秘书实务第3版-秘书学第3版-4章
秘书实务PPT课件
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1.1.4 秘书的分类
横向分类
– 按单位性质不同：机关秘书，企业秘书，私 人秘书，商业秘书，涉外秘书。
– 按工作内容不同：行政秘书、机要秘书，文 字秘书，教学秘书，信访秘书、通讯秘书、 医学秘书，法律秘书等。
– 按服务对象不同：公务秘书、私人秘书。
• 纵向分类（层次）
– 高级、中级、初级
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• 参谋助手作用
秘书工作的参谋助手作用，贯穿在秘 书人员辅助领导工作的整个过程中。
• 形象作用
秘书人员在工作中的一举一动、一言 一行以及办事风格，都代表本单位的 形象。
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1.3.5 秘书工作的发展趋势
➢逐步形成以公务秘书为主导、社 会秘书为主体的职业阶层
➢逐渐形成双向选择的社会化秘书 性服务系统
白开水。"对不起，苏小姐，我要的是冷水"，威廉有点不耐烦地说，她只好
去换第三杯水，这才让威廉满意。以后的几天，除了整理文档、写函件等工
作之外，威廉又吩咐她做了很多的琐事：寄信、购买打印纸、煮咖啡等等， 甚至还要求她利用业余时间和休息日陪威廉和夫人上街购物，熟悉新来的这 所城市。还有一次，威廉从美国带来的衬衫上的一对纽扣掉了一个，这是威 廉非常喜欢的衣服，威廉也要求苏云为他配齐或换一副相称的……。
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问题讨论
1.你对秘书这一职业是怎么看的? 2.秘书工作的原则有哪些? 3.秘书工作有什么作用?
4.秘书工作的发展趋势是什么?
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祝学习进步！
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一愣，但立即按照经理的吩咐做了起来。将办公桌上东一堆西一堆的文件整
理归位，将茶几上喝过的杯子、装满烟蒂的烟灰缸洗干净，然后对办公室的
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• 办会
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会议是管理工作和领导活动的方式之一，会 议是民主精神的体现。如何组织好会议、如何做好 会议中的会务服务工作、如何提高开会的效率都是 秘书工作者需要考虑、研究的问题。 包括值班、电话事务、接待、为领导安排日 程、调查研究、为领导决策提供参考性方案、信息 服务、查办工作、信访工作、保密工作。
（二）秘书的职业道德规范 文明礼貌、爱岗敬业、诚实守信、办事公道、 勤劳节俭、遵纪守法、 团结互助、开拓创新。
六、秘书实务工作的规律和方法
（一）秘书实务的规律的内容 1、不同行业的秘书工作有各自的特殊规律 2、不同工作范畴有各自的特殊规律 3、经常性工作规范化、程序化的规律 4、领导授意与秘书忠实、完整、准确表达相一致 的规律 （二）秘书实务的工作方法 1、抓主要矛盾的方法 2、妥善处理各种工作的方法 3、从群众中来到群众中去的方法
• （三）秘书实务的具体内容
• 1、“参与政务”、“掌管事务”（分清楚主次）
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2、办文、办会、办事
办文包括办发文、办收文以及文件管理。办发 文是指由单位起草，发往外单位的文件，包括牛皋、 审核、发文登记、打印、校对、装订、装封、发出、 注发等一系列程序；办收文是指办理外单位发往本 单位的文件，包括签收、拆封、登记、传阅、批办 等一系列程序；文件管理即把办理完毕的收文、发 文科学地存放起来，以备领导随时查询，并定期向 档案部门移交工作。
秘书学的产生
