工程档案资料整理、填写办法

第一章

省交通厅编制《公路工程竣工文件资料立卷归档整理细则》

容摘要

《公路工程竣工文件资料立卷归档整理细则》容摘录：

第四章公路工程竣工文件材料的整理（监理文件）

第十一条：（四）款

公路工程监理工作过程中形成的监理文件资料包括监理通知、开（停、复）工令、备忘录、有关会议纪要、施工质量检测记录、合同管理文件、计划进度管理文件、工程质量控制文件、工程技术管理文件、工程计量支付文件与总监及参建单位的来往函等，由监理单位按总监办、驻地办，根据资料的分类进行整理组卷。

第五章公路工程档案组卷质量要求

第十二条

案卷的组成：案卷封面、卷文件目录、卷文件及备考表。

（一）案卷封面的项目组成

1、案卷题名：包括公路工程建设项目的名称、起讫桩号、单位工程（含

分部、分项）名称及文件名称；

2、编制单位：指案卷形成单位，谁组卷，谁是编制单位；

3、编制日期：指案卷形成日期；

4、保管期限：填写本办法附表划定的保管期限；

5、密级：依据保密规定划分；

6、档号：填写交通部规定统一标注三级类目（5.1）、建设项目缩写、

标段号、档案分类号和案卷分类号；

卷盒脊背需填写档号、案卷题名、文件类目。

（二）卷文件目录的项目组成

1、顺序号：卷文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从01依次标注；

2、文件编号：填写文件材料的原始编号；

3、责任者：填写文件材料的形成单位或主要责任者，以落款盖章或主

要责任者签字为准；

4、文件题名：填写文件标题的全称；

5、日期：指文件材料的形成日期；

6、页次：填写每份文件首页上标注的页号，最后一份文件填写起止页

号。

（三）卷备考表的填写

卷备考表排列在卷文件材料的尾页之后，其容应标明卷材料的件数、页数以及需要说明的问题。立卷人应填写立卷人的名字,审核人应填写该项目负责人的名字，还应填写立卷或检查日期。

（四）案卷目录的项目组成

1、序号：填写案卷排列的自然序号，用阿拉伯数字从01依次标注；

2、档号：填写案卷封面档号容；

3、案卷标题：填写案卷封面案卷题名的全部容；

4、编制单位：指案卷形成单位，谁组卷，谁是编制单位；

5、日期：指文件材料的形成起止日期；

6、件数：填写案卷文件的总份数；

7、（页）数：填写案卷文件的总页数；

8、备注：填写需要说明情况的容。

（五）案卷的排列顺序及编号方法

由编制单位用铅笔在封面和档案盒的脊背填写案卷小流水号，最后由建设单位按照附件1中规定的文件类目的顺序依次进行编制案卷流水号。

（六）对归档文件资料的具体要求

1、归档文件材料必须书写工整，字迹线条清楚，纸便于长期保管，格式统一；

2、严禁使用圆珠笔，铅笔等不宜长期保存的书写工具书写；

3、凡由易腿色书写材料形成的文件材料应复印保存；

4、案卷封面采用150克牛皮纸，封面尺寸297*210;

5、卷盒的制作采用牛皮纸，卷盒的外表尺寸为305*220;

6、卷文件目录、案卷目录采用70克白纸。

（七）对归档文字资料的装订方法

1、公路工程归档文件材料采用三孔一线方法装订，装订前取掉金属物；

2、用白色档案装订线装订，距左边15，中孔居中，三孔之间各为80-90mm，

装订时靠装订边和下边对齐;

3、对批语、签注意见订在文件装订线上的，应粘贴补宽；

4、表格头要求在上或在左侧装订；

5、原件如有破碎或小页纸的，要粘贴在4之上；

6、档案案卷整理完毕后，一卷装一盒，盒脊背的档号、案卷题名与所装案卷的

题名、档号一致.

7、案卷封面、卷文件目录、备考表、案卷目录、脊背表格式见附表。

附表1：公路工程竣工文件材料归档围及保管期限表

附表2：

竣工文件资料封面、卷目录、卷盒脊背格式文件资料封面：

档号：GL5.1.MHX-6

档案馆（室）：

缩微号：

案卷题名：省道S242庙洪线改建工程原材料监理试验报告

编制单位：市公路管理局

编制日期：2004年9月

保管期限：长期

密级：

卷文件目录

卷备考表

科技档案案卷目录

档号GL5.1.PNH-6.1

案卷题名

豫L1平东线市区段二期改建工程

K0+137.14-K7+800

路面底基层工程检验认可书及监理抽检资料

监理文件

档号GL5.1.PNH-6.1

案卷题名

豫L1平东线市区段二期改建工程

K0+137.14-K7+800

路面底基层工程检验认可书及监理抽检资料

监理文件

附件：各单位工程档号一览表（以合同段为单位）一、路基工程：

（一）路基土石方工程

GL5.1.项目（标段）/6.1.1-N1(卷号从001开始) （二）排水工程

GL5.1.项目（标段）/6.1.2-N2

（三）小桥

GL5.1.项目（标段）/6.1.3-N3

（四）涵洞

GL5.1.项目（标段）/6.1.4-N4

（五）砌筑工程

GL5.1.项目（标段）/6.1.5-N5

（六）大型挡土墙

GL5.1.项目（标段）/6.1.6-N6

二、路面工程

GL5.1.项目（标段）/6.2-N1(卷号从001开始)三、桥梁工程（大、中桥）

（一）基础及下部工程

GL5.1.项目（标段）/6.3.1-N1(卷号从001开始) （二）、上部工程

GL5.1.项目（标段）/6.3.2-N2

（三）防护工程

GL5.1.项目（标段）/6.3.3-N3

（四）引道工程

GL5.1.项目（标段）/6.3.4-N4

等。