物业管理公关：十二、物业公关文书撰写技能

模块十二：物业公关的文书撰写技能应知[知识目标]1．掌握公文写作的一般格式和方法；2．掌握物业管理文书相关公文、通知的撰写格式；3．掌握公关文书的撰写原理；4．掌握各种物业公关文书的专业理论知识。

应会[能力目标]1．能够熟练撰写各种物业管理文书的告示、通知、报告等公文；2．具有运用公关原理撰写各种物业公关文书的能力；3．具有良好公关意识的公文写作能力和书面表达能力。

[单项任务驱动]1．撰写一份具有良好公关意识的“中秋节活动通知”。

2．某业主投诉上一楼层业主，经常半夜吵闹影响其休息。

请撰写一份“业主投诉回复函”，要求运用公关原理来撰写。

3．有些业主已经欠缴物业管理费多次，且部分业主对物业公司有较大的对抗情绪，请撰写一份“催缴通知书”，要求有良好公关意识，达到较好的公关效果。

4．由于小区变电设备（变压器）要进行定期检修，小区需停电3小时（凌晨2－5点）。

请撰写一份“停电通知”，要求运用良好的公关原理来撰写，争取业主的理解和支持。

5．请撰写一份“小区消防演习通知”，要求有良好公关意识。

[综合项目驱动]1．撰写一份“XX小区第一届业主大会召开通知”，要求事项明确、符合公文格式，且具有良好公关意识。

2．请撰写“XX花园业主入伙系列文件通知”，要求内容清晰、格式规范、文件完整且具有良好公关文书的标准。

3．请撰写“小区环境管理的系列标语”，要求标语简洁、具有良好的人文精神和公关意识。

4．由于物价上涨，物业公司经营亏损。

请撰写一份“物业管理文书费调整业主意见征询表”，要求运用公关原理，达到良好公关效果。

5．由于物业公司的疏忽，导致小区水池圈养的观赏鱼全部死亡，请撰写一份“XX物业服务公司致歉书”，要求综合运用公关各种原理。

[理论知识]单元一：前期介入类公关文书单元二：物业服务类公关文书单元三：物业管理类公关文书公关文书是行政机关、企事业单位和社会团体为协调组织内外各种关系而写作的实用性、公关性文书。

公关文书具有如下特点：强烈的传播意识；真诚、友好、礼貌的公关语体；整洁美观的格式。

公关文书除了有一般文书的上传下达、交流协调、宣传教育、依据凭证的作用外，更突出的是具有公关传播、信息互动、双向交流的作用。

物业公关文书就是具有良好公关意识的有关物业管理文书事宜的公关文书。

一份好的物业公关文书不但能起到一般文书的作用外，更重要的是能产生良好的公关效果，起到事半功倍的作用。

物业公关文书按照文书性质来分类可分为：前期介入类、物业服务类、物业管理类等三类物业公关文书。

第一单元前期介入类公关文书前期介入阶段，物业公关文书一般有：入伙通知书、入伙须知、入伙手续书、收楼须知、楼宇交接书、缴款通知书等文书。

各种文书的公关性质主要是满足业主的实现感、让业主了解业务流程、感受到物业公司的热情周到和优质服务、建立良好的第一印象等。

一、入伙通知书它是在物业验收合格后通知业主可以在何时来办理入住手续的文件，一般是由物业管理企业制定，并与发展商联合发文。

文书的公关性质要素主要有：尊称、恭贺、方便、提醒、周到、承诺。

范例：入伙通知书尊敬的（单位/先生/女士）：您好！您所钟爱并购买的××花园栋单元的物业，已于年月经××市有关部门验收合格，恭喜您可以入住新居了！1．请您抽出宝贵的时间于月日前来办理入伙手续，届时开发公司、物业管理公司有关部门将联合现场办公，热情为您服务。

