学校文书档案管理办法
文书档案管理办法
文书档案管理办法第一条为建立科学、合理、规范的文书档案处理程序，提高文书档案的质量和处理的工作效率，制定本办法。
第二条管理职责后勤保障员负责公文的发送、分发、整理与归档。
第三条公文的种类保卫大队通用的公文种类有：（一）请示。
向上级部门请求请示、批准的事项。
（二）报告。
向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。
（三）决定。
对重大事项或重大活动作出安排。
（四）通知。
传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项；发布规章、任免聘用事项。
（五）通报。
表彰先进，批评错误，传达重要情况。
（六）会议纪要。
记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会单位共同遵守执行。
（七）工作计划。
对短期或长期工作作出的安排。
（八）工作总结。
对短期或长期工作作出的总结。
（九）活动方案。
对各类活动的组织、实施作出的书面计划和安排。
（十）报道。
为某项工作或事件撰写的宣传稿。
第四条公文格式（一）内容1、公文内容一般包括标题、正文、发文机关、公文日期和附件；2、根据公文的种类和撰写实际，可不包括附件。
（二）用纸公文统一用A4型纸。
（三）印装公文均采用横书横排，双面印刷，左面装订。
第五条行文原则通常按照逐级行文的原则。
遇特殊、紧急情况，或检举、控告直接上级，可越级行文。
第六条文书制作流程及标准（一）拟稿1、有具体承办人员起草，并由部门负责人审核。
2、公文内容简明扼要，一事一议，措词准确规范。
3、可行可不行的文坚决不行，减少行文数量，提高行文权威性和质量。
4、减少联合行文，避免行文过程中时间延误和推诿。
5、行文分清主次，提高行文针对性，减轻行文目标单位或个人的负担。
6、对外行文一般以大队名义发文，对内行为以部门名义发文。
7、符合公文种类、格式和使用规范。
（二）核稿1、拟稿完毕后送各级领导审核。
2、审核有问题时，应及时与有关当事人沟通，统一意见后进行修改。
3、定稿。
（三）缮印、校对1、急件先行处理。
2、保密件专人打印。
3、打印后的校样、废纸等应妥善处理。
学校档案收集管理制度
学校档案收集管理制度一、总则为了规范学校档案收集管理工作，确保学校档案的安全、准确和完整，维护学校的正常运行和管理秩序，特制订本制度。
二、档案管理的基本原则1. 法律依据原则：学校档案管理应遵循有关法律法规、政策文件的规定，严格依法行事。
2. 严格保密原则：学校档案的保密性是基本原则，未经许可，不得随意查阅、泄露学校机密。
3. 真实性原则：学校档案应真实、准确、全面，不得故意隐瞒、篡改档案信息。
4. 有序管理原则：学校档案应按照一定的管理程序和规范进行收集、整理、归档、利用等工作。
5. 长期保存原则：学校档案应按照相关规定进行长期保存，确保档案的完整性和持久性。
三、档案收集管理的基本流程1. 档案的收集：学校各部门应根据工作需要，定期收集相关档案资料，并经过审核、核实后进行整理。
2. 档案的整理：收集到的档案资料应按照科目、时间、类别等加以整理分类，编制档案目录和详细清单。
3. 档案的归档：整理完成的档案资料应按照相关规定进行归档存放，确保档案的安全性和便捷性。
4. 档案的利用：学校各部门在需要使用档案资料时，应填写档案利用申请表，经相关审批后方可查阅或借阅。
四、档案管理的具体规定1. 学校档案管理机构应建立健全档案管理制度和内部管理规范，指导、监督学校各部门的档案管理工作。
2. 学校各部门应配备专门的档案管理人员，负责档案的收集、整理、登记、归档等具体工作。
3. 学校档案应定期进行检查和盘点，确保档案的完整性和准确性。
4. 学校档案应按照保管期限进行分类管理，及时销毁过期档案，以释放档案空间。
5. 学校档案管理工作中如有违规行为，应进行严肃处理，确保档案管理工作的规范性和有效性。
五、档案管理的监督与责任1. 学校领导应对档案管理工作进行定期检查和评估，对存在问题的地方进行整改和完善。
2. 档案管理人员应严格遵守档案管理规定，确保档案的安全和完整性，对档案管理中的失误和疏忽承担相应责任。
3. 对于违反档案管理规定导致档案损坏或丢失的行为，将依法追究相应责任，并进行相应处理。
文书立卷归档整理办法
文书立卷归档管理办法总则为了加强我校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研和学校管理等各项中工作的作用。
根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》（原国家教委第6 条令）的有关规定，结合我校档案工作的具体情况，制定本办法。
