电子档案规范存储结构
电子档案移交与接收办法
电子档案移交与接收办法第一章总则第一条为规范电子档案移交与接收工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，保存党和国家历史记录，促进档案信息资源开发利用，按照国家有关法律法规和相关规定，制定本办法。
第二条本办法所称电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。
第三条移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用；涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。
第四条各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作进行监督和指导。
档案移交单位和各级国家综合档案馆应当切实履行电子档案移交和接收职责。
第二章电子档案移交第五条属于国家综合档案馆接收范围的电子档案，应当向同级国家综合档案馆移交。
第六条档案移交单位一般自电子档案形成之日起年内向同级国家综合档案馆移交。
对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。
涉密电子档案移交时间另行规定。
第七条电子档案移交的基本要求：（一）元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于的封装方式组织档案数据；（二）电子档案的文件格式按照国家有关规定执行；（三）电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息；（四）采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交；（五）档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存年。
第八条电子档案移交的主要流程是：组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等步骤。
第九条电子档案的移交可采用离线或在线方式进行。
第十条离线移交电子档案应当满足下列基本要求：（一）移交单位一般采用光盘移交电子档案，光盘应当符合归档要求；（二）移交单位一般向同级国家综合档案馆移交一套光盘，光盘应当单个装盒；（三）移交单位应当按照有关要求进行光盘数据刻录及检测；（四）存储电子档案的载体和载体盒上应当分别标注反映其内容的标签（标签的标注方法见附件）；（五）移交载体内电子档案的存储结构见附件。
建设电子文件与电子档案管理规范标准
建设电子文件与电子档案管理规范（2009-8-22）1总则1.0.1 为加强建设电子文件的归档与管理，建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案，保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用，制定本规范。
1.0.2 本规范适用于建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件的归档和管理。
1.0.3 建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规范外，尚应执行国家现行有关标准的规定。
2 术语2.0.1 建设电子文件electronic construction records在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类。
2.0.2 建设系统业务管理电子文件electronic records of construction professional administration建设系统各行业、专业管理部门(包括城乡规划、城市建设、村镇建设、、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门，以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位)在业务管理和业务技术活动中通过数字设备及环境生成的，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的业务及技术文件。
2.0.3 建设工程电子文件electronic records of construction engineering在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。
