企业管理文件与资料控制程序
文件和资料控制程序
4.文件使用部门需妥善保管部门内使用的文件，不能随意在文件上乱写乱画，并保持文件版面清洁、完整，必要时，需使用文件夹、文件袋或文件柜进行保存。在生产作业现场使用的文件，必须确保作业人员能随时获得文件。
2.文件发放时，收文部门应在《文件发放/回收记录表》上签收，并妥善保管，严禁涂改、复印。
3.发行的受控文件均需加盖红色“受控”章，复印无效。当顾客或第三方对本组织实施审核时，应提供现行有效的受控文件。
4.受控文件为本组织重要机密文件，一般不对外发放，若确因工作关系需要对外（如顾客、供方等）发放时，需经管理者代表审核、总经理批准。
—
6
6.1《文件和资料管理办法》
7
7.1《文件评审记录》
7.2《文件发放/回收记录表》
××文件评审记录
文件名称
文件级别
评审时间
评审地点
评审人员
评审意见
文件发放/回收记录表
NO.
文件名/编号
发放/回收
接收人/回收人
时间
01
发放回收
02
发放回收
03
—
03
编制文件
各部门
新建或是修订文件指令
业务部门根据提出要求，启动文件的编制或是修订工作。
文件初稿
04
评审
各部门
文件初稿
文件编制完成后本部门内部与此文件相关的人员（部门领导必须参与）应进行初步评审，意见达成一致后组织相关部门人员进行评审（文件评审时确定相关表单的保存期限），并保持评审记录。
文件和资料控制程序文件
文件和资料控制程序1 目的对公司范围内与质量、环境和职业健康安全管理体系有关的文件和资料进行有效控制，确保在各部室、专业公司和项目部及各个场所可获得相应文件的最新有效版本，防止使用作废文件。
2 适用范围本程序适用于公司质量、环境和职业健康安全管理体系有关的文件和资料的控制，包括外部提供的有关文件和资料。
3 职责3.1最高管理者负责《质量、环境、职业健康安全管理手册》批准。
3.2 管理者代表负责审核《质量、环境、职业健康安全管理手册》和批准程序文件。
3.3 公司办公室负责管理本程序。
负责对全公司范围内的文件管理进行监督检查；负责以公司名义制发的与质量、环境和职业健康安全管理有关的行政文件，国家机关、地方政府和上级机关颁发的有关工程施工质量安全管理、污染预防和职业健康安全方面的文件和资料的管理，以及本部门范围内的文件和资料的管理与控制。
3.4 安环质计部负责质量、环境和职业健康安全管理体系文件和资料，以及本部门范围内的文件和资料的管理与控制。
3.5 工程部负责技术性文件资料，以及本部门范围内的文件和资料管理与控制。
3.6 其他相关部门负责本部门与工程施工质量安全管理、污染预防和职业健康安全有关的文件和资料，以及本部门范围内的文件和资料的管理与控制。
3.7专业公司、项目部负责本公司、项目部与工程质量安全管理、污染预防和职业健康安全有关的文件和资料的管理与控制。
4 工作程序4.1 总则质量、环境和职业健康安全管理体系文件和资料是指与工程施工质量安全管理、污染预防和职业健康安全有关的文件和资料，文件分为受控文件资料和非受控文件资料。
受控文件和资料是指与质量、环境和职业健康安全管理体系运行及其有效性有直接关系，必须确保质量、环境和职业健康安全管理体系中各部门、各专业公司和项目部及各场所、岗位使用其有效版本的文件和资料。
4.2文件和资料的控制范围4.2.1 国家、地方政府及行业的法规、规章、规定等。
4.2.2 规范性文件：国家及行业颁布的规范、规程和标准。
文件和资料的控制程序
1.