学校档案工作是维护学校历史真实面貌的重要工作，是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志。
凡是我校在党政管理、教学、科研和其它各项工作活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像、磁盘、光盘等不同载体的文件材料，均属学校档案。
学校档案必须实行集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
二、立卷单位学校所属各职能部门、办公室（党政合署）、组织部、宣传部、工会、团委、纪检、人事处、保卫科、学生处、教务处（各系部）、成教处、中专部、培训处、学校、职研所、科研生产处、图书馆、卫生科、设备科、财务科、后勤管理处、基建、现代教育技术中心均属立卷单位。
学校各立卷部门要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定一名兼职档案人员具体承办，协同学校档案室认真做好档案的收集、整理、归档工作。
三、立卷要求1、各门类档案立卷的原则是：遵循文件材料的形成规律，保持文件材料的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
2、卷内文件材料必须准确反映教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料质地优良，利于长期保存。
3、管理内容的卷内文件按问题、时间或重要程序排列，并注意密不可分的材料排列顺序；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；结论性材料在前，附件在后；结论性材料在前，依据性材料在后，其它文件材料按时间顺序排列。
4、立卷应根据文件材料的多少而定，同一问题、内容的文件多时，可组成一至若干卷，每卷不超过150 页；文件少时，可立薄卷。
卷内文件材料的编号：装订的案卷无论单面或双面，只要有文字，均应依次在右下角编页号（用铅笔）；不装订的案卷不编页号。
文书档案管理办法
文书档案管理办法文书档案管理办法第一章总则第一条为规范文书档案的管理，维护公文安全和机构正常运转，根据相关法律法规，制定本办法。
第二条文书档案管理的范围包括各级机构的公文、合同、协议、报告、函件等相关文件，以及电子文书档案。
第三条文书档案的管理原则包括合法性原则、真实性原则、保存性原则和可查性原则。
第四条机构应设立专门的文书档案管理部门，负责对文书档案的采集、整理、归档和检索等工作。
第五条文书档案管理部门应制定相关制度和流程，明确文书档案的管理规范和要求。
第六条机构应配备专业的文书档案管理人员，具备相关文书档案管理知识和技能。
第七条机构应加强对文书档案管理人员的培训和考核，提高其文书档案管理水平。
第八条机构应定期进行文书档案的清理和整理工作，及时清理和报废过期的文书档案。
第九条文书档案管理部门应加强对文书档案的防火和防盗措施，确保文书档案的安全。
第十条机构应建立文书档案管理信息系统，便于文书档案的记录、查询和管理。
第二章文书档案的采集和整理第十一条各部门应及时将公文、合同、协议、报告、函件等相关文件送达文书档案管理部门，以备归档。
第十二条文书档案管理部门应按照文件的重要性和时效性进行归档，确保文书档案的及时整理和保存。
第十三条各部门在收到文书档案管理部门的书面通知后应配合提供相关文书档案，并按照规定的要求提供电子文书档案。
第十四条文书档案管理部门应对收到的文书档案进行分类整理，并建立相应的文书档案目录。
第十五条文书档案管理部门应加强对电子文书档案的管理，确保其安全和完整性。
第三章文书档案的归档和检索第十六条文书档案管理部门应按照文书档案的重要性和时效性确定归档期限，并制定相应的归档规范。
第十七条归档的文书档案应按照规定的档案分类和编号进行存放，标注清晰文件名称、日期等信息。
第十八条归档的文书档案应建立合理的档案标签和索引，方便检索和利用。
第十九条文书档案管理部门应建立完善的文书档案检索系统，提供方便快捷的检索服务。
酸庙小学文书档案管理制度
酸庙小学文书档案管理制度一、概述本文档旨在规范酸庙小学的文书档案管理工作，确保档案安全、完整、可追溯，并提高工作效率和信息管理水平。
二、档案归档管理1. 档案分类将档案按照学年、部门、类别进行分类，确保档案归档清晰明了。
2. 档案目录编制档案目录，对档案进行编号、名称、存档位置等信息的记录，方便查询和管理。
3. 档案存储档案室应配备专门的储存设施，确保档案的安全存放。
档案应按照文件编号、类别进行有序排列，避免混杂和遗漏。
4. 档案出借档案室应有详细的借阅登记制度，对借阅者身份进行核实，借阅期限一般不超过一个月。