GBT 17678.1-1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：电子文件归档与档案管理
CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求（GB／T17678.1—1999）发布时间：2008-09-08 信息来源：深圳市档案局【内容纠错】第一部分：电子文件归档与档案管理1 范围本标准规定了CAD 生成的电子文件收集、积累、整理、鉴定、归档与档案管理的一般要求。
本标准适用于光盘存储CAD 产生的电子文件及电子档案。
将已归档的纸质文件、图纸输入光盘的情况不属本标准范围，但可参照本标准中的规定。
2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB ／T 7408 —1994 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法（eqvISO 8601 ：1988 ）GB ／T 8566 —1995 信息技术软件生存期过程GB ／T 8567 —1988 计算机软件产品开发文件编制指南GB ／T 9385 —1988 计算机软件需求说明编制指南GB ／T 9386 —1988 计算机软件测试文件编制规范GB ／T 17678.2 —1999 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构GB ／T 17679 —1999 CAD 电子文件光盘存储归档一致性测试GB ／T 17825.1 —1999 CAD 文件管理总则GB ／T 17825.2 —1999 CAD 文件管理基本格式GB ／T 17825.3 —1999 CAD 文件管理编号原则GB ／T 17825.4 —1999 CAD 文件管理编制规则GB ／T 17825.5 —1999 CAD 文件管理基本程序GB ／T 17825.6 一1999 CAD 文件管理更改规则GB ／T 17825.7 —1999 CAD 文件管理签属规则GB ／T 17825.8 —1999 CAD 文件管理标准化审查GB ／T 17825.9 —1999 CAD 文件管理完整性GB ／T 17825.10 —1999 CAD 文件管理存储与维护3 定义本标准采用下列定义：3.1 电子文件electronic records能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。
江西省文书类电子档案著录与数据格式规范
江西省文书类电子档案著录与数据格式规范（试行）江西省档案局二〇一一年十一月目录一、适用范围 (1)二、著录项描述 (2)三、著录项目 (2)四、著录项定义与著录格式 (2)㈠标识项 (2)㈡内容描述项 (6)㈢形式特征项 (8)㈣管理与权限项 (8)㈤附注项 (9)五、文书类电子档案著录项简表 (9)六、文书类电子档案文件级目录数据库结构规范 (11)江西省文书类电子档案著录与数据格式规范（试行）为规范、统一我省文书类电子档案著录与数据格式，实现档案检索自动化与共享利用，现依据《档号编制规则》（DA/T 13-1994）、《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、《江西省归档文件整理规范》（DB36/T 380-2002）、《文献保密等级代码与标识》（GB/T 7156-2003）等标准，制定本规范。
一、适用范围本规范适用于我省各级党政机关、社会团体与国家综合档案馆，企事业单位及其他社会组织可参照执行。
本规范所称文书类电子档案是指形成于办公自动化、电子公文传输平台等业务系统，归档后保存于各级立档单位档案室或各级国家综合档案馆的原生文书类电子档案。
馆（室）藏纸质文书档案及其经数字化转换形成的数字副本可按照本规范执行。
本规范适用于我省建国后形成的文书类电子档案的著录与目录数据库建设，各级国家综合档案馆馆藏革命历史档案、民国档案数字副本的著录与目录数据库建设也可参照执行。
本规范规定了单份文书类电子档案的著录项目，以及每个著录项目的定义、著录细则、约束性、数据类型、数据长度等属性。
本规范所称“份”是指构成档案的最小管理单元，也称自然件。
本规范所称“件”是指单份文书类电子档案或由同一问题往来文书构成的组合件。
确保文书类电子档案真实性、完整性、可靠性与长期可读性的元数据项，按照国家有关规定执行，暂不列于本规范范围之内。
二、著录项描述本规范从5个方面对著录项目进行描述，包括：定义：对著录项含义的描述。
著录细则：对该著录项的著录方法、值域等做出的规定。
馆藏档案结构要求
馆藏档案结构要求以馆藏档案结构要求为标题，本文将介绍馆藏档案的结构要求和相关注意事项。
馆藏档案是图书馆、档案馆等机构收集、整理和保管的各类档案资料，为了方便读者查阅和利用，需要遵循一定的档案结构要求。
