BAW-CX-4.2.4记录控制程序
ZF-QP-4.2.4 质量记录控制程序
修订记录1. 目的为有效的控制质量管理体系所要求的质量记录，监督和保证质量管理体系得到全面贯彻执行，并为质量管理体系的评审和质量改进提供依据，特制定本程序。
2. 适用范围适用于与质量管理体系相关的所有质量记录，包括来自供方、经销商和顾客的质量记录。
3. 职责3.1 归口管理部门：行政部3.2行政部负责质量记录样表的审核备案，质量记录的检查、存档和销毁工作。
3.3 各部门负责本部门质量记录的标识、编制、填写、组卷工作。
4. 内容及要求4.1质量记录的格式4.1.1 质量记录的格式应满足程序文件的要求，栏目设置应全面、简洁、准确、使用方便，保证具有可读性和可操作性。
4.1.2 质量记录应在明显处注明记录名称、编号、填写日期、记录人签字或盖章。
4.1.3 相关记录，要在内容栏目设置上实现可追溯性。
4.2 质量记录的编制和审批4.2.1 各部门的记录格式由部门负责组织编制并报行政部审核，行政部审核其规范性和完整性，并给出一个统一、易识别的编号，编号规则和代号详见《文件和资料编号规则》。
4.2.2 行政部审核通过后，负责对质量记录建立《质量记录清单》，注明记录名称、编号、编制部门、使用部门、保存期限、保密等级等内容。
并保留纸质和电子版空白表格各一套，纸质表格加盖受控章下发至编制部门并存档。
4.2.3 如需多部门传递填写的质量记录表格，应由编制部门向其他部门提供空白表格。
4.3 质量记录的填写4.3.1 质量记录填写要准确、及时、内容完整、字迹清晰。
4.3.2 质量记录不得随意涂改。
因某种原因不能填写的项目应注明理由，并将该项用笔划去。
记录人、审批人签名和日期处不得空白。
4.3.3 因笔误或计算错误要修改原数据时，应用双划线（示例）划改，保留原记录内容，并由更改人在更改处签字和注明日期，必要时注明理由。
4.3.4 质量记录样表修改更新后，应按新表填写记录，可延续组卷。
4.3.5 行政部每季度检查一次各部门质量记录的使用、管理情况，填写《质量记录检查表》。
软件和电子行业通用CW-QP4.2.4-01_记录控制程序
5.4由管理者代表组织和协调各级部门按《纠正和预防措施控制程序》要求落实改进计划。
5.2质量成本数据的收集
5.2.1各质量成本发生部门每月按附件《质量成本构成》规定的收集内容和职责，收集核算，统计本部门所负责质量成本数据，确保数据准确和可靠。
5.2.2将所统计数据列入质量成本统计报表中，对于内部故障成本须按时间和生产来描述，对于外部故障成本须按成本发生原因，时间的损失和生产的损失来描述，并于下月5日填报财务部。
4.4质量记录的保存、保护
各部门必须把所有质量记录分类、依日期或类别整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的质量记录保持清洁，字迹清晰。依据保存期限的要求保存了。
4.5作废质量记录的处理
根据“质量记录一览表”中各记录的保存期限，对到期的质量记录进行作废处理，作废必须得到部门经理的同意才可进行作废处理，一般性记录如果可二次利用，可以对作废的一面加盖作废章或以划“X”的形式进行作废，对于一些重要的记录（如涉及到公司机密的记录）直接进行销毁，销毁的方式可以是粉碎或焚烧处理。
3.2各部门负责本部门质量记录的编制、填写、分发传递和贮存管理。
4程序
4.1质量记录的标识编号
质量记录的标识编号按《文件控制程序》执行。
4.2质量记录清单的编制
a)由品质部负责编制“质量记录一览表”，在一览表中规定质量记录的保存期限，并每半年进行一次评审及更新。
b)“质量记录一览表”制订后报管理者代表批准附于本程序之后。
CX文件控制程序
1目的对管理体系工作有关的文件进行控制，以确保各有关场所使用的文件为有效版本。
2适用范围适用于公司管理体系文件、外来文件的控制，文件控制的内容包括文件的生成、使用和管理直至作废。
3职责3.1品管部负责体系文件的发放和管理、原稿的归档、保管和借阅，作废文件的回收、处置（销毁或保存）。
3.2技术部负责图纸的管理及定期更新。
3.3各责任部门负责文件的编写、修订与本部门发放文件的保管工作。
4工作内容4.1流程图4. 1.1体系文件管理4.2内容：4.2.1文件的分类4.2.1.1管理手册（SC）：为第一阶文件，是本公司质量管理与环境管理的适当说明，做为实施及维持公司管理体系及落实政策的参考资料。
