大学电子文件归档及管理办法
(完整版)电子归档管理制度
完整版)电子归档管理制度电子归档管理制度1.概述本文档旨在规范电子归档管理的相关制度，以确保信息的安全性、可用性和整合性，提高组织的工作效率和信息管理水平。
2.定义2.1 电子归档：将电子文件按照一定的规则和标准进行分类、整理、存储和访问的过程。
2.2 电子归档管理制度：为电子归档工作提供指导和规范的制度。
3.电子归档管理流程3.1 归档申请：申请人向电子归档管理员提交归档申请，包括文件标题、分类、重要性等信息。
管理员审核申请，核实申请文件的真实性和合规性，并决定是否进行归档。
3.2 归档分类：管理员根据申请的文件信息，将文件按照事先建立的归档分类标准进行分类。
分类标准应包括部门、项目、年度等标签。
3.3 文件整理：管理员将归档的文件进行整理，包括文件名称、文件格式、关键词标注等信息的编辑和整合。
3.4 文件存储：归档的文件应保存在指定的服务器或云存储平台中，确保数据的安全性和可用性。
文件存储位置和权限应根据文件的重要性和保密性进行合理的规划和设置。
3.5 文件访问：申请人可根据需要向管理员提出文件访问的申请。
管理员根据权限和需要进行文件的授权和开放。
4.安全保障4.1 权限管理：管理员应设置不同级别的权限，确保文件的安全性和权限的控制。
文件的访问权限应根据员工的职责和需要进行合理的授权。
4.2 备份和还原：归档的文件应定期进行备份，并建立相应的备份策略。
在系统故障、数据丢失等异常情况下，应能够及时进行还原和恢复。
4.3 数据安全：归档的文件应使用安全可靠的加密方法进行传输和存储，以防止未授权的访问和非法的操作。
5.附则5.1 本制度自发布之日起生效，并适用于全体员工。
5.2 本制度如有调整或修改，须经上级部门批准后执行并及时通知相关人员。
以上即为电子归档管理制度的完整版，希望能对组织的信息管理工作提供一定的指导和规范。
学校电子公文归档制度
一、总则为加强学校电子公文的管理，确保电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》等相关法律法规，结合学校实际情况，特制定本制度。
二、归档原则1. 完整性原则：电子公文归档应保证其内容的完整性，不得遗漏任何相关文件。
2. 真实性原则：电子公文归档应确保其内容的真实性和准确性，不得篡改、伪造。
3. 安全性原则：电子公文归档应采取必要的技术措施，确保电子公文在存储、传输、使用过程中的安全性。
4. 可识别性原则：电子公文归档应便于检索、查阅和使用，保证电子公文的可识别性。
三、归档范围1. 学校各部门、各院（系）的行政、教学、科研、党务等电子公文。
2. 学校内部机构编制、人事、财务、资产、基建等电子公文。
3. 学校与其他单位之间的往来电子公文。
4. 学校对外的公告、通知、报告等电子公文。
5. 学校领导、教职工、学生及其他人员撰写的有保存价值的电子公文。
四、归档程序1. 形成单位在办理完毕电子公文后，按照归档范围和标准，将电子公文进行整理、分类、编目。
2. 形成单位将整理好的电子公文报送至学校档案管理部门。
3. 学校档案管理部门对报送的电子公文进行审核、验收，确认其真实性、完整性、安全性和可识别性。
4. 学校档案管理部门将审核合格的电子公文进行归档，并建立电子档案管理系统。
五、电子公文归档要求1. 电子公文应采用统一的格式，确保电子公文在存储、传输、使用过程中的兼容性。
2. 电子公文应附有相应的电子文件目录，便于检索和查阅。
3. 电子公文应采用加密技术，确保电子公文在传输过程中的安全性。
4. 电子公文应定期备份，防止数据丢失。
六、监督与考核1. 学校档案管理部门负责对电子公文归档工作进行监督、检查和指导。
2. 学校各部门、各院（系）应按照本制度要求，认真做好电子公文归档工作。
3. 学校将对电子公文归档工作进行定期考核，对违反本制度的行为进行查处。
电子文档归档与管理办法
电子文档归档与管理办法电子文档归档与管理办法一、目的与背景为了保护组织的重要电子文档和数据，并确保其合法、安全、高效地保存与管理，制定本办法。
二、适用范围本办法适用于所有部门和员工。
三、归档管理要求1. 统一归档规范：所有电子文档必须按照统一的规范进行命名和归档，包括文档类型、日期、作者等信息。
2. 归档分类：根据电子文档的性质和用途，划分归档分类，如合同文件、财务报表、项目文档等。
3. 归档权限控制：对于机密、重要的电子文档，进行权限控制，只有授权人员才能访问和修改。
4. 定期备份：定期对归档文件进行备份，确保数据安全和可恢复性。
5. 归档标签：对归档文件进行标签，以便快速搜索和检索，提高工作效率。
6. 归档文件保留期限：根据法律法规和组织规定，确定各类归档文件的保留期限，超过期限自动删除或归档至长期存储。
7. 归档文件销毁：定期对保留期限已满或失效的归档文件进行销毁，确保数据的安全和合规性。
四、操作流程1. 归档前准备：a) 对电子文档进行整理和分类。
b) 为电子文档命名，并补充必要的信息。
c) 进行权限控制，确保只有授权人员可以修改和访问。
d) 对重要的电子文档进行备份。
2. 归档方式：a) 将电子文档保存在统一的文件夹或数据库中，确保易于查找和管理。
b) 对归档文档进行标签，并建立索引，以便快速搜索和检索。