福建省XX电子企业有限公司
FUJIAN JOINLUCK ELECTRONIC ENTERPRISE CO.L TD
文件名称：文件和资料的控制程序
文件编号：QP-JLPD-001版次：1.0
编制人：
编制日期：年月日
审核人：
审核日期：年月日
批准人：
批准日期：年月日
生效日期：年月日
附录一福建省XX电子企业有限公司
文件发放范围审批&发放记录表
备注: 1.编制人填一至三行,之后送批准。
第四行“姓名”由文件发放人填写。
2.上表适用文件第一次发布和文件升版后第一次发布。
3.供存档的文件由负责存档的职员签收,该职员的部门、职务亦需填入上表。
备注: 1.在更改换页的情况下,“作废文件/页版次”填作废页的版次。
2.在升版的情况下,“作废页次”填“全部”，“作废文件版次”，填旧版次册第一位数。
表格编号：FM-JLMD-002 版次：1.0
注:此表适用于长期使用的文件的发放和更改控制。
同一文件的发放和回收记录须放在一起存档（若一个文件的修改次数超过一次，则同一个文件需至少用2张此表）。
文件换版后，和旧版文件相关的以上记录表可作废销毁。
技术文件和资料控制程序
技术文件和资料控制程序技术文件和资料控制程序是现代企业管理中不可或缺的一部分，它能够确保公司内部使用的技术文件和资料的准确性、一致性和可追溯性。
本文将讨论技术文件和资料控制程序的重要性、程序的具体内容以及实施该程序所面临的挑战。
一、技术文件和资料控制程序的重要性技术文件和资料控制程序的重要性在于保证公司内部使用的技术文件和资料的质量和准确性。
随着企业的发展，技术文件和资料的数量和种类越来越多，如果没有一个良好的控制程序，就会导致文件和资料的混淆、错误和丢失，从而影响到企业的正常运营和决策。
此外，技术文件和资料控制程序还能够提高工作效率和降低风险。
通过统一管理和控制技术文件和资料，员工能够更加方便地获取所需的信息，减少时间和精力的浪费。
同时，准确性和一致性的文件和资料能够有效避免因信息错误引起的生产事故、质量问题或法律纠纷等风险。
二、技术文件和资料控制程序的内容技术文件和资料控制程序应包括以下几个方面的内容：1. 文件和资料分类和编号：按照不同的类型和用途对文件和资料进行分类，并为每一个文件和资料分配唯一的编号，以确保它们的唯一性和可追溯性。
2. 修改和更新管理：对文件和资料的修改和更新进行管理，包括确保修改和更新的准确性和完整性，以及记录修改和更新内容和日期等信息。
3. 审核和批准程序：对于需要审核和批准的文件和资料，制定相应的程序，确保只有经过审核和批准后的文件和资料才能投入使用。
审批人员应具备相应的资格和权限。
4. 版本控制：对于经常修改和更新的文件和资料，应确保正确控制其版本，防止使用过期或错误的版本，可以采用版本号、日期等方式进行标识。
5. 存档和归档管理：对于不再使用但具有保留价值的文件和资料，制定存档和归档管理程序，包括存放位置、保管期限和保管责任等规定。
三、实施技术文件和资料控制程序所面临的挑战实施技术文件和资料控制程序可能面临以下几个挑战：1. 组织架构和流程优化：实施技术文件和资料控制程序需要调整组织架构和优化工作流程，可能需要投入较大的人力和物力资源。
文件及资料控制程序
文件及资料控制程序一、目的本文档旨在规定和实施文件及资料控制程序，以确保文件的完整性、准确性和一致性，以及满足法规和公司内部要求。
二、范围本文档适用于公司内所有文件的控制和管理，包括但不限于操作文件、质量文件、技术文件、管理文件等。
三、职责1、文件管理部门：负责文件的审核、批准、分发、存档、更新和废止。
2、文件使用部门：负责文件的接收、使用、保管和保密。
3、质量管理部门：负责文件的监督、检查和审核，确保文件与公司实际运作的一致性。
四、程序1、文件分类与编码：根据公司实际情况，将文件分为不同的类别，并为每个文件分配唯一的编码。
编码应包括文件类型、日期、顺序号等信息。
2、文件编制：由文件管理部门负责组织编写文件，确保文件的完整性、准确性和一致性。
文件编制应遵循公司政策和相关法规要求。
3、文件审核：文件编制完成后，应由相关部门进行审核，以确保文件的可行性和合规性。
审核人员应具备相应的专业知识和经验。
4、文件批准：经审核通过后，文件应由公司领导进行批准。
批准过程中应注重文件的合理性和可操作性。
5、文件发布：文件批准后，由文件管理部门负责文件的发布，确保文件的及时性和有效性。
发布时应按照公司规定进行登记和记录。