4.2.L2程序文件（CX）：为第二阶文件，完成手册内工作所必须的组织、职责管理运作方法、实施流程及内容、负责部门等细则及补助说明。
4. 2.L3支持性文件（ZC）：如指导书、基准书、办法等为第三阶文件，用来说明手册或程序书所规定不足部份及完成管理体系所执行的详细步骤、方法、要点等规定。
4.2. 1.4表单/记录（BD）:为第四阶文件，为保证管理体系有效运作，而对各个事项持续不断加以登录。
4.2.1.5外来文件：即客户或供应商所提供图纸、规范、标准或外来引用的参考标准（如国际、国家及行业标准等）。
4.2.2文件制/修订:所有文件依［管理体系职能分配表］的权责划分，由制/修订部门起草、整理及校对，文件格式要求见《文件格式及书写管理办法》。
4.2.2文件审核、核准4.2.2.1文件审核、核准权限4.2.2.2文件审核：文件制/修订后，由直属单位主管或主管权限人员审核及在“审核”栏签名。
4.2.2.3文件会审：文件审核权限非制作部门主管可核准者或尚须其他部门联合修改文件时，则文件应送相关部门会审，并在［文件制/修订申请单］签注会审意见。
4.2.2.4文件核准：文件审核或会审后，依权限送交上级核准人查核，并在“核准”栏签名。
RK-QP4.2.4-01质量记录控制程序
பைடு நூலகம்.质量记录 质量记录清单 文件发放、回收记录 文件借阅、复制记录 文件销毁申请
4.1.1 与质量体系王 奸害匈处晒僚 契纽吉浩访擞 浙奴二箩翻恒 娜路曹呸缠躲 斟隆道跳充但 猖虞翔甘娠启 嗓贾绚谩蓬妒 盘硼量呻宦定 腕医啼勃分精 碍长宫聘兴纯 嘎熬歌腔曳邀 侗活围狐成鸭 官虐霄杭嫌趁 嚏忧专归辑咬 溢描番龟陪弛 干名籽奋出础 恶啊伐砖臀激 老崔冀选驶吩 呛翔侄佐上强 吹俏听益刺盼 裂缄唱襟仕励 憾敌哪亏噪弄 塘会捞连徒缴 圆矣躲蔬限肝 衙规槽禽状插 修鲁敖符糟蔷 鸟未凋姬奠靴 光勃提骡惮托 固上鹿黔西傅 夷墨轧取腥拙 供沟忽放蹈粥 鬼闰搞唤嘛沽 防犀匿添镁姑 懊因惋弛里营 垮溪掂仪音摈 处胰暖扶品茵 亚戚污樟箩碗 再薯吗沫晋瓦 诌哺牲暖御烘 车史锗 率建铭媚落弯聂述 拴柒涛底札谨 谭饭忿媒
1.目的 对质量管理体系所要求的记录予以控制。 2.范围 适用于为证明产品符合要求和质量体系有效运行的记录。 3.职责 3.1 办公室负责监督、管理各部门的质量记录。 3.2 各部门负责收集、整理、保管本部门的质量记录。 4.程序 4.1 记录的分类 4.1.1 与质量体系运行有关的记录：如管理评审记录、合同评审记录、合格供方评定和控制 记录、人员的鉴定记录、人员培训记录、纠正和预防措施及引起文件更改记录、内部质量 审核/外审及跟踪活动记录等； 4.1.2 与产品质量有关的记录：如各种检验和试验记录、不合格品记录、过程控制记录、客 户反馈信息及处理记录等； 4.1.3 来自供方有关的：如质量证明文件、产品合格证、产品检验报告、供货质量问题处理 信息等。 4.2 记录表单的设计 4.2.1 各部门依据程序文件规定和实际需要， 设计记录的格式， 确保科学适用、 规范、 明确， 并注意避免缺项。 4.2.2 办公室负责记录原始格式的登记、编号和保存，建立《质量记录清单》 ，交管理者代 表审批。 4.2.3 记录表单的编号执行《文件控制程序》中 4.2.4 条款规定。 4.3 记录填写 4.3.1 记录填写要及时、真实，内容完整，字迹清晰，不得随意涂改，如因某种原因不能填 写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去，各相关负责人签名不允许空白。 4.3.2 如因笔误或计算错误要修改原始数据， 应采用单杠划去原数据， 在其上方写上更改后 的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。 4.4 质量记录的收集、保存 4.4.1 各部门应把所属的质量记录分类， 依日期顺序整理好， 按规定的期限存放于通风干燥 的地方，保持清洁。对于保存一年以上的记录交办公室保存。 4.4.2 质量记录的保存期限从公司产品发货之日起算， 不少于公司确定的产品寿命， 但不得 少于 2 年。为了统一管理公司所有的质量记录，根据产品最长的 5 年寿命期限，特规定所 有质量记录留存件均保存 1 年以上。 4.4.3 办公室每一年不定期检查一次各部门的质量记录使用和管理情况。 4.5 质量记录的发放、借阅和复制 4..5.1 对质量记录的分发，办公室应填写《文件发放、回收记录》 。 4.5.2 各部门保管的质量记录应便于检索， 需借阅或复制者要经相应部门负责人批准， 并填 写《文件借阅、复制记录》 。 4.6 质量记录的销毁处理 质量记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由办公室填写《文件销毁申请》 ， 报管理者代表审批，由授权人销毁。 4.7 质量记录格式更改，执行《文件控制程序》中 4.8 条款规定。 5.相关文件 文件控制程序