秘书作为古老的职业门类，在我国有着悠久的发展历史， 但秘书学作为一门科学，是80年代以后才在我国兴起。80 年代初出现秘书学理论研究的热潮，主要标志： （1）秘书教育大发展 初步形成了我国多层次，多渠道，多形式的秘书人才培养的 网络。 （2）秘书工作组织的成立 从中央到地方建立学术团体、各种秘书协会。 （3）秘书刊物的出版发行 中共中央办公厅《秘书工作》 上海大学：《秘书》
秘书实务教案
秘书实务教案秘书实务电子教案课程说明：一、课程性质：“秘书实务”是我院大二学生院选课程，主要培养有社会主义觉悟的，德智体美全面发展的，了解秘书基本知识，具有办公室工作能力，适于从事社会各类机关、公司、企事业单位等社会组织的人才二、主要内容：第一章秘书实务概述第二章秘书的接待工作第三章秘书的沟通与协调工作第四章会议组织与服务第六章秘书的日常事务工作第七章文书处理与档案管理三、教学目标：本课程主要是使学生从感性的工作实践到理性的工作事理对秘书工作有一个基本的认识。
同时，配合一定的训练，使学生的认识有较大提高。
本课程以秘书实务为主，对秘书学原理部分遵照“必须”、“够用”、“精当”、“扎实”的原则有所取舍。
四、考核方法：平时表现与期末考试相结合。
五、成绩说明（说明成绩的构成、比例等） 1、课堂纪律：10% 2、作业：10%3、实训(含课堂讨论和实作)：20%4、期末考试：60%课题：秘书实务概述教学目标：1.了解秘书实务的内容2.了解秘书实务工作的性质与特点3.熟悉秘书应具备的能力及职业道德4.掌握秘书实务工作的规律与方法教学重点：掌握秘书实务工作的规律与方法1教学难点：了解秘书实务工作的性质与特点课时安排：2个课时课型：理论课+实践课教学方法：讲授法、讨论法授课过程：学习秘书实务的目的是什么？（一）直接目的是：熟悉秘书业务知识，掌握秘书工作的内容、规范、程序和操作方法，提高从事秘书工作的实际能力。
（二）根本目的是：增加知识总量，培养专业素质，提高业务能力，以适应现代社会及秘书职业的实际需要。
一、何谓秘书实务？其学科对象是什么？秘书实务是秘书或秘书机构所实际从事的业务活动。
秘书实务的对象是秘书业务活动，就是秘书或秘书机构为领导工作和机关工作的实施所采取的专业辅助行为。
二、秘书实务的研究范围和主要内容是什么？（一）秘书实务的研究范围包括：1、秘书业务工作的一般理论2、秘书业务工作的具体内容3、秘书业务工作的工作规范4、秘书业务工作的运作程序5、秘书业务工作的具体方法。
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（3）对待强求自信型 按照领导计划好的去做就行，但领导想法很多， 效率要求高，你的工作压力大，应有心理准备。 （4）对待性格粗犷型 领会这种领导的意图较容易，但秘书要比较细心， 做工作计划要详尽。 （5）对待作风细腻型领导 要长期观察，慢慢领会领导意图，最重要的方法 是观察。 （6）对待理想型领导 秘书做好本职工作即可。
秘 书 职 业 道 德
现 代 秘 书 实 务 的 规 律
秘 书 实 务 的 工 作 方 法
第三章 领会领导意图
一、了解你的领导 （一）了解你的领导的类型 1、不同管理风格的领导 （1）专制型领导 要求下级绝对服从和忠诚 （2）交易型领导 信奉公平原则，赏罚分明
（3）威慑型领导 “善用兵者，杀卒之半。”这种领导是残酷无情 的冷面杀手，很有权威。 （4）民主型领导 领导发动下级讨论，共同商议，集思广益，然 后决策。 （5）放任型领导 领导者撒手不管，下级想怎么干就怎么干，爱 干什么就干什么，完全自由。
案例阅读：
面试
某公司正在招聘新员工，面试只有一道题目，就是让每位参加面试的新人 谈谈自己对责任的理解。 对于这样一个问题，应聘者们都认为简单得不能再简单了。他们一个接一 个地出来，大家看上去都是胸有成竹的样子。 最后的结果终于出来了。但是出乎所有人的意料：谁都没有被录用，大家一起 落选了。 经理对前来查询的人说出了其中的原因：“其实，我们也很遗憾，我们很 欣赏各位的才华，你们对问题的分析是层层深入，语言简洁畅达，各位考官非 常满意。但是，我们的面试题不是一道，而是两道。遗憾的是，另外那道题你 们谁都没有回答。” 众人哗然：“还有一道题？什么题啊？” “对，还有一道题。你们看到躺在门边上的那个扫帚了吗？有人从上面跨过去， 有人甚至往旁边踢了一下，但就是没有一个人肯把它扶起来。” 经理最后说：“对责任的理解远不如做一件体现责任的小事，后者更能体现出 你的责任感。”
