医院院办公室工作制度

院办公室工作制度

一、总值班制度

⒈院总值班是代表医院负责处理非办公时间内的医疗、行政等有关公务，及时传达、汇报、执行上级指示和紧急任务。

⒉负责解决非办公时间需院值班协助解决的问题（当班工作人员职责范围内的问题总值班不负责解决）。

⒊做好值班记录。凡需解决的问题，要做书面交班，第二天交院办，由院办负责转交有关科室处理。

⒋遵守值班时间，严格交接班制度。值班人员必须坚守岗位，如处理问题需离开值班室时，要携带通讯工具，以便保持联系。

⒌若遇重大问题应及时向有关领导请示，并与有关科室联系。

⒍值班人员应注意保持值班室的清洁卫生。

二、公文收发制度

⒈公文的收文处理：

⑴外来文件、函、电由文秘人员签收、拆封、登记。

⑵收文登记后，属一般行政事务性公文，直接送有关部门办理；属较重要的公文由院办主任签批，呈送院领导阅批或直接签批业务部门承办。需要两个以上部门协同办理的，应明确主办单位。

⑶传阅公文时必须做到及时、准确、安全，传递机密文件时应严格按保密条例要求执行。

⑷文秘人员要负责检查、催办，切实防止漏办或延误。

⒉公文的发文处理：

⑴以院办名义发出的公文、综合性报告、全院性工作规划和工作总结等，由院办公室组织有关部门拟稿、核稿；各部门业务范围内的文稿，由主管业务部门拟稿，经此部门负责人核签后，送院办公室进行内容、文字的审核，再呈送院领导审签，领导签批后方可生效。

⑵拟稿一律使用统一公布的简化字，书写和签发公文要用钢笔或毛笔，公文中的数字，除公文编号、统计表、序号、专业术语、阿拉伯数码外，一般用汉字书写。

⑶要求文稿观点明确、情况属实、文字精炼、条理清楚、用词恰当标点符号正确。对于不符合要求的文稿，院办可退回拟稿单位进行修改；文稿一经签发，即成定稿，有关部门或承办人如对原文中修改部分有疑议，可向签发人申述意见，不得自行添改。

⑷以医院名义发出的公文，由经办文秘人员登记、编号、印制，并按有关手续发出。

⑸要按规定格式缮印公文，做到清晰、整洁、注意保护原稿，校对要准确无误。

三、医院档案管理制度

⒈综合档案室管理制度

⑴档案是党和国家的宝贵财富、档案工作人员必须提高警惕，加强保密、保卫工作，严防破坏、严防丢失、泄密事件发生。

⑵档案资料要按科学方法整理，按各类档案的性质、价值分类排列。存放分盒、柜存放。做到安全保管、利用方便。

⑶档案管理人员要热爱本职工作，熟悉档案材料，缩短调卷时间，提高工作效率。档案员调动工作时，须得将保管的档案进行清点、造册、办理移交手续。

⑷档案管理人员应做好“八防”工作，保持室内清洁卫生，注意通风干燥，避免阳光直射。

⑸建立检查制度，定期清库查库，对新增加和借出的档案进行必要的加工整理和清点核对，及时存档。

⑹档案资料要经常进行检查，破损和字迹模糊不清的文件要及时补充和复制。

⒉档案安全保密制度

⑴严格遵守和执行国家关于档案管理的有关规定，提高警惕，确保党和国家机密的绝对安全。

⑵档案人员要模范遵守党和国家的保密制度，自觉保守党的机密，不该说的机密绝对不说，不该问的秘密绝不问，不该看的机密绝对不看，不利用档案资料谋取私利。

⑶综合档案室内严禁存放易燃、易炸物品及食物；严禁吸烟，做好防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防污染等“八防”工作。

⑷不得携带机密文件，如因工作需要，需经领导批准认可。

⑸对密级文件和保密的档案材料，未经领导同意不得擅自翻印、复制、抄录。上级机关机密文件等一律不准对外泄漏。

⑹综合档案室内配备消防器材，要经常检查保养，使其趋于良好状态。

⑺综合档案室外人莫入，工作人员下班前要检查门窗是否关好及电源是否切断等。

⑻综合档案室钥匙有专人保管，不得转借或丢失，如意外丢失钥匙，应及时向领导汇报并采取有力措施加以防范。

⒊档案的收集整理制度

⑴档案管理人员，应督促、检查各部门兼职档案员做好平时收集，定期收集，年终收集等工作。

⑵各部门兼职档案员，应熟悉本类档案材料的归档范围，对所属的文件材料一旦处理完毕，按归档范围内及时收集。

⑶各级领导及办事员外出开会，产生的文件应及时交给所属的档案员存档。

⑷科研成果，基建项目和专题性，或成套性档案，要做到及时收集，在项目完成通过鉴定验收后两个月内存档。

⑸设备档案材料应做到购买后，立即通知档案人员，到现场开箱验收收集。

⑹部门兼职档案员收集文件材料应齐全，原件、打印本一起收集；报告、批复一起收集。在收集过程中，如发现铅笔、圆珠笔、签发手续不全等等问题应及时处理解决。

⒋档案借阅制度

⑴档案管理人员要熟悉所藏档案情况，积极主动做好档案借阅利用工作，开展调阅、借阅、复制等档案利用工作。

⑵凡外单位来院查阅档案，必须携带介绍信办理审批手续。查阅、

抄录、复印档案须经分管领导审批后方可进行。

⑶查阅档案只限在综合档案室内进行，抄录档案要原文抄录，不得修改、圈点、划线、涂改档案原件。抄好核实无误后加盖印章方可有效。

⑷本室档案原则上不借出，确实需要借出，须经分管领导批准、办理借出登记。借出使用时间限于三天。利用者对借出的档案不得遗失、转借。归还时要认真核对。严格注销手续。

⑸档案管理人员要做到调卷及时准确，借出的档案建立效果登记，定期做好档案的利用分析，以发挥医院档案的社会效益、经济效益。

⒌档案保管统计制度

⑴档案统计是了解和掌握档案形式、管理、利用和发展的重要手段，档案工作人员必须准确、及时、科学地做好档案统计工作。

⑵对存档的档案应对照目录认真核对、分类摆放、规定管理。

⑶档案统计工作内容，主要对档案工作管理的基本情况进行统计。对各类档案的收进、移出、销毁、复制、实存等，必须统计清楚。

⑷对档案的利用效果、借阅人次等做详细记录。

⑸按时向上级有关档案管理机关报送档案工作统计年报。

⒍档案归档制度

⑴本机关实行部门定期归档，集中保管的工作形式，各科室兼职档案员负责部门形成的文件的积累、归档工作。

⑵兼职档案员在本部门领导下，收集相关的文件材料。将办理完