为了方便您一次性办完各种手续，地点在：。

2．如果你不能亲临，可委托他人代办。

代办时除应带齐有关文件资料外，还需带上您的委托书、身份证和私章（公章）。

3．如果你不能在上述时间来办理手续，请来电联系其它时间办理，联系电话：。

月日后，不再集中办公，您需要先到开发公司处（地点：）办理收楼手续，再到物业管理公司处（地点：）办理入伙手续。

在您来办理入伙手续前，请您务必仔细阅读《入伙手续书》、《收楼须知》和《缴款通知书》。

若有不清楚事宜，上班时间请致电：80020001，我们将有工作人员热情为您解答。

欢迎您入住“XX花园”，届时我们将为您提供热情周到的服务！特此通知！××房地产开发公司××物业管理公司年月日二、入伙须知。

是提醒业主入伙时需注意事项，方便业主办理入伙手续的说明性文件。

一般物业项目的入伙须知和收楼须知常常为同一文书，大型物业项目往往单独撰写。

其公关性质要素有：翔实、提醒、恭贺、服务、承诺。

范例：入伙须知女士/先生：欢迎您成为XX花园小区的业主！我公司为提供良好的管理文书，兹先介绍有关入伙事项和有关收楼程序，以免您在接受新楼时，产生遗漏而导致不便。

请您认真阅读，以免产生麻烦。

请您在接到《入伙通知书》后，按约定的日期来办理入伙手续，以便我们及时为您提供服务。

您来办理入伙手续时请带齐以下物件：1、购房预售合同；2、业主身份证（或护照）及印章；3、公司购买的还应带公司法人证件和公章；4、《入伙通知书》；5、已缴款项的收据（调换正式发票）；6、未缴的购房款和物业管理应缴的款项。

如您委托他人来办理，还应带上：1、您（业主）的委托书，应由律师见证；2、您（业主）身份证（或护照）的复印件；3、代理人的身份证或护照。

您办理手续时请按《入伙手续书》的排列顺序依次进行。

您收楼时，请认真检查室内设备、土建、装修是否有缺少、损坏等质量问题。

如有问题，请填入《房屋验收表》中，管理处将代表业主利益向发展商协商解决。

祝您顺利入伙！××物业管理有限公司××花园管理处2008 年 3 月12 日三、入伙手续书它是为方便业主办理入伙手续，了解入伙的一系列具体程序而制定的指导性文件。

其公关性质主要有：尊敬、规范、周到、方便交流、感受温暖等特征。

范例：XX花园入伙手续书尊敬的女士/先生：您好！您所认购的时尚新居：XX花园三期座层号房，已具备入伙条件。

为了您办理手续的顺利，请阅读《入伙须知》并按下列顺序办理入伙手续：如果您有不清楚事宜或有异议之处，请致电我公司服务热线：60032222，我们将竭诚为你服务。

预祝您顺利入住XX花园！您将享受到我们优质的物业服务，体验美好的新生活！深圳市XX物业管理有限公司二OO七年十一月二十八日四、收楼须知它是为告知业主在收楼时应注意的事项以及在办理入伙手续时应携带的各种证件、费用、资料的文件。