一、文件分类馆藏档案应按照文件的性质、内容、形式等进行分类。
常见的分类方式有按照机构、部门、时间、主题等进行分类。
分类的目的是为了方便读者查找和使用档案资料，使档案结构清晰且具有逻辑性。
二、文件编号为了方便档案的管理和检索，每个档案文件都应有唯一的文件编号。
文件编号可以采用数字、字母或组合形式，具体形式根据机构的要求而定。
文件编号的设定要遵循一定的规则，如按照时间顺序、部门顺序或主题顺序进行编号，以确保文件编号的一致性和可读性。
三、文件目录为了方便读者了解档案资料的内容和位置，每个档案文件都应有相应的文件目录。
文件目录可以采用纸质形式或电子形式，内容包括文件名称、文件编号、文件日期、主题概述等。
文件目录应具有明确的层次结构，便于读者快速定位所需档案文件。
四、文件标签为了方便档案的存放和检索，每个档案文件都应有相应的文件标签。
文件标签可以采用纸质形式或电子形式，内容包括文件名称、文件编号、文件日期等。
文件标签应精确、清晰地标注在档案文件上，以便于读者迅速找到所需档案文件。
五、文件存储为了保护档案资料的完整性和安全性，馆藏档案应妥善存储。
档案馆一般采用专门的存储设施，如档案柜、档案架等。
档案文件应按照一定的顺序存放，可以按照文件编号、时间顺序等进行排列。
存储环境应保持干燥、通风、防潮，避免阳光直射和灰尘污染。
六、档案检索为了方便读者查找和使用档案资料，馆藏档案应提供相应的检索工具。
常见的检索工具包括目录、索引、数据库等。
检索工具应具有简洁明了的结构和丰富准确的信息，便于读者快速定位所需档案资料。
七、档案保护为了保护档案资料的安全性和可持续利用性，馆藏档案应采取相应的保护措施。
如定期进行档案修复和整理、加强安全防范措施、制定档案保护管理制度等。
上海电子档案移交和接收管理办法
.上海市电子档案移交和接收管理办法则总第一章确保电子档案,第一条为了规范电子档案移交与接收工作根据《上海市档案条例》和国,真实完整、安全可靠、长期可用制定本办法。
,家档案局《电子档案移交与接收办法》本办法所称电子档案，是指具有凭证、查考和保存第二条价值并归档保存的电子文件。
社会组织或个人在履本办法所称电子文件，是指国家机构、行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。
凡本市立档单位向国家综合档案馆移交电子档案及第三条档案馆接收电子档案适用本办法。
各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接第四条档案移交单位和各级国家综合档案馆应收工作进行监督和指导。
当切实履行电子档案移交和接收职责。
移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和第五条涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安安全可用；全的要求。
..国家综合档案馆接收电子档案的范围，参照国家和第六条包括记录各单位核心业务和重要本市有关档案进馆范围的规定，工作成果的文书、科技、专业、音像等类电子档案。
年内5第七条属于接收范围的电子档案一般自形成之日起可以适当对于有特殊要求的电子档案，向国家综合档案馆移交。
延长移交时间。
电子档案的移交第二章电子档案的移交应当符合以下基本要求：第八条（一）电子档案的元数据和目录文件应与电子档案一并移。
1电子档案的存储结构见附件交，并与电子档案建立关联关系，应当在目录文件中记电子档案有纸质等异质载体的，（二）整理要求按照国家和本市现异质载体的移交时间、录相关信息，有的档案移交规定执行。
压缩采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，（三）的电子档案一般应当解压缩后移交。
移交单位应当将已移交的电子档案在本单位备份保存（四）年。
5至少..电子档案移交的主要流程是：组织和迁移转换电子第九条档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等步骤。
电子档案的移交类型和格式要求：第十条（一）文书类。
《电子文件归档与电子档案管理规范》笔记
需通过业务系统开展电⼦档案管理活动时，业务系统电⼦档案管理功能应参照GB/T 29194-2012、ISO 16175-2:2011等标准及5.2电⼦档案管理系统基本功能给出的要求执⾏《电⼦⽂件归档与电⼦档案管理规范》笔记规范性引⽤⽂件GB/T 11821-2002 照⽚档案整理规范GB/T 29194-2012 电⼦⽂件管理系统通⽤功能要求DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 22 归档⽂件整理规则DA/T 31 纸质档案数字化技术规范DA/T 47-2009 版式电⼦⽂件⻓期保存格式需求术语和定义电⼦⽂件：国家机构、社会组织或个⼈在履⾏其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电⼦设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。