秘书实务(ppt 84页)
周工作安排表
时间安排
地点 内容
日期 具体时间
周一
周二
周三
周四
周五
周六
参加的领导 负责科室 备注
注：若有变动，请以通知为准。 ×××公司 年月日
（三）工作日志
提前了解、符合意图、双份、一早确认、信息完整、及时更新、协助执行、保 密
姓名 记录分类
工作
上
内容
第一节 办公室日常管理
一、环境管理
（一）整洁简约 （二）有序有效
1、开放式布局 2、封闭式布局 （三）平等科学 1. 办公桌：同一方向、光线来自左侧、通道1.5米、桌距1米
以上、高度700-760毫米（打字桌660毫米） 2. 办公椅：座高400-460、座宽大于380、靠背90-120度倾
斜，扶手高度200-250 3. 文件柜等：高度 4. 公共空间
（五）保管：专人负责、接印登记、不得代取代用、安全、洗刷 （六）使用：批准、监督、登记、位置（骑缝章、更正章、骑边章、
密封章、急件章、钢印） （七）停用：发文宣布、上交 、登记注销：存档或销毁(印模存档)
编号 用印时间 用印部门 用印内容 用印数 批准人 经办人签名 归存处所 备注
八、邮件
（一）分类分送 – 私人（亲启、私人、保密） – 公务：重要（机要、急件、快递、保价、挂号、 带回执、落款）、普通
午
下 午
问题描述
建议或说明事 项
填表人签字
部门 工作项目记录
日期
1 2 3 1 2 3
解决方法
星期
工作权重 工
工作 完成 度(%)
部门主管审核
六、值班
（一）形式：常设性、间歇性、临时性
秘书实务第3版-秘书学第3版-3章
（二）和谐度
秘书职能环境的和谐度，指的是组织运 转中各相关方面协同配合的和谐程度及秘书 工作中与各相关方面协同配合的和谐程度。
提高职能环境的和谐度，秘书必须做到： 要增强主动配合的服务意识； 要态度谦虚，尊重别人、真诚合作； 要加强沟通，促进相互理解和信任。
（三）开放度
职能环境的开放度，是由秘书所在组织 及秘书工作中与组织内外公众进行物质、能 量、信息交换的灵敏程度、广度、深度所决 定的。
（一）秘书机构内部环境
秘书机构是秘书开展业务活动分工合作 的基本单元，是各类管理领导机关的日常办 公部门即办事机构。秘书机构的人员构成、 管理制度、分工协作状况、气质和谐状况、 人际关系、秘书部门负责人的影响力，以及 办公设备、办公条件等要素，构成秘书机构 的内部环境。
（一）秘书机构内部环境
形成和保持秘书机构内部良好的环境必须具备 六方面的条件：
把领导与秘书工作上的上下
公民，都享有宪法规定的平 级关系搞成人身依附关系，不利
等权利和承担同等的义务 于工作和事业的发展，极有可能
酿成大错，走向反面，造成危害
实现工作 目标中的 同事关系
领导与秘书在事业发展
如果领导者个人的事业目标
目标上，应该是一致的，为 违背社会公众利益和国家法律法
了实现共同的事业目标和任 规，秘书必须加以劝谏。如果秘
秘书职能环境与职能场 只有在秘书有能力满足领导工作需要的情况下， 其职能场大小才能与领导工作需要相吻合（见图3-5）。
图3-5 职能场大小与领导工作需要的吻合
第三节 秘书与领导的关系
一、秘书与领导关系的认识 二、秘书与异性上级的关系 三、领导班子与秘书群体的关系 四、秘书为领导班子服务中
的几种关系的把握 相关链接
《秘书实务》
《秘书实务》
第6章 调研工作
《秘书实务》
调研工作
6.1 调研工作概述 6.2 调研的内容与程序 6.3 调研的方式、方法 6.4 技能训练
《秘书实务》
教学目的
通过本模块的学习，了解调研工 作的涵义、特点、作用、内容、程 序及方式、方法，掌握调研工作的 基本技能。
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教学重点与难点
1、教学重点
《秘书实务》
2020/11/6
《秘书实务》
[本章学习要求] ●会有效地收集信息并科学地进行整理 ●会选择合适的形式与方法传递 ●会选择恰当的载体存储信息 ●认知信息的开发、利用与反馈