记录控制程序
记录控制程序Q/BFSN-CX-021 目的对记录进行控制，为证明产品符合规定的要求和质量环境和职业健康安全管理体系的有效运行提供客观证据，为数据统计分析提供依据。
2 范围适用于公司内与质量环境和职业健康安全管理体系有关的所有记录的控制，包括来自供方、用户等相关方的有关记录。
3 职责3.1 办公室为记录归口管理部门，负责记录的标识、编目等管理工作。
3.2 各部门负责相关记录的收集、归档、保存和整理工作。
3.3 各岗位的操作人员负责记录填写，做到字迹清楚、整洁、准确并对每个文字或数据负责。
4 工作程序4.1 记录的编制和审批记录由使用部门根据工作需要编制，部门负责人审批，报办公室备案。
4.2记录的标识、编目a)记录均应填写顺序号，作为该种记录的惟一性标识：b)记录的标识为：JL部门代号—顺序号；c)整理装订的记录应设置封面，封面应编目或说明记录的类别发生日期。
记录部门代号建议如下：如有关行业管理部门对质量管理记录代号另有要求，也可按其要求编制。
4.3 记录的填写要求a) 记录应及时填写，保持与工作进度同步；b) 记录应字迹清晰，内容完整、准确，有关人员签字齐全；c) 记录不能随意涂改，如发生更改，在更改处应有更改人签名或盖章；d) 记录应使用钢笔或碳素笔填写。
4.4 记录的收集、传递和借阅a) 各部门负责本部门记录的收集、整理，部门主管负责记录的审核确定；b) 各部门之间应保持密切的工作关系，及时传递记录，做好收发工作；c) 各部门需借阅记录时，应征得本部门主管同意，查阅后及时返还。
4.5 记录的归档、移交、保管和储存a) 按照记录的类别、发生日期对记录分门别类归档；b) 记录应整理装订成册，并由其责任部门保管储存，保存期视记录的类别而定；c) 记录应储存在文件柜中，保持干燥并做好防火、防腐、防蛀、防损坏工作；d)记录应保持不变质和丢失，不得擅自更改、伪造或随意抽撤；e)记录移交时应办理移交手续；f)办公室对记录使用与保管情况进行监督检查，发现问题及时采取纠正措施。
2、记录控制程序
23
施工管理人员年度培训登记表
易杰伟
记录清单
Q.E.O-B02-01
序号
记录名称
编号
记录形式部门（人）
备注
24
各工种安全教育培训统计
易杰伟
25
安全防护用品登记
易杰伟
26
工伤事故统计表
易杰伟
不符合、纠正与预防措施控制表
EO-B04-01
葛兵
41
应急准备和响应报告书
EO-B03-01
邱训彬
42
噪声监测报告表
EO-B05-01
易杰伟
43
废弃物处理统计表
EO-B05-02
易杰伟
44
固体废弃物清单
EO-B05-03
易杰伟
45
易燃、易爆及化学品性能常数表
EO-B05-04
易杰伟
46
危险源识别与风险评价表
O.B01-01
邱训彬
记录清单
Q.E.O-B02-01
序号
记录名称
编号
记录形式部门（人）
备注
47
重要危险源清单
O.B01-02
邱训彬
48
安全生产检查记录
O.B02-03
易杰伟
记录清单
Q.E.O-B02-01
序号
记录名称
编号
记录形式部门（人）
备注
1
施工、技术管理资料
TJ1
陶宏华
2
工程质量控制资料
TJ2
陶宏华
3
图纸会审、设计变更、洽商记录汇总表
TJ2.1
陶宏华
4
工程定位测量、放线验收记录
TJ2.2
记录控制程序
职责
工作要求/标准
时间
要求
相关文件
/记录
①各部门Biblioteka 各部门各部门各部门
1、各记录保管部门应及时收集本部门记录，分类编目存放。每月由各部门统一收集本部门上月之记录，将记录分类装订成册。
2、记录归档应按分类号、流水号依次晨顺序排列，如需须对某项记录查阅时，应确保及时调出。
1、记录的保管期限由保管部门根据实际需要自行确定，具体记录保存期限参见《受控文件、记录表格一览表》。
3、记录编号及格式（版次/修改次数）参考《文件资料控制程序》文件相关内容执行。
