集团公司档案管理办法

X X X X 档案管理办法

XXXX档案室编

目录

文件材料归档管理暂行办法--------------------------------- 2 《归档文件整理规则》实施办法----------------------------- 4 档案工作内容和考核指标----------------------------------- 9 档案管理工作流程图-------------------------------------- 10 公司档案利用借阅管理办法-------------------------------- 11 全宗卷管理办法------------------------------------------ 12 附注------------------------------------------------- 14

文件材料归档管理暂行办法

第一章总则

第一条为规范XXXX文件材料归档工作，确保归档文件材料的齐全，充分发挥档案信息资源的作用，更好地为企业各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，结合集团实际，特制订本办法。

第二条本办法所称归档文件材料，是指XXXX及所属单位在经营、管理等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的文件材料。

第三条本办法适用于XXXX及所属单位文件材料的归档管理工作。

第四条各单位应制定文件材料归档控制措施，保证归档文件材料齐全、准确、系统。

第二章归档范围

第五条企业在筹备成立、建设发展、经营管理、产权变动及其职能活动中形成的具有保存价值的各种文件材料，均属归档范围。

第六条归档文件材料的主要来源：

1.上级单位或其他部门制发的需要本企业贯彻执行的文件材料；

2.本企业内部形成的文件材料；

3.本企业所属单位按规定报送的文件材料；

4.本企业参与的合作（或项目）按需要应提交的文件材料；

5.对本企业有保存价值的其他文件材料；

6.归档文件材料载体形式包括：纸质文件、电子文件、录音、录像、照片、实物等。

第三章归档时限

第七条所有资料更新在发生之时起48小时内更新电子扫描件至档案室，并即时将原件寄至档案室负责人，并确认收到。暂时不能提供原件的，提供原件扫描件的同时，附上档案借用单。

第九条农业项目等在其项目竣工验收后3个月内按项目完成全套文件的归档工作（周期长的项目可按单项工程分阶段归档）；农业项目配套设备器材采购文件，应与农业项目全套文件一并归档；农业项目以外的设备器材采购文件，待设备器材采购完成（指货到、验货合格）并安装调试、验收后归档。

第十条会计档案在年度终了后，直接移交档案室归档。

第十一条企业负责人和员工外出考察、参加会议等公务活动形成的文件材料，应在公务活动结束后及时移交档案室归档。

第十二条光盘、实物等形式的文件材料，应在工作结束后及时归档。

第十三条录音、录像、数码拍摄应设专人负责。

第十四条下列文件材料应随时归档：

1．注册、变更、修改、补充的文件；

2．项目、设备仪器的维修文件材料；

3．企业机构变动或员工调动、离职、离岗等情况发生时，保存在部门或员工个人手中的文件材料；

4．企业产权变动过程中形成的文件材料；

5．其它临时活动中形成的文件材料。

第四章归档要求

第十五条归档的文件材料应完整、准确、系统。整理要符合文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合国家和集团的有关档案管理标准、规范要求。

第十六条归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。

第十七条归档的文件材料应是原件或正本，并具有查考凭证价值。

第十八条非纸质文件材料应与其文字说明一并归档；外文材料应与译文一并归档；无译文的文件要译出标题后归档。

第十九条两个或两个以上单位合作完成的项目，由主办单位保存一套完整的正本文件材料，协办单位保存一套与承担任务相关的正本，有合同、协议规定的，按其要求执行。

第二十条归档的文件材料应符合保管要求，不符合档案保管要求的，应经修复或做其他技术处理后归档。

第二十一条归档文件材料的保管期限划分为永久、定期两种，定期一般为30年、10年。

1．反映企业主要职能活动和重要经营管理活动，具有长远利用价值的档案定为永久保存；

2．反映企业一般经营活动，具有较长时间利用价值的档案定为30年保存；

3．对企业在一定时间内有参考利用价值的档案，定为10年保存。

第二十二条档案整理人在移交档案时应编制移交清册，随同归档文件材料移交档案部门，重要项目的文件材料归档时应编写归档说明。档案接收时应认真检查归档文件材料，是否符合归档质量要求。交接双方应严格办理交接手续，认真核对移交清册，双方责任人在移交清册上签字，双方各留一份备查。

第五章处罚条例

第二十三条公司各部门无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，责令其文件负责人和单位领导写书面检讨。

第二十四条公司员工，泄露秘密或涂改、拆散或未经有关领导批准转借、复印或携带档案外出的，责令其写书面检讨并予以通报批评。

第二十五条公司员工不按借阅期限归还的，限期归还并责令当事人写出书面检讨。

第二十六条公司员工遗失档案的，应立即报告。因遗失档案，泄露秘密的，按保密协议规定处理。

第六章附则

第二十七条本办法由XXXX高新投资控股档案室负责解释。

第二十八条本办法自印发之日起施行。

《归档文件整理规则》实施办法

为实现档案的标准化、规范化和科学化管理，根据国家档案局《归档文件整理规则》（DA/T22-2000），结合公司档案工作实际，特制定本实施办法。

一、适用范围

本办法适用于XXXX所属各单位。

二、归档文件整理

立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化。

三、归档文件整理原则

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用；简便、高效、科学地开展归档工作，推进归档文件整理工作制度化、标准化、现代化。

四、归档文件整理要求

归档文件应齐全完整，保管期限划分准确。对已损的文件应予修整，字迹模糊或易褪色的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护的要求。

五、归档文件整理方法

（一）件的确定

本办法以件为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录、介绍信存根等一本为一件；成套的会议材料各为一件；重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；正文与发文稿纸为一件；正文与文件处理单为一件；来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件；经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件。

（二）装订

归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文与来文为一件时，复文在前，来文在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。