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一、情景案例
第一节 信息的收集与整理
新飞电器公司产品销售 量一季度很不景气。秘书小 杨深入到各个市场，了解市 场情况和产品需求，与消费 者直接交谈，发放问卷，收 集消费者对产品的价格、性 能、服务等方面的评价，通 过网络查询更为全面的相关 信息。经理根据小杨收集的 信息对产品作了充分定位第 二季度该公司销售量就直线 上升。
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（二）信息的整理
1．筛选
（1）看来源 （2）看标题 （3）看正文
《秘书实务》
2．分类
（1）字母分类法. （2）地区分类法。 （3）主题分类法。 （4）数字分类法。 （5）时间分类法。
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3．校核
(1)溯源法。 (2) 数理统计法。 (3)核对法。 (4)逻辑法。 (5)调查法。 (6)比较法。
（参见教材第105-107页示例）
《秘书实务》
第二节 会前准备
三、准备会议材料
(一)会议文件的起草 • 主题报告 • 决议、决定 • 开幕词、闭幕词 • 参考材料 • 候选人情况介绍 • ……
秘书实务(章节重点)
《秘书实务》辅导资料第一章绪论 (3)第一节秘书实务的对象和范围 (3)第二节秘书实务的性质和特点 (3)第三节秘书实务与相关学科 (3)第二章秘书的一天 (4)第一节上班之前 (4)第二节上班之后 (4)第三节下班之前 (5)第四节下班之后 (5)第三章文字工作 (5)第一节文字工作概述 (5)第二节文字记录 (6)第三节文稿撰拟 (6)第四节文稿审核 (7)第四章文书工作 (7)第一节文书工作概述 (7)第二节发文处理 (8)第三节收文处理 (8)第五章信息工作 (9)第一节信息工作概述 (9)第二节信息的获取 (10)第三节信息加工 (10)第四节信息的提供 (10)第五节信息的存储 (10)第六节高层信息的开发 (10)第六章调研工作 (11)第一节调研工作概述 (11)第二节准备阶段 (11)第三节实施阶段 (11)第四节研究阶段 (12)第七章会议工作 (12)第一节会议工作概述 (12)第二节会议的准备 (12)第三节会议的召开 (13)第四节会议结束 (13)第八章建议（提案）工作 (14)第一节建议提案工作概述 (14)第二节建议提案的形成 (14)第三节建议提案的办理（上） (15)第四节建议提案的办理（下） (16)第九章信访工作 (16)第一节信访工作概述 (16)第二节来信处理·················错误!未定义书签。
第三节来访接待 (17)第四节案件查办 (17)第五节综合反映 (17)第十章接待工作 (18)第一节接待工作概述 (18)第二节接待的准备 (18)第三节接待的实施 (18)第四节外宾接待 (19)第十一章谈判工作 (20)第一节谈判工作概述 (20)第二节谈判的准备 (20)第三节谈判的过程 (21)第四节秘书的受权谈判 (21)第十二章随从工作 (22)第一节随从工作概述 (22)第二节出差的准备 (22)第三节出差途中 (22)第四节出差的结束 (23)第五节商务随从工作 (23)第十三章通讯工作 (24)第一节通讯工作概述 (24)第二节电话的应对 (24)第三节电报电传传真 (24)第四节邮件的处理 (25)第十四章保密工作 (25)第一节保密工作概述 (25)第二节文书保密 (26)第三节会议保密 (26)第五节通讯保密 (27)第六节涉外保密 (27)第七节计算机信息系统的安全保密 (27)第十五章其他工作 (28)第一节值班工作 (28)第二节印章管理 (29)第三节领导日程安排 (30)第四节领导交办事项 (31)第十六章秘书礼仪 (31)第一节秘书礼仪概述 (31)第二节秘书的仪表 (32)第三节秘书的谈吐 (32)第四节秘书的体态 (32)第五节秘书常用礼节 (33)第六节秘书活动礼仪 (33)1.秘书实务是指（1）秘书实务就是秘书和秘书机构的专业工作（2）秘书实务的内容广泛而繁杂，大致决策辅助中的要务，小至日常中的琐事，几乎无所不包，无时不有（3）要求秘书必须精通各种秘书事务。
