行政机关档案管理技术服务方案

第八章档案管理技术服务方案

第一节总则

1、目的

为了加强档案管理，实现档案管理的规范化、制度化，根据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，特制定本办法。

2、适用范围

各公司、集团（机关）各部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，须按规定于每年三月一日前向集团（机关）公司XX部移交，XX部和XXX一起按规范整理成卷后，交秘书处存档；任何单位和个人不得据为己有。

3、档案资料应归档的单位:

（1）集团（机关）公司：XXX、XXX部、XXX部、XXX部、XXX 部、XXX部、XXX部、XXX部、XXX

（2）各（机关）公司：XXX公司（包括XXX）、XXX公司、XXX 公司、XXX、XXX、XXX

（3）各单位的文件归档由各个单位具体负责，各单位领导应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

4、工作规程

（1）归档范围

凡是反映（机关）公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片J员

片等）均属归档范围。

（2）上级机关文件材料应归档的有:

a)上级机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料；

b)上级机关有关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲

话。题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料

及登载相关内容的报刊。

c)代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本。

d)其他文件材料。

（3）公司文件材料应归档的有:

a)公司颁发的各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改

稿。

b)公司的请示与上级机关的批复文件，各部门、各专业公司、

各子公司及其他各所属企业的请求与本公司的批复文件；

c)公司及各部门的工作计划、总结、报告；

d)公司召开的各种会议的全套文件；

e)公司领导公务活动形成的重要文件，从外单位带回的与公司

有关的文件材料；

f)公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台

及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外

单位重要讲话的稿本；

g)反映公司经营和管理的专业文件材料；

h)公司汇总的统计报表和统计分析资料；

i)公司及各部门、各公司成立、启用印章及其组织机构、人员

编制等文件材料；

j)公司及各部门、各公司制定的规章制度等；

k)公司的历史沿革、大事记，反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书；

l)公司编印的公司简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；

m)公司及各部门、各公司干部任免、调配、培训、职工的录用、转正、调资、退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等

工作形成的文件材料；

n)公司解决法律纠纷问题形成的文件材料；

o)公司与有关单位(或个人)签订的各种合同、协议书等文件材料；

p)公司固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证；

q)公司购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。

（4）归档方法：

根据本（机关）公司实际情况，确立“年度—机构（问题）—保管期限分类法”，就是将办理完毕的同一年度，同一内部组织机构（或问题）和同一保管期限的文件按机构内文件的时间顺序进行分类编号的方法。

各单位在选定分类方法上，要根据各自单位文件的多少来决定

文件的分类方法。应当注意的是，在文件分类前，各单位文档人员应根据实际情况编制分类方案。它的作用就是在确立分类法的基础上，标列各级类目名称，固定全宗分类体系的分类纲要。各单位都必须编制切合实际的分类方案，并且保持相对稳定。

5、档案分类及编码规则

1）根据公司实际情况，将公司档案分三级目录编制，总目录以年为单位，称“宗”。

2）总目录下以各公司、各部门为一级目录单位编制，称“卷”。 3）每一个一级目录下设多个二级目录，二级目录以保存期限为单位，称“件”。

3）二级目录下设若干个三级目录，称“目”。三级目录下存放最终的归档文件，特殊情况也可以拥有下一级子目录，直到是最终的归档文件结束。

4）三级目录由各个单位的具体情况按文件内容和性质分类，由于各单位的具体情况不同，三级目录由各单位档案管理人员进行具体分类，分类完成后上交XXX部，作为本管理制度附件执行。

（1）编码规则

1）总目录：以年份为编号顺序，如2011年，则以2011年为一个

宗的编码。

2）一级目录：一级目录以部门为一个单位，以每个单位的名称中文拼音首字母进行编码，为了不重复，有些编号可作稍微改动。具体编码如下：

3）二级目录：以保存年限对应响应字母为目录编码。

具体编码对应如下：

4）三级目录：三级目录的编码规则以阿拉伯数字顺序编码，从11开始一直按数字顺序增加编码。

以XXX部为例：

（2）文件归档检索词：

最后归入各类档案的文件，要录入其检索词，这样可以方便查找，检索词也可以称主题词，有主题词的文件按原文件的主题词编写，无主题词的文件，根据其主要内容编写其主题词。

（3）整个目录编码标识编连规则：

以XXX部发文为例，XXX部于2011年7月1日签发了《XXX管理制度》。其标识编连规则如下：2011-ZWB-A-12- XXX XXX 制度6、立卷归档规定

（1）公司各单位应在每年3月1日前将上年度办理完毕需归档的上述文件材料整理、立卷，向集团（机关）公司XXX部移交。

（2）各单位必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。

（3）各单位向集团（集团）公司XXX部移交档案时，要严格履行移交手续。

（4）归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：

1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。归档的项目档案应包括如下文件：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、项目评估报告、批准项目文件、协议、合同、营业执照（复印件）、章程、项目人员任免文件，有关项目业务的各种意向书、纪要、请示、报告、批复等。

2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开。

3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

5）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；卷内文件目录放在

卷目。

6）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

7、档案保管期限

（1）文书档案的保管期限定为：

a)永久

b)长期，期限为长期为十六至五十年左右；

c)短期，期限为三年以上，十五年以下。

（2）确定公司档案保管期限的原则

1）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

4）3年以下为临时性文件保存。

8、档案的鉴定与销毁

（1）公司总经办秘书处对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

（2）档案鉴定工作由总经理助理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

（3）档案材料鉴定小组审定，并经公司领导批准后，方可销毁。

（4）销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

9、档案的借阅

（1）公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，需借公司文书档案者需经总经理助理同意，方可借阅。（2）借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

（3）借阅档案者，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经总经理助理批准。

（4）借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

（5）借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失，按本制度第七条相关罚则进行处罚。

（6）凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。

10、罚则

（1）凡违反制度第三条第一款，延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，文件负责人和单位领导各罚款100元～500元。

（2）公司各单位凡违反制度第六条第六款，泄露秘密，涂改、拆散或未经办公室领导批准转借、复印或携带档案外出的；视具体情

况，对其单位领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评。