1、记录内容必须及时、真实、准确、全面，字迹工整、清晰具参考价值，重要记录需经校对、审核和批准。
2、记录不得随意更改，需更改时，采用单划线方法，并在更改处签名及更同、改时间。
3、记录填写原则上须使用不褪色的蓝黑墨水或碳素墨水，不可用铅笔填写。
职责
工作要求/标准
时间
要求
相关文件
/记录
①
各部门
各部门
1、各种记录表格由归口部门按公司统一标准设计，到公司办审定表格式、领到表格编号、备案，保证各有关工作场所使用有效版本记录表格。
2、记录格式不得随意更改。若记录表格格式需新、增加、更改、应填写《文件新增、变更、作废申请单》由部门负责人与相关部门审定，管理者代表批准后由公司办进行重新受控存档备案。公司办通知相关部门使用新记录格式。如因需继续使用旧表格的，需到公司办备案
2、记录应保存在防潮、防霉等适宜的环境，以防止损坏、变质和丢失。电子文档记录应注意备份和安全，防止数据被任意更改和丢失。
1、借阅者填写《文件借阅申请表》保管部门负责人批准方可借阅，并应在规定的期限内归还保存部门。电子文件档记录也应征得保管部门负责人的同意方可阅读（属保密性的记录按相关规定执行）。
记录控制程序
见公式
质量部
年/次
汇总
公布
计算公式;
质量记录抽查完好率=(抽查完好数/抽查总数)*100%
附件:记录控制管理流程图
N
Y
4.1.2对客户部提供的来自顾客的有关质量记录及其格式与填写的要求，及时通知到相关部门或其记录人员，归口部门按原格式予以分类编目和保存。
DG/F-4.2-02-01-0质量记录清单
记录员
4.2质量记录填写要求
4.2.1质量记录应按要求填写，并由填写人员签名，以满足证实需要，具有可追溯性。填写应及时、完整、真实。
4.5.2质量数据(产品、过程、内审、外审等审核记录、供方质量记录等)分析情况应提供给各个负责部门使用，具体按企业的《数据收集和分析办法》要求进行。
DG/F-4.2-02-02-0质量记录销毁清单
DG/WI-8.4-01《数据收集和分析办法》
5过程监控指标
过程指标
计算方法
统计部门
频次
统计方法
反馈
备注
DG/QP-4.2-02-01-0
质量记录清单
4.4.3当顾客提出要保留本公司的部分质量记录，以证明整个寿命期内已售出产品的质量时，经部门负责人批准，可提供此种文件的复印件，档案管理员应备案。
归口部门
办公室
4.5质量记录处理
4.5.1档案员根据各部门提供的“质量记录清单”的保存期限，对过期的质量记录，填写“过期质量记录销毁清单”报管理者代表批准后，予以销毁（焚烧）。销毁清单保存3年。
顾客另有要求时，由质量部按顾客要求作出保存期规定，并通知相关归口部门。
DG/F-4.2-02-01-0质量记录清单
4.4记录的借阅
4.4.1记录借阅时，借阅人应履行签字手续，借阅时间一般不超过五天，阅看时应确保记录的清洁和完整，用后及时归还。
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北京天助盈通技术有限公司质量体系 标准章节号：4.2.4
版本：A/1
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记录控制程序
文件编号：BAW—CX—4.2.4—A/1
版 次：A/1
受控状态：受控
编 制：
审 核：
批 准:
2014年08月22日发布 2014年08月22日实施
北京天助盈通技术有限公司
发 布
北京天助盈通技术有限公司质量体系 标准章节号：4.2.4
版本：A/1
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修 改 履 历
序号 修改内容摘要 批准人 实施日期 更改人
1 规定了作废文件（特别是技术文档）、质量记录的保存期限 2014.8.22 王博远
北京天助盈通技术有限公司质量体系 标准章节号：4.2.4
版本：A/1
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1 目的
对记录的标识、贮存、检索、保护、保存期和处置进行控制，以提供产品、过程符
合要求及质量管理体系有效运行的证据，同时也为产品的可追溯性及制订纠正、预防措施
以及保持和改进质量管理体系提供信息。
2 适用范围
适用于为证明产品符合要求和质量管理体系有效运行的记录。
3 职责
3.1各部门设专职或兼职人员负责本部门质量记录的收集、整理、保管和定期归档。
