电子文件管理程序

目录

1. 目的 3

2. 使用范围 3

3. 参考文件 3

4. 职责 3

4.1 技术部信息文档中心 3

4.2 各部门及施工队 3

5. 完全电子化文件管理 3

6. 电子文件的产生、收集与积累 4

6.1 电子文件的产生 4

6.2 电子文件的收集与积累 4

6.3 收集积累要求 4

7. 电子文件的管理措施 5

8. 电子文件的分发 6

9. 电子文件的整理及归档 6

10. 归档电子文件的移交、接收与保管 6

10.1 移交、接收与保管要求 6

10.2 移交、接收检验 7

10.3 保管要求 7

10.4 有效性保证 7

10.5 利用 8

10.6 归档电子文件的鉴定销毁 8

10.7 统计 8

11. 附录 8

1.

目的

为适应信息化建设的需要，规范方家山项目部在办公自动化与电子业务处理公务过程中所产生电子文件与电子档案的管理工作，便于保障电子档案的真实性、完整性、有效性和安全性。

2. 使用范围

本文适用于方家山项目部施工管理有关电子文件和电子文件归档管理办法。

3. 参考文件

《中华人民共和国档案法》

《中华人民共和国档案法实施办法》

《电子文件归档与管理规范》

4. 职责

4.1 技术部信息文档中心

1) 负责项目部电子文件的全面管理工作；

2) 负责项目部归档电子的文件的分类、数据库系统登记及日常应用管理；

3) 负责项目部具有知识产权可编辑电子的文件的管理及保密工作；

4) 负责项目部电子文件的备份和定期检查工作；

5) 负责项目部电子文件与业务往来单位的传递及管理工作。

4.2 各部门及施工队

1) 配合技术部信息文档中心作好电子文件的管理工作；

2) 负责本部门/施工队所产生的各类电子的管理及安全。

5. 完全电子化文件管理

随着计算机信息技术的飞速发展和普遍应用，电子文件大量涌出，并有取代纸质文件的发展趋势。充分利用和管理电子文件，对于提高工作效率和文件利用率有着非常重要的作用，其优点是：存储量大，存放空间小，便于管理，避免了由于纸质文件存放时间过长而出现的老化现象以及管理不善出现的丢失情况，同时还可以减少一定的分发数量，减轻劳动强度，降低使用成本。

因此，规范项目部在办公自动化与电子业务处理公务过程中所产生电子文件与电子档案等管理工作，保障电子文件的真实性、有效性、安全性，根据国家关于电子文件管理的有关规定、标准，结合项目部实际情况，以集中规范管理为原则，明确归档电子文件的管理机制，加大电子文件的应用范围及管理力度，全面实现文件电子化管理将是方家山核岛安装项目工程文件管理的主要目标之一。

6. 电子文件的产生、收集与积累

6.1 电子文件的产生

1) 对于内部编制的文件资料在提交给技术部信息文档中心进行分发归档时，纸质文件和电子文件同时提交，文件管理人员将检查纸质文件和电子文件的一致性，并作好电子文件的记录；

2) 文件管理人员在检查电子文件无误后，将可修改的电子文件转换成不可修改的电子文件，作为以后电子文件分发和查阅之用。可修改的电子文件将保存在技术部信息文档中心，以做该文件的升版之用，其管理流程详见附录1；

3) 对于外部文件资料的接收，原则上每一份文件图纸都必须有电子文件，

对于不是电子文件的，将通过扫描的形式制作电子文件，其管理流程详见附录2。

6.2 电子文件的收集与积累

电子文件的特性和表现的功能不同于纸质文件，电子文件的收集积累往往是在计算机网络系统上进行，由于记录系统有自动记录的功能，可用它来记载电子文件的形成、修改、删除、责任人、数据库登记时间等。用载体传递的电子文件，要按规定进行登记、签署。尤其是对“无纸化”系统生成的电子文件，应当有更严格的措施。必要时，应在收集积累过程中，制成硬拷贝或者磁带备份，以免系统发生意外情况时文件丢失。

1) 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由文档管理部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性；

2) 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，文档管理部门要进行指导与监督。

6.3 收集积累要求

伴随纸质文件产生的电子文件，其处理程序与纸质文件相同，要随时生成随时存储随时归档。网上下载、扫描或重新录入等形式形成的电子文件，也应随时存储随时归档，以防止丢失。

1) 对于记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有参考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留；

2) 当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上；

3) 对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件；

4) 对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式；

5) 对用计算机辅助设计（CAD）或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据；

6) 对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件；

7) 对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件；

8) 对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集；

9) 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集；

10) 定期制作电子文件的备份。

7. 电子文件的管理措施