合同归档制度
工程合同档案的归档制度
工程合同档案的归档制度工程合同档案归档制度是为了规范工程项目中合同文件的管理，确保项目从筹备到竣工验收各阶段的文件能够得到妥善保存和有效利用。
本制度适用于所有参与工程项目的单位和个人，包括但不限于建设单位、设计单位、施工单位、监理单位以及相关的供应商和服务商。
一、归档原则1. 完整性原则：所有与工程项目相关的合同文件必须完整归档，不得遗漏任何关键性文件。
2. 及时性原则：合同文件应在签署或变更后立即归档，确保信息的时效性。
3. 保密性原则：对于涉及商业秘密或个人隐私的合同文件，应按照相关法律法规进行保密处理。
4. 可追溯性原则：归档的合同文件应保证来源清晰、流转有序，便于追踪和查询。
二、归档内容1. 合同正本及附件：包括双方签订的正式合同文本及其所有附件。
2. 合同变更记录：记录合同执行过程中的所有变更事项。
3. 履行证明文件：如付款凭证、验收报告等证明合同履行情况的文件。
4. 相关通信记录：双方在合同执行过程中的书面通信记录，如信函、电子邮件等。
5. 法律文书：涉及合同争议的法律文书、判决书等。
三、归档流程1. 收集：由项目负责人负责收集所有应归档的合同文件。
2. 审核：法务部门或专责人员对收集的文件进行审核，确保其完整性和合规性。
3. 分类：根据文件性质和内容进行分类编号，便于检索和管理。
4. 登记：将文件详细信息登记入专门的档案管理系统，建立电子索引。
5. 存储：纸质文件应按类别存放于指定的档案室内，电子文件应备份存储于安全的服务器中。
四、档案管理1. 定期检查：定期对档案室进行物理检查，确保环境适宜且无安全隐患。
2. 访问控制：限制无关人员访问档案室，确保文件安全。
3. 借阅管理：建立借阅登记制度，确保每一份借出的文件都能追溯到借阅者。
4. 更新维护：定期更新档案目录，及时淘汰过时无效的文件。
五、责任追究对于违反归档制度的行为，应根据情节轻重进行相应的责任追究，确保制度的严肃性和执行力。
合同归档管理
合同归档管理第1条合同归档管理的目的为确保合同文件的完整性、安全性和可追溯性，特制定本合同归档管理制度。
第2条合同归档的范围本制度适用于公司所有合同的归档管理，包括但不限于销售合同、采购合同、租赁合同、技术服务合同等。
第3条合同归档的职责3.1 合同管理部门负责合同的归档工作。
3.2 合同执行部门负责提供合同执行过程中产生的相关文件，并协助合同管理部门进行归档。
3.3 公司其他部门应配合合同管理部门完成合同归档工作。
第4条合同归档的要求4.1 合同文件应完整、清晰、无遗漏。
4.2 合同文件应按照合同编号、签订日期等信息进行分类。
4.3 合同文件应定期进行整理、检查和更新。
第5条合同归档的程序5.1 合同签订后，合同执行部门应在三个工作日内将合同原件及复印件提交给合同管理部门。
5.2 合同管理部门收到合同文件后，应在五个工作日内完成归档。
5.3 归档后的合同文件应存放在指定的合同档案室，并做好防潮、防火、防盗等保护措施。
第6条合同档案的保管期限6.1 合同档案的保管期限应根据合同类型和法律规定确定。
6.2 保管期限届满后，合同管理部门应组织相关部门对合同档案进行评审，决定是否继续保管或销毁。
第7条合同档案的查询与借阅7.1 公司员工因工作需要查询或借阅合同档案的，应填写《合同档案查询/借阅申请表》，并经部门负责人审批。
7.2 合同档案的借阅期限不得超过一周，逾期未归还的，合同管理部门有权追回。
第8条合同档案的保密8.1 合同档案属于公司机密，未经授权，任何人不得擅自复制、传播或泄露。
8.2 合同管理部门应采取有效措施，确保合同档案的安全。
第9条违反合同归档管理制度的处罚9.1 违反本制度规定，造成合同档案丢失、损坏或泄露的，公司将视情节轻重给予相应的处罚。
第10条本制度的解释权和修订权归公司所有。
第11条本制度自发布之日起执行。
合同归档档案管理制度
第一章总则第一条为了规范公司合同归档工作，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有合同归档工作，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。
第三条本制度旨在确保合同档案的归档、保管、利用等环节符合国家法律法规和公司内部管理规定，提高合同管理水平和效率。
第二章归档范围及要求第四条合同归档范围：1. 所有签订并生效的合同文本；2. 合同签订过程中形成的各类文件，如洽谈记录、会议纪要、修改稿等；3. 合同履行过程中产生的各类文件，如发票、收据、付款凭证等；4. 合同变更、解除、终止等相关文件。