秘书实务
第一章绪论1.何谓秘书实务？其学科对象是什么？秘书实务是秘书或秘书机构所实际从事的业务活动。
秘书实务的对象是秘书业务活动，就是秘书或秘书机构为领导工作和机关工作的实施所采取的专业辅助行为。
2.秘书实务的研究范围和主要内容是什么？秘书实务的研究范围包括：①秘书业务工作的一般理论；②秘书业务工作的具体内容；③秘书业务工作的工作规范；④秘书业务工作的运作程序；⑤秘书业务工作的具体方法。
秘书实务的主要内容有：文字工作、文书工作、信息工作、调研工作、会议工作、建议(提案)工作、信访工作、接待工作、谈判工作、随从工作、通讯工作、档案工作、保密工作以及其他事务性工作。
3.秘书实务的性质和特点是什么？秘书实务的性质是专业性，它是秘书实务的本质属性。
它表现在秘书职业的专门化、秘书业务的常规化、秘书职能的具体化三个方面。
秘书实务的特点是：实用性、规范性、程序性和可操作性等。
4.秘书实务与秘书学概论、文书学、应用写作等学科有何关系？秘书实务秘书学概论与秘书实务之间是纲与目、总与分、虚与实的关系，也是统领与被统领的关系。
秘书实务与文书学、秘书实务与应用写作之间都具有交叉关系。
5.学习秘书实务的目的是什么？直接目的是：熟悉秘书业务知识，掌握秘书工作的内容、规范、程序和操作方法，提高从事秘书工作的实际能力。
根本目的是：增加知识总量，培养专业素质，提高业务能力，以适应现代社会及秘书职业的实际需要。
第二章秘书的一天1.秘书修饰个人仪表有何意义？如何进行修饰？秘书的个人形象，直接关系到组织形象和领导者的形象。
为了给人以美好的印象，秘书应在上班之前对自己的仪表略加修饰。
修饰个人仪表主要是检查头发是否梳理，面部是否修整，指甲是否剪过；着装是否得体，领带(结)是否清洁，鞋子是否干净⒒化妆是否适中，首饰是否必要等。
2.秘书请求领导工作指示应把握哪些要点？应把握以下要点：①秘书请示的内容一般为：事关大局而又无权处理的问题，难度较大而又无力解决的问题，以及超出秘书职责范围的问题。
第3章 秘书的日常事务工作(第4版)
第三章 秘书的日常事务工作
第一节 办公环境的管理
二、办公环境创造的原则
办公环境的创设必须考虑到符合各种沟通，确保守密，心理调适，情 绪转换以及休息等要求。
（一）坚持全面性原则 要有长远的眼光和大局意识，既要创设外部物质环境，也要重视 员工的内部精神环境。
（二）坚持适宜性原则 在创设具体的环境时，要勇于改革创新，不断探索优化，追求雅 俗并赏、新旧融合，内容丰富多彩，形象生动直观，满足各个层 面的多种需求。
（三）坚持参与性原则 领导应与员工共同确定环境布置的主题风格、材料和活动准则等
第三章 秘书的日常事务工作
第一节 办公环境的管理
三、办公环境创造的方法
现代办公环境的创设有别于传统的办公环境，除了满足完成基 本的工作任务之外，更要满足健康、舒适、愉悦等情感体 验。
（一）保证空间流动、通透 环境心理学家认为当人从一个区域往外看的时候能察觉到 别人的活动，将会感受到自由。因此活动区之间要注意空 间的流动与通透，依据空间大小而合理设置通道宽度。当 空间面积比较小，最好一面敞开，或者少用隔断，实在不 行可用透明的低隔断，以便增大视野空间。
第三章 秘书的日常事务工作
第一节 办公环境的管理
三、办公环境创造的方法
（二）划分多样化区域 • 管理者在办公空间中创造融合平等的环境气氛十分关键，可
以设置有多功能的公共交往空间，如健身房、母婴室、茶水 间等，有利于提升办公空间环境的质量，使员工对自己的工 作和企业产生积极的满足感。 • 在安排工作人员的工作空间时应做到保障公共空间和私人空 间的独立，最好级将这两者区分开来，从而减少彼此之间的 干扰和影响。
• 办公桌一般选择在700mm至750mm之间的高度；桌面下部的空间高度 应当在600mm至620mm之内，抽屉或者柜子的设计应当在桌子的两侧， 以便腿部的伸展和方便人的拿取存放资料。桌椅之间的高差控制在 280mm至320mm之内。