会议承办合同(范本)

会议承办合同
合同编号:

甲方：利宝保险有限公司山东分公司（以下简称“甲方”）
注册地址：
法定代表人（公司负责人）
联系人：
联系电话：

乙方： （以下简称“乙方”）
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法定代表人（公司负责人）
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开户银行：
账户：

甲乙双方经友好协商，就乙方承办甲方之 _______________ 会议事宜达成如下协议，以资
双方共同遵守。
第一条 甲方主办的 ____________ 会议交由乙方承办。会议地点为 _____________________
会议时间 ____________ 年 _____ 月 _____ 日至 ____ 年 _____ 月 ____ 日。
主会场是 ____________________________
第二条乙方提供如下会议服务：
1
礼仪及接待

乙方提供 名礼仪，设立标识（甲方提供企业或行业标识， 乙方制作），引导甲方人员报道 及安排商务车辆
前往下榻酒店。 在下榻酒店大堂设立专用接待台 （乙方负责设立），乙方提供 名工作人员协助甲方会
务组人员进行代表签到、 房间安排、发放会议指南（甲乙双方共 同拟定）、告知代表会议注意事项，编制
会议名录。
礼仪工作时间为 _____ 月 _____ 日 _____ 时至 ___ 月 ______ 日 ____ 时，下榻酒店接待人员工作时间
为—月—日—时至—月—日—时，乙方提供一条接待热线电话。
2
、会议名录制作要求为：

开本 _________ ， ____ 色印刷，内文纸张为 ___________ 纸，封面为 ___________ ，制作 _____ 份，单
价为 _________ ，交货时间为_______ 月 ____ 日前。
会议名录资料要求在 ______ 月 ____ 日前以 ________ 格式上传给 ___________________ 网站。
3
、会议发言材料制作:

开本 _________ , ____ 色印刷，内文纸张为 ____________ 纸，封面为 __________ ，制作 _____ 份，单
价为 _________ ，交货时间为 ______ 月 _____ 日前。
4
、 会议交通

根据实际需要，乙方须于 —月—日—时至__月—日—时安排—辆—座空调巴士至 机场（汽车站、火车站）。
按照先到集合，统一运输的方式，安排与会代表前往下榻 酒店。
5
、 会场布置

乙方应在 ____ 月 ____ 日前预订 _________________________ 会场，并于—月__日—点前按甲方要
求完成布置：
（1） 主席台要求鲜花____盆， _________ 色地毯，绒布主持台，主席台设 ________ 席位，背景为
材料，投影帘要求 ，投影仪要求 ，配备激光指示笔（或者伸缩式 教鞭）、有线/无线麦克风 个。主席台配置茶水杯
（或者瓶装矿泉水），一侧放置饮水机（
配

瓶装矿泉水时可不用饮水机 ），主席台配备会务服务小姐一名。 双方确认：投影仪为（甲方自
带，乙方提供甲方租赁，第三方提供 ），当甲方自带时，乙方有义务提供技术支持；茶水提
供及服务人员支持包含在会场租赁成本中。
（2） 乙方必须于__月—日—点前完成会场布置一一U型、课堂式、围桌型等供选择，安排
席位不少于 ____ 个，其中前排布置需要 _______________ ，各排间距不得小于 _______ 厘米；在会场
安排固定摄影点____个，需要提供饮水机 __________ 台，提供小型会晤室____个，会晤室摆设桌椅
不得少于 ____ 套。会场悬挂横幅 ______ 条，内容为 __________________________________________ 。
会场内/外提供资料/样品展示台 _________ 个。
会场布置与氛围支持费用总计为：人民币 ________________ 元。
6
、 餐饮安排

双方确认，会议期间与会人员就餐地点为 ___________________ 酒店 _______________ 餐厅。早餐餐标为
—元/人，正餐（中餐及晚餐）餐标为—元/人，早餐、正餐食物见附件（菜谱）。会议提供的 餐饮包含酒
水），时间是—月—日—餐至—月—日—餐止。会议人员凭 ______________________________________ 证
件（或者餐卡）就餐。早餐形式为自助餐（或者团餐），正餐为围桌式（或者自助餐）团餐，具体 就餐时
间由乙方制作水牌告知甲方与会人员。
餐饮费用总计为：人民币 ____________ 元。
7
、 会议秩序维持