借阅档案需填写借阅申请表，并经负责人批准。
5. 档案销毁档案室应定期进行档案鉴定，对已经失去使用价值的档案进行销毁。
销毁工作需有专人负责，并填写销毁报告，报请领导审核。
三、文书管理1. 文书编制文书编制应按照酸庙小学的规定格式进行，确保统一规范。
文书应明确目的、内容、时间和参与人员，可根据需要附上相关附件。
2. 文书审批文书应按照酸庙小学相关制度进行审批，由相关负责人签署批准。
审批人员应查验文书的完整性和准确性，并留存审批记录。
3. 文书传递文书传递应采用书面形式或电子邮件形式，在传递时需记录传递人、接收人和传递时间，并确认接收人已收到。
4. 文书存档完成审批后的文书应按照档案归类规定归档，并填写存档记录。
归档人员要确保档案存取安全，并在档案目录中及时更新记录。
五、责任与监督1. 档案管理负责人酸庙小学应指定一位专门负责档案管理工作的人员，具有相关的专业知识和经验。
负责人需制定和完善档案管理制度，并组织实施。
2. 监督与检查学校领导及部门负责人应定期对档案管理工作进行监督与检查，发现问题及时整改。
同时，可委托专业的档案管理机构进行外部审核。
六、培训与改进1. 培训计划学校应制定档案管理培训计划，并不定期开展培训工作。
培训内容应包括档案管理理论、操作技巧和法律法规等方面的培训。
2. 效果评估学校应定期对档案管理工作进行效果评估，了解改进的需求和问题。
文书档案管理办法
文书档案管理办法（一）档案室管理制度1.档案管理保密制度（1）认真执行贯彻《保密法》，做好档案安全保密工作。
（2）查借阅密级档案，须经办公室领导同意后方可办理借阅登记手续，用后当天归还。
确需复制或复印时要严格控制份数，并按密级文件管理的规定做好登记、签收、清退手续。
（3）密级档案材料原则上不借出，如确需借出，需妥善保管，如丢失应立即报告档案室，并按有关规定处理。
（4）非档案人员未经许可不得进入库房，档案管理人员不得向无关人员谈论档案内容。
（5）销毁到期档案材料要做到安全、彻底后才能离开现场。
（6）离开库房时随即关好门窗，档案柜锁匙不得随身携带。
2.档案的鉴定、销毁、移交制度（1）根据国家档案局关于机关档案保管期限的规定，文书档案保管期限分为永久、长期、短期.保管期限的划分原则是：对本校有长远利用价值的为永久保存；对本校在一定时期内有利用价值的分为长期或短期保存；介于两者之间，一律从长。
长期为16-50年，短期为15年以下。
（2）经鉴定为永久保存的档案不完整、不准确，应及时补充和修改。
（3）对已失去保存价值的档案应进行鉴定销毁，由档案鉴定领导小组审核，并指定二名监销人，由综合档案室统一进行销毁，并在销毁清册上签字，清册存档案室备查。
（4）对已鉴定销毁的档案，应在总帐中注明“已销毁”并标注销毁的编号和销毁时间。
（5）销毁档案是一件严肃的工作，需要慎重，对准备销毁的档案可封存条延期处理。
（6）档案材料一经整理、立卷归档，未经鉴定小组鉴定，任何人不得擅自销毁处理。
3.档案查借阅制度（1）凡在本校综合档案室查借阅档案必须办理手续。
（2）查借阅档案材料只限于查借阅者本部门的档案材料，如需查阅非本部门的档案材料，需经档案材料所属科室领导或办公室领导批准方可借查阅。
（3）档案原件及永久保存的档案不借出，确因工作需要可复印，并做好登记备查。
（4）查借阅的档案材料应妥善保管，不得遗失，并负有对其内容保密的责任。
档案材料不得随意转借、拆卸、抽出、调换、污损及在档案材料上划圈、添字或涂改。
中小学校文书档案管理制度
一、总则为了规范中小学校文书档案管理工作，保障档案的完整、准确、系统和安全，提高档案的利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。
二、档案管理范围1. 学校行政管理、教育教学、科研、基建、设备、财务、人事、学生等各项工作形成的各类文件、资料、图表、照片、录音、录像等。
2. 学校对外交流、合作、考察、培训、会议等活动中形成的文件、资料。
3. 学校各类奖励、荣誉、证书等。
三、档案管理职责1. 学校档案管理部门负责全校档案的收集、整理、保管、利用等工作。
2. 各部门、各年级组、各教研组等负责本部门、本年级组、本教研组档案的收集、整理、归档工作。
3. 学校教职工应积极配合档案管理部门开展档案工作，按时、按质完成档案收集、整理、归档任务。
四、档案收集与整理1. 档案收集：各部门、各年级组、各教研组应按档案管理要求，及时收集、整理本部门、本年级组、本教研组形成的各类档案。
2. 档案整理：档案整理应遵循分类、编目、归档等原则，确保档案的完整、准确、系统和安全。
3. 档案归档：档案归档前，应由档案管理人员进行审核、鉴定，确保档案的完整、准确、系统和安全。