3. 归档后管理：a) 定期备份归档文件，确保数据的安全和可恢复性。
b) 对归档文件进行权限管理，确保只有授权人员可以访问和修改。
c) 根据归档文件的保留期限，及时进行销毁或归档至长期存储。
d) 定期对归档文件进行检查和整理，保证档案的完整性和可用性。
五、责任分工1. 部门负责人：a) 确保本办法的有效实施。
b) 指定专门人员负责电子文档归档与管理。
c) 监督和检查部门的归档工作。
2. 归档专员：a) 负责电子文档的整理、归档和管理工作。
b) 编制归档规范和流程，并进行培训和指导。
c) 定期检查归档文件的完整性和可用性，并进行必要的维护和修复。
电子文件归档与电子档案管理规定
1.目的2.适用范围本标准规定了在项目活动中，具有长期保存价值的电子文件的收集、积累、归档及电子档案管理的一般方法。
适用于项目执行过程中产生的电子文件及电子档案的管理。
其他种类的电子文件的管理可参照本标准。
3.定义本标准采用下列定义。
3.1 电子文件能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。
3.2 电子档案具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据3.3 逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。
3.4 物理归档指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
4.职责分工4.1 电子文件形成由资料员对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,保证管理工作的连续性。
4.2 电子文件的管理由项目经理负责。
4.3 各部门经理应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等归档要求,以保证电子档案的质量。
5.规定内容5.1 为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成时就应有严格的管理制度和技术措施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。
5.2 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
5.3 具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件,如没有纸质等拷贝件的必须制成纸质文件或缩微品等。
进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件或缩微品一并归档。
5.4归档范围电子文件的归档范围,参照国家关于文件归档的现行有关规定执行，并应包括相应的支持软件和相关数据。
5.5归档时间逻辑归档可实时进行,物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。
5.6检测在进行电子文件归档工作时,应按其基本技术条件进行检测。
其内容包括:硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。
通用范文(正式版)电子文件归档与电子档案管理制度
电子文件归档与电子档案管理制度一、引言由于信息技术的飞速发展，电子文件归档与电子档案管理成为了现代组织和企业不可避免的需求。
电子文件归档可以帮助组织提高工作效率、节约资源，并提供安全可靠的文件存储和检索系统。
本文档旨在制定电子文件归档与电子档案管理制度，规范组织内部的电子文件管理流程，确保电子档案的安全性和可持续管理。
二、目标与范围2.1 目标本制度的目标是确保电子文件的有效归档和管理，保障电子档案的完整性、可靠性和安全性，提高档案管理的效率。
2.2 范围本制度适用于公司内所有电子文件的归档和管理工作。
涵盖范围包括但不限于电子文档、电子邮件、电子表格、电子图片和其他电子资料。
三、管理职责3.1 档案管理部门档案管理部门负责制定电子文件归档与电子档案管理的具体规定和流程，并监督实施。
其主要职责包括：•设计并实施电子文件的归档流程和标准。
•管理电子文件存储系统，确保文件存储的安全性和可靠性。
•对电子文件进行分类和索引，以便快速检索和访问。
•制定电子档案管理的操作规程和内部管理制度。
•监督电子档案的备份和灾备措施，确保档案数据的安全性和可恢复性。
3.2 部门负责人各部门负责人是电子文件归档和电子档案管理的主要责任人，其职责包括：•确保部门内的电子文件按照规定的流程进行归档工作。
•确保部门内的电子文件存储系统的安全和稳定运行。
•协助档案管理部门进行档案分类和索引工作。
•提供必要的培训和指导，确保员工了解和遵守电子档案管理制度。
四、文件归档流程4.1 文档收集与整理在文件或收到后，相关负责人应对文件进行整理和分类，并按照档案管理要求进行命名。
4.2 文档归档根据文件的分类和重要性，将文件归档至指定的电子文件库或文件夹中。
归档时应遵循原则：•文件应按照一定的目录结构进行组织，方便检索。
•文件命名应有明确的含义，避免使用含糊不清的命名。
•对于重要文件，应定期进行备份，并存储在安全可靠的介质中。