它是由开发商和物业管理企业联合制定发文的。

一般物业项目的入伙须知和收楼须知常常为同一文书，大型物业项目往往单独撰写。

其公关性质要素有：尊敬、翔实、提醒、恭贺、服务、承诺、热情。

范例：嘉美家园业主收楼须知尊敬的业主：首先，请允许为阁下成为嘉美家园的业主表示衷心的欢迎，并对阁下的乔迁之喜表示祝贺。

北京安地房地产开发有限责任公司及北京嘉美今典物业管理有限责任公司将竭诚为您提供优质的服务。

为方便阁下收楼和今后安居，兹介绍收楼须知，请您认真阅读，务勿遗漏。

为了保障您的合法权益，明确您作为嘉美家园业主的权利和义务，首先请您认真阅读我们寄给您的《入伙文件夹》中的以下文件：1、嘉美家园入伙通知书2、嘉美家园业主收楼须知3、嘉美家园入住致业主的一封信4、与物业有关的各项文件1）嘉美家园房屋使用、管理、维修公约2）嘉美家园房屋使用、管理、维修公约承诺书3）嘉美家园物业管理委托合同4）嘉美家园供暖协议书5）嘉美家园装修协议书6）嘉美家园物业管理文书收费标准7）嘉美家园业主基本情况登记表5、嘉美家园住宅使用说明书6、嘉美家园住宅质量保证书7、经济适用房办理产权证税费表8、嘉美家园入伙手续书9、嘉美家园菜单装修方案10、嘉美家园千兆以太网介绍11、应付（退）房款清单以上文件中第4项是需要您和物业管理公司共同签署的文件，如果您对上述须签署文件的条款没有异议，为节省您宝贵的时间，我们建议您在前来办理手续之前签署；如果您对上述文件有异议，您可以拨打我们的服务热线进行咨询，或亲自前来咨询，我们将竭诚为您服务，解答您提出的各项疑义。

为方便我们快捷地为您办理完各项入伙手续，节约您宝贵的时间，请您务必携带以下文件及款项：1、寄给您的《入伙文件夹》及其中的所有文件。

2、如您为个人购房，请携带您的身份证或有效证件（护照）、如方便请另随带一份复印件。

3、如为单位购房，请贵单位委托经办人携带法人授权委托书和经办人的身份证及复印件。

4、购房合同正本（如您办理银行按揭，可携带复印件）。

5、已交纳的各期购房款项（包括未缴购房款、各项物业收费等）。

6、寄给您的有关缴款清单所列胆的所有款项（包括未缴购房款、各项物业收费等）。

7、填好的来主情况登记表。

如您为个人购房者，为保障您的权益，请尽量亲自前来，无法亲自前来时，您可委托他人前来办理，委托办理人除须携带以上文件及款项外，还须携带以下文件：1、业主的身份证或有效证件（护照）。

2、经国家公证部门的业主委托书。

3、委托办理人的身份证或有效证件（护照）。

注意事项：1、入伙时开发商与物业管理公司将分别收款，如您用支票支付，请携带两张支票，否则您将无法一次办完所手续（支票请勿事先填写切金额）。

2、请您按《入伙通知书》通知的时间前来办理手续。

3、请您事先填写业主情况登记表。

4、您新的通信地址为：XX市XX区嘉美路5号嘉美家园楼号邮政编码：510039为了减轻您四处办理手续的烦恼，缩短您办理的时间，我们将设置服务人员为您办理各项手续。

如果您愿意，可以在我们专门为业主准备休息等待服务人员为您办理各项手续，或跟随服务人员前往各处办理手续。

我们为您办理入伙手续的程序如下：1．业主身份验证。

办理地点：入伙联合办公室发展商售楼部2．缴纳未付购房款或收取购房款退款。

办理地点：入伙联合办公室发展商财务部3．缴纳物业各项费用。

办理地点：入伙联合办公室物业公司审核签约组4．物业手续审核。

办理地点：入伙联合办公室物业公司审核签约组5．房屋验收及交钥匙。

办理地点：入伙联合办公室物来公司楼宇管理组在上述程序中除缴款、收取退款、看房和验房必须您亲自前往，其他事情均可服务人员为您办理，在我们为您办理各项手续的同时，我们为您安排了如下服务：1、在休息室品茶、阅报，我们在休息室准备了介绍嘉美家园有关情况的展板及咨询服务，您可以通过观看展板或咨询了解更多有关嘉美家园的各种情况或对您提出的各种问题进行答疑。

2、如阁下收楼后需要立即进行装修，北京嘉美今典装饰工程有限责任公司可为您提供菜单式装修咨询及服务。

3、如阁下需要了解有关家庭局域网的有关事项，北京嘉美今典高新技术开发有限公司可为您提供嘉美家园千兆以太网的有关咨询及服务。

4、物业公司为您提供看房、验房服务，您可以利用我们为您办理各项手续的同时进行验房，也可以参观样板间。

程序说明：1、如果您愿意由我们的服务人员为您办理各项手续，您只需按要求带齐所有文件和款项，并将所有文件放于《入伙文件夹》中，在通知时间到嘉美入伙联合办公室，将《入伙文件夹》交给服务人员，服务人员即会按上述程序为您办理各项手续，您可在业主休息室休息等待，或享受我们为您安排的其他服务。