公司行政办事指南

整体篇—办事指南

行政方面：

一、用印申请流程

1.申请人填写《印章使用登记表》在运营部报备；

2.所有借出印章必须当日归还；

3.印章保管人就用印情况如实填写《印章使用登记表》；

4.所有盖章后文件须交一份复印件给运营部存档备案。

二、物品移交明细流程

1.经办人填写《物品移交明细表》；

2.收件人、经办人签字；

3.备注一栏填写需注明事项；

4.直属领导签字；

5.运营部报备。

三、办公用品管理

(一)办公用品管理部门

所有办公用品的购置，保管与发放由运营部统一负责。

(二)办公用品范围

1.办公设备：计算机及附属设备、通讯设备、复印机及传真机等。

2.低值易耗品：

(1)文具类：

1）消耗类：圆珠笔、签字笔、笔芯、铅笔、橡皮、铅笔、胶水、胶带、曲别针、口取纸、笔记本、卷宗、夹子等。

2）限制类：文件夹、档案盒、订书器、计算器、修正液、电池、印泥、印台等。

(2)纸张类：

复印纸、打印纸、信封、宣传用纸等。

(三)、办公用品计划及购置

1.运营部根据实际情况编制办公用品购置预算计划。

2.运营部根据实际用量和库存情况制定购置计划，经主管领导、总经理批准后购买。

3.运营部及时办理验收、记帐、入库等手续。

4.办公用品的计划申报与采购应本着勤俭节约的精神，以满足正常办公为目的，合理使用办公经费，严禁超计划、超标准购买办公用品。

（四）、办公用品的保管

1.运营部管理办公用品。

2.所有办公用品须按手续验收入库、详细填写入库单。

3.办公用品实行出入库登记制度，所有购置与发放的办公用品均需进行登记。

4.未经允许不得挪用办公用品及其它物资。

（五）、办公用品的发放

1.运营部发放办公用品。

2.运营部应严格控制发放的范围、品种、数量、避免浪费。

（六）、运营部负责收回公司调离人员的办公用品和物品。

（七）、公司配置的各类办公用品严禁带回家私用，一经发现将给以书面警告、记过等处理。

（八）、共同使用的办公用品由运营部统一保管，如打孔机、装订机等。（九）、对决定报废的办公用品，要做好登记，注明报废用品的名称、价格、数量及报废处理的其他相关事项。

（十）、凡属长期使用的办公用品，使用时要注意爱护，防止丢失和损失，调换时要以旧换新，调离公司时要及时交回。

四、固定资产及办公设备管理制度

（一）、资产管理总则

1.运营部为公司固定资产管理部门，负责对资产进行统一管理。

2.如需购买办公设备，应提前书面申请，提交运营部做下月的费用预算，经公司

领导审批后进行采购。

3.对公司固定资产应建立严格的出入库登记制度，运营部负责，对公司所有固定

资产逐件进行登记。

4.对分配给个人使用的办公桌椅、文件柜、电脑等固定资产，由运营部进行领用

登记。

5.员工应当珍惜爱护公司的任何资产，不得人为加以破坏。如员工有故意损害公

司或其他员工个人财物行为的，则公司将有权视情节轻重进行处罚直至解除劳动关系。

（二）、资产管理

1.为便于管理,运营部建立固定资产出入库明细，明细内容应包括固定资产的名

称、使用时间、使用地点、保管人（或领用人），并由保管人（或领用人）签字。

2.固定资产损耗无法修理，以及废弃不用的固定资产，由资产管理人提交固定资

产报废出售申请，说明具体情况或处理意见，报总经理审批签字后，由运营部办理报废注销和有关会计核算手续。

3.固定资产由运营部定期盘点。

（三）、办公设备管理

1.计算机管理

（1）使用人应正确使用计算机，保持计算机的清洁卫生。下班时，务必关机并切断电源。

（2）使用人的业务数据，应严格按照要求妥善存储在计算机硬盘里。

（3）未经公司领导许可，使用人不可增删硬盘上的应用程序和系统软件以及业务数据。

（4）严禁使用计算机进行个人娱乐活动。

（5）计算机内的业务数据，由使用人及时进行备份。

（6）公司计算机系统的数据资料列入保密范围。未经公司领导许可，严禁非相关人员私自复制。

（7）未经许可，任何私人的光盘、软盘不得在公司的计算机设备上使用。（8）使用人必须妥善保管好自己的用户名和密码，严防被窃取而导致泄密并自行承担保管不慎的一切责任。

2.复印机、传真机的管理

（1）复印机、传真机由运营部负责管理和维护。

（2）复印或传真文件时，要严格遵守公司管理制度中的保密制度，为公司保守秘密，维护公司权益。

五、档案管理制度

（一）、总则

1.本规定所称的档案是指过去和现在公司各级部门及员工所从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、帐册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2.公司及各部门、员工有保护档案的义务。

3.档案管理工作实行统一管理，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。（二）、档案管理机构及其职责

1.档案工作由公司总经理统一领导，运营部设专人负责接收、整理、立册、保管，并监督各部门定期向人力资源行政处移交，集中保管公司档案。

2.运营部应逐步完善管理档案的制度，确保档案的安全，以及合理使用，采用科学方法、逐步实现档案管理现代化。

（三）、档案的管理

1.保管期限：档案的保管期限分为永久、长期和短期，其基本原则是：

（1）对公司有长远利用价值的档案应永久保存；

（2）对公司在一定时间内有利用价值的档案分为长期保存和短期保存；

（3）凡介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

2.公司各部门应做好平时文件的收集、整理、分类及立册等工作，并在每月末将本月需归档的立册文件整理成册移交运营部归档备案。

3.因工作需要借阅文档的，应填好档案查阅单，未经批准不得随意外带有关公司重要的文件资料，确因工作需要外带，由部门经理报请总经理批准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。