4.3 文件检索与访问为了方便文件的检索和访问，应建立完善的检索系统。
电子文件归档与电子档案管理制度
电子文件归档与电子档案管理制度随着信息技术的快速发展，电子文件的产生和应用越来越广泛。
电子文件的存储与管理成为了一个亟待解决的问题。
为了保证企业的信息安全和提高工作效率，建立一个科学规范的电子文件归档与电子档案管理制度显得尤为重要。
本文将从电子文件的归档要求、电子档案管理流程以及电子档案保管期限等方面进行探讨。
一、电子文件的归档要求1. 文件的分类与命名为了方便电子文件的识别和检索，首先需要对文件进行分类。
可以按照文件的内容、主题或者部门进行分类，确保每个文件都有其特定的类别。
同时，在文件分类的基础上，采用统一的命名规范，如按照文件的日期、主题等进行命名，以方便后续的管理工作。
2. 文件的格式与存储电子文件的格式应选择常见的标准格式，如PDF、Word等，以确保文件在不同平台上的打开和阅读。
另外，需要选择合适的存储介质，如服务器、云存储等，以确保文件的安全性和可靠性。
3. 文件的备份与恢复为了避免文件的意外丢失或损坏，建议定期进行文件的备份工作。
可以通过自动化备份系统或者手动备份的方式进行，以确保文件的完整性和可恢复性。
二、电子档案管理流程1. 档案的登记与入库对于每个电子档案，应建立清晰的登记档案信息，包括档案名称、制作者、制作日期等基本信息。
同时，根据文件的分类，将电子档案按照建立的分类系统进行入库，确保档案的有序管理。
2. 档案的检索与利用建立一个快速高效的档案检索系统是电子档案管理的关键。
可以通过建立索引、标签、关键词等方式，使得用户能够快速找到所需的档案。
同时，为了方便档案的利用，可以建立权限管理系统，对档案的查看、编辑、下载等权限进行控制。
3. 档案的销毁与转移根据文件的保管期限，及时对已过期的电子档案进行销毁。
销毁过程应记录详细信息，包括销毁人员、销毁日期等，以备后续审计。
对于需要长期保存的电子档案，可以考虑进行转移，将其存储至专门的电子档案库或者归档系统。
三、电子档案保管期限1. 档案保管期限的划分根据文件的性质和需要，可以将电子档案的保管期限划分为长期保管期限和短期保管期限。
电子文件的归档保管制度
电子文件的归档保管制度为加强电子文件的管理，保障电子文件的安全、完整、真实和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本单位实际，特制定本制度。
一、电子文件归档范围本制度所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。
二、电子文件归档管理体制（一）电子文件归档实行集中统一管理。
各科室形成的电子文件并需归档保存的应由单位综合档案室统一保管。
（二）综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。
（三）各科室应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责本科室的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位职责。
三、电子文件归档要求（一）电子文件从产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。
（二）电子文件归档应保证其完整、真实和有效利用，各科室从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。
（三）归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。
四、电子文件归档方式（一）电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，逻辑归档可实时进行，物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。
（二）各部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝，编制机读目录和《归档电子文件登记表》。
（三）归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。
五、电子文件的移交与保管（一）各形成部门一般应在每年六月底前将上年度应归档的电子文件向档案部门移交。
大学电子档案管理暂行办法(WORD4页)【范例】
大学电子档案管理暂行办法随着计算机网络技术的不断应用和办公自动化的逐步实施，电子档案管理工作势在必行。
根据国家档案局关于《全国档案信息化建设实施纲要》和《全国档案工作“十五”发展规划》的要求，为了加强我校电子档案管理，做好电子档案收集、归档、保管、统计、鉴定及利用等工作，更好地为学校建设与发展服务，现结合学校实际情况，特制定本办法。
一、电子档案的管理原则1、学校电子档案实行集中统一管理。
2、电子档案管理包括电子档案的收集、存贮、鉴定、归档、保管与利用等方面的工作。
3、各部门（单位）兼职档案员负责本部门（单位）形成的电子档案的收集、积累与归档等工作。
4、档案馆负责对各部门（单位）电子档案的收集、归档进行指导，并负责电子档案的鉴定、保管和利用等工作。