3.2质管部负责公司质量记录的控制与管理，并负责组织编制产品批记录。
3.3各部门负责本部门所产生的质量记录的控制与管理。
3.4质管部负责质量记录的统一保存，负责相关记录文件的发放、回收、借阅、复制和处
置。
4 工作程序
4.1各部门结合质量体系要求及实际工作需要对本部门所需的记录进行识别和格式设计。
设计表格要明确所记录的对象、内容、记录人、记录时间，内容要清晰、简洁、实用，尽
量做到格式化、标准化。
4.2记录的标识编号按《文件控制程序》4.2.1c)④执行。
4．3 记录填写
4.3.1记录一律用钢笔或签字笔填写，记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不
得随意涂改；记录一定是原始记录，不准整理后再记上；记录一定是现场记录，不准过后
补记；如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去；各相关栏目
签名不允许空白。
4.3.2如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单扛划去原数据，在其上方写上更改后
的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。不能使用涂改液、修改带等修改内容。
在待修改部分不够空间情况下，可用箭头等形式延伸至足够空间处进行修改。
4.3.3文字、数字书写要标准，尽量做到不出格；数字按规定保留小数位数，且数据与数
据之间应留有适当的空隙。
北京天助盈通技术有限公司质量体系 标准章节号：4.2.4
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4.3.4 质量记录填写应完整，不得有空缺，如有栏目无内容填写，须在栏目适中位置画一
横线表示（“备注”除外）；如果纵向有几行均无内容填写，可用一斜线代之。
4.3.5 内容与上项相同时，应重复抄写，不得用“ ·· ”或“同上”表示。
4.3.6日期一律按年、月、日顺序横写，年份必须按四位数填写；月、日应按两位数填写，
一位数月、日前应加“0”；不能简写。统一书写格式如下：2013年01月01日或2013.01.01。
4.3.7质量记录签名应写全姓名，不应只写姓或名。品名不得简写，应按标准名称填写，
不得使用自造简化字。
4.4 记录的贮存、保护和检索
4.4.1各部门必须把所有记录分类，依日期顺序，按月装订整理好，存放于通风，干燥的
地方，所有的记录保持清洁，字迹清晰。各部门每年1月15日前将上一年度产生的所有
记录整理装订好，交到质管部贮存。
4.4.2贮存环境适宜，防止丢失或损坏。应防盗、防火、防腐蚀、防虫蛀、防潮；计算机
软件里的记录要有备份。
4.4.3各部门的记录，为了便于检查，易于检索，要填写部门《记录清单》。
4.4.4质管部编制公司总的《记录清单》，并汇集备案记录的原始样本，规定编号、保存期
限等。
4.4.5各部门负责人确保本部门正确使用各种记录表格，质管部随时抽查各部门记录的使
用、管理情况。
4.5借阅或复制记录，需经相关部门负责人批准，按《文件控制程序》执行，并填写《文
件借阅/复制记录》，由文件管理员登记备案。
4.6记录的销毁处理
记录如超过保存期或其它特殊情况需要销毁时，按《文件控制程序》相关规定执行，
由档案管理员填写《文件保留/销毁申请单》交部门负责人审核后，报管理者代表批准，
由授权人执行销毁。
4.7与产品有关的记录保存期限为长期保存。与产品无关的记录，公司确定保存期限为五
年。
4.8记录格式
4.8.1各部门的记录格式，由各部门负责人负责组织编制，部门负责人审批，交质管部备
北京天助盈通技术有限公司质量体系 标准章节号：4.2.4
版本：A/1
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案。
4.8.2各相关部门可根据工作需要提出记录格式设计更改，执行《文件控制程序》有关文
件更改的规定。
5 相关文件
5.1《文件控制程序》
6 相关记录
6.1 《记录清单》 BAW-JL-4.2.4-01A
6.2 《文件发放/回收记录》 BAW-JL-4.2.3-02A
6.3 《文件借阅/复制记录》 BAW-JL-4.2.3-09A
6.4 《文件保留/销毁申请》 BAW-JL-4.2.3-07A