电⼦⽂件由内容、结构、背景组成。
电⼦档案：具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电⼦⽂件。
元数据：描述电⼦⽂件和电⼦档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。
业务系统：形成或管理机构活动数据的计算机信息系统，包括：办公⾃动化系统、财务系统等。
电⼦档案管理系统：对电⼦档案进⾏采集、归档、编⽬、管理和处置的计算机信息系统。
采集：对电⼦⽂件、电⼦档案及其元数据进⾏收集和存储的⽅法与过程。
归档：将具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、经系统整理的电⼦⽂件及其元数据管理权限向档案部⻔提交的过程。
移交：按照国家规定将电⼦档案的保管权交给国家档案馆的过程。
登记：电⼦档案进⼊电⼦档案管理系统时赋予电⼦档案唯⼀标识符的⾏为。
转换：在维护真实性、完整性和可⽤性前提下，将电⼦档案从⼀种载体转换到另⼀种载体或从⼀种格式转换成另⼀种格式的过程。
迁移：在维护真实性、完整性和可⽤性的前提下，将电⼦档案从⼀个系统转移到另⼀个系统的过程。
业务系统向归档接⼝推送电⼦⽂件及其元数据，⽅式包括：webservice归档接⼝中间数据库归档接⼝归档电⼦⽂件及其元数据的规范存储结构电⼦档案管理系统基本功能要求电⼦⽂件归档格式电⼦⽂件以通⽤格式形成、收集并归档。
电子文件归档与管理规范
电子文件归档与管理规范电子文件归档与管理规范(GB/T 18894-2002)1 范围本规范规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、捕获、积累、归档、保管、利用的基本方法与要求。
本规范适用于九省区各级国家档案馆、各级党政机关与社会团体、企事业单位，其他社会组织可参照执行。
各级党政机关与社会团体，应依据本规范对本单位形成的具有保存价值的电子文件进行及时捕获、归档、分类、鉴定、利用、统计与科学有效的管理。
各级国家档案馆应依据本规范对接收进馆的归档电子文件，以及馆藏档案数字化资源进行备份、管理与长期保存。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 11821－2002 照片档案管理规范GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范GB/T 19667.1-2005 基于XML的电子公文格式规范第 1 部分：总则（Specification for the structure of electronic official documentbased on XML—Part:1 General principles ）GB/T 19667.2-2005 基于XML的电子公文格式规范第 2 部分: 公文体GB/T 20916-2007 中文办公软件文档格式规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范DB/T 380-2002 江西省归档文件整理规则中办发[1996]14 号中国共产党机关公文处理条例国发﹝2000﹞23 号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知国家档案局第 6 号令《电子公文归档管理暂行办法》，2003年7 月28日国家档案局第8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，2006 年12 月19 日中华人民共和国电子签名法ISO 15489 Information and documentation —Records managemen（t 信息与文献——文件管理）ISO 23081-1 Information and documentation –Records Management Processes –Metadata for Records —Part 1: Principles （信息与文献——文件管理——元数据原则）ISO 14721 Open archives information system (OAIS, 开放档案信息系统)W3C Namespaces in XML XML的命名空间(Namespaces)ISO/IEC 26300 :2006 INFORMATION TECHNOLOGY - OPEN DOCUMENT FORMAT FOR OFFICE APPLICATIONS (OPENDOCUMENT（) 信V1息.0技术—办公应用程序开放文档格式）ISO 19005-1 :2005 DOCUMENMTANAGEME-NETLECTRONICDOCUMENFTILE FORMAFTORLONG-TERMPRESERVATIO-NPART1: USEOFPDF1.4 (PDF/A-1) （文件管理—电子文件长期保存格式—第一部分：PDF的使用）《电子文件管理指南》，国际档案理事会电子文件管理委员会,19973 术语与定义3.1电子文件（Electronic Records ）电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
档案馆电子档案与数据离线备份管理规范
本文由【中文word文档库】搜集整理。
中文word文档库免费提供海量教学资料、行业资料、范文模板、应用文书、考试学习和社会经济等word文档江西省档案馆电子档案与数据离线备份管理规范1 引用标准与资料本规范引用或参考了以下标准、资料：GB/T 17678.2--1999 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构GB/T 18894—2002 电子文件归档与管理规范DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T 15-1995 磁性载体档案管理与保护规范中国惠普公司支持服务事业部《备份系统管理参考手册》（2007-04-13）2 名词解释上述引用标准的术语与定义，均适用本规范。
2.1 近线备份指存储设备与计算机系统物理连接，操作系统或应用系统不可随时读取和修改备份于其中的电子档案和数据，备份策略、恢复方式等通过独立于操作系统、应用系统的存储管理系统实施。
2.2 离线备份指将电子档案和数据存储于可脱离计算机、存储系统保存的存储介质上，如光盘、磁带等。
2.3 在线备份指存储设备与计算机系统物理连接，操作系统、文件系统或应用系统可随时读取、管理存储于其中的电子档案和数据。
2.4 环码/圈码环码是位于光盘数据区内圈、夹持区外的一串呈环形排列的字符，内含生产厂家、刻录速度、染料、生产批次等重要信息，可直接人工识别。
环码是鉴别正品光盘的重要标志。
圈码，又称为喷码，是位于光盘夹持区内圈的一串圆形字符，常用激光蚀刻而成。
圈码主要表示光盘生产大楼编号、楼层与生产线编号、染料、生产流水号、机器槽位、生产日期、生产时间等重要信息。
3 备份对象及格式3.1 备份对象3.1.1 电子档案备份对象为：文书、照片、音频、视频、科技图纸等类电子档案，传统载体档案数字化文件。
数据备份对象为：各类档案资料目录数据库、系统数据。
3.1.2 文书类电子档案备份范围：原始格式文件，JPEG或TIFF格式的数字化文件，PDF/A格式文件，XML封装包。
档案管理中电子档案管理建议
档案管理中电子档案管理建议电子档案管理已经成为一种必备的管理方式，它能够提高档案管理的效率和质量。
如何更好地进行电子档案管理，成为了许多管理者关注的焦点。
本文将就电子档案管理提出一些建议，希望对您的工作能有所帮助。
一、建立完善的电子档案管理制度需要建立完善的电子档案管理制度，包括档案的存储结构、权限管理、备份策略等。
在建立制度的过程中，需要充分考虑组织的实际情况，将制度与实际操作相结合，确保制度不仅规范化，还能够便于操作。
在制度建立后，需要不断地对制度进行修订和完善，以适应不断变化的管理需求。
二、采用专业的电子档案管理工具电子档案管理工具是进行电子档案管理的基础，选择一个专业的工具至关重要。
这个工具应该能够满足组织的需求，包括档案的分类管理、权限控制、版本控制、安全备份等功能。
在选择工具的过程中，需要对比多种工具，不仅要考虑到功能的完备性，还需要考虑到工具的易用性和稳定性。
三、统一档案管理标准在电子档案管理中，统一档案管理标准是非常重要的。
在组织内部，需要对档案的格式、命名规范、存储位置等统一的标准，这样可以提高档案的可访问性和管理效率。
统一的标准可以避免不同部门、不同岗位之间出现档案管理混乱的情况，帮助组织统一管理档案。
四、定期进行档案管理培训在进行电子档案管理时，需要对相关人员进行档案管理培训。
培训内容不仅包括电子档案管理工具的使用，还需要包括相关的档案管理法规、规定等知识。
通过培训，可以提高员工对档案管理的认识和意识，减少档案管理上的错误操作和风险。
五、加强档案管理的安全管理在进行电子档案管理时，安全管理是至关重要的一环。
组织需要加强对档案的权限控制，避免未经授权的人员访问档案。
还需要建立完善的档案安全备份策略，确保档案数据的安全性和完整性。