二、电子档案归档范围1、各部门（单位）办公自动化系统中形成的各类电子公文和网站各类信息资料的备份。
2、在教学、科研、党政管理、国际交流和校内外各类重大活动中形成的图像、图形、影像、声音及多媒体等的复制件。
3、各部门（单位）正在运行的数据库及其数据库管理系统的复制件。
4、教师在教学科研和学生毕业设计等工作中开发的计算机程序和数据文件的复制件。
5、各部门（单位）购置的各类操作系统及其应用软件的复制件。
6、各部门（单位）接收外单位赠送的各类业务、管理软件的复制件等。
三、电子档案归档要求1、加强电子档案鉴定工作。
电子档案归档前，档案馆会同归档部门对电子档案的有效性和完整性进行鉴定审核，并由负责人签署意见。
如电子文件进行了技术加密，应将技术加密方法和相关软件一并归档。
2、电子档案在收集归档时，应附带说明文件（readme.txt），对电子档案的内容、创建时间、存储格式与文件类型等加以说明。
3、电子档案采用光盘、磁带等载体归档，归档的电子文件必须是最终数据信息。
4、需要永久、长期保存的电子档案，应与电子档案版本相同的纸质版本档案一并归档。
5、电子档案归档后，其数据信息应在各单位计算机中或系统中保留1年时间。
大学文件管理制度范本
大学文件管理制度范本一、总则为加强大学文件管理，确保文件的安全、完整和有效利用，根据国家有关法律法规和大学管理需要，制定本制度。
本制度适用于大学各类文件的生成、传递、归档、利用和销毁等环节。
二、文件分类1. 大学文件分为：普通文件、重要文件、秘密文件和机密文件。
2. 普通文件：指一般性事务文件、日常工作文件等，包括电子版和纸质版。
3. 重要文件：指对大学发展具有较大影响，需上报上级部门或向下级部门传达的文件。
4. 秘密文件：指涉及国家秘密、大学内部秘密，需要按保密规定进行管理的文件。
5. 机密文件：指涉及国家安全、重大科技项目、重大战略决策等，具有重要价值和高度保密性的文件。
三、文件生成与传递1. 文件生成：各部门根据工作需要，按照规定的格式和要求生成文件。
2. 文件传递：文件传递应通过大学内部办公系统或电子邮件进行，纸质文件需经过审批后方可打印、分发。
3. 文件审批：涉及重要文件和秘密文件的审批，应按照分级审批、权限管理的原则进行。
四、文件归档1. 归档范围：各部门形成的、具有保存价值的文件，均应归档。
2. 归档时间：文件形成后，应在3个月内归档。
3. 归档要求：归档文件应确保清晰、完整，电子版文件应与纸质版文件一致。
4. 归档保管：归档文件应按照规定的目录和格式进行整理，统一保管在学校档案馆。
五、文件利用1. 文件利用：学校内部人员因工作需要，可查阅、复制归档文件。
2. 借阅规定：借阅文件应填写借阅单，经批准后方可借阅。
借阅期限一般为1个月，特殊情况可续借。
3. 文件复制：复制文件应确保信息安全，防止文件内容泄露。
六、文件销毁1. 文件销毁：对不再保存的文件，应按照保密规定和审批程序进行销毁。
2. 销毁方式：纸质文件可采用焚烧、碎纸等方式销毁；电子版文件应采用彻底删除的方式销毁。
3. 销毁审批：文件销毁应提前向学校档案馆提出申请，经批准后方可进行。
七、罚则1. 违反本制度的，一经查实，将按照学校相关规定给予责任人相应的行政处分。
学校电子文件归档制度
学校电子文件归档制度1. 背景随着信息化技术的发展，学校的电子文件越来越多，电子文件管理也变得越来越重要。
为了保障学校电子文件的安全和合规性，需要制定相应的电子文件归档制度。
2. 目的学校的电子文件归档制度的主要目的是：规范学校电子文件的管理、保存与归档，确保学校电子文件的安全、可靠和便捷的检索与使用。
3. 内容电子文件的生成、传输、存储、使用和归档都有一定的规范和流程。
3.1 文件创建学校电子文件的创建应该遵循以下规范：•文档标题要简明扼要，与文档内容相符•文档内容要严格按照学校的规章制度和相关法律法规进行撰写•文档应标注创建时间、版本号码与文档的撰写者，以方便追踪与管理3.2 文件传输学校的电子文件传输应该遵循以下规范：•采用学校内部文件传输系统，保证文件传输的安全性与保密性•对于涉密文件，应采取多重加密措施，保证文件的安全传输3.3 文件存储学校的电子文件存储应遵循以下规范：•采用学校内部的文件存储系统，统一管理，确保文件存储的有效性与安全性•对不同性质的文件采取不同的存储方式，对于涉密文件，采用加密存储•定期对文件进行备份和归档，以确保文件的完好性与可用性3.4 文件使用学校的电子文件使用应遵循以下规范：•只有经过授权和认证的人员才能访问和使用文件•对于具有涉密性质的文件，需要进行相应的审批和授权•要严格控制文件的增删改权限，确保文件的安全性和完整性3.5 文件归档学校的电子文件归档应遵循以下规范：•对已经失效或废弃的文件进行归档处理，归档期限要符合相关法律法规和学校规定•对于涉及法律纠纷的文件，要在法律规定的时间内进行归档•对归档文件进行备份和存储，确保文件的可用性和安全性4. 实施学校电子文件归档制度的实施应遵循以下步骤：•制定电子文件归档规定，明确文件的管理流程和标准，制定相应的惩罚措施•定期开展电子文件管理的培训和教育，提高管理人员和员工的管理意识•加强对电子文件的管理和监督，确保制度的落实和效果•不断完善和调整制度，保证其适应电子文件快速变化的需求5.学校电子文件归档制度的建立和实施，是学校信息化管理的重要组成部分，可以有效确保电子文件的安全性和完整性，也是保护学校合法权益的重要保障。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