第五条合同归档要求：1. 合同文本必须完整、清晰，签字盖章齐全；2. 合同附件、相关文件必须与合同文本一并归档；3. 合同归档应当及时、准确、完整，不得遗漏；4. 合同归档应当按照合同类别、签订时间等进行分类、编号。
第三章归档程序第六条合同签订后，合同承办人应当及时将合同文本及相关文件报送合同管理部门。
第七条合同管理部门对报送的合同进行审核，确认无误后，按照归档范围和分类要求进行整理、归档。
第八条合同归档后，合同管理部门应当编制合同档案目录，并定期对档案进行清理、核对。
第四章合同档案的保管与利用第九条合同档案应当妥善保管，确保档案安全、完整。
1. 合同档案应当存放在防火、防盗、防潮、防虫蛀的专用档案柜中；2. 合同档案的查阅、复制等利用活动，应当遵守国家有关法律法规和公司内部管理规定；3. 合同档案的保管人员应当定期对档案进行检查、维护，确保档案的完好。
第十条合同档案的利用：1. 合同档案的查阅、复制等利用活动，应当由合同管理部门负责办理；2. 需要查阅、复制合同档案的单位和个人，应当向合同管理部门提出申请，并说明查阅、复制的原因；3. 合同管理部门应当在收到申请后，及时办理相关手续，并确保档案的完整性和安全性。
第五章责任与奖惩第十一条合同承办人、合同管理部门及其他相关部门应当严格遵守本制度，对违反本制度的行为，公司将依法依规进行处理。
部门合同归档管理制度
部门合同归档管理制度第一章总则为规范和加强部门合同的归档管理工作，提高工作效率和保障合同的安全性，制定本制度。
第二章管理范围本制度适用于部门内所有合同的归档管理工作。
第三章归档管理规定1. 合同的归档管理应按照合同签订、审批、备案、履行等流程进行管理，确保合同文件的完整性和真实性。
2. 合同文件的归档应按照合同的类别、时间顺序和编号进行分类、整理和归档。
3. 归档管理应设立专门的合同档案室，由专人负责档案的整理、存放和管理。
4. 档案室应配备合适的存储设备和防火、防盗、防潮等安全设施，确保档案的安全。
第四章归档管理程序1. 合同签订：部门合同应按照相关流程进行审批和签订。
2. 合同备案：合同签订后，应及时备案归档，确保合同的完整性和及时性。
3. 合同存档：档案室应按照合同的类型、时间和编号进行分类存储，建立合同档案的数据库，并制定相应的存档规范和流程。
4. 合同维护：合同的管理人员应定期对档案进行检查、整理和维护，确保档案的完整性和安全性。
5. 合同销毁：合同文档在达到保存期限后，应按照相关规定进行销毁。
第五章归档管理责任1. 部门领导应加强合同归档管理的重要性和专业性的认知，并确保合同归档管理工作的落实。
2. 档案管理员应严格按照归档管理程序和规定进行管理，确保档案的真实、完整和安全。
3. 合同管理人员、财务人员等相关工作人员应严格按照合同管理流程进行操作，确保合同的及时备案和存档。
第六章归档管理监督1. 部门领导应加强对档案室和合同档案的监督和管理，确保合同档案的安全和规范管理。
2. 档案室应接受部门领导的监督和检查，定期向领导汇报合同档案管理情况。
第七章归档管理处罚任何违反合同归档管理制度的行为都将受到相应的处罚，包括警告、记过、降级、辞退等。
第八章附件1. 合同分类及存放规定2. 档案室管理规定3. 合同销毁流程4. 合同档案管理数据库的建立和维护5. 合同档案管理制度执行表第九章总则本制度自发布之日起实施，并严格执行。
合同保管及归档制度
合同保管及归档制度合同保管及归档制度一、制度目的本制度的目的是为了确保公司合同的安全、完整和准确的保管，提高合同管理效率，确保合同的有效性和公司的合法权益。
二、适用范围本制度适用于公司内所有与合同签订、保管和归档相关的工作。
三、制度内容1. 合同保管（1）合同保管人员：公司指定专职人员负责合同的保管和管理。
（2）保管地点：公司设立专门的文件室，统一保管合同文件。
（3）保管原则：合同文件应妥善存放于专门柜橱中，分门别类，采用数字化归档和纸质备份相结合的方式进行保管。
（4）安全控制：文件室需设密码和指纹识别等安全措施，严禁非相关人员进入。
2. 合同备案（1）合同备案人员：公司委派专人负责合同的备案工作。
（2）备案内容：必须对合同的签订日期、合同方名称、金额、合同编号等进行清晰记录。
（3）备案流程：合同正本应及时送交备案人员备案，备案人员在3个工作日内完成备案工作并反馈。
