怎样建立组织级别项目管理体系

如何建立组织级别的项目管理体系

摘要

信息技术应用项目的成功实施离不开项目管理，对于一个提供IT产品及服务的企业来说，要使每一个项目的都能成功实施，则必须建立合理的组织项目管理体系，本文从IT项目中存在的问题入手，提出项目管理是组织行为，论述一个IT企业如何建立项目管理体系机制，并根据软件行业的特点，和CMM模型结合，指出建立和改进组织级别的项目过程规范的方法，及软件行业的量化管理的内容及方法，最后提出软件企业应适时选择项目管理系统，提高项目管理的质量和效率。

在我们这个社会，信息技术的影响无所不在。计算机、软件、网络，以及跨学科的甚至是遍及全球的工作团队已经彻底改变了我们的工作环境。这些变化增加了对先进的项目管理的要求。然而，最新的研究表明，只有26％的IT项目成功地实现了范围、时间和成本目标，而剩余的74%都有不同程度的失败。

1 项目中的问题

我国正规的项目管理研究起步比较晚，项目管理知识的普及程度也比较低，这样也就导致现在大多数组织中的项目管理或多或少存在着这样或那样的问题。主要表现为：

项目管理控制体系不健全：大部分组织缺乏完整的项目管理体系，相关的责权不够分明，项目管理的漏洞较多，缺乏协调性。

项目管理缺乏系统性：项目运作主要体现为过程行为，项目的任务细分与计划性不够，造成项目进度延迟、资源浪费、质量低下或项目失败。

不重视项目的整合管理：很多IT项目经理都是技术人员出身，造成重技术、轻管理，不够注重项目的整合管理，致使项目不能成功。

不重视项目领导技巧：项目经理的领导技能较弱，项目团队建设出现问题的例子也时常出现，如项目中途合作各方散伙、项目经理不能得到组织高层领导及客户的有效支持等，常常导致项目中途下马，项目成员效率低下等。

项目风险防范意识缺乏：很多组织的项目管理没有风险防范计划。项目的可行性分析留于形式；项目计划时不注重项目中的自然、经济、技术、管理与运作中的风险分析；项目实施中不重视风险的监控；因项目风险管理不当招致的项目失败不在少数。

不注重项目经验总结：大多数组织没有项目收尾的项目总结过程。导致项目管理原地踏步，项目绩效较低。每个项目的运作过程中都会有所收获，同时也一定会有应吸取的教训，这些经验的总结与共享是组织项目管理水平提供的原动力。

2 项目管理是组织行为

2.1 项目管理及项目管理体系内涵

理论上讲，项目管理包含九大知识领域、五个过程。这九大知识领域分别是项目范围管理、时间管理、费用管理、质量管理、风险管理、人员管理、采购管理、沟通管理和项目整体管理问题。五大项目过程是项目启动过程、项目计划过程、项目执行过程、项目监控过程和项目收尾过程。项目管理的本质就像其字面上所体现的一样，就是“项目（过程）”和“管理（过程）”相结合的产物。由于不同类型项目过程的差异性很大，通用的适合于所有项目的过程与相关的管理技术也只能抽象的，在组织实际的项目管理体系建设中必须将这些管理技术与项目过程紧密结合，这样的项目管理才具有指导意义。

因此，组织实际的项目运作过程中，学会项目管理技术本身不是一件困难的事情，困难的是如何将这些项目管理技术运用于组织的项目过程中。同时，不同行业驱动组织发展的组织结

构的差异导致将项目管理控制与组织机构相结合，建立一个合理项目管理驱动体系变得更为困难。

从项目的角度看项目管理和从组织的高度看项目管理的结果是不同的。从项目的角度看是如何管理好项目，即要做好项目管理。从组织的角度看是如何管理好一批项目，则是应该如何建立一个项目管理体系。组织不仅仅要重视项目管理技术，更应该注重组织项目管理体系的建设。