五、档案保管与利用1. 档案保管：档案管理部门应按照档案保管要求，对档案进行分类、编目、装订、存放、维护等工作。
2. 档案利用：档案管理部门应提供档案查阅、复制、咨询等服务，满足学校教育教学、科研、管理等工作需要。
3. 档案保密：档案管理人员应严格遵守国家保密法律法规，对涉密档案进行严格管理，确保档案安全。
六、档案鉴定与销毁1. 档案鉴定：档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值。
2. 档案销毁：对已鉴定为无保存价值的档案，经学校领导批准后，由档案管理部门负责销毁。
七、档案信息化管理1. 学校应积极推进档案信息化建设，建立健全档案信息数据库。
2. 档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理技术，提高档案管理效率。
八、奖励与处罚1. 对在档案管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励。
学校文书档案管理制度
一、总则为了规范学校文书档案的管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学校实际情况，特制定本制度。
二、管理原则1. 完整性原则：确保档案的完整无缺，包括文件、图表、照片、录音、录像等所有载体形式的档案。
2. 准确性原则：档案内容必须真实、准确，反映学校工作实际情况。
3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案实体和电子档案的安全。
4. 有效性原则：档案管理要适应学校发展需要，提高档案利用率。
三、管理职责1. 学校档案管理部门负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。
2. 各部门负责人对本部门档案工作负总责，确保档案的完整、准确和安全。
3. 全体教职工应积极配合档案管理部门的工作，遵守档案管理制度。
四、档案收集与整理1. 档案收集：各部门应按照档案收集范围，及时将具有保存价值的文件、资料收集齐全。
2. 档案整理：档案管理部门对收集的档案进行分类、编目、归档，确保档案的有序。
3. 档案鉴定：定期对档案进行鉴定，对失去保存价值的档案进行销毁。
五、档案保管1. 档案库房：档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防鼠、防火、防盗。
2. 档案载体：对纸质档案进行防虫、防霉、防老化处理；对电子档案采取备份、加密等措施。
3. 档案借阅：严格执行档案借阅制度，确保档案安全。
六、档案利用1. 档案查询：档案管理部门应提供档案查询服务，方便教职工查阅。
2. 档案复制：对具有保存价值的档案，可进行复制，但需经档案管理部门批准。
3. 档案编研：根据学校工作需要，开展档案编研工作，提高档案利用率。
七、监督检查1. 学校档案管理部门定期对各部门档案工作进行监督检查。
2. 对违反档案管理制度的单位和个人，视情节轻重，给予批评教育或处分。
八、附则1. 本制度由学校档案管理部门负责解释。
2. 本制度自发布之日起施行。
（注：以上制度仅供参考，具体内容可根据学校实际情况进行调整。
学校档案管理规章制度
学校档案管理规章制度第一章总则第一条为加强学校档案管理工作，提高档案整理、归档、保管的质量和效率，维护学校文献档案的完整性和安全性，做到档案管理规范、科学，制定本规章。
第二条学校档案管理规章制度适用于学校各类档案的整理、归档、保管和利用，包括电子档案和纸质档案。
第三条学校档案管理规章制度的制定和修改由学校档案管理部门负责，经学校领导班子审查通过后正式实施。
第二章档案管理人员第四条档案管理员应具备档案管理相关专业知识和技能，熟悉档案管理法规和规章制度，具有相关工作经验。
第五条档案管理员应严守职业道德，保守档案机密，不得擅自泄露档案内容，不得私自篡改档案文件。
第六条档案管理员应合法使用档案管理软件和设备，保证档案信息的安全和完整性。
第七条学校档案部门应定期对档案管理员进行培训和考核，提高其档案管理水平和服务质量。
第三章档案整理和归档第八条学校各部门应按照统一的档案整理标准和归档流程，及时整理、归档各类档案资料。
第九条档案整理应按照档案分类和编号规定，归档前应制作清单和目录，确保档案信息的完整和准确。
第十条档案归档应根据档案存放期限和价值进行分类存放，对于保密档案应设立专门保管区域，实行严格的权限管理。
第十一条档案归档后应做好档案标签和密封工作，确保档案信息的完整性和安全性。
第四章档案保管和利用第十二条学校档案部门应建立完善的档案保管制度，确保档案保管环境的干燥、通风和安全。
