文书档案工作规范

文书档案工作规范

为了加强对李生晓梦有限公司本部各部门立卷归档的管理，促进立卷归档工作的规范化、科学化，有效地为公司各项工作服务和为国家积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》、《档案工作业务建设规范》的有关规定，结合本公司实际情况，制定本规定。

一、文件归档

（一）归档范围

凡是反映本公司工作活动，具有查考利用价值且已办理完毕的各种文件材料，均应由各部门负责随时收集、整理，按时立卷、归档，具体归档范围按《李生晓梦有限公司文件材料归档和不归档范围》和其他档案管理办法的有关规定执行。

（二）归档要求

立卷归档总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体做到以下几点：

1 、归档文件的分类组卷

①各部门归档文件可按“年度—组织机构”的特征分类组卷。重要问题、重要文件材料，可组专卷。

②同一文件的正文与附件、正式印件与定稿，请示与批复，转发件与原件，应合并组卷。

③跨年度的文件，请示与批复按复文年（没有复文的按请

示年）；计划、规划按文件内容针对的第一年；总结按文件内容针对的最后一年：会议材料按会议开幕时间；条例、规章、制度更按发布或批准年。

④归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

⑤非文字或非纸质的特种载体归档材料（包括照片、领导题词、音带、像带、光盘以及有关实物等）。必须说明记录对象、形成时间，主要内容等。

2 、卷内文件的排列

①密不可分的文件材料依次排列在一起，即批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规的历次修改编依次排列在定稿之后。

②会议材料按会议通知、议程、报告、讲话、决议、纪要、讨论通过的文件、名单等次序排列。

3 、卷内文件的整理和装订

①卷内文件应按顺序排列，依次编写页号，应统一在有文字的每页材料正面的右上方、背面的左上方填写页号。声像档案和领导题词等也应在装具或在其背面逐件标号，并单独存放。

②案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名但无实质内容的也应重新拟写；没有责任者、年、月、

日的文件材料要考证清楚，填入有关项内。

③声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、主要内容和责任者。

④有关卷内文件材料的情况说明，应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。

⑤案卷题名要简明，确切地反映文件内容，一般包括责任者，内容和名称三要素。

⑥装订线的位置不得少于 1 厘米，如边沿过窄，纸张太小，应加边并用A4 纸托裱。卷内文件纸张过大的，要在不超过装订线的篇幅内逐张折叠齐边。

⑦字迹已扩散或用铅笔、圆珠笔、红墨水书写或签发的文件，应全部复制后与原件一并立卷。

⑧卷内文件要去掉金属装订物，案卷用三孔一线的方法装订；

（三）归档移交

1 、各部门于每年 6 月底前将上一年的归档材料整理、装订后移交公司档案室，办理移交手续。

2 、部门自行保管的归档材料，由保管人编制目录（一式两份），保管部门和办公室各存一份。

二、档案保管

公司办公室对已接收的档案应采取有效的保管措施。

（一）公司办公室接收的文书档案按文档一体化要求组卷以后，分三个流水号编号排列，即永久、长期、短期，案卷编目后，竖放在档案柜式密集架上，妥善保管。

（二）声像档案应在干燥处设专柜存放，录音带、录像带应每年十月下旬倒带一次。

（三）对上架的档案，应绘制案卷存放示意图，以便迅速取放档案。

（四）档案库房应配备“八防”设施，保持清洁和适宜的温湿度（温度14 －24 摄氏度、相对湿度 45 －65 ％）。

（五）档案管理人员要熟练掌握计算机信息档案管理系统，不断提高科学管理水平和服务效率。

（六）档案的收进、移出、保管、利用、销毁等情况，要及时、准确地记录和统计，按规定时间和要求向市档案局或集团档案室报送统计表。

三、档案借阅

（一）公司员工利用档案应按规定填写《档案借阅登记表》，所借档案必须在规定时间内归还，逾期如需续借必须办理相应手续。

（二）外单位人员需查阅公司档案材料时，应持介绍信，写明查阅人身份、调阅目的、范围，在《档案借阅登记表》上逐项登记后，一律在档案室查阅。

（三）涉及“绝密”、“机密”、“秘密”及一些重

要内容的档案，需经办公室领导或公司分管领导批准。

（四）案卷利用完毕立即归还，不准拆卷、抽页，不准任意涂改、批注、勾划，不准转借，保持案卷安全和整洁。违者按《档案法》和《档案条例》的有关规定处理。

（五）档案人员必须认真贯彻执行档案借阅制度与保密制度，确保档案安全。

五、档案鉴定、销毁

（一）根据国家档案部门规定，归档文件保存期限分为永久、长期和短期三种。

1 、凡反映公司主要职能活动和基本历史面貌、今后工作中需要长远利用的文件，作永久保存。

2 、凡反映公司一般工作活动、在较长时间内对集团有查考利用价值的文件，作长期保存。

3 、凡在较短时间内对公司有查考利用价值的文件，作短期保存。永久和长期保存的档案在公司保存 20 年左右，连同案卷目录和有关检索工具、参考资料，一并向市档案馆移交。

（二）短期档案必须经过鉴定才能销毁，公司成立鉴定小组，由公司分管领导、办公室主管人员、文书档案管理员和有关部门的同志组成，对保管期进行逐卷逐页鉴定。

（三）对已到期限但仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对已到保管期限并确实失去保存价值的档案，须由鉴定小组提出意见，写出销毁报告，填写销毁清单，经集团领导