6、文件存档：所有文件应由文件管理部门负责存档，并确保存档的完整性和安全性。
存档时应按照公司规定进行分类和标识。
7、文件更新与废止：当文件需要更新或废止时，应由文件管理部门组织进行修订和废止程序。
更新或废止的文件应及时通知相关使用部门，以确保文件的最新性和有效性。
8、文件借阅与复制：文件的借阅与复制应由文件管理部门负责管理，并按照公司规定进行登记和审批。
借阅或复制过程中应确保文件的保密性和安全性。
9、文件销毁：当文件过期或不再使用时，应按照公司规定进行销毁处理。
销毁过程应确保文件的彻底摧毁和不可恢复性。
10、培训与宣传：针对新员工和其他相关人员，应对其进行文件控制培训，确保他们对文件的正确理解和使用。
企业管理之文件控制程序
日期
5.工作程序：
5.1本公司文件和资料按照质量体系的结构要求分类如下：
BF/QM-01-2003：《质量手册》
B类：《质量程序文件》
C类：质量文件，生产工艺文件，生产设备、检验设备操作规程，原材料、半成品及成品的检验标准，有关材料采购、生产安装、销售及服务的工作指引等。
QJ类：有关质量记录及表格。
G类：:管理制度。
3.3其它质量体系文件由相关质量活动的主管部门组织编写和审核，由管理者代表批准发执行；
3.4质量体系文件的发放、更改、回收和销毁统一由工程部负责。
3.5各部门负责本部门外来文件的收发、保管；
3.6行政部做好质量体系文件的发放、借阅和保管工作。
4.定义：
文件和资料：是指本公司指导生产和管理活动的依据和证明材料。包括质量手册、程序文件、作业指导书、技术标准、检验规范、工艺文件以及顾客提供的文件等。
5.3.4文件编写以“正确、全面、清晰、简单”为原则，以保证文件的正确性和可操作性。
5.4文件审核
5.4.1 A类、B类由管理者代表审核；
5.4.2C类的质量体系文件由编写主管部门负责人组织审核；
5.4.3文件审核工作以该文件的上层文件或有关国家标准、法令为依据，审核人员由负责审核的领导人决定。
5.5文件批准
6.相关文件和记录：
6.1BF /QJ-001《文件发放登记表》
6.2BF /QJ-002《文件更改申请表》
6.3BF /QJ-003《文件更改通知单》
6.4BF /QJ-004《文件借阅登记表》
6.5BF /QJ-005《受控文件一览表》
6.6BF /QJ-006《文件回收销毁记录》
批准
审核
编制
文件和资料控制程序
文件和资料控制程序1 目的对本公司质量管理体系文件和资料的形成、发放、保存进行有效控制，明确管理职责，确保体系运行过程中所使用文件的正确性、统一性和有效性。
2 范围适用于本公司质量管理体系中所有的内/外部文件和资料，包括系统文件、技术文件、表单记录、相关资料的管理和控制。
本程序规定的文件类型不包括公司制定的行政管理类文件（如规章制度、管理规定等），但这些文件可以参考本程序的要求进行管理和控制。
3 职责3.1技术科：对公司内所有受控文件发放、回收、销毁及原稿保存等事项负总责；3.2质检科：对公司内所有表单记录的收集、分类归档、销毁和保存等事项负总责；3.3各部门：负责各部门内部相关文件的编制、使用和管理，详见表1。
4 定义4.1 按管理方式按文件管理方式，可分为“受控文件”和“非受控文件”。
4.1.1受控文件：文件的编制、发放使用、修改、作废等都受到控制的文件，文件的持有者会随时收到该文件的更改信息。
受控文件应有名称、版本号、修改状态、受控标志等。
如：手册、程序文件、管理办法、制度、法规、标准、规范、作业指导书、图纸、流程图、工艺加工卡等。
4.1.2非受控文件：文件发放后不控制其使用、修改、作废、处置的文件，文件的持有者不会收到该文件的更改信息, 非受控文件应有名称、编号等标志。
如：一般的计划、通知、日常记录表单（╳╳登记表、╳╳记录表等）、清单、宣传资料等。
4.2 按类型(内容或来源)按类型可分为“外来文件”、“系统文件”、“技术文件”、“表单记录”、“资料”等，见下表1。