第十三条档案保管区域应配备专门的防火、防水设备，并定期进行安全检查和整改。
第十四条档案借阅应按照规定的程序和流程，填写借阅登记表，由档案管理员审核并监督借阅过程。
第十五条档案利用应在保证档案安全的前提下，提供必要的查询和复制服务，方便师生及相关人员的查阅和利用。
第五章档案销毁和转移第十六条档案销毁应经过审批程序，由档案管理员按照规定的标准和程序进行，销毁后需填写销毁报告和登记表。
第十七条档案转移应根据档案保管期限和价值进行，由档案部门负责制定转移计划和措施，并向上级部门报告。
中学文书类档案管理办法(2篇)
中学文书类档案管理办法为了规范中学文书类档案的管理，提高档案工作的效率和准确性，制定本办法。
第一条中学文书类档案指的是中学教育管理部门、学校及各部门和单位在教学、科研、行政等方面产生的文件、记录、资料等。
第二条对中学文书类档案的管理，应坚持规范、科学、便利、高效的原则。
第三条中学文书类档案的管理工作由中学档案管理部门负责，包括档案的收集、整理、保存、查询、借阅、销毁等。
第四条中学文书类档案应按照文件的形式和属性进行分类存放，建立相应的档案目录和库房。
第五条中学档案管理部门应制定档案管理制度和操作规程，明确各个环节的责任和要求。
第六条中学文书类档案的收集工作应定期开展，按照时限和规定程序进行汇总和整理。
第七条中学文书类档案的保存期限应根据相关文件的规定确定，过期的档案应及时销毁。
第八条中学文书类档案的查询和借阅应经过申请和审核程序，并注意保护档案的安全性和机密性。
第九条中学文书类档案的销毁工作应由中学档案管理部门负责，按照规定的程序和要求进行。
第十条对于违反中学文书类档案管理规定的行为，应依据相关法律法规和学校规定进行处理。
第十一条本办法自颁布之日起施行，中学档案管理部门应根据实际情况制定相应的实施细则，并及时告知相关人员。
中学文书类档案管理办法（二）第一章总则第一条为加强中学文书类档案管理，规范中学文书类档案管理工作，保障中学文书类档案的安全、完整、准确和可利用，制定本办法。
第二条中学文书类档案包括行政、教学和人事等各类文件、资料、记录等。
第三条中学文书类档案管理工作必须遵循依法、科学、规范的原则。
第四条中学文书类档案管理工作应加强全员参与，形成部门负责、各级负责、个人负责相结合的管理机制。
第五条中学文书类档案管理部门是中学的相关部门，具体负责中学文书类档案的管理工作。
第六条中学文书类档案管理工作应以电子化管理为主，纸质档案为辅。
第七条中学文书类档案应按照文件的分类、编号、归档、保存和销毁等标准进行管理。
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学校文书档案管理办法
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1 一、总则
为了适应办公自动化及档案管理现代化的需要，更好地开发利用档案信息资源，根据中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》，结合本校实际，制定本办法。
本办法所称归档文件整理是指本单位在职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、装盒，使之有序化的过程。
二、整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
在归档文件整理过程中，贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的业务工作方针，简便、高效、科学地开展归档工作，推进归档文件整理工作的制度化、标准化、现代化。
三、整理要求
归档文件应齐全完整，并按照本单位制定的归档范围和保管期限表，准确划分保管期限。
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或者褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上，运用计算机归档文件目录管理软件辅助整理工作。
所用档案管理软件符合陕西地方标准《文书档案文件级目录数据库结构及交换格式》要求。
四、整理方法
⑴文件的确定
归档文件一般以每份文件为一件；正件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录、介绍信存根等一本为一件；成套的会议材料各为一件；重要的文件的正文与历次修改稿各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件、无定稿的、或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示、定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件；正文与文件处理单为一件；来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件；经过若干环节、层次办理的来文、复文、超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，装订在一起作为一件。