项目管理体系的建立涉及项目管理流程与规范、也涉及组织机构设置、角色与职责。项目管理体系就是项目过程、管理过程与组织结构相结合的产物。

2.2 项目管理是组织行为

很多人有一种较为片面的看法，认为项目的成功与失败是项目经理的事，其实不然，虽然项目经理对项目的成功与失败是负有很大的责任，但不是全部。项目管理首先是一种组织行为而非个人行为，项目过程活动充其量也只是一种团队行为。图为不同组织中项目经理的权利情况。可以看出，不同组织中项目经理的地位千差万别，他所拥有的权利也有很大的差别，对于一些企业，项目经理更多只是计划与执行，项目范围、进度、质量与变更的决策权更多的掌握在上层。

项目特点/组织结构职能型组织矩阵型组织项目型组织

弱中等强

项目经理授权少或没有有限低到中中到高高或全部

人员时间分配到项目

中的百分比

实际没有0~25% 15~60% 50~95% 85~100%

项目经理角色部分时间部分时间全职全职全职

项目经理称谓项目协调人/

项目领导

项目协调人/项

目领导

项目经理/项目

官员

项目经理/项目管

理官员

项目经理/项目管

理官员

项目管理人员部分时间部分时间部分时间全职全职

组织系统对项目的影响

因此，对于一个IT企业来说建立良好的项目管理体系对项目成功是至关重要的。

3 建立项目管理机制，明确项目经理的责权利

建立项目管理体系，首先应合理设置组织机构、明确项目管理相关人员的角色与职责。下图为项目管理组织机构设置的一个例子。

3.1 最高管理层

必须由最高管理层中的成员担任项目管理体系的负责人。项目管理体系涉及人力资源、成本、

质量、流程优化等各方面问题，因此需有高层领导下才能有足够权力保证各方面的工作得以顺利实施。

3.2 项目管理层

组织应建立在高层领导下的项目管理层，项目管理层应完成以下职责：

1）组织应明确项目经理的责任和权利。项目管理的四大核心领域是：范围管理、时间管理、费用管理、质量管理，项目整体管理的目的是在不同过程的目的和方法之间做出折衷：如成本与进度，范围与进度，成本与质量。因此，应赋予项目经理适当的权利，以保证项目经理在这几方面有控制能力，宏观把握项目全局。

2）建立奖惩分明的考核机制

在明确项目经理责权的前提下，应建立奖惩分明的考核评估机制。项目经理的最终利益是行使权力和承担责任的结果，应体现责、权、利的相互统一。

3）项目管理培训

组织项目管理培训，按照项目管理的方法来进行项目管理，摆脱固有的行为方式，培训是很关键的。培训涉及的人员包括高层经理、项目经理及相关人员，内容涉及到项目管理知识，项目管理公司规范的培训。培训在项目管理中是一项长期的工作，应建立项目经理资质认可上岗制度。

3.3 项目过程改进组

负责建立组织项目规章。组织应成立一个在高层领导下的项目过程改进组，项目过程组的主要工作是完善组织级的各种作业指导书、规范、标准。项目过程改进组应由组织内各部门、各岗位的业务鼓干组成，负责持续改进公司的项目过程管理。因项目过程改进组一般是兼职岗位，因此组织应配合奖惩及激励机制，使这个小组能够有效运作。

3.4 项目组

负责执行组织项目规章。根据组织级别的项目管理手册按照项目的实际情况，进行裁剪，形成项目规程，并实际运行过程中，对项目管理手册提出改进建议。

3.5 质量保证组（SQA）

负责监督组织项目规章。监督项目的执行情况，向高层管理者提供项目的可视性，汇总项目数据。

4 组织过程优化及知识管理

组织机制确定后，应建立适合于组织行业类型的流程和制度。IT组织应开发和维护一组便于使用的软件过程财富，这些财富改进横跨各项目的过程性能，并为组织积累性的长期得益打下基础。它包括两部分(如下图所示)：一是制定和维护组织的标准软件过程，各项目组可以根据组织标准过程进行裁剪，按照实际情况建立项目标准和规范。二是组织软件过程文档库和数据库，它来源各项目的数据和文档，同时，各项目也可以根据历史积累的数据作为项目的参考和估计。