3. 合同归档（1）归档人员：由文件室负责将已备案的合同进行归档。
（2）归档原则：根据合同的类别、时间和重要性等因素进行归类、编号和归档。
（3）归档存储：归档文件应妥善存放于合同归档柜内，并设有防火、防潮等措施。
（4）索引建立：建立合同档案的索引清单，方便检索和管理。
4. 合同查询（1）查询人员：除了保管人员外，经过特殊审批的管理人员可以查询合同档案。
（2）查询流程：查询人员必须遵守合同保密的原则，向保管人员提出书面申请，并提供相关信息查询所需的合同。
（3）查询记录：每次查询合同档案都应有记录，包括查询日期、查询人员姓名和查询事由等。
5. 合同销毁（1）销毁程序：根据公司规定的保留期限，在合同保管期限届满后，由文件室负责对合同进行销毁。
（2）销毁记录：销毁人员必须填写销毁记录，并有专人进行核对。
四、责任追究对于保管人员未按照本制度进行合同保管和归档，造成合同遗失、损毁或泄露的，将追究其相关责任，并承担相应的赔偿责任。
五、附则本制度的解释权归公司所有，并可以根据实际情况进行修订和完善，修订后的制度须告知全体员工并进行培训。
合同归档流程制度模板范本
合同归档流程制度模板范本一、目的为了加强公司合同的管理，确保合同文件的完整、安全和有效，便于查询、审计和执行，特制定本合同归档流程制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有合同文件的归档管理工作。
三、归档部门1. 合同归档工作由公司的档案管理部门负责，档案管理部门可以是法务部门、行政部门或专门的档案管理部门。
2. 合同归档的具体工作应由档案管理部门的指定人员负责，并应当具备相应的专业知识和技能。
四、归档流程1. 合同签订后，应当立即将合同文件交给档案管理部门进行归档。
2. 档案管理部门应当在收到合同文件后的3个工作日内完成归档工作。
3. 归档工作应当包括合同文件的扫描、整理、分类、编号、存储等。
4. 归档后的合同文件应当存储在安全的地方，并采取必要的防护措施，确保合同文件的安全和完整。
5. 归档后的合同文件应当建立索引，便于查询和审计。
五、归档要求1. 归档的合同文件应当是原件或者具有同等法律效力的副本。
2. 归档的合同文件应当完整、清晰，不得有缺页、污损、涂改等情况。
3. 归档的合同文件应当包括合同的全部条款和附件。
4. 归档的合同文件应当标明合同的名称、编号、签订日期、签订主体等信息。
六、查询和借阅1. 归档后的合同文件可以供公司内部人员查询和借阅，查询和借阅应当遵守公司的相关规定。
2. 查询和借阅归档合同文件的，应当填写查询申请表，并经档案管理部门负责人批准。
3. 借阅归档合同文件的，应当签署借阅记录，并按时归还。
七、修改和删除1. 归档后的合同文件不得随意修改和删除，确需修改和删除的，应当经档案管理部门负责人批准。
2. 修改和删除归档合同文件的，应当留存修改和删除的记录。
八、责任1. 合同归档工作应当由合同签订部门和档案管理部门共同负责，各自履行合同归档的职责。
2. 档案管理部门应当对归档的合同文件进行定期检查，确保合同文件的安全和完整。
3. 任何人不得损坏、遗失、篡改或者非法使用归档的合同文件。
合同如何归档管理制度
合同如何归档管理制度第一章总则为规范合同归档管理工作，确保合同文件的完整性、安全性和便捷性，提高合同管理效率，特制定本制度。
第二章合同归档管理的基本原则1. 实行集中归档管理原则，合同文件归档应统一存放在指定的合同档案室或电子归档系统中，并设立专门的管理人员负责合同文件的存储管理。
2. 实行分类管理原则，将合同文件按照涉及部门、类型、重要程度等因素进行分类、编号、归档，建立完善的档案目录结构，确保合同文件的检索和利用。
3. 实行规范操作原则，要求归档人员在进行合同归档管理时严格按照规定的程序和要求进行操作，确保合同文件的准确性和完整性。
4. 实行保密管理原则，要求归档人员在管理合同文件时要严格遵守保密法律法规，确保合同文件的安全性和隐私性。
第三章合同归档管理的责任部门和人员1. 合同归档管理的责任部门为企业档案管理部门，负责全面管理合同文件的归档工作。
2. 合同归档管理的具体负责人为企业档案管理员，负责具体落实合同文件的存储、检索、利用和销毁工作。
3. 合同归档管理的相关人员包括业务部门相关人员、财务部门相关人员和IT部门相关人员，负责协助档案管理员进行合同文件的归档工作。
第四章合同归档管理的操作流程1. 归档前准备：业务部门在签订合同后，应将合同文件按照分类要求进行整理和分类，并填写完整的合同归档登记表，确认合同的重要性和归档位置。