为保证会议正常举行，双方确认 —月—日至—月—日 __________________________ 会议室设立___位
工作人员，工作人员由甲方/乙方负责指定/委派，主要职责是核查进入会场人员身份。 进 入会场人员一律凭
_________________________ 证件进入。此项服务为免费。
8
、 返程票务服务及站场接送

双方确认，甲方人员返程事宜由会务组织统一安排。乙方提供返程票务代理服务 （在签到
会场酒店大堂提供咨询及预定处，时间为 —月—日—时至—月—日时）。
交通费用总计为：人民币 ____________ 元。
第三条住宿安排
双方确认，甲方预订客房数共计 ___________ 间，其中 ____________ 饭店 ______ 级标准间 ________ 间
（ ____ 元/
间）。所有用房时间为—月—日至—月—日—时。超过—月—日—

时，如果甲方人员需要继续使用客房，可提前通知乙方， 乙方可以与酒店交涉，按协议价
格结算。
住宿费用总计为：人民币 _________ 元。
第四条变更
1
、 甲方可以在预定的期间内变更会议时间，但书面的变更通知必须于预定期限前 _____ 天

抵达乙方，乙方接到甲方通知后应在 ___________ 个工作日内以书面方式回执确认，甲方在接到
乙方确认文件后即表示甲乙双方就会议时间的变更达成一致。
2
、 除非发生不可抗力事件，否则乙方无权变更服务。不可抗力是指不能预见、不能避免

且不能克服的客观情况，包括战争、火灾、洪水、台风、地 震、政策变化或其它人力不
可抗拒之事件。发生不可抗力事件后，乙方应该在第一时间内以书面形式通报甲方，并 在甲方收到通知后作
出变更预案供甲方选择。乙方保证变更的服务应当不低于本协议约 定的标准。
3
、 如果非因上述原因乙方要求变更服务的， 应赔偿甲方由于服务变更而导致的预期损失。 第五条服

务费用及结算
双方约定，本协议规定的服务及费用核算原则如下：
1
、 住宿、餐饮及车辆均按按协议标准结算。 全部合同费用总计人民币 （大写） _______________

元（小写RMB ___________ 元）。
2
、 双方确认，所有服务费用在 _________ 月 ___ 日前由甲乙双方核算认可， 甲方将在双方核

算认可且收到乙方出具的全额正式发票后 5个工作日内，通过银行转帐的方式向乙方支
付款项。因乙方原因导致甲方无法根据合同约定按期付款的， 甲方不承担延迟付款的责
任。
第六条违约责任
1
、乙方在下列情况下须向甲方承担赔偿责任：

（1） 因故意或过失未达到合同规定的服务内容或标准而给甲方造成任何经济损失的；
（2） 因故意或过失导致甲方或甲方参会人员人身或财产损失的；
（3） 乙方的服务未达到国家或行业规定的标准的。
如果出现上述（1）或（3）中任一情况的，乙方应向甲方赔偿 _________________ ；
如果出现上述（2）中的情形的，乙方应向甲方赔偿因此给甲方带来的一切损失。

2
、甲方违反本合同规定而给乙方造成经济损 失的，应承担赔偿责任。

第七条争议解决
凡因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，甲乙双方应友好协商解决。如不能通过协商
解决的，任何一方均可以向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼。
第八条其他
1
、 本合同如有未尽事宜，须经双方共同协商，达成书面补充协议。书面补充协议与本合同具 有同等法律效

力。
2
、 本合同一式贰份，甲乙双方各执壹份，经甲乙双方签字盖章后生效。

甲方：利宝保险有限公司山东分公司（公章）
授权代表（签字）：
年 月 日

乙方：（公章）
授权代表（签字）：
年 月 日