事业单位人事档案管理中存在的问题及建议

事业单位人事档案管理中存在的问题及建议作者：陈立新

来源：《读写算》2013年第10期

【摘要】人事档案是人才信息的重要载体，也是人才的主要信息来源，更是知人善任、选贤举能的重要工具。而管好用好人事档案，对人力资源开发起着重要的作用，本文就人事档案管理中存在的问题及建议，谈些浅见。

【关键词】事业单位人事档案管理问题建议

人事档案是人事管理活动中形成的，用于记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。人事档案管理就是一种人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。

一、人事档案管理工作中存在的问题

1.人事档案管理的重视程序不够。

长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对人事档案工作的认识都存在误区，认为人事档案管理工作就是抄抄写写、收集、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，也不能给单位创造经济效益。因此，一些单位领导往往容易忽视人事档案管理工作，从而导致人事档案管理工作长期处于被动应付的状态，难以高质量地为干部队伍建设服务。

2.人事档案管理的水平和手段落后。

大部分人事档案管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多管理者身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案的管理水平。

3.人事档案管理的信息化程度不高。

人事档案信息化管理系统虽然已经普遍采用，但是一些先进的技术手段还没有得到充分地挖掘和发挥，计算机技术也没有在人事档案管理中广泛运用。有的单位只是把个人信息、档案目录输入计算机，资料检索、调阅档案等工作，仍习惯用手工操作，无纸化阅档基本没有实施。这样既不利于档案的保管，又降低了工作效率。

4.人事档案管理的利用工作水平较低。

对人事档案管理者来说，无论是收集整理，还是鉴别、保管，都是为了提供档案信息，服务于干部人事工作，为人事决策提供参考依据，其目的在于利用。就目前而言，人事档案管理还存在着重保密、轻利用的现象，档案服务开发意识差。即使是利用，范围也有限，查阅的大部分内容是自然情况、简历、职称、工资等，而且利用的方式也很单一，工作处于一种被动服务的状态。

二、新时期人事档案管理工作的建议

1.提高认识，建立人事档案管理的领导考核机制。

单位领导应该重视人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待。要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题必须及时解决。要建立人事档案管理达标升级考核机制，对人事档案工作实行定性定量考核，分级分类指导，等级升降动态管理，不断推进人事档案管理工作的制度化、规范化和科学化建设。

2.增加投入，加强人事档案管理的软件硬件建设。

各级组织人事部门要注意加强干部档案工作的队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作。主管部门应定期组织业务知识培训，让他们掌握新知识和先进的管理技术，提高档案管理水平。要做好档案管理设施的更新，建立坚固的防火、防潮专用档案库房，配备铁质的档案柜。库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，档案库房、阅档室和档案人员办公室应该三室分开。

3.健全制度，提高人事档案管理的制度建设水平。

结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完善各项档案管理制度。尤其要建立人事档案计算机辅助管理制度，对档案材料收集归档和转进转出档案的管理制度要严格要求，更好地阻止虚假材料进档。要完善人事档案案卷整理工作细则，使人事档案案卷的整理更加科学、全面、完整，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。

4.提高效率，实现人事档案管理的信息化建设。

要提高工作效率，就需要对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存管理。同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，通过网络，实行不属于保密范围的档案信息社会共享，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，从而实现人事档案信息资源的有效共享。

总之，干部人事制度改革的推行，既给人事档案管理工作带来了挑战，也提供了在改革中创新和前进的机遇。我们应该抓住时机，不但要从制度上创新，还要从观念上更新，按照人才

市场发展的基本趋势，采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，使人事档案管理更加充实与完善。

参考文献

[1]韩英伟.《谈克服人事档案管理制度四大难点》，北京：中国人事出版社，2007年版

[2]李莉.《影响档案利用的内在因素分析》.辽宁省档案局辽宁省档案学会，2009年版

[3]曾红.《试论信息网络环境下档案管理》.北京：科学技术学会，2008版