表1 文件和资料类型与职责部门文件类别 制定、变更、废止审核 批准发行编号标准化归档管理系统文件 方针、目标 总经理 高层管理 总经理质检科质检科 手册文件 质检科 高层管理 总经理程序文件 责任部门责任部门负责人总经理相关文件 责任部门责任部门负责人总经理技术文件 产品设计文件 技术科技术/质量负责人总经理技术科技术科 产品工艺文件 技术科技术/质量负责人总经理作业指导书 技术科生产/质量负责人总经理产品规范 技术科 技术负责人 总经理检验标准、规范 技术科生产/质量负责人总经理品质标准文件 质检科（采用）质检科负责人 / / 技术科表1 文件和资料类型与职责部门文件类别 制定、变更、废止审核 批准发行编号标准化归档管理外来文件 客户提供设计文件技术科（采用）技术科负责人 / 供应商提供资料 供应科（采用）供应科负责人 / 法律/法规资料劳资财务科（采用）劳资财务科负责人/相关记录表单 责任部门 责任部门负责人/质检科质检科资料 责任部门 责任部门负责人/责任部门4.2.1外来文件：指取自外部的法规、规范或标准等，被本公司需要用来在质量管理体系运行中引用的文件。
文件和资料控制程序范文
文件和资料控制程序范文1、目的本程序规定了文件的编写、批准、发布、标识、发放、修订和销毁等活动的要求和控制，通过对文件、资料进行控制，以确保各相关场所使用的文件为有效文件，防止使用失效和作废的文件。
2、范围本程序适用于公司质量管理体系文件、技术性文件、外来文件的控制，质量记录是一种特殊类型的文件，应依据《质量记录控制程序》加以控制。
3、职责3.1 办公室是文件控制的归口管理部门，负责质量管理体系文件、其他质量文件、及各种记录的接收、发放、更换和销毁等工作。
3.2 办公室负责编写、修订、换版质量管理体系文件。
3.3 总经理负责质量管理体系文件、质量方针、质量目标的批准。
3.4 质量保证负责人负责质量管理体系文件的审核。
3.5 各有关职能部门负责本部门应贯彻实施和发放、签收的文件、资料，部门负责人审核，质量保证负责人批准，各职能部门负责本部门文件的管理工作。
3.6 技术部负责技术文件的编制，外来文件的采用、发放、回收、销毁等管理工作。
3.7 技术部部长负责技术文件审批。
4、工作程序4.1本公司文件控制范围a. 质量管理体系程序文件及各种质量记录；b. 技术文件：如产品标准、技术标准、检验规范、工艺文件、图纸、作业指导书等。
c. 外来文件：如国家标准、行业标准、企业标准、法律、法规等。
d. 其他支持性文件：如各项管理制度、操作规程、工作标准等。
4. 文件的编号4..1 现行国家标准、行业标准和地方标准以原标准号为准。
4.2.2企业标准的编号方法4.2.2.1 技术标准a 企业技术文件4.2.2.2管理标准编号4.2.4.3质量体系程序文件编号4.2..2.4 质量记录编号4.2.2.5 操作规程编号4.3 文件的编写、审批和发布4.3.1为了确保文件的充分性，办公室组织编写质量管理体系文件，质量保证负责人审核，总经理批准。
其他支持性文件由文件责任部门领导编写，办公室审核，质量保证负责人批准发布。
4.3.2 各有关技术文件由技术部技术人员编写，产品总装图、产品技术条件由总经理批准，其它技术文件及资料由技术部长批准。
某电子公司文件与资料控制程序
某电子公司文件与资料控制程序某电子公司文件与资料控制程序随着现代企业发展的不断加速，对于企业的文件和资料控制越来越重要。
某电子公司也不例外，为了保证公司的各种文件和资料管理得当，特制定了一套完整的文件和资料控制程序。
1. 文件和资料分类在公司内部，所有的文件和资料都必须按照一定的规则进行分类，以便于管理和查找。
按照实际操作，公司将文件和资料分为以下几类：a. 产品规格：包括产品及部件图纸、规格说明、操作手册、装配手册等。
b. 客户文件：包括订单、合同、接口文档、反馈记录等。
c. 内部文档：包括开发计划、项目计划、标准规程、组织结构、工作简报等。
d. 基础资料：包括人事档案、会计档案、税务资料等。
e. 技术资料：包括行业研究报告、专利书籍、研发成果等。
2. 文件和资料维护针对不同分类的文件和资料，公司对其进行了不同的维护方式，以保证其质量和完整性。
a. 产品规格：由设计部门统一维护，对于产品和部件图纸，采取定期更新方式，并设定备份计划。
b. 客户文件：由销售部门维护，对于客户反馈记录，要进行归类，为后续的产品改进提供数据支持。
c. 内部文档：由各部门统一维护，定期进行归档整理，并设定严格的版本控制。
d. 基础资料：由人事财务部门统一维护，对于人事档案，进行定期更新；对于会计和税务资料，实行严格的保密措施。
e. 技术资料：由研发部门统一维护，对于行业研究报告和专利书籍，采用定期更新策略；对于研发成果，实行严格的备份和保密规定。
3. 文件和资料访问为了保证文件和资料的安全性、准确性和完整性，公司制定了严格的文件和资料访问规定。
a. 对于产品规格和客户文件，只有经过授权才能查看和修改。
b. 对于内部文档和基础资料，只有经过授权才能查看，并严格限制修改权限。
