原始凭证管理规定

1.0 目的

为了加强公司的财务原始凭证的管理，统一规范各部门的票证的要求，提高各部门人员识别、整理、粘贴票证的能力，现结合公司的具体情况，制定本管理规定。

2.0 范围

本规定适用于公司财务记账所使用的所有票证。

3.0 职责

3.1 经办人:负责所有报销所需的原始单证的识别、整理、粘贴、填写工作。

3.2 各部门长：负责对本部门提交助理文员或财务人员的报销单据的核实确

认。

3.3 各分公司负责人：对报销单据及报销事项的审核。

3.4 财务中心：负责所在需记帐的票证进行识别、复核、审查、装订，并指导

相关人员管理票证。

4.0 定义

4.1原始凭证是在经济业务发生或完成时取得的，用以证明经济业务已经发生

或完成的最初书面证明文件，是会计核算的原始资料，编制记账凭证的依据.

5.0 相关内容

5.1 原始凭证的分类

5.1.1 按取得来源分类。可分为自制原始凭证和外来原始凭证。

A、自制原始凭证是本单位内部发生经济业务时，由本单位内部经办业务

的单位或个人填制的凭证。

B、外来原始凭证是与外单位发生经济业务时，从外单位取得的凭证。

5.1.2 按填制手续分类。可分为一次凭证、累计凭证和汇总凭证。

A、一次凭证是指填制手续一次完成，一次记录一项或若干项经济业务的

原始凭证。

B、累计凭证是在一定时期内，在一张凭证上，连续多次记录不断重复发

生的同类经济业务的原始凭证，随时计算累计数及结余数，以便按计

划或限额进行控制。

C、汇总凭证是将一定时期内记录同类经济业务的若干张原始凭证汇总起

来编制的原始凭证。

5.1.3 按所起作用分类。可分为通知凭证、执行凭证和计算凭证。

A、通知凭证是对某项经济业务起通知或指示作用的凭证，对这类凭证的

管理，不能完全等同于其他原始凭证，因为其不能证明经济业务已经

完成。

B、执行凭证是对某项经济业务执行后填制的原始凭证，可以证明经济业

务已经完成。

C、计算凭证也是某项经济业务完成后填制的原始凭证，可以证明经济业

务已经完成。

5.2 原始凭证的一般要求

5.2.1 原始凭证应具备的内容：

1)凭证名称；

2)填制凭证的日期；

3)填制凭证单位的名称或填制人的姓名；

4)经办人的签名或盖单；

5)接受凭证的单位名称；

6)经济业务的内容；

7)数量、单价和金额；

5.2.2 发票必须是发票联和报销联，用复写纸复写或计算机打印，不准用圆

珠笔或铅笔填写，存根联、发货联、记账联不能作报销单据。

5.2.3 发票内容要齐全，抬头、日期、品名、单价、数量、金额等项目要填

写齐全，字迹要清楚，金额要准确，大、小写要一致，严禁涂改。5.2.4 印章要齐全，须有收款单位公章(或收款专用章)及收款人签字(章)；事

业单位的收据，要有财务专章；企业和个体户须是税务部门统一印制

的收据。

5.2.5 如购买产品而无法取得正式发票时，可使用《现金支出证明单》，但

金额不超过50元，填写时要用墨水笔填写，内容要填写齐全。

5.2.6 以下凭证视为合法凭证：

1)税务机关批准的带防伪水印底纹和全国统一发票监制章的税务发票；

2)财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；

3)邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单；

5.2.7 经办人员取得的合法凭证时，应注意以下要求的填写规范，否则，视

为无效凭证：

1)“客户名称”栏：必须填写公司的全称：“中山市维美适金属制品有

限公司”或“中山市创丰铝制品有限公司”；

2)“品名规格”栏：按实际情况分项目填写，在具备销售、提供劳务单

位开具的购货或支出清单的情况下，可合并填写，其他必须有明细清

单；

3)“金额”栏：小写前以币种代表符号封头（如人民币“￥”、美金“＄”、

港币“HK＄”），大写金额合计栏前以币种名称封头，尾数为“0”

时以“零”填充。

4)开票人：填写具体完整的开票人姓名；

5)发票印鉴：加盖销货单位或提供劳务单位发票专用章或财务专用章，

且清晰可见；

6)票面痕迹：发票不得有任何的涂改、伪造。

5.2.8 购买实物的原始凭证，必须有手续完备的验收证明。需入库的物资，

必须填写入库单，并由验收人员确认签字。不需入库的物资，除经

办人在凭证上签章外，必须交给仓库人员或使用人员进行验收，并在

凭证上签章。

5.2.9 支付款项的原始凭证，必须有收款单位或个人的收款证明以及签字，

有审批人签字，并有付款的依据。

5.2.10 员工因公出差借款的借据，必须附在记账凭证上。收回款项时应另开

收据，不得退还原借款借据。

5.2.11 预付性汇款，由经办人填制支付申请单，作为原始凭证，不得以汇款

回单代替。

5.2.12 所附原始凭证张数，要与原始凭证相符。

5.2.13 属于现金发放性质的原始凭证，原则上应由本人领取签名。有委托他

人代领的，由代领人签名；由一人代领多人的，须逐个签章，不得

通栏划大括号签一个章。

5.2.14 凡凭证内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者，应予

退回或重新补正。

5.3原始凭证的填制要求

5.3.1 一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭

证。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸(发票和收据本身具备

复写纸功能的除外)套写，并连续编号。作废时应当加盖“作废”戳记，

连同存根一起保存，不得撕毁。

5.3.2 发生销货退回的，必须有退货验收证明；退款时，必须取得对方的收

款收据或者汇款银行的凭证，不得以退货发票代替收据。

5.3.3 经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。

如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日

期和文件字号。

5.3.4 原始凭证不得涂改、挖补。发现原始凭证有错误的，应当由开出单位

重开或者更正，更正处应当加盖开出单位的公章。原始凭证金额有错

误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更改。

5.3.5 阿拉伯数字应当一个一个地写，不得连笔写。币种符号与阿拉伯金额

数字之间不得留有空白。

5.3.6 所有货币种类为货币基本单位的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，

一律填写到角分；无角分的，角位和分位可写“00”，或者符号“—”；

有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“—”代替。

5.3.7 汉字大写数字一律用如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、

佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等，不得用0、一、二、三、

四、五、六、七、八、九、十等字代替大写，不得任意自造简化字。

大写金额数字到元或者角为止的，在“元”或者“角”字之后应当写