大学电子文件归档及管理办法
（经典版）
编制人：__________________
审核人：__________________
审批人：__________________
编制单位：__________________
编制时间：____年____月____日
序言
下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
文档下载后可定制修改，请根据实际需要进行调整和使用，谢谢!
并且，本店铺为大家提供各种类型的经典范文，如规章制度、岗位职责、管理办法、总结报告、工作计划、合同协议、条据书信、策划方案、演讲致辞、其他范文等等，想了解不同范文格式和写法，敬请关注!
Download tips: This document is carefully compiled by this editor. I hope that after you download it, it can help you solve practical problems. The document can be customized and modified after downloading, please adjust and use it according to actual needs, thank you!
Moreover, our store provides various types of classic sample texts, such as rules and regulations, job responsibilities, management methods, summary reports, work plans, contract agreements, document letters, planning plans, speeches, other sample texts, etc. If you want to learn about different formats and writing methods of sample texts, please pay attention!
大学电子文件归档及管理办法
大学电子文件归档及管理办法
第一条为规范我校电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效适用，根据《中华人·民共·和国档案法》、《广东省电子文件管理暂行办法》等有关法律法规的精神，制定本办法。
第二条本办法所称电子文件，是指通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
第三条机关各处室、院（系、部）等单位和部门应建立电子文件归档制度，指定专人（一般为单位或部门兼职档案员）负责本部门的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档、保管、利用工作纳入单位（部门）文书处理程序和相关人员的岗位责任。
第四条凡有保存价值的电子文件，文件形成单位（部门）均必须归档。
电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照纸质文件归档的有关规定执行。
第五条电子文件的收集与积累要求
（1）收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。
文字型电子文件以XML、RTF、TXT、DOC 为通用格式；
（2）对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件
一并收集。
扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式；
（3）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据；
（4）对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制成的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。
视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式；
（5）对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。
音频电子文件以WAV、MP3为通用格式；
（6）对用通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。
专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用电子文件，如不能转换，收集时应连同专用软件一并收集。
第六条电子文件归档的基本要求
（1）电子文件应按照本单位（部门）纸质文件的分类方案和整理方法进行分类、整理，下载到耐久性的载体上（推荐采用的载体，按优先顺序依次为：( Edit。