浅谈：印刷企业招投标的实践与思考

浅谈：印刷企业招投标的实践与思考招标和投标（Invitation totender and jubmission of tender）是一种贸易方式的两个方面，这种贸易方式既适用于采购物资设备，也适用于发包工程项目。

同各类企业的情况相似，招投标不仅巳成为印刷企业采购材料的主要方式，而且也逐渐成为印刷企业参与市场竞争、承揽印刷业务的主渠道，目前除少数以重点完成主办单位印刷业务的印刷企业外，大多数完全市场化的独立印刷企业的业务主要通过不同方式的投标而获得。

投标业务巳不仅局限于企业之间的业务，而且巳扩大到财政支付的印刷业务，如云南省政府便将印刷业务作为政府采购项目之一，而且规定一定金额以上的印刷业务必须通过云南省政府采购中心通过招投标方式采购。

随着体制改革的推进，以及《招投标法》和各级政府相关制度、规章的实施，招投标必将不断规范和完善，而且也将成为印刷企业参与市场竞争的通道和方式。

从近年的实际情况来看，市场化印刷企业其任务来源基本上均来自于不同方式的投标，即使一些任务没有经过规范的投标程序，但也是通过委印单位多方考察和对比后确定，可以讲没有一户委印单位是不经考察和比较随便就拿到委托印订单的，由此可以体会到招投标在印刷业承揽任务中运用的广泛性和普遍性，这也就是近年各印刷企业感受到竞争激烈的真实原因。

对此笔者就近年参与投标工作的体会和思考进行交流。

成立组织机构。

明确各自职责。

为有序推进该项工作创造条件印刷企业通过投标承揽任务是一项涉及企业各环节和各方面的工作，既是一项企业系统工程，又是一项动态的长期性工作，既需要企业内部各单位通力协作以满足投标工作的需要，同时又必须不断地以投标工作来指导各单位不断改进、不断完善，不断增强竞争能力，从而建立起持续改进的内部机制。

鉴于招投标工作的重要性和工作的复杂性，企业应成立相应的综合协调组织，协调组织由企业的相关行政领导和专业技术人员组成，特云南国防印刷厂田锦春别是企业内的工程经济、财务等方面的专业技术人员必不可少，起到专家组的作用。

该综合协调组的主要职责一是根据各自的职能提供最新最可靠的信息和资源，特别是各类物资的最新价格信息，企业当前的生产能力、技术水平等；二是重大投标项目进行预审的方案审定。

印刷企业并不能做到逢标必投，而是应根据招标项目和企业当时的情况决定是否参加投标，如果决定参与便应由该综合协调组织对投标方案进行审核。

重点审核各要素之间是否达到最优化和是否超越企业的能力等；三是不定期对企业投标工作进行回顾、总结，对存在的差距和不足加以改进和提高，从而使企业投标达到承揽任务和促进企业持续改进的双重目标。

2 全面了解招投标方式的种类。

积极寻找参与投标的机会谈到投标首先应了解招标方式的种类，以便积极参与投标。

目前国际上采用的招标方式归纳起来有三种。

一种是竞争性招标（intena—tional competitive bidding， ICB ），是指招标人邀请几个乃至几十个投标人参加投标，通过多个投标人竞争，招标人选择其中对其最有利的投标人完成交易。

竞争性招标又可分为：公开招标和选择性招标。

1．公开招标（open bidding），公开招标是一种无限竞争性招标（unimited competitive o采用这种方式招标时，招标人要在国内外主要报刊上刊登招标广告，凡对该项招标内容有兴趣的人均有机会购买招标资料进行投标。

