式在新订文件中明确标识文件更新版次。
6.7.2.1当文件的主要内容发生变化时，文件以更新版本的方式来识别。
文件版本以大写英文字母表示，如：第一版为A版，第二版为B版，以此类推。
6.7.2.2若文件只作小部分修改，则以修订次数的方式来识别。
文件的修订次数以阿拉伯数字表示，如：某版本始发时为0次，第一次修订为1次，以此类推；当修订超过3次时，无论文件内容更改大小，均应改版发行。
6.8 作废文件管理6.8.1 对已作废的受控文件副本，由文控人员在发行新版文件时收回，并以适当方式予以销毁。
6.8.2对已作废的受控文件正本，由文控人员在文件的每页上盖“作废文件”章，并专门建档对其进行保存管理。
6.8.3若因生产工作需要，相关部门需保留相关作废文件副本时，应在文件的显着位置盖“作废文件”章。
6.9记录控制6.9.1记录的控制方式：公司对受控记录的名称和格式实施控制。
若因生产工作需要，需对原受控记录的名称或格式进行更改时，相关记录的使用人员应征得本部门主管的同意（适用时，应得到使用记录的相关部门主管的同意）方可对其名称或格式进行更改。
6.9.1.1当需要对受控记录的名称进行更新时，提出变更的人员还应将此情向文控进行备案，以便在修订相关文件时对记录名称予以更新。
6.9.1.2对受控文件中有要求，但无固定格式的记录，相关部门也应将其作为受控记录控制。
6.9.1.3对受控的相关记录，相关使用部门应按《记录保存期限一览表》所要求的保存期限予以保存。
6.9.1.4 对无固定格式的受控记录，相关部门至少应保存三个月。
6.9.2 记录的填写、标识及管理6.9.2.1进行环境管理的过程中，应提供以下方面的记录：a)抱怨记录。
b)培训记录。
c)过程监测记录。
d)检查、维护和校准记录。
e)有关的供方与承包方记录。
f)偶发事件报告。
g)应急准备试验记录。
h)审核结果。
i)管理评审结果。
j)和外部进行信息交流的决定。
k)适用的环境法律法规要求记录。
l)重要环境因素记录。
m)环境会议记录。
n)环境绩效信息。
o)对法律法规符合性的记录。
p)和相关方的交流。
6.9.2.2所有受控记录，均须使用圆珠笔或钢笔进行填写，不能使用铅笔填写。
填写好的记录应保持内容完整、数据准确、填写及时、字迹清晰、易于辨认。
6.9.2.3记录的修改6.9.2.3.1对被修改部分可采用直接划线标示的方法对填写失误的内容进行修改,也可使用涂改液对其进行修改（重要数据不能使用涂改液）。
若被修改部分为重要数据或质量内容时，须在被修改处的近旁填写修改人的名字和日期。
6.9.2.3.2凡表格中勿需填写的栏目或出现空白的地方，均须采用在空白处划斜线或者在相关位置注明“以下空白”的方法予以注明。
6.9.2.4记录的收集、归档6.9.2.4.1根据记录的使用频率，可分别按月、季、半年的时间间隔对记录进行收集，整理和归档。
6.9.2.4.2归档时，须建立归档封面，封面上应注明记录名称、保存单位、归档人、归档时间、记录编号及保存期限等内容。
6.9.2.5记录的保存6.9.2.5.1记录应存放在干燥清洁的环境中，并注意避免直接受阳光照射。
6.9.2.5.2记录由使用单位自行保管，在存放区域，应以适当的方式标示各类记录的存放位置。
6.9.2.5.3一般情况下，各部门不得对外提供部门保存的相关记录。
6.9.2.5.4经管理者代表核准后，相关部门可提供相关记录给有需要的客户。
6.9.2.6记录的销毁：各部门每月应清查是否有过期的记录(查看每扎封面上废止时间)。
若需要对已过期的记录进行销毁时，应由部门的记录管理人员向本部门主管提出申请，经部门主管审核后方可对相关记录实施销毁。
7流程图： (略)8 记录表单8.1《文件管理台帐》 QER-HRD-005 8.2《文件资料发行/回收一览表》 QER-HRD-006 8.3《记录保存期限一览表》 QER-HRD-0079附件9.1附件1 一阶质量环境手册及二阶程序文件的封面样式。
9.2附件2三阶指导类文件格式。
附件2三阶指导类文件格式：QB *********有限公司标准QB-×××-×××××××标准****-**-**发布****-**-**实施*********发布。