六、建立档案管理的数据分析和监控机制在电子档案管理中，需要建立相关的数据分析和监控机制，及时了解档案的使用情况、存储情况等信息。
通过数据分析，可以更好地了解档案的使用情况和管理状况，为管理决策提供依据。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
一、电子档案规范存储结构
经电子公文系统、行政审批系统、业务管理系统和数据统计系统等各类办公自动化系统形成并归档保存的文书、科技、专业等类电子档案电子档案规范存储结构如下图所示。
图1 电子档案规范存储结构
（1）移交接收信息.XML文件应采用文件级档号为要素为其命名，例如：命名规则为“移交接收信息”+“电子档案文件级档号”，则其计算机文件名为：移交接收信息X036-WS·。
（2）数据文件夹N内存储移交接收的一件电子档案及其组件、元数据、业务办理过程信息等，N为电子档案移交数据包内移交电子档案流水号，其命名规则为“数据文件夹”+“移交电子档案流水号”。
（3）电子档案组件N为移交电子档案的组件，应以电子档案文件级档号为要素编制命名规则，例如，采用“电子档案文件级档号”+“D”+“电子档案组件流水号”为电子档案组件命名，则第1个电子档案组件的计算机文件名为：X036-WS·。
（4）元数据.XML为电子档案的元数据，应以电子档案文件级档号为要素编制命名规则，例如，采用“元数据”+“电子档案文件级档号”为元数据命名，则元数据的计算机文件名为：元数据X036-WS·。
（5）业务办理过程信息N.后缀名，其中，N为业务办理过程信息流水号。
应以电子档案文件级档号为要素编制命名规则，例如，采用“业务办理过程信息”+“业务办理过程信息流水号”+“-”+“电子档案文件级档号”，则某业务办理过程信息的计算机文件名为：业务办理过程信息01-X036-WS·。
声像类电子档案的存储结构如下图所示。
：\
说明文件夹
数字档案或数据文件夹
著录文件夹
其他文件夹
图2 声像类档案的规范存储结构
（1）说明文件夹。
首次离线备份以及历次介质转换分别形成一个说明文件，存储于该文件夹内。
说明文件用于描
述备份介质存储的主要内容、属性及相关技术参数，记录介质的管理历史。
说明文件名称由首次离线备份或介质转换日期、“说明文件”两部分构成，格式为txt，如“说明文件.txt”。
介质编号：记录介质的编号。
介质套别：说明介质的套别代码。
备份时间：数字档案或数据的首次离线备份或介质转换日期，以8位阿拉伯数字表示，如2010年12月23日，表示为。
转换审批：转换是指将备份对象由源介质向目的介质转换的过程。
说明转换审批情况，记录编号等信息。
转换次数：指第几次转换。
转换原因：介质转换的原因，如光盘错误达到二级预警线、纠正目录数据的录入或著录错误等。
内容摘要：该介质备份的数字档案或数据文件夹的主要内容摘要，包括存储路径、类型、格式、大小、数量等信息。
备份单位：实施数据离线备份并制作备份介质的单位的名称。
备份人：备份介质制作人姓名。
系统参数：制作备份介质的软硬件设备、主要参数等。
如完成光盘备份的计算机型号、操作系统，制作备份光盘的刻录机型号、刻录软件、刻录速度。
介质参数：介质品牌、类型、容量、速度以及介质批次、采购日期等。
制作标准：制作介质采用的文件系统标准名称，如光盘的ISO
9660/Joliet、硬磁盘的FAT32等。
数据检验：本份备份介质备份对象的真实性、可靠性、有效性检验结果。
包括数据复制路径是否可靠有效、是否可读、是否有病毒等。
检验人：对上述各项操作进行验证的检验人姓名。
关联光盘：记录与本张光盘备份内容密切相关的光盘编号。
（2）数字档案或数据文件夹。
该文件夹存放需备份的声像类档案数据。
文件夹下可按档号或其它分类方法分级建立子文件夹，以分类集中存放声像类档案数据。
（3）著录文件夹。
该文件夹存放声像档案目录数据库。
（4）其它文件夹。
该文件夹存放帮助阅读数字档案或数据文件夹下数字档案的支持性、辅助性软件，如解压缩程序,非通用格式电子文件的播放、显示软件等。
二、电子档案载体（光盘）标注内容
载体标识：全宗号—年度—载体顺序号。
载体盒标注：全宗号、年度、载体顺序号、全宗名称、电子档案类别、文件数量、数据量、制作日期等。
1. 全宗号是江西省档案馆分配给立档单位的编号；
2. 年度是移交电子档案的年度；
3. 载体顺序号是电子档案载体排列的顺序号，由阿拉伯数字组成；
4. 全宗名称是移交单位的全称或者规范化简称；
5. 电子档案数量是光盘内电子档案的数量；
6. 移交电子档案起止年度是电子档案光盘内电子档案的起止年度；
7. 电子档案类别（代码）可以设置成:文书（WS）、专业（ZY）、照片（ZP）、录音（LY）、录像（LX）等；
8. 数据量是载体内档案数据存储总量；
9. 刻录日期是将电子档案拷贝至载体的日期，格式为年月日，如2014年2月8日即写为。
载体标示示例：
载体盒标注示例
三、电子档案检测标准。