目前政府采购印刷项目基本上均采用此种方式，主要通过其相应的政府采购网公布招标信息。

2．选择性招标（selected bidding）。

选择性招标又称邀请招标，它是有限竞争性招标（1imt—ed competitive bidding）。

采用此种招标时，招标人不在报刊上刊登广告，而是根据自己具体的业务关系和情报资料由招标人对客商进行邀请，进行资格预审后，再由他们进行投标。

由于此种方法相对既规范又简便，因而是许多印刷业务招标的常用方法。

二是谈判招标（negotiatedbidding）谈判招标又叫议标，它是非公开的，是一种非竞争性的招标。

这种招标由招标人物色几家客商直接进行合同谈判，谈判成功，交易达成。

这也是当前一些印量相对小一些的委印单位常用的方法，由于这种方法对投标文件没有严格的规范性要求，也不一定通过独立的扭投标公司和通过独立的评标小组进行评标，许多印刷厂通过此类招标获得订单，但未感受到参与投标，因而未能对投标在印刷企业拓展印刷业务上的作用给予更多的重视。

三是两段招标（two—stagebid—ding o两段招标是指无限竞争招标和有限竞争招标的综合方式。

采用此类方式时，是先用公开招标，再用选择招标，分两段进行。

由于印刷业务相对于其它工程项目规模相对较小，因而很少采用此种方法进行印刷业务招投标。

由招标分类便可得知，印刷企业的业务主要来自招投标，但印刷企业并不一定都能参与相关的印刷招投标，特别是选择性招标和谈判性招标，即使同一单位因招标项目的差异也会采用不同的招标方式。

笔者从参与的投标中选择了几次招标，来分析对投标人资质的要求。

从表1五项招标对投标人的要求可以更进一步体会到印刷企业获得参与投标资格也是一项非常重要的工作，这也是印刷企业通过投标承揽业务的基础和前提保证。

为能获得更多的参与机会，笔者单位通过网络发送和邮寄企业材料，以及在一些单位登记注册等方式扩大宣传，以此获得机会，同时将获得招标机会作为对营销人员的工作要求之一，使参与投标成为企业承揽任务的主要方面，这也是笔者单位近年业务持续增长的主要原因之一。

虽然参与投标并不一定能中标，能否中标取决于投标的经验和企业自身的实力，但能广泛获得参与资格有时要比偶然参与而中标更重要。

从一定程度而言，广泛获得参与投标资格体现的是该企业的市场竞争意识，因此各印刷企业应建立相应的信息通道和收集系统，将获取相关信息与取得业务同等看待。

3 认真阅读招标文件，全面回答招标要求招标单位均会针对每一招标项目制订相应的招标文件，招标文件中对投标文件作了相应的要求。

一般而言，投标文件的主要内容基本相同，主要包括商务、技术和资格证明三部分，但在细节方面却有一些差异，不同单位招标项目对投标文件要求不完全相同，甚至同一单位的不同招标项目对投标文件的要求也不完全相同。

因此制订投标文件前必须认真阅读招标文件，不能忽视或遗漏招标文件的每一细节要求，千万不能凭印象制作投标文件，很多时候细节决定成败。

在笔者参与的投标中便有部分单位因标书未全面回应招标要求即未完全按招标文件要求制订相应的投标文件而在开标时被判为无效投标，如有的未按要求事先到招标单位指定银行办理投标保证金而是自带支票或现金，有的未按招标要求加盖公章和经法人代表签字，只在封面页上加盖单位章代替，有的未按招标文件规定的付件资格证明文件提供符合要求的资信证明文件，在此方面出错的相对更多一些。

许多单位都出具了各类获奖证书或客户意见证明，但缺少招标方要求的银行出具的有关资信证明，有的投标人在缺乏银行资信证明而被判为无效标时，还辩称已提供相关资信从表2所示的投标文件要求可以看出，投标文件的要求虽有差异，但大体上是相似的。

