集团科技档案管理规定

集团科技档案管理规定 Document serial number【NL89WT-NY98YT-NC8CB-NNUUT-NUT108】

新奥集团科技档案管理制度

1 总则

1．1目的

科技档案管理是生产管理、技术管理、科研管理的重要组成部分，为了建立、健全科技档案管理工作，完整地保存和科学的管理科技档案，根据《中华人民共和国档案法》和《科学技术档案工作条例》，结合新奥集团具体情况，特制定本管理制度。

1．2适用范围

本制度适用于集团公司及各成员企业科技档案的管理。

1．3管理职责

1．3．1新奥集团科技档案统一归口管理部门为集团公司技术质量部科技档案室（以下称集团公司科技档案室）。

1．3．2集团公司科技档案管理采用二级管理模式，第一级科技档案管理部门为集团公司科技档案室；第二级科技档案管理部门为各成员企业技术部门。集团公司和各成员企业科技档案管理人员根据具体情况可设专职人员，也可设兼职人员。

1．3．3第一级科技档案管理部门的基本职责是：

（1）贯彻执行国家和上级部门有关科技档案工作的方针、政策、条例和法规。

（2）负责制定集团公司科技档案管理方面的各项规章、制度。

（3）统一集中管理集团公司各成员企业的重要科技档案，做好科技档案的接收、管理和提供利用工作。

（4）收集各职能部门和各成员企业的科技图书及科技情报资料目录，重要内容登录上网，做到资源共享。

（5）负责监督、检查各成员企业科技档案工作情况，及各项管理制度的实施情况。

1．3．4第二级科技档案管理部门的基本职责是：

（1）贯彻执行国家和上级部门有关科技档案工作的方针、政策、条例和法规，实施集团公司科技档案管理方面的各项规章、制度。

（2）参与本单位科研、生产、基建工程的鉴定、定型、验收等重要活动。根据本单位科研、生产、基建工程情况制定科技档案工作计划。

（3）监督、检查、协助有关部门、施工单位做好科技文件材料的形成、积累、立卷、归档和归档后的更改、补充工作。

（4）负责本单位科技档案资料的收集、编制、整理、汇总和送交，提供使用服务，并兼管科技图书、情报资料工作。

2 归档

2．1各成员企业重要科技档案（科研、生产、建设工程档案），送交集团公司科技档案室统一集中管理，归档范围、保管部门和保管期限见附录A。

2．2部门、单位因工作需要购买的科技图书（见附录），须到各自科技档案管理部门登记，有档案主管人员签字，财务部门方准予报销。

2．3公派参加会议或参观展览收集的科技情报资料（见附录），须上交各自科技档案管理部门，登记后，集中管理。

2．4归档时间

（1）科研类文件，应在一个课题、发明、专利等研究告一段落或全部结束后归档。

（2）产品类文件，应在产品、工艺定型后归档。

（3）管道工程类文件，应在单项工程竣工验收合格后归档。

（4）建筑类文件，应在单位工程竣工验收合格后归档。

（5）各二级档案管理部门应于每月1日---3日三天之内，把上月登记的科技图书、科技情报资料目录及内容简短介绍，送交集团公司科技档案室。

2．5科技档案归档应符合下列要求：

（1）卷宗整齐、完整、无破损、污迹等；

（2）档案应做到编制、整理及时，内容完整、项目齐全、数字准确、结论正确，有关方面签证、认证手续齐全，确保档案的真实性、准确性、完整性、系统性。

（3）档案装订幅面一律采用A4幅面；

（4）档案材料可以是软盘、照片、录象带等载体型文件材料。

2．6科技档案归档时应填写归档单，见附录B，经档案管理人员检查后，办理签收手续。

3 科技秘级档案管理

3．1科技秘级档案的划分范围：

（1）由我公司产生的属高新技术领域的技术文件；

（2）与国家大地坐标系联网的设计图、资料和数据等；

（3）大型项目的可行性研究报告、技术经济评价及审查报告，重大改造项目技术文件；

（4）技术谈判产生的技术协议等文件；

（5）公司核心技术诀窍，技术专利实施中对专利技术发展和创新的核心内容；

（6）集团公司技术质量发展规划。

3．2集团公司科技档案室为科技秘级档案的归口部门。其职责是：（1）指导、审查各成员企业科技秘级档案的界定及归口管理工作；

（2）对集团公司职能部门及各成员企业科技档案保密工作进行检查，协助有关部门查处重大科技档案泄密事件；

（3）开展科技秘级档案保密教育工作。

3．3各成员企业负责本单位科技秘级档案的日常管理工作。其职责是：

（1）按照集团公司科技秘级档案管理的规定，做好本单位科技秘级档案的收集、整理、送交、保密工作；

（2）界定本单位的科技秘级档案。

3．4科技秘级档案的界定：

（1）公司各职能部门及各成员企业应按照本制度的第十二条规定，界定科技秘级档案，并在界定科技秘级档案的同时，确定保密期限和保密范围。

（2）公司各职能部门及各成员企业应根据本制度的第十二条规定的具体内容，确定界定科技秘级档案的时间，确保不泄密。3．5科技秘级档案解秘。

（1）超出保密期限，失去保密价值的应及时解秘；

（2）要解秘的科技秘级档案应由有关人员提出建议，报本单位技术主管领导审批后解秘。

3．6集团公司各职能部门和各成员企业确定为秘级的科技档案，应在确定后一周内报集团公司技术质量部备案，在该项目完成后三十日内，送交集团公司科技档案室归档。

4 保管与利用

4．1科技档案归档后应登记、编号、造册，并根据实际情况把目录和内容简介在内部登录上网（秘级档案除外）。

4．2科技档案排列存放采用分类存放保管，每类中再按归档先后顺序排放，并应有代号标签，位置索引，以便于查找。科技秘级档案单独编号，单独保管。

4．3科技档案的保管期限分永久、长期、短期三种。

长期：等于工程、建筑物、设备的使用寿命