c. 对于技术资料，只有研发部门和管理部门经过授权才能查看，严格限制外部人员查看权限。
4. 文件和资料归档在文件和资料的分门别类和维护后，归档是另一个必不可少的环节。
建筑集团企业环境管理文件和资料控制工作程序
建筑集团企业环境管理文件和资料控制工作程序建筑集团公司环境管理程序文件程序文件名称：文件和资料控制程序1.目的对与质量、环境有关的文件和资料进行有效控制，使管理体系运行的所有场所都能得到文件的有效版本，防止使用作废文件。
2.适用范围适用于集团公司与质量环境有关的所有场所的文件资料的控制。
3.职责3.1行政部负责编制并监督实施本程序。
3.2各部门的职责详见WX/EMS/CX/A/07附表1-3。
4.控制程序4.1文件和资料的控制方法：包括分类、编制、组织会签、审批、编号、收发、复制、更改、销毁等规定，具体在本程序的附表中说明。
4.1.1体系文件的控制方法（详见WX/EMS/CX/A/07附表1）4.1.2外来及管理性文件的控制方法（详见WX/EMS/CX/A/07附表2）4.1.3工程技术文件资料的控制方法（详见WX/EMS/CX/A/07附表3）4.1.4工程承包合同的控制，执行集团公司的《合同评审控制程序》、《合同管理办法》。
4.2文件的评审各部门在管理体系运行中，发现需要对文件进行修订时，要及时将文件修订信息传递到企管部，由企管部整理并提交管理评审。
4.3更改形式及归档要求4.3.1更改形式：管理体系文件的更改，可在原文件上划改（更改数字在30字以内，用双划线划掉要更改的内容，在更改处加盖更改专用章，更改内容填写在《文件修改记录表》EMS/07-5表上）或局部换页更改。
换版的管理体系文件发布时，应注名原文件作废。
4.3.2文件和资料的归档：执行集团公司《档案管理办法》。
4.4文件和资料的编号规定4.4.1集团公司下发的行政、管理性文件的编号依据国家行政机关公文分类规定，每年从01开始顺序编号。
4.4.2体系文件编号规定4.4.2.1体系文件分类a.质量体系文件：指依据ISO9002：1994版标准编制的文件，分《质量手册》《程序文件》《作业指导书》和《岗位责任制》三层。
此层次的文件将在质量体系文件换版（ISO9001：2000版）后失效。
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企业管理文件与资料控制程序
企业管理文件与资料控制程序是指企业建立一套完善的文档与资料管理机制，以有效的方式控制企业内部各类文件和资料的流转、存储和使用，增加管理的规范性和效率，确保企业的信息安全。
本文将从程序的目的、步骤和实施过程三个方面分析企业管理文件与资料控制程序的重要性以及如何制定和执行该程序。
一、目的
企业管理文件与资料控制程序的主要目的是确保企业的信息系统始终处于可信状态，保证企业信息资产的安全可控。
其具体目的包含以下几个方面。
1.统一管理企业的文件与资料，防止文件泄露、丢失和篡改。
2.对于敏感信息和机密信息，实施安全控制和权限控制。
3.确保文件和资料的共享和交流在特定的人员和渠道内进行。
4.规范企业文件和资料的使用流程，使员工使用文件和资料更加规范、高效和安全。
5.减少企业的风险和损失，促进企业业务发展和可持续发展。
二、步骤
企业管理文件与资料控制程序主要分为以下几个步骤。
1.识别企业需要管理的文件和资料，分门别类地管理。
2.制定文件和资料的归档和管理标准，建立规范的文件和资料管理程序。
3.明确文件和资料的保密等级和权限，安排相应的用户权限。
4.实施文件和资料的备份和恢复机制，保障文件和资料处于稳定的状态。
5.对于敏感信息和机密信息，建立安全审计机制，确保信息的安全。
三、实施过程
企业管理文件与资料控制程序的实施过程需要根据不同企业的实际情况来具体制定。
可以按照以下过程实施：
1.明确企业文件和资料的规范和标准，建立文件和资料档案。
2.建立并实施权限控制机制，确保文件和资料的安全和保密性。
3.针对不同权限的用户，建立各自的使用规范和标准。
4.实施日常巡检和监控，发现问题及时排查和解决。
5.周期性进行文件和资料的备份和恢复，保障文件和资料处于稳定的状态。
6.提醒员工遵守企业的文档和资料控制规定，建立员工知
识产权保护的意识。
企业管理文件与资料控制程序的制定和实施是企业信息安全的重要保障，也是确保企业业务高效、行政合规的重要措施。
企业应根据自身实际情况，建立全面的文件和资料管理制度，保障企业的信息安全和持续发展。