因此，企业参与投标责任部门可事先准备好相应的商务和资信证明、准备相应的标书装订工具、在电脑中设置投标书模块，在参加投标时对照招标书要求增减相关材料。

这样制作标书既规范标准，又省时省力，一份精美的标书对增强企业的竞争力会有积极的作用。

4 客观应对招标要求。

规范技术要求和质量标准由于印刷产品的特殊性，相对于机电产品而言，印刷产品使用功能单一，因而印刷产品的技术与质量指标的数据化、规范化相对滞后一些，虽然印刷业有自身的行业标准，但在投标或进行产品介绍时很少使用相应的数据标准，普遍习惯采用自己曾印制的一些产品或样品作为质量标准，换句话讲是用了企业的最高水平来展示其技术能力，而且在投标时对招标方的技术质量要求也仅以样品为准。

这种做法虽然比较普遍，但也给投标方自己埋下了技术质量风险。

除了样品是精心印制不是批量生产所能及外，印刷也客观存在还不能做到批量产品完全一致的事实。

不但同一产品内的各印张难以达到套印、墨色等完全一致，更不能做到同批产品的质量完全与样品一致，如果招标方有意苛刻要求必将在履行合同时出现质量分歧，因为事先并没有用质量等级或相应的数据来表述其达到的水平，也没有用相应的误差范围来规范批量产品之间的差异，给验收时带来分歧或矛盾。

因此在制订投标文件时能用数据表达的一定要用数据表达，不能用数据表达的要用适当的规范术语写明，最大限度地避免履约时的分歧。

为使这一工作规范、有序，企业技术部门应根据国家的有关标准包括印刷纸张等原辅材料标准和印刷产品标准，结合企业的的实际能力，提出不同等级的定量的质量标准，以便根据招标项目提出自己的相应的质量标准，这样方能有效避免履约时只定性而未定量带来的的分歧和风险。

5 以招标方关注焦点为核心。

突出重点。

强化竞争优势招投标的实施为投标人提供了一个公开、公正、公平的竞争环境，提供了充分展示投标人综合实力的平台，也为招标人更广泛地进行择优选择提供了条件。

虽然每一招标人都会提出质量、价格、交货期、服务等多方面的要求，但作为招标方在提出招标时便有其相应的重点，有的以价格为重点，有的以交货期为重点，有的以质量为重点，有的则以综合要求为重点。

因此在获得招标信息时，尽可能地捕捉一些招标方关注的重点，有的通过分析招标项目与招标文件便能得知有关招标方关注的重点信息，如一些常规的印刷招标项目，招标文件的评标原则中便明确本项目的评标方法为最低评标价法，最低评标价法是指在全部满足招标文件实质性要求前提下，依据统一的价格要素评定最低报价，以提出最低报价的投标人作为中标候选商或者中标供应商的评标方法，这种招标以价格为重点。

再如有的招标项目招标方比较关注交货期，项目是一项工艺技术并不复杂的以宣传预防某种当时人们正比较关注的疾病知识手册印刷项目，项目背景也充分暗示了交货期的重要性，在分析出招标方关注的重点后以关注焦点最优化为原则协调处理好其它相关的关系。

各项指标均最优是最完美的追求，但现实中很难达到，因此运用项目管理的原理和方法最大限度地让其它指标达到要求的基础上确保关注焦点最优，比如有一次在招标方以价格为焦点的招标中我们便按照印刷品的质量标准，选择了满足相应要求的纸张，让占印刷成本达70% 以上的纸张的采购性价比最优：然后再在印刷加工上给予提升来确保质量，以正常的生产安排（不加班）来确定交货期，结果此次投标便取得很好的效果。

而一些单位未能把握好各要求之间的关系，没有突出招标方关注的焦点，选用了价格偏高质量较优的纸张，因而失去了价格优势，尽管其交货期、样品用纸较有比较优势，但最终还是失去了机会。

6 充分利用投标信息资源，不断自我改进和增强竞争能力参加投标的主要目的是为了夺标而获得印刷业务，但参与的过程既展示了自身的实力，同时也能客观地认识到自身的不足，与其它投标单位相比存在的差距。