2. 合同归档：档案管理员按照合同文件的分类和编号要求，将合同文件按照规定的程序进行归档，确认合同文件的准确性和完整性。
3. 合同检索：业务部门需要查询合同文件时，应向档案管理员提出申请，并填写合同检索申请表，档案管理员根据要求查询相关合同文件并提供相关信息。
4. 合同利用：合同文件需要在业务中使用时，应向档案管理员提出申请，并填写合同利用申请表，档案管理员根据要求提供相关合同文件并确认使用情况。
5. 合同销毁：合同文件存档期限到期或者不需要保留时，业务部门应向档案管理员提出申请进行销毁，档案管理员根据规定程序和要求进行销毁。
合同档案归档管理制度
合同档案归档管理制度一、背景介绍合同是企业日常运营中不可或缺的一部分，对于企业来说，管理合同档案是一项重要的工作。
合同档案的管理不仅关乎企业的合规风险和经营效率，还体现了企业的规范化管理水平。
为了提高合同档案管理水平，确保合同档案的安全和便捷检索，本公司特制定了合同档案归档管理制度。
二、制度目的本制度的目的在于明确合同档案归档的管理原则和具体操作程序，规范合同档案的归档、查阅和保管工作，提高合同档案管理效率，确保合同档案的准确性、完整性和可追溯性。
三、适用范围本制度适用于本公司所有合同档案的归档与管理工作，包括试用合同、劳动合同、采购合同、销售合同等各类合同。
四、合同档案归档操作流程1. 准备归档材料a) 合同及附件的原件或复印件；b) 归档申请表；c) 归档人员的身份证复印件。
2. 填写归档申请表a) 在归档申请表中填写合同名称、签订日期、合同编号等信息；b) 填写归档人员的姓名、职务等基础信息；c) 申请表必须经审核人签字。
3. 归档a) 按照合同的签订日期顺序进行归档；b) 给每份合同和附件贴上唯一的标识码，并记录在申请表上；c) 按照合同类型进行分类，分别存放在相应的归档文件夹中；d) 将归档文件夹按照事务顺序标注并放入归档柜中。
五、合同档案的保管1. 归档柜的安排a) 归档柜的安排应该便于取放，并标明相应的事务名称和时间范围；b) 每个归档柜都要设有锁，并设置权限，仅有特定人员可以开启。
2. 合同档案的保密a) 所有有关合同的文件和资料仅限于归档人员查阅和保管；b) 合同档案不得外借或转移，避免遗失和泄露风险；c) 离职人员离职前必须将手中的合同档案交接清楚，确保档案完整。
3. 合同档案的定期检查a) 每半年进行一次合同档案的定期检查，确保档案的完整性和准确性；b) 发现档案缺失或损坏，需及时进行补充和修复。
六、合同档案的查阅1. 查阅申请a) 填写合同查阅申请表，包括查阅人的姓名、职务以及查阅事由；b) 查阅申请表需经申请人和主管审核人签字。
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BJZJ 北京XXHI有限公司 合同档案管理制度正文
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文件号：BJZJ-FK-001 版本：V1.0 密级：机密
合 同 档 案 管 理 制 度
第一章 总 则
第一条 为了规范公司合同管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护
公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。
第二章 归档范围
第二条 合经营同：公司与有关单位签订的各类业务合同及与业务相关的协议，文件等。
第三条 其他合同：与业务有关的协议，文件等。
第三章 归档制度
第四条 凡属归档范围的文件资料，均由合同归口部门统一管理，合同应至少保留两份原
件外加审批单，归口部门且把一份原件转移至财务部，任何个人不得擅自留存。
第五条 财务部门无文件资料出借权，原件不得向外借出。
第六条 原件用于报批不能归档或必须由相关部门保留的，行政部保存复印件，并备注原
件的保留部门，以备查阅.。
第七条 所有归档的文件均需将原件进行扫描分类编号，留存电子版。
第四章 合同保管制度
第八条 行政部设专门存放合同的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
BJZJ 北京XXHI有限公司 合同档案管理制度正文
第九条 归档资料要进行登记，编制归档目录。
第十条 部门设兼职合同管理人员，合同管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分