⑵装订
装订方式采用陕西省档案局监制的不锈钢订书针在文件左侧装订，较厚的文件采用三孔一线的装订方式，已成册不易拆钉的，保持原貌不变。
装订文件按件装订。
装订时，正文在前，定稿在后，正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；有文件处理单的，放在最前面。
⑶分类
归档文件采用保管期限──年度──机构分类。
分类方法对应为：永久、长期、短期
永久：××年党支部、工会、团委、校长办、总务处
长期：××年党支部、工会、团委、校长办、教导处、德育处、总务处
短期：××年党支部、工会、团委、校长办、教导处、德育处、总务处
归档文件属永久、长期、短期中的哪个保管期限，就归入哪个保管期限类目中。
⑷排列方法
归档文件在分类方案的最低一级类目内，即在同一保管期限内，同一年度的材料按机构结合事由、时间、重要程度
等排列。
会议文件、统计报表等成套文件集中排列。
⑸编号方法
归档文件依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首面上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容，归档章设置机构、年度、保管期限、件号、总页数等必备项。
年度
室编件号
机构
保管期限
总页数
全宗号：空白
年度：文件形成年度，以四位阿拉拍数标注公元纪年。
保管期限：填写归档文件保管期限的简称。
（永久、长期、短期）
机构：用中文填写机构名称或规范化简称。
件号：文件的排列顺序号。
总页数：每一件归档文件中有图文页面的总页数。
⑹编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
归档文件目录设置顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。
顺序号：填写室编件号。
责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。
文号：文件的发文字号，由单位代字、年度、顺序号组成。
题名：文件标题。
文件中只有一个题名且能反映文件内容的填写时照实抄录；文件有正副题名的，正题名能反映文件内容，副题名无须抄录；文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录；没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。
日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数标注年、月、日
页数：每一件归档文件中有图文页面的总页数。
备注：注释文件需说明的情况。
归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4纸型，归档文件目录一年装订成一册，封面设置。
全宗名称：陕西省太白县麟游县中学。
年度：××年；保管期限：永久、长期、短期。
⑺装盒
归档文件整理完毕后进行装盒，档案盒封面标明全宗名称，盒脊厚度根据实际需要，采用20mm、30mm、40mm规格，档案盒采用竖放的方式，在盒脊设置年度、保管期限、
机构、起止件号等必备项。
其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“─”号连接。
盒内放置备考表，项目有盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
整理人：填写负责整理本盒归档文件的人员姓名。
检查人：填写负责检查本盒归档文件整理质量的人员姓名。
日期：填写归档文件整理完毕的日期。
五、排架
归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法与本单位分类方法一致，采用与“保管期限─年度─机构”分类一致的方法，即同一保管期限内的档案依年度─机构次序排架，不同保管期限的档案分列排架。
归档文件整理工作，由综合档案室负责，并于次年8月底前全面完成。
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