办公用品申购制度及流程

办公用品申购制度及申购流程

目录

一、办公物品申购制度 (2)

二、办公用品申购流程 (4)

（1）办公用品申购流程图 (5)

（2）办公用品领用流程图 (6)

（3）管理品领用流程图 (6)

三、办公用品管理工作标准 (6)

办公用品申购制度及申购流程

一、办公物品申购制度

为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品、低值易耗品、通信设备的购买，须由各部门负责人填写请购申请单交管理部审核，总经理批准后，由申购人员统一购买，办公室负责管理。

办公用品设专人负责，入库需根据《入库单》严格检查品种，数量，质量，规格，单价是否与进货相符，按手续验收入库，登记上账。没有经审核的请购申请单或未办入库手续，财务一律不予报销。

办公室应做好入库和出库管理。在日清月结的条件下，月末必须对所有单据按部门统计，及时转到财务部结算。

办公室负责收回公司调离人员的办公用品和物品。

财务部建立公司固定资产总账，对每件物品要进行编号，每年进行一次普查。如非正常损坏或丢失，由当事人赔偿。此制度适用各分支机构。

1、所称办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。

消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头钉、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本，复写纸，卷宗，标签、信纸、橡皮擦、夹子、圆珠笔、水性笔、订书针…..

等等。

管理消耗品：复印纸、传真纸、签字笔、白板笔、修正液、印台、印油、电池、墨盒…..等

管理品：剪刀、美工刀。订书机、钢笔、计算器、尺子、日期章、塑料文件盒，文件夹，名片册……等

2、文具用品分为个人领用和部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管

用品，如铅笔、圆珠笔、橡皮擦…..等。“部门领用”系公司或部门共同使用用品，如订书机等。

3、消耗品可依据历史记录（如过去一段时间的耗用平均数）、经验法则（估

计消耗时间）设定领用管理基准，并可随部门或人员的工作状况调整发放基准。

4、管理消耗品应限定人员使用，必须以旧品替换新品，但纯消耗品如（复

印纸、传真纸）不在此限。

5、管理品列入移交，即人员岗位变动及离职时应办理移交手续。如有故障

或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。

6、办公用品的申请应于每月5号前由各部门提出《办公用品申购单》交办

公室汇总，报总经理审核，由办公室交采购部购买，如无特殊情况应于3天之内发放完毕。办公用品原则上由公司统一采购，然后分发给各个部门。

如属必需品、采购不易或耗用量大者，应酌量库存，如办公室无法采购的特殊品，可经总经理同意后授权使用部门自行购买。

7、每人及每部门设立《办公用品领用记录表》，由办公室发放、公司办公

用品保管员统一管理，于领用时登记，严格控制办公用品领用。各部门另设专人负责领用及保管部门公用品。

8、个人领用办公用品只限于业务及管理部门

9、保管员另设《办公用品保管账簿》，对办公用品库存，领用进行管理，

并于每月底将《办公用品领用月报表》交办公室，以便统计消耗情况。

10、办公用品严禁取回家私用。

11、新进人员如需领用办公用品的，在符合领用条件的情况下，先到办公室

领取《个人办公用品领用记录表》，再办理领用。人员岗位调动或离职时，应将剩余及列管办公用品一并缴回保管员处。

12、印刷品（如信笺、信封、表格等）除各单位特殊表单外，其印刷、保管

均由办公室统一管理。

二、办公用品申购流程

使用人员填写物品申购单→其直属领导签署意见→部门经理签署意见→行政部经理签署意见→财务部经理签署意见→总经理审批

注：物品购置必须按流程办理，不得擅自购买；使用人必须办理领用手续，方能领用并妥善保管。

（1）办公用品申购流程图

（2）办公用品领用流程图

（3）管理品领用流程图与管理消耗品一致

三、办公用品管理工作标准

流程名称节点流程程序、重点及标准时限相关资料填写办公

用品申购单13

程序：各部门根据实际需要填写办公用品申购单需要时

《办公用品申购单》重点：根据实际需要填写

标准：确定各部门办公用品实际需要量

统计

13程序：办公室人员查阅月末办公用品清算单每月28

日之前

1个工

作日内

《办公用品需求计划

书》

公司办公用品需求

计划书.docx

《办公用品清算单》办公室统计汇总用品需求量并列出购买清单

根据清算情况和申购情况，填写需求计划书

重点：统计需要购买的办公用品清单

标准：根据各部门的需求与实际用量

审批13程序：办公室列出的需求计划表，由部门主管审批1个工

作日内

《办公用品管理制度》部门主管同意后，由财务部审批

重点：批准同意方可采购

标准：必须由部门主管签字