类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
第十一条 合同分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
第十二条 合同管理人员要熟悉所管理的合同资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
第十三条 严格遵守合同安全保密制度，做好合同流失的防护工作。
第五章 合同管理员的职责
第十四条 部门设兼职合同管理人员，统一收集管理公司全部应归档资料。
第十五条 具体负责工作：负责部门合同资料的收集、分类、整理、编目、归档、借阅等工
作,同时做好电子存档的管理、督查工作。
第十七条 合同管理人员要严格执行部门管理规定，认真细致地做好保管以及利 用工作，充分
发挥合同资料的作用。
第六章 合同查阅和借阅要求
第十六条 只供集团内部人员借阅,公司内部人员借阅者需要填写《借阅登记表》。
第十七条 合同借阅的最长期限为两周;对借出合同管理人员要定期催还。
第十八条 不准转借,必须专人专用。
第十九条 必须爱护合同不得抽换合同内文件，保持整洁,不准在合同材料中写字、划线或
作记号等，在合同材料右上角写合同编号除外。
第二十条 用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知合同管理人员另行办理续借手续并
说明理由。
第七章 合同保管期限及销毁
第二十一条 正式形成的合同以合同签订之日起开始计算合同保管期限。
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第二十二条 合同金额在50万元（不含）以下的保存10年；
合同金额在100万元（不含）以下的保存15年；
合同金额在5000万元（不含）以下的保存50年；
合同金额在5000万元以上的永久保存。
电子合同永久保存。
第八章 合同销毁
第二十三条 任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司合同材料。
第二十四条 合同管理人员应定期对合同进行检查。
第二十五条 合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档
的安全。
第二十六条 凡是超过保管期限又确无保存价值的合同应在《合同销毁清单》上登记，经
主管业务负责人批准后，专人监销，由合同管理专员销毁，并由《合同销毁清单》立卷永久保存。
第九章 责罚制度
第二十七条 公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发
现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部门负责人和单位领导写出书面检查外，并予以
通报批评。
第二十八条 公司所有员工凡违反合同管理制度，泄露公司合同机密的，涂改、拆散或未经
批准转借、复印或携带合同外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人进行处罚，并予以通报
批评；
第二十九条 公司所有员工违反第六章第十九条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其
当事人写出书面检查；
第三十条 一般合同资料若出现丢失、损坏、缺页等情况，应立即报告合同归档部门并办好
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补办手续；如因遗失合同，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，扣除借阅人及部门负责人绩效
工资，并视情况严重程度追究其相关责任。
第三十一条 不按规定存放电脑合同，不按规定接收检查者给予相应的纪律处分并给予 通
报批评。
第三十二条 对借阅公司合同用于非工作需要造成重大损失或影响的，公司将追究其法律责
任。
第十章 附 则
第三十三条 本制度由内控部负责解释及修改，由总经理批准后执行。该规定可以依据实际
情况进行随时或定期修订, 修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。公
司全体员工应遵循最新版本的规定。
第三十四条 本制度自下发之日起执行。