浙江省海洋与渔业系统电子公文交换平台

浙江省海洋与渔业系统电子公文交换平台

-使用手册

Version 1.0

浙江省海洋与渔业局

2012年08月

一、平台概述

浙江省海洋与渔业系统电子公文交换平台（以下简称“本平台”）是依托信息技术，按照统一的规范标准，实现省、市、县三级海洋与渔业主管部门电子公文互为交换的平台。它具备公文发送、公文接收、文档格式转换、平台统计、后台管理等功能，并可实时查询发送公文流转进程，进而确保公文安全、高效地传递交换。

（一）设计目标

为浙江省海洋与渔业主管部门（单位）所用，用于在纵向网（上下级单位）和横向网（平级单位）上构筑一个安全、高效、实用的电子公文交换平台。

（二）技术特点

本平台采用集中式公文交换管理模式，渗透移动办公的理念，采用先进的B/S架构及多层、分布式处理技术，实现跨区域跨平台的电子公文交换。其技术特点如下:

1.高可用性

本平台包括发文管理、收文管理、工具箱、个人设置、统计报表、组织机构管理、系统管理等。都使用B/S结构。在界面的设计中尽量考虑满足用户操作的方便性，达到结构合理、层次清晰、界面直观、操作简单。

2.跨平台性

本平台采用J2EE架构技术，支持多种数据库存储，Windows、Linux、Unix等各主流平台均可运行。

3.组织结构、角色自定义

平台实现了组织结构、人员角色等的自定义功能，适应了政府机关和组织结构不断变化的需要。

4.消息提醒机制高效便捷

本平台采用SMS的方式进行系统提醒高效、便捷。

5.完整的日志系统

本平台设计了完整的日志系统，所有关于电子公文的发送、接收、以及用户的登录等相关信息全部记录在平台的数据库中，从而为平台的管理工作带来了极大方便。

（三）使用规范

1.发文规范

一般性文件可直接转换成PDF格式文件，通过本平台正常发送即可。

行政规范性等重要文件则需要先打印出纸质文件然后盖章；并将盖章后的文件通过扫描的方式保存为PDF格式的电子文档，最后再把PDF格式的电子文档通过本平台发送。

2.收文规范

为了及时收取电子公文，所有海洋与渔业主管部门（单位）每个工作日至少要登录本平台一次。对于需要反馈的电子公文，应该认真填写反馈意见。电子公文接收后要及时下载，妥善保存。（四）使用要求

1.硬件要求

本平台对使用单位的信息化硬件现状没有特殊要求，只要可以连接访问互联网、有基本的电脑操作知识即可。

2.软件要求

用户需要安装可以编辑Word文件的软件工具。用户可

以自行安装微软的Office软件或者金山公司的WPS软件。

用户需要下载本平台工具箱中的“本地转换工具”并安装，用来转换Word文件为PDF格式文件。转换方式详见使用说明部分文件转换中的内容。

用户需要下载本平台工具箱中的“PDF阅读工具”并安装，用来打开阅读PDF格式文件。

二、使用说明

（一）登录

首先访问局门户网站

右侧中部有电子公文交换平台的登录入口，凭用户名密码登录。

使用原始密码登录后会强制用户修改密码并且新密码不可与原始密码相同，修改后重新登录即可使用本平台。

使用新密码正常登录平台后，将会进入如下界面，其中左侧为应用管理目录树，右侧为工作区。

（二）文件转换

1.在线转换

在左侧应用管理目录树上打开“工具箱”点击“文件转换”本模块主要是提供给用户文档转化的功能。为了提高文档安全性，公文应当是只读的，PDF格式是公文发送最好的格式。在此模块中，本平台提供了将其他格式的文档转化为PDF格式的功能。

点击转换按钮，即可下载转换完毕的文档。

2.本地转换

首先下载“本地转换工具”。

解压后安装，安装完成后。查看计算机设备和打印机可以发现AdobePDF这个设备。

然后打开需要转换的文件，进行打印操作选择AdobePDF这个打印机

点击确定按钮后即出现另存为消息框

保存后转换即完成。转换后的文档可用做公文发送的附件，提高了安全性。

（三）发文管理

1.新建发文

在应用管理目录树下面可以找到发文管理的节点，点击其中的新建发文（如下图所示）

工作区将会进入如下界面

对公文的接收对象，本平台提供了多种快捷选择，普发表示全部单位都将收到该公文，沿海单位表示沿海的单位将收到该公文等等。如果用户选择按单位发送，那么，点击下行的选择，将会出现如下的单位选择界面：

在“编辑发文”的图中已经对发文的各个要素进行了输入.当用户输入标题后，会自动生成短信提示的内容；默认情况会向接收用户发送提示短信；发文机关也会根据用户所在单位自动填写；在附件区，用户可以上传多个附件。

当选择完接收对象之后，用户可以点击发送直接发送该公文，也可以选择保存，等待之后继续操作.

2.发文列表

发文列表分为个人发文列表和单位发文列表。个人发文列

表可以查看本操作人员所有发送过的公文，单位发文列表可以查看所有本单位创建的公文。

在这里，用户可以看到自己之前已发送或保存的所有公文。其中，已发送的公文将显示发送时间。上方提供了搜索功能可以让用户方便的查找到自己需要的发文。用户可以查看自己的发文，只要点击对应的查看按钮即可，之后可以看到如下的界面：

上面是自己之前填写的发文信息

当用户点击“显示/隐藏接收情况”按钮之后，会在其下面显示收件单位的收件信息，对收件单位点击，将会出现如图所示的黄色区域，显示收件单位的联系人信息。

在收件单位列表的右侧，有红色按钮“催办”.如果该单位尚未接收该公文，那么点击该按钮将会发送催办短信到该单位的联系人手机上，如果收件单位较多，可以点击催办全部按钮.

该公文如尚未发送的，那么在“显示/隐藏接收情况”按钮那一行还将显示“发送”，“删除”按钮，可以对其进行相应的操作.

应用目录那里也提供了单位发文列表的菜单，该菜单和个人发文列表的功能是一样的，不同的是在此用户可以查看除了自己的发文之外，同单位的其他同事的发文.

3.历史库

当平台运行一段时间